Johdanto
Hankintaprosessin optimointi on kriittistä aikakaudella, jolloin tehokkuus ja kustannustehokkuus ohjaavat yritysten menestystä. Perinteisen hankinnan paperipohjaiset toiminnot ja inhimilliset tehottomuudet voivat aiheuttaa viivästyksiä, korkeampia hintoja ja menetettyjä mahdollisuuksia.
Nykyaikainen hankintateknologia ja -tekniikat ovat elintärkeitä hankintaprosessien parantamiseksi, kustannusten alentamiseksi ja toimittajasuhteiden vahvistamiseksi.
Tässä artikkelissa käsitellään hankinnan optimoinnin perusprosesseja ja parhaita käytäntöjä vuonna 2024, osoittaen kuinka teknologia ja strategia voivat tehdä hankinnasta kilpailuedun.
Määritelmä: hankinta
Hankinta virtaviivaistaa organisaation hankintaprosessia säästääkseen rahaa ja aikaa sekä luodakseen molempia osapuolia hyödyttäviä toimittajakumppanuuksia. Hankinnat voivat olla suoria, epäsuoria, reaktiivisia tai ennakoivia.
Mikä on hankintaprosessi?
Organisaatiot ostavat tuotteita ja palveluita systemaattisen hankintamenettelyn kautta. Tämä strategia leikkaa kustannuksia, nopeuttaa toimintoja ja luo toimittajakumppanuuksia.
Hankintaprosessi tarkoittaa tuotteiden tai palveluiden hankkimista tarpeen tunnistamisesta ostotilaukseen ja laskun hyväksymiseen. Käytämme termejä ’hankinta’ ja ’osto’ toisinaan synonyymeinä, vaikka ne eroavatkin toisistaan.
Vaikka ostaminen on yleinen prosessi tuotteiden ja palveluiden hankkimiseksi organisaatiolle, hankinta määrittelee toimet, jotka liittyvät niiden tarkasteluun, tilaamiseen, hankkimiseen ja maksamiseen. Organisaation hankinta on ainutlaatuinen sen ympäristön ja toimintojen mukaan.
Kompleksisuudesta riippumatta hankintojen hallintaan kuuluu menettelytapoja, ihmisiä ja paperityötä.
1. Prosessi hankintaprosessissa
Prosessi sisältää tavaroiden/palveluiden arvioinnin, tilaamisen, vastaanottamisen ja maksamisen.
2. Ihmiset
Sidosryhmät aloittavat tai valtuuttavat jokaisen hankintasyklin vaiheen. Oston riski ja arvo määrittävät sidosryhmien määrän.
3. Paperityö
Hankintaprosessin jokaisessa vaiheessa syntyvä paperityö ja dokumentaatio kerätään ja säilytetään viitteeksi ja tarkastusta varten.
Hankintaprosessin vaiheet
Hankintaprosessiin kuuluu tarpeiden määrittely, toimittajatutkimus, arvoanalyysi, ostopyyntö, tarkistusvaihe, muuntaminen ostotilaukseksi, sopimushallinta, vastaanotetun tilauksen seuranta/arviointi, kolminkertainen täsmäytys, maksun suoritus ja kirjanpito.
Hankintaprosessissa on seitsemän päävaihetta:
- Vaihe 0: tarpeiden tunnistaminen
- Vaihe 1: ostopyyntö
- Vaihe 2: ostopyynnön tarkistus
- Vaihe 3: tarjouspyyntö
- Vaihe 4: arviointi ja sopimus
- Vaihe 5: tilausten hallinta
- Vaihe 6: hyväksynnät ja riidat
- Vaihe 7: kirjaaminen
Vaihe 0: tarpeiden tunnistaminen
Tarpeiden tiedostaminen auttaa organisaatioita valmistautumaan tuotteiden ja palveluiden oikea-aikaiseen ja kustannustehokkaaseen hankintaan.
Vaihe 1: ostopyyntö hankintaprosessissa
Ostopyynnöt ovat sisäisten käyttäjien/asiakkaiden kirjallisia tai sähköisiä pyyntöjä hankintahenkilöstölle. Ne sisältävät olennaista tietoa oikeiden tavaroiden, palveluiden tai töiden ostamiseksi.
Vaihe 2: ostopyynnön tarkistus hankintaprosessissa
Ostopyyntö on hyväksyttävä ja budjetoitava ennen kuin hankinta voi alkaa. Toiminnalliset johtajat tai osastopäälliköt analysoivat ostopyyntöpaketin ja varmistavat, tarvitaanko pyydettyjä tuotteita tai palveluita ja onko rahoitus saatavilla.
Hylätyt ostopyynnöt palautetaan pyynnön tekijälle kieltäytymisen syyn kanssa. Helppokäyttöinen ostotilausohjelmisto voi hallita kaikkia näitä.
Vaihe 3: tarjouspyyntö
Hankintatiimi luo hankintastrategian ja tarjouspyyntömenettelyn hyväksyttyään tarpeen. Tämän tarjouspyyntösuunnitelman laajuus riippuu vaatimuksen monimutkaisuudesta.
Budjetin hyväksymisen jälkeen hankintatiimi lähettää useita tarjouspyyntöjä (RFQ) myyjille arvioidakseen tarjouksia ja löytääkseen parhaan toimittajan.
Vaihe 4: arviointi ja sopimus hankintaprosessissa
Hankintatiimi ja arviointikomitea arvioivat toimittajien tarjoukset ja toimitusaikataulut tarjouspyyntöprosessin päätyttyä päättääkseen, mikä toimittaja vastaa parhaiten nykyiseen tarpeeseen. Tulevien sopimusten olennaisten sanojen ja ehtojen nopeaan analysointiin kannattaa käyttää oikeudellista tekoälyohjelmistoa sopimusten arviointiin.
Toimittajan valinnan jälkeen ostotilaus lähetetään heille sopimusneuvottelujen ja allekirjoituksen jälkeen. Toimittajat, jotka vahvistavat ostotilaukset, muodostavat oikeudellisesti sitovia sopimuksia.
Vaihe 5: Tilausten hallinta hankintaprosessissa
Toimittajat saavat ostotilauksia vastikään neuvoteltujen sopimusten, voimassa olevien sopimusten ja listahintojen perusteella. Toimittaja noudattaa määräaikoja. Vastaanotettuaan ostaja tarkistaa tilauksen ja ilmoittaa toimittajalle mahdollisista ongelmista.
Vaihe 6: hyväksynnät ja riidat
Kilpailuetua saadaan käyttämällä hankintaohjelmistoa, kuten Kissflow Procurement Cloudia, tässä olennaisessa vaiheessa. Kissflow mahdollistaa kolminkertaisen täsmäytyksen (GRN, toimittajan lasku ja ostotilaus) tilauksen vastaanoton ja epäjohdonmukaisuuksien tarkistamiseksi. Kolminkertaisen täsmäytyksen jälkeen lasku hyväksytään ja lähetetään maksuun.
Vaihe 7: kirjaaminen
Ostajat kirjaavat maksut kirjanpitoa ja tarkastusta varten. Ostopyynnöt, laskut ja muu asiaankuuluva dokumentaatio keskitetään.
Hankinnan haasteet
Ilman kattavaa hankintaohjelmaa edellä mainittujen vaiheiden nopeuttamiseksi kohtaat useita esteitä. Sinulla voi olla seuraavia hankintaongelmia:
Toimittajien pirstaloituminen hankintaprosessissa:
Hankinta sisältää yleensä useita toimittajia eri kategorioista.
Monipuolisen toimittajakunnan hallinta voi aiheuttaa epätasaista palvelua, monimutkaista sopimushallintaa ja vaikeuksia neuvotella volyymialennuksia.
Näkyvyyden puute:
Rajoitettu näkyvyys hankintakustannuksiin tekee menojen seurannasta ja analysoinnista vaikeaa. Näkyvyysongelmat voivat vaikuttaa kustannusten hallintaan, budjetointiin ja strategiseen päätöksentekoon.
Hallitsematon kulutus:
Useat organisaation sidosryhmät voivat tehdä hankintoja erikseen. Desentralisaation jälkeen työntekijät voivat kuluttaa ilman hyväksyntää, mikä johtaa suurempiin kuluihin, vaihteleviin laatuun ja menetettyihin säästömahdollisuuksiin.
Manuaaliset menetelmät:
Manuaalisesti ja paperilla tehdyt hankinnat voivat olla hitaita, virhealtteita ja tehottomia. Työläät tehtävät, kuten ostopyynnöt, hyväksynnät ja laskujen käsittely, voivat heikentää tuottavuutta ja lisätä virheitä.
Hallitse vaatimustenmukaisuutta ja riskejä hankintaprosessissa:
Sisäiset käytännöt, sääntelyvaatimukset ja toimittajasopimukset ohjaavat hankintaa. Riskit, kuten toimittajien vaatimustenvastaisuus ja tietoturvaloukkaukset, ovat vaikeita ja aikaherkkiä hallita.
Vähän strategisia tavoitteita:
Transaktiopohjainen hankinta saattaa priorisoida operatiivisia vaatimuksia strategisen arvon sijaan. Kustannussäästöjen, toimittajien konsolidoinnin ja strategisten liittoutumien löytäminen voi olla vaikeaa.
Organisations must use effective procurement procedures to increase data visibility, stakeholder cooperation, and strategic sourcing to optimise procurement operations.
Lisää hankinnan tehokkuutta
Hankinnan vaikeuksien käsittelyn jälkeen tässä on joitakin tapoja voittaa ne ja luoda vankka ja optimoitu hankintaprosessi organisaatiossasi.
Teknologia ja automaatio auttavat yksinkertaistamaan ja digitalisoimaan hankintaa. Lähde-maksuun -hankintajärjestelmän käyttö voi auttaa hallitsemaan sopimuksia, laskuja, hankintoja ja toimittajia, mikä automatisoi prosesseja, minimoi hallinnollisia virheitä ja lisää tuotantoa.
Perusta henkilöstöllesi keskitetty hankintajärjestelmä, jotta he voivat suunnitella kaikki toiminnot. Varmistamalla avoimuuden ja vastuullisuuden, hankintaprosessin yksinkertaistaminen ja automatisointi lisäävät tehokkuutta ja kustannussäästöjä.
Suorita perusteellinen hankintamenojen analyysi tunnistaaksesi kustannussäästömahdollisuuksia, ymmärtääksesi kulutusmalleja ja priorisoidaksesi kriittisiä hankintakategorioita. Tämä tutkimus takaa suuret säästöt, auttaa yhdistämään toimittajia ja parantaa sopimuksia.
Strateginen hankinta parantaa hankintaa, kilpailullista tarjouspyyntöä ja neuvotteluja toimittajien avulla. Strategisten kumppanuuksien ja tärkeiden toimittajien tunnistamisen avulla tämä auttaa sinua parantamaan toimittajasuhteita ja säästämään kustannuksia.
Määrittele hankintapolitiikat selkeästi.
Määrittele alan standardit, sisäiset käytännöt ja lait. Tämä helpottaa toimittajariskien, kulujen ja hyväksyntöjen hallintaa. Dokumentaatio ja tarkastusketjut mahdollistavat vaatimustenmukaisuuden todistamisen.
Kannusta osastojen ja sidosryhmien yhteistyöhön, jotta hankinnat vastaavat paremmin heidän tarpeitaan. Ota loppukäyttäjät mukaan toimittajien arviointiin ja valintaan, jos haluat tyydyttää käyttäjien tarpeet ja lisätä käyttöönottoa.
Integroi toiseen järjestelmään:
Käytä ERP-järjestelmiä ja yhdistä kirjanpitotyökalut varmistaaksesi tiedonkulun. Tämä lisää prosessin tehokkuutta ja estää päällekkäisyyksiä.
Toimittajien suorituskyvyn säännöllinen tarkastelu auttaa sinua kehittämään KPI-mittareita palvelulle, toimitukselle, laadulle ja hinnalle. Tämän tiedon avulla arvioi myyjiä ja tee viisaita päätöksiä sopimusten uusimisesta, säilyttämisestä ja vaihtoehdoista.
Jatkuva kehitys.
Edistä jatkuvaa epäsuoran hankinnan kasvua. Seuraa alan trendejä, hanki palautetta sidosryhmiltä ja rakenna palautesilmukoita tunnistaaksesi parannusta vaativat alueet ja mahdollistaaksesi jatkuvan optimoinnin.
Nämä lähestymistavat mahdollistavat yritysten nostaa strategista arvoa, kustannustehokkuutta ja epäsuoran hankinnan tehokkuutta.
Yhteenveto
Hankinnan optimointi virtaviivaistaa prosesseja ja asemoi yrityksesi menestykseen. Automaatio, keskittäminen ja strateginen hankinta voivat auttaa yrityksiä ratkaisemaan hankintaongelmia ja säästämään rahaa.
Uuden teknologian käyttöönotto ja hankintamenetelmien hiominen parantavat operatiivista suorituskykyä, toimittajasuhteita ja organisaation kasvua. Yritykset voivat muuttaa hankinnan strategiseksi voimavaraksi, joka tuottaa arvoa ja pitkäaikaista menestystä oikealla lähestymistavalla.
