Mitä hankintapäällikkö tekee?

Oletko koskaan pohtinut, millaista työ hankintapäällikön maailmassa todella on? 

Ymmärtääksemme tämän roolin monimutkaisuuden, on meidän ensin katsottava pintaa syvemmälle. Näin voimme ymmärtää, miten toisiaan muistuttavat termit todella eroavat toisistaan. Esimerkiksi ‘hankinta’ ja ‘osto’ tulkitaan usein toistensa synonyymeiksi, mutta niiden varsinaiset toiminnot liiketoiminnassa eroavat toisistaan merkittävästi. 

Mitä sitten tarkoitamme “hankinnalla” ja “ostolla”? Miten hankintapäällikön rooli eroa ostopäällikön tehtävistä? 

Tässä artikkelissa perehdymme tarkemmin näihin rooleihin ja termeihin. Käsittelemme seuraavia aiheita: 

1. Mitä hankintojen hallinta on?
2. Mikä on hankintapäällikkö?
3. Hankintapäällikkö, ostopäällikkö ja toimitusketjupäällikkö: Mitä eroa heidän rooleissaan on?

Mitä hankintojen hallinta on?

Hankintojen hallinta on strateginen ja systemaattinen lähestymistapa organisaation tarvitsemien tavaroiden ja palvelujen suunnitteluun, hankintaan, toimittajasopimusten neuvotteluun ja ostamiseen.

Asiantuntevan hankintapäällikön ohjaamana tämä prosessi varmistaa, että yrityksen erityisiin hankintatarpeisiin vastataan kustannustehokkaimmalla ja vaikuttavimmalla tavalla. Tämä edellyttää vahvojen suhteiden edistämistä luotettaviin toimittajiin, oikea-aikaisten toimitusten varmistamista ja markkinoiden jatkuvaa arviointia, jotta erilaisista tilanteista osataan hyötyä oikealla tavalla.

Esimerkiksi elintarviketehtaassa hankintapäällikön tehtävänä on arvioida elintarviketurvallisuusstandardien mukaisia henkilönsuojainten toimittajia, harkita laitteiden kestävyyttä tietyssä tuotantoympäristössä ja varmistaa, että valitut henkilönsuojaimet suojaavat työntekijöitä tehokkaasti ja minimoivat elintarvikkeiden saastumisriskin.

Tämän lisäksi hankintojen hallinta kattaa laajan kirjon toimintoja, joita ovat esimerkiksi markkinatutkimus sekä toimittajasuhteiden ja -sopimusten hallinta. 

 Hankintojen hallinta myös monimutkaistuu jatkuvasti kehittyvän maailmankaupan ja teknologian myötä. Myös muuttuva sääntely ja sen noudattaminen tuovat lisähaastetta hankintojen hallintaan. Kestävien ja eettisten toimitusketjujen rakentaminen nykymaailmassa edellyttääkin tarkkaa huomiota  kestäviin hankintoihin, eettiseen hankintaan ja riskinhallintastrategioihin.

Mikä on hankintapäällikkö?

Kuten aiemmin mainitsimme, hankintapäälliköillä on keskeinen rooli laadun ja kustannusten tasapainottamisessa yrityksen hankintastrategiassa. 

Tämän lisäksi hankintapäällikkö valvoo erilaisia suoria ja epäsuoria hankintaprosesseja. 

Suoria hankintoja ovat sellaiset tavarat ja palvelut, jotka sisältyvät suoraan organisaation myymiin tuotteisiin tai palveluihin. Esimerkiksi elintarviketehtaassa suorahankinta sisältää kaikki raaka-aineet, kuten viljat, hedelmät, vihannekset ja elintarvikepakkaukset. Näistä komponenteista tulee suoraan osa lopputuotetta, kuten esimerkiksi pakattu vihanneskeitto tai aamiaismurot. 

Kaikki muut liiketoimintaa tukevat hankinnat ovat epäsuoraa hankintaa. Nämä tuotteet ja palvelut eivät ole suora osa lopputuotetta tai palvelua. Elintarviketehtaan epäsuoria hankintoja ovat esimerkiksi työntekijöiden suojavarusteet, puhdistusaineet ja huoltotyökalut, joita käytetään pitämään tuotantokoneet sujuvasti käynnissä. Vaikka nämä tuotteet ovat välttämättömiä tehtaan päivittäisessä toiminnassa, ne eivät kuitenkaan päädy mukaan pakattuun keittoon tai muroihin, joita kuluttajat ostavat hyllyltä. Niillä on kuitenkin keskeinen rooli sen varmistamisessa, että kyseiset tuotteet valmistetaan korkeimpien standardien mukaisesti ja toimitetaan kuluttajille turvallisesti.

Hankintapäälliköllä on oltava vahvat analyyttiset taidot hankintadatan tutkimiseen ja hyödyntämiseen. Hankintapäällikön on tehtävä perusteellisia kulutusanalyysejä ja tuotettava näistä laadukkaita raportteja, joiden avulla organisaation hankintakäyttäytymiseen voidaan perehtyä tarkasti. Organisaation sujuvan toiminnan kannalta on olennaista, että hankintapäälliköt tekevät aktiivisesti yhteistyötä eri osastojen kanssa ja takaavat, että yrityksen jokaisen sektorin hankintavaatimukset otetaan tehokkaasti huomioon. Johdonmukaisten, tietoon perustuvien ennusteiden laatiminen on myös osa hankintapäällikön tehtäviä.

Hankintapäällikön roolissa on kyse siis pelkkää ostamista suuremmasta kokonaisuudesta. Menestyvän hankintapäällikön tulisi pystyä strategisoimaan, analysoimaan, ennustamaan, tekemään yhteistyötä ja optimoimaan hankintastrategioita, jotta hän voi varmistaa, että jokainen meno on järkevä investointi organisaatiolle.

Hankintapäällikkö, ostopäällikkö ja toimitusketjupäällikkö: Mitä eroa heidän rooleissaan on?

Eron tekeminen hankintapäälliköiden, ostopäälliköiden ja toimitusketjupäälliköiden välillä voi olla haasteellista, sillä heidän roolinsa kietoutuvat usein vahvasti toisiinsa. Kun asiaa tarkastellaan lähemmin, huomataan heidän tehtävissään kuitenkin olennaisia eroja.

Hankintapäällikön työn painopiste on tavaroiden ja palveluiden hankkimisen koko strategisessa kirjossa. Hänen työnsä on tunnistaa strategisesti tehokkaimmat tavat hankkia kaikki organisaation tarvitsemat tuotteet ja palvelut, kuten esimerkiksi koneiden komponentit ja työntekijöiden suojavarusteet. Hankintapäällikkö valvoo yleensä tuotteen koko elinkaarta, aina alkuvaiheen tarpeiden tunnistamisesta loppumaksuun saakka, mikä varmistaa optimoidun hankintakokemuksen.

Ostopäällikkö sen sijaan käsittelee tavaroiden ja palveluiden hankkimiseen liittyviä taktisempia näkökohtia. Ostopäälliköt ovat etulinjan neuvottelijoita, jotka varmistavat, että yritys saa parhaat ehdot laadun, määrän ja hinnan suhteen. Otetaan esimerkiksi valmistusteollisuuden yritys, joka tarvitsee tietyn osan kokoonpanolinjaansa varten. Hankintapäällikkö määrittelee tällaiselle osalle strategian ja vaatimukset, kun taas ostopäällikkö on se, joka tekee yhteistyötä toimittajien kanssa, käsittelee sopimusehtoja ja varmistaa, että osa saapuu ajoissa laadusta tai kustannuksista tinkimättä. 

Viimeiseksi mainittakoon vielä toimitusketjupäällikkö. Nyrkkisääntönä on, että toimitusketjupäällikkö ei työssään keskity pelkästään hankintaan tai ostamiseen, vaan hän valvoo pikemminkin koko toimitusvirtaa, aina saapuvista raaka-ainetilauksista jakeluun lähteviin valmiisiin tuotteisiin saakka.

Näitä rooleja erottavat tekijät ovat hienovaraisia, mutta kuitenkin erittäin oleellisia. Vaikka vastuut saattavat näissä rooleissa ajoittain olla päällekkäisiä, erityisesti pienemmissä yrityksissä, jokainen päällikkö ilmentää tiettyä ainutlaatuista puolta organisaation operatiivisista tarpeista. Yhdessä he varmistavat, että hankintaprosessi on strategiasta toteutukseen saakka mahdollisimman saumaton, tehokas ja aina linjassa organisaation tavoitteiden kanssa.

Yhteenvetona jokaisesta roolista:
 

1. Hankintapäällikkö: Vastaa strategisesta lähestymistavasta tavaroiden ja palvelujen hankinnassa. Valvoo tuotteen koko elinkaarta aina tarpeen tunnistamisesta loppumaksuun asti. Tämä vastaa yleistä käsitystä hankintapäällikön roolista.
   

2. Ostopäällikkö: Keskittyy tavaroiden ja palveluiden taktiseen hankintaan. Ostopäälliköt neuvottelevat sopimuksia, pitävät yhteyttä toimittajiin ja varmistavat, että tilatut laadukkaat tuotteet toimitetaan oikeaan aikaan ja asianmukaisella hinnalla.
   
    
3. Toimitusketjupäällikkö: Valvoo koko toimitusketjun virtaa alkaen raaka-aineiden hankinnasta ja päättyen valmiiden tuotteiden jakeluun. Toimitusketjun hallinta on kattotermi laajemmalle kirjolle tehtäviä, joka sisältää hankinnan ja ostamisen lisäksi myös esimerkiksi logistiikkaa, varastointia ja jakelua.

Yhteenveto

Koko hankintatoimien kirjon ymmärtämiseksi on tärkeää ensin ymmärtää hankinta-, osto ja toimitusketjupäälliköiden roolien erot. 

Hankintapäälliköt ovat strategisteja, jotka selvittävät tehokkaimmat tavat hankkia tavaroita ja palveluita seuraten samalla koko tuotteen matkaa yrityksessä. 

Ostopäälliköt puolestaan ovat etulinjassa neuvottelemassa ja varmistamassa, että yritys saa saa hankinnoista eniten irti niin laadullisesti, määrällisesti kuin taloudellisestikin. 

Toimitusketjupäälliköiden tehtävänä on valvoa kokonaisuutta aina raaka-aineiden hankinnasta valmiin tuotteen toimitukseen. 

Vaikka nämä roolit voivat usein kietoutua yhteen, jokaisella niistä on ainutlaatuinen paikkansa sujuvan, kustannustehokkaan ja yhdenmukaisen liiketoiminnan takaamisessa.