Procurement cost reduction solutions optimise an organization’s financial resources, enabling it to produce high-quality products and services and increase profit margins. Centralising purchasing, strategic sourcing, category management, TCO analysis, supplier relationship management, and contemporary technology can assuage procurement pain points, improve efficiency, and generate value.
Keskeiset asiat:
- Organisaatiot tarvitsevat hankintakustannusten vähentämistekniikoita säästääkseen resursseja, lisätäkseen voittoja ja parantaakseen toimittajien olosuhteita.
- Parhaita käytäntöjä ovat kategorianhallinta, strateginen hankinta, kokonaiskustannusanalyysi ja menoanalyysi.
- Teknologia, kuten sähköiset hankintajärjestelmät, toimitusketjun hallintaohjelmistot, automaatio ja tekoäly, voivat leikata hankintakustannuksia.
- Kustannusten vähentäminen edellyttää toimittajien valintaa, arviointia, neuvotteluja, sopimusten hallinnointia ja suorituskyvyn seurantaa.
- Prosessien optimointi, jätteiden vähentäminen, varastonhallinta sekä sääntöjen noudattaminen ja riskienhallinta voivat säästää paljon paljastamalla ja poistamalla piilokustannuksia.
- Yhteishankinnat, strategiset yhteenliittymät, julkiset hankintatoimistot, keskitetyt hankinnat ja muiden kuin keskeisten hankintojen ulkoistaminen voivat säästää kustannuksia.
Mitkä ovat hankintakustannusten leikkausstrategiat?
Hankintakustannusten vähentämisstrategia on toimintatekniikka tai joukko aloitteita, joiden tarkoituksena on vähentää menoja. Nykyisen teknologian käyttäminen liiketoimien työnkulkujen virtaviivaistamiseen, palvelu- tai tuotekustannusten neuvottelemiseen, strategisten toimittajapäätösten tekemiseen, toimittajien suorituskyvyn vertailemiseen, hankintojen keskittämiseen, ostojen standardointiin eri osastojen välillä ja niin edelleen ovat vain muutamia esimerkkejä.
Kustannusten vähentäminen hankinta-asioissa
Nykypäivän markkinoilla tarvitaan hankintakustannusten vähentämistekniikoita, jotka auttavat kaikenkokoisia yrityksiä säästämään kustannuksia, tehostamaan toimintaa ja maksimoimaan tuloja. Kustannusten vähentämistaktiikat voivat auttaa yritystä säästämään rahaa käyttämällä ryhmäostovoimaa tai käyttämällä data-analyysityökaluja kysynnän ennustamiseen ja pääoman arvon kasvattamiseen.
Kustannusten vähentämisellä voidaan lisätä voittomarginaaleja samalla kun säilytetään laadukkaat tuotteet ja palvelut. Jokaisen menestyvän organisaation olisi tutkittava, miten hankintakustannukset lasketaan, ja etsittävä keinoja niiden leikkaamiseksi.
Miksi yritykset haluavat vähentää hankintakustannuksia
Talouden vahvistamiseksi yritykset pyrkivät vähentämään hankintakustannuksia. Liiketoiminnan tuloksellisuus on yleensä riippuvainen hankinnoista, sillä ihanteellisen hinnoittelun ja ehtojen varmistaminen mahdollistaa usein muiden toimintojen sujuvuuden ja tulojen maksimoinnin.
Kun on kyse yrityksen menestyksestä, hankintakustannusten vähentäminen voi olla ratkaisevaa. Kustannusten vähentämistoimilla voidaan pienentää kokonaismenoja, jotka voivat kasvaa nopeasti suurten ja pienten hankintojen myötä. Älä koskaan aliarvioi kulujen vähentämisstrategioita – ne maksavat itsensä takaisin.
Parhaat käytännöt ja menetelmät
Strateginen hankinta
Strateginen hankinta vähentää hankintakustannuksia ja lisää yrityksen tehokkuutta. Tällä menetelmällä luodaan ja toteutetaan kustannusperusteinen suunnitelma tavaroiden ja palvelujen hankkimiseksi. Strateginen hankinta auttaa organisaatioita löytämään kustannussäästömahdollisuuksia, parantamaan kilpailukykyään, optimoimaan resursseja kaikissa menoluokissa ja alentamaan toimitus- ja materiaalihintoja.
Hallitse luokkia
Kategorianhallinta auttaa hallitsemaan hankintakustannuksia. Tässä menetelmässä kaikki hankintamenot luokitellaan tuotteittain tai palveluittain. Yksi tiimi organisaatiossa voi laatia strategiat kullekin luokalle. Tämä auttaa tiimejä hankkimaan parempaa hinnoittelua tavarantoimittajien yhdistämisen avulla, säästämään rahaa markkinatietotietojen avulla ja parantamaan laadunvarmistusta organisaationsa tiukkojen sopimusneuvottelujen avulla.
TCO-analyysi
Yritysten, jotka pyrkivät säästämään hankintakustannuksissa, on otettava huomioon myös omistuksen kokonaiskustannukset. TCO-analyysi auttaa yrityksiä ymmärtämään, miten toimet vaikuttavat yksittäisiin komponentteihin ajan mittaan, ja paljastamaan seikkoja, jotka eivät näy tavaroista tai palveluista maksettavassa suorassa hinnassa.
TCO-analyysi liiketoimintastrategiassa voi vähentää toimintakustannuksia lyhentämällä prosessisyklejä, tunnistamalla kustannusoptimointimahdollisuuksia kuluttavilla osastoilla ja hyödyntämällä ajan mittaan alhaisempia toimittajien ostohintoja, jotta ostopäätöksissä saavutetaan mittakaavaetuja.
Menojen ja kustannusten avoimuus
Organisaatioiden on tunnettava budjettinsa, jotta ne voivat hoitaa menoihin liittyviä hankintoja. Ne tarvitsevat menoanalyysin tai kustannusten läpinäkyvyyttä koskevien aloitteiden kaltaisen työkalun, jolla ne voivat kartoittaa menoluokkansa objektiivisesti kartoittamalla aiemmat rahoituskulut. Tämä tekniikka auttaa yrityksiä suunnittelemaan etukäteen ja havaitsemaan uhkaaviin menosykleihin tai tarpeettomiin menoihin liittyvät riskit. Yritykset voivat leikata tarpeettomia menoja tämän tekniikan avulla, mikä johtaa merkittäviin kustannussäästöihin.
Innovatiiviset työkalut, tekniikka ja ohjelmistot
Sähköiset hankinnat
Sähköinen hankinta on yksi parhaista hankintakustannuksia vähentävistä ratkaisuista. Sähköiset järjestelmät voivat leikata huomattavasti käsittelykustannuksia vähentämällä tavaroiden, palvelujen ja tarvikkeiden ostamiseen tarvittavaa aikaa ja resursseja. Sähköiset hankinnat eliminoivat inhimilliset virheet hankintojen hankinnassa ja käsittelyssä, mikä säästää organisaatioiden rahaa.
Sähköiset hankinta-alustat tarjoavat myös välittömiä hintavertailuja toimittajien välillä, mikä lisää neuvotteluvoimaa ja alentaa hankintakustannuksia.
Hallitse toimitusketjun ohjelmistoja
Lisäksi toimitusketjun hallintaohjelmisto voi optimoida hankintakustannussäästöt. Hyvä toimitusketjujärjestelmä virtaviivaistaa toimintoja ja tarjoaa tehokkaita ennustustyökaluja kysynnän ja materiaalitarpeiden ennakoimiseksi sekä seuraa tarkasti asiakastilauksia, jotta materiaalit voidaan hankkia tehokkaasti etukäteen ja tarkat määrät tehokkaaseen hintaan koko yrityksen toimitusketjuverkostossa.
Yritykset voivat maksimoida sopimusten, maksusyklien ja toimittajien näkyvyyden integroidun toimitusketjualustan avulla, mikä parantaa päätöksentekoa ja säästää rahaa hankinnoissa sekä lisää tehokkuutta.
Automaatio ja tekoäly
Robottiprosessien automatisointi (RPA), joka automatisoi ikävät tehtävät, kuten henkilöllisyyden tarkistamisen ja tarjousten hallinnan, vähentää hankintakustannuksia automaation ja tekoälyn avulla.
Ennustamalla tulevia ostotottumuksia tekoäly auttaa yrityksiä saamaan parhaan hinnoittelun tavarantoimittajiltaan ja säästämään aikaa ostamalla irtotavaraa tai kausihintoja vain tarvittaessa.
Toimittajasuhteiden hallinta
Toimittajien valinta ja arviointi
Hankintakustannusten vähentämiseen tähtäävät ratkaisut edellyttävät toimittajien valintaa ja arviointia arvon ja tehokkuuden maksimoimiseksi. Organisaatioilla tulisi olla vankat järjestelmät sellaisten toimittajien tunnistamiseksi, tarkastamiseksi ja valitsemiseksi, jotka pystyvät täyttämään toiminnalliset tavoitteet laadukkailla tuotteilla tai palveluilla parhaaseen hintaan ja aikataulussa.
Ennen toimittajan valintaa on arvioitava sen taloudellinen ja ympäristöllinen kestävyys. Tutkimalla ja arvioimalla mahdollisia toimittajia perusteellisesti organisaatiot voivat valita toiminnalleen ihanteellisen kumppanin ja maksimoida hankinta-arvon.
Neuvottelustrategiat
Organisaatioiden on hankittava erinomaiset neuvottelutaidot, jotta ne voivat maksimoida säästöt laadusta tinkimättä hankintakustannusten vähentämismenetelmissä. Yritysten olisi tutkittava markkinasuuntauksia, alan hinnoittelua, tapoja vähentää tiettyihin osapuoliin liittyviä riskejä, jaettujen kustannusten ansioperusteista uudelleenjakoa sidosryhmien kesken, win-win-sopimusehtoja ja pitkäaikaisia suhteita, jotka vähentävät riskialttiutta.
Sopimuksen hallinta
Tehokkaan hankintakustannusten vähentämissuunnitelman ylläpitämiseksi yritykset tarvitsevat organisoidun sopimusten hallinnointimenettelyn, jolla varmistetaan, että neuvoteltuja sopimuksia noudatetaan johdonmukaisesti ja luotettavasti ajan mittaan. Tähän tekniikkaan kuuluu monimutkaisten sopimusten segmentointi ja vakiomittausten luominen, jotta voidaan seurata sopimuksen täyttämisen tarkkuutta sopimuslupausten perusteella.
Ennen kuin neuvotellaan uusimisehdoista tai solmitaan uusia toimittajasuhteita nykyisten sopimusten voimassaolon päätyttyä, on otettava käyttöön asianmukaiset järjestelmät, joilla seurataan sopimuksen täyttämistä koskevia tietoja koko sen elinkaaren ajan, jotta voidaan varmistaa, että vastuita käsitellään tehokkaasti.
Toimittajien suorituskyvyn seuranta ja parantaminen
Nykyisten toimittajien suorituskyvyn seuranta ja parantaminen auttaa löytämään parannuksia kustannuksiin, laatuun, toimituksiin ja palveluun. Yritykset voivat neuvotella paremmista hinnoista tai löytää toimittajia, joilla on lisäkapasiteettia ja -valmiuksia.
Siten säästöt syntyvät usein kustannusten alentamisesta ja arvonnoususta tehokkaampien järjestelmien ja prosessien ansiosta. Yritykset voivat säästää rahaa ja parantaa tehokkuutta analysoimalla ja hallinnoimalla toimittajien suorituskykyä ennakoivasti.
Piilokustannusten ja tehottomuuden poistaminen
Prosessin optimointi
Prosessien optimointi auttaa yrityksiä vähentämään hankintakustannuksia ja lisäämään tuottavuutta. Osto- ja toimitussykliä optimoimalla yritykset voivat vähentää kustannuksia ja hukkaa. Niiden olisi analysoitava toimittajien menettelyjä ja eriä parhaan toimitusketjuprosessin löytämiseksi. Byrokratian vähentäminen vähentää tarpeettomia vaiheita ja maksimoi kunkin organisaation ostovoiman.
Jätteiden vähentäminen
Tehokkaiden ostomenetelmien toinen hyöty on jätteen määrän väheneminen. On mahdollista vähentää käsittelyä ja läpimenoaikoja eri osastoilla ja edistää kestävyyttä optimoimalla toimittajien hintasopimuksia, arvioimalla uudelleen varastotasoja, seuraamalla toimituksia ja etsimällä vaihtoehtoisia hankintamuotoja. Organisaatiot ja niiden sidosryhmät voivat säästää rahaa tutkimalla ja poistamalla tarpeettomat menot ja optimoimalla jäljelle jäävät menot.
Hallitse varastoa
Hankintakustannusten onnistunut vähentäminen edellyttää strategista varastonhallintaa. Toimitusketjun sisäiset suorituskyvyn arvioinnit voivat paljastaa toimintojen ja tuotosten välisiä eroja, jotka on optimoitava tai joista on päätettävä yhteistyössä.
Hallussapito-, tilaus- ja toimituskustannusten ymmärtäminen auttaa organisaation johtajia tekemään tietoon perustuvia päätöksiä toimitusketjun tehokkuuden ja vaikuttavuuden maksimoimiseksi. Hallitsemalla varastoa tehokkaasti organisaatiot voivat nähdä, miten kustannusten vähentämistoimenpiteet vaikuttavat operatiiviseen arvoon ja tehokkuuteen.
Vaatimustenmukaisuuden ja riskien hallinta
Tehokas riskienhallinta lisää säästöjä noudattamalla alan ja paikallisia sääntöjä. Jos vaatimustenvastaiset tavarat epäonnistuvat tai aiheuttavat onnettomuuksia, ne vahingoittavat rahaa ja mainetta.
Yritysten on varmistettava, että niiden tavarantoimittajat tarjoavat kestäviä tuotteita, jotka läpäisevät alan turvallisuusstandardit ja täyttävät loppukäyttäjien tarpeet laatutuotteille, joilla on takuu ja muut oikeudelliset takeet. Näiden tekijöiden huomioon ottaminen parantaa hankintakustannusten vähentämistaktiikkaa lisäämällä tehokkuutta.
Yhdessä työskenteleminen mittakaavan hyödyntämiseksi
Yhteishankinnat, strategiset kumppanuudet
Yhteishankinnat ja strateginen yhteistyö säästävät hankintakustannuksia. Yhteis- tai ryhmähankintasopimukset voivat säästää organisaatioiden kustannuksia, kun ne hyödyntävät useiden yksiköiden volyymia, osaamista ja ostovoimaa. Tämä tekniikka vaatii enemmän koordinointia, mutta se avaa enemmän vaihtoehtoja, suurempia volyymeja ja parempia kustannuksia, mistä voivat hyötyä asiakkaat ja toimittajat.
Ryhmähankintaorganisaatiot
Ryhmäosto-organisaatiot tehostavat kollektiivista hankintayhteistyötä. GPO-organisaatiot käyttävät digitaalisia markkinapaikkaratkaisujaan käynnistääkseen ja hallinnoidakseen pääsyä toimittajasopimuksiin, joita olisi muuten vaikea löytää ja varmistaa maksujen tai jäsenyysrajoitusten vuoksi.
Yritykset, yliopistot, sairaalat ja muut laitokset voivat ostaa tuotteita vähittäismyyntihintoja edullisemmin ilman, että niiden tarvitsee käsitellä alan riittämättömiä hinnoittelutrendejä reaaliaikaisesti tämän kattavan ratkaisun avulla. GPO:t yksinkertaistavat ja virtaviivaistavat kustannustehokkaita toimituksia, lisäävät resurssien saatavuutta ja vähentävät kustannuksia.
Ostaminen keskitetysti
Yhteistyöllä ja mittakaavaeduilla voidaan vähentää hankintakustannuksia keskitettyjen hankintojen avulla. Keskitettyjen hankintojen ansiosta organisaatiot voivat ostaa irtotavarana, jolloin toimittajien ja valmistajien hinnat ovat alhaisemmat.
Konserniryhmittäiset hankinnat ja menot yhdistetään, mikä parantaa tilausten tehokkuutta ja poistaa päällekkäisyyksiä. Keskitettyjen hankintojen ansiosta yritykset voivat monipuolistaa toimittajien tarjontaa ja rakentaa vahvempia toimittajasuhteita neuvotteluvoiman avulla.
Muiden kuin keskeisten hankintojen ulkoistaminen
Muiden kuin ydintehtävien ulkoistaminen on toinen taktiikka, jolla hankintakustannuksia voidaan vähentää mahdollisimman paljon. Organisaatiot voivat keskittää sisäisiä resurssejaan uudelleen datanäkemysalustoihin tai osastojen välisiin yhteyksiin ulkoistamalla toimittajaneuvottelut, toimitusketjun seurannan ja tilausten suorituskyvyn seurannan.
Yritykset voivat käyttää erikoistunutta yritystä tai neuvonantajaa hallinnoimaan taustatoimintoja maksimoidakseen tehokkuuden ja kustannussäästöt ja vähentääkseen toimittajien hajanaisuudesta johtuvien virheiden mahdollisuutta. Yritykset voivat optimoida toimittajasopimukset neuvottelemalla tehokkaasti toimittajien kanssa ja reitittämällä mahdollisuudet vuosittain.
