Hankintakustannusten vähentäminen: A Comprehensive Guide: A Comprehensive Guide

Yritykset asettavat kustannusten vähentämisen etusijalle enemmän kuin koskaan. Vaikka epidemia ei vahingoittaisikaan yritystäsi, sinun on etsittävä keinoja säästää kustannuksia.

Kustannusten vähentämisellä on oltava välittömiä ja pysyviä vaikutuksia. Yksi vaihtoehto on hankintakustannusten valvonta. Ulkoiset hankintamenot ovat kriittinen suorituskykymittari yrityksesi menestyksen kannalta.

Why? Because procurement expenses are a simple and verifiable approach to evaluate the procurement process and business.

Jokaisen organisaation tulisi tuntea nämä kustannusten leikkaamisen perusasiat:

• Kustannuksia on vähennettävä, ei poistettava.
• Vähennykset eivät saisi vaarantaa menettelyjä tai tuotteiden laatua.
• Tuotantoprosessin muutokset eivät saisi vaikuttaa tuotteen laatuun tai luonteeseen.
• Kustannusten vähentämisen pitäisi olla pitkäaikaista.

Yritykset voivat käyttää näitä kustannusten leikkaustoimenpiteitä monin eri tavoin. Ensinnäkin on ymmärrettävä hankintakustannusten tyypit ja syyt.

Mitä on hankintakustannusten vähentäminen?

Pienemmät hankintakustannukset parantavat organisaation tulosta ja voittomarginaalia. Kustannusten vähentäminen on hankinnoissa ratkaisevan tärkeää, mutta sen arvo muiden strategisten yritystavoitteiden kannalta on kiistanalainen.

Ajattelemme yleensä kustannusten vähentämistä ostosäästöinä, mutta kyse on paljon muustakin. Hankintakustannuksia säästävien ratkaisujen kehittäminen sisältää lukuisia osatekijöitä, kuten:

• Toimittaja- ja myyjäsopimusten neuvotteleminen ja tarkistaminen.
• Parannetaan hallinnollisia ja toiminnallisia prosesseja.
• Tietojen ja teknologian hyödyntäminen.
• Parempi riskienhallinta.
• Tarjouskilpailujen ja kategorioiden hallinta.
• Leikataan epäsäännöllisiä menoja.

Hankintojen johtoryhmät voivat parantaa prosesseja ja voittoja käyttämällä kustannustehokkaita ratkaisuja.

Kustannusten leikkaaminen vs. vähentäminen

Vaikka nämä käsitteet liittyvät toisiinsa, ne ovat kuitenkin erillisiä. Yritykset käyttävät kustannusten leikkaamista viimeisenä keinona, mutta kustannusten vähentäminen ei ole välttämätöntä.

Kustannusten vähentäminen lisää tuottavuutta ja voittoa ilman, että yritykseen pakotetaan muutoksia. Kustannusten leikkaaminen on yleensä ankarampaa kuin kustannusten vähentäminen.

Vähentäminen sisältää taktiikoita, jotka auttavat organisaatiota kasvamaan ja vähentämään kasvavia kustannuksia. Kustannusten leikkaaminen on merkki epävakaudesta, ja se on ”epätoivoiset ajat johtavat epätoivoisiin toimenpiteisiin” -strategia.

Kustannusten leikkaaminen hankinnoissa

Jotkin kustannusten vähentämistoimenpiteet eivät liity kustannusten alentamiseen, vaikka jotkin toimenpiteet voivat olla päällekkäisiä. Joitakin tavanomaisia kustannusten vähentämismenetelmiä ovat:

1. Muuta hankintaa

Organisaatiot voivat muuttaa hankintaa ja hankintoja, mikä vie aikaa. Siirtyminen halvempiin tai paikallisiin elintarvikkeisiin voi olla tarpeen. Pitkän aikavälin kulut pienenevät lähteiden vaihtamisen myötä. Toisinaan toimittajan vaihtaminen säästää yritykselle rahaa.

2. Prosessin improvisointi

Yritykset saattavat käyttää tarpeettomia ja kalliita prosesseja. Keksimällä tapoja vähentää kustannuksia on ratkaisevan tärkeää. Pienet tuotantoprosessin parannukset, kuten jätteiden syntymisen ehkäiseminen tai valvonta, voivat säästää rahaa ajan myötä.

3. Energiaa säästävien laitteiden käyttö

Yritykset käyttävät paljon energiaa, mikä nostaa kustannuksia. Energiaa säästävien laitteiden löytäminen tai vaihtoehtoisten energialähteiden käyttäminen säästää rahaa ajan myötä. Jotkin organisaatiot voivat korvata toimistotulostimet ja paperitavarat halvemmilla digitaalisilla korvaavilla laitteilla. Sekä paperia että sähköä säästyy.

4. Palkkausprosessi

Kokeneiden työntekijöiden palkkaaminen ja säilyttäminen on kalliimpaa. Valmistuneiden tai harjoittelijoiden palkkaaminen etulinjaan tai perustehtäviin on halvempaa. Organisaatio voisi sitten parantaa rekrytointikoulutusta ja -kehitystä. Näin he pääsevät tutustumaan alaan ja säästävät palkkauksessa.

5. Kustannusten vähentäminen

Organisaatiot minimoivat kustannuksia leikkaamalla kuluja. Matkustamisen sijaan videoneuvotteluilla voidaan säästää kustannuksia. Työmatkojen kimppakyyti on toinen hyvä esimerkki.

6. Tuotteiden vaihtoehdot

Pitkän aikavälin säästöjä voidaan saavuttaa tarjoamalla tuotevaihtoehtoja erilaisille tuloryhmille. Rahoitustuotevaihtoehtoja tarjoavat yritykset eivät saa uhrata tuotteiden laatua.

Miksi hankintakustannusten vähentäminen on välttämätöntä?

Hankintakustannusten vähentämisellä on useita etuja. Tämä sisältää:

• Lähtökohtaisesti kustannusten alentaminen lisää voittomarginaaleja, mikä on tavoitelluin hyöty. Kustannusten leikkaaminen tuloksen kasvattamiseksi antaa yritykselle enemmän rahaa investoida muualle.
• Tuottavuus: Kustannusten vähentäminen edistää tuottavuutta, koska epäonnistuvat työntekijät ymmärtävät, että yrityksen politiikka on muuttunut ja että tarvitaan enemmän.
• Kustannusten alentaminen vaikuttaa välittömästi hankintatekniikoihin ja parantaa laatua.
• Onnistunut kustannusten vähentäminen organisaatiossa edellyttää kaikkia näitä etuja.

Kustannusten vähentämisellä on suuria etuja, mutta sillä on myös haittoja. Kustannusten vähentämiseen liittyviä riskejä voidaan vähentää ymmärtämällä, miten ne voivat mennä pieleen.

Kustannusten vähentämisen kielteiset puolet:

Kustannusten vähentäminen saatetaan sekoittaa kustannusten leikkaamiseen, mikä voi pelottaa työntekijät luulemaan, että yritys on taloudellisissa vaikeuksissa.

Kustannusten vähentäminen saattaa sisältää negatiivisia prosessimuutoksia, jotka johtavat pikemminkin tappioihin kuin voittoihin ja parannuksiin.

Kustannusten vähentämisen tavoitteena on pitkän aikavälin kustannussäästöt, mutta joidenkin organisaatioiden mielestä varhainen täytäntöönpano voi olla liian kallista. Joillekin yrityksille vaihtoehtoisiin energialähteisiin siirtyminen on liian kallista.

Liian suuri kustannusten alentaminen saattaa heikentää tuotteiden laatua. Brändin arvon alentaminen vahingoittaa yrityksen pitkän aikavälin visiota.

Kustannusten vähentäminen on kaksiteräinen miekka, joka vaatii varovaisuutta. Se voi parantaa tulosta vahingoittamatta yritystä, jos se tehdään tehokkaasti. Väärin tehtynä se voi epäonnistua pahasti.

Miten hankintakustannukset toimivat

Hankintakustannukset?

Varastopohjaisten yritysten hankintabudjetit saattavat olla suuria.

Hankintoihin sisältyvät seuraavat osatekijät:

• Hankinnan suunnittelu
• Eritelmien arviointi
• Strateginen hankinta (toimittajat ja sopimukset)
• Rahoitus
• Maksuehtoneuvottelut
• Sopimuksen hallinta
• Myyjien hallinta
• Varaston valvonta

Tyypillisiä hankinnan vaiheita ovat:

• Määritä tuotteen tarpeellisuus, onko kyseessä uusi vai uudelleen tilattu tuote.
• Osto-osasto saa pyynnön.
• Yksikkö hyväksyy pyynnön ja lähettää sen kirjanpitoon.
• Mahdolliset myyjät saavat tarjouspyyntöjä.
• Yritys neuvottelee myyjäsopimukset.
• Tavarantoimittajat toimittavat tavaroita ja palveluja yritykselle.
• Arvioimme tilaukset, tositteet ja laskut.
• Myyjän maksu käsitelty.
• Kirjanpito ja tilintarkastus edellyttävät kirjanpitoa.

Kustannuslajit hankinnoissa

Hankintojen elinkaareen kuuluu tyypillisesti viisi osaa. Kaikkien organisaatioiden tulisi ottaa nämä tekijät huomioon vuosittaisia hankintakustannuksia laskiessaan. Hankintakulujen lisääminen ei anna todellisia kustannuksia.

1. Peruskustannukset

Hankinnoissa kustannukset määräytyvät eräkohtaisten kustannusten perusteella. Tämä koskee erityisesti suurempia hankintoja. Kappalekohtaiset kustannukset ovat suurimmat ja vaikeimmin leikattavat. Helpoin tapa leikata näitä kustannuksia on löytää kilpailukykyisiä toimittajia, jotka tarjoavat samoja tuotteita, ja neuvotella paras yksikköhinta.

2. Kuljetuskustannukset

Suorat ostokustannukset sisältävät kuljetuskustannukset. Organisaatiolla on oltava joustavat, pitkäaikaiset kuljetusliikeyhteydet, jotta se voi saada edullisempia kuljetuskustannuksia.

3. Kustannukset sulkemisesta

Varaston ulkoistamiseen liittyy erilaisia kustannuksia. Niitä ovat esimerkiksi välityspalkkiot, lakimiesmaksut (kun sopimukset laaditaan lakimiesten avulla) ja palkkiot, jotka nousevat.

4. Verot, tullit

Maahantuodut tavarat maksavat paljon, mukaan lukien tullit, arvonlisävero, GST ja muut kustannukset. Yritysten, joilla ei ole sisäisiä valmiuksia hallinnoida tuontiveroja ja -maksuja, on palkattava välittäjiä auttamaan tulliprosessissa.

5. Neuvottelukustannukset

Toimittaja- tai myyjäsuhteen luominen vaatii yleensä enemmän tutkimuksia. Tämä lisää välillisiä työvoimakustannuksia. Toimittajaneuvottelut voivat olla kalliita, varsinkin jos henkilöstön on matkustettava.

Miten asianmukaiset hankinnat vähentävät kustannuksia?

Kustannusten vähentäminen on ratkaisevan tärkeää ja siitä on monia etuja, mutta miten se on vuorovaikutuksessa hankintojen suunnittelun kanssa?

Katso ensin numeroita. Scribd raportoi, että hankintojen hallinnoimien menojen osuus on 65-75 prosenttia monien organisaatioiden menoista.

Osuus on suuri, ja riittämättömät hankinnat johtavat huonoihin päätöksiin, kuten hätäostoksiin, jotka edellyttävät nopeaa ja kallista kuljetusta. Tehokkaat hankinnat vähentävät kuluja, joten ne ovat erinomaista liiketoimintaa taloudesta riippumatta.

Ostokustannusten optimointi

Hankintakustannusten säästöjen arvo

Pelkkä hankintakustannusten alentaminen ei ole järkevä pitkän aikavälin suunnitelma. Sidosryhmien osallistumisen lisääminen on tärkeää onnistumisen kannalta. Tämän jälkeen säästöt ovat väistämättömiä.

Monet yritykset asettavat hankintakustannusten säästöt etusijalle useista syistä:

• Oikein toteutettuna tämä on helpoin ja objektiivisin tapa mitata hankinnan onnistumista. On selvää, että tämä on yleinen hankintojen suorituskyvyn seurantamenetelmä.
• Vaikutus: Toisin kuin riskien vähentäminen, se vaikuttaa välittömästi tulokseen.

Kustannusten säästö vs. välttäminen

Kustannusten välttäminen

CIPS sanoo:

”Kustannusten välttäminen on kustannusten vähentämistä, joka alentaa menoja.” ”Kustannusten välttäminen on kustannusten vähentämistä, joka alentaa menoja.”

Oletetaan, että maksat internet-palveluntarjoajalle vuosittain. Myyjä lähettää 10 prosentin korotuksen sisältävän uusintasopimuksen. Neuvottelukykysi säästää 10 %, kun allekirjoitat pitkäaikaisen uusintasopimuksen. Näin vältät kustannukset.

Kustannusten leikkaaminen

Kustannussäästöt ovat kuitenkin ilmeisempiä. Saatat neuvotella alhaisemman yksikkökohtaisen hinnoittelun, jolloin hankintasi tulee halvemmaksi ja säästät rahaa.

Kustannussäästöjen tyypit?

Meidän on ensin ymmärrettävä, millaisia kustannusten vähennyksiä useimmat organisaatiot tekevät, ennen kuin harkitsemme hankintakustannusten optimointia. Nämä ovat:

1. Aiemmat säästöt

Vertaa yksikköhintojen muutoksia edelliseen kauteen. Historialliset säästöt lasketaan käyttämällä viime vuoden perustasoa. Se voi siis olla elintärkeästä tunnusluvusta, kuten viime vuoden hinnoittelukeskiarvosta. Näitä tunnuslukuja verrataan nykyiseen hintaan ja erotus lasketaan.

2. Talousarvion säästöt

Nämä määräytyvät laskutushinnan ja ennakoidun budjetin välisen eron perusteella.

3. Tekniset säästöt

Tuotteiden teknisten eritelmien muutokset johtavat teknisiin säästöihin. Tekninen säästö syntyy esimerkiksi silloin, kun kalliin tuotteen korvaa halvempi tuote.

4. Tarjouspyynnön säästöt

Tarjouspyyntö (RFP) on säästömenetelmä, jossa säästöjä vältetään. Miksi? Toimittajaehdotusten perusteella organisaatio saattaa valita toimittajan. Useimmiten halvimman tarjouksen tekijä voittaa.

5. Indeksisäästöt

Nämä säästöt johtuvat ulkoisista markkinamuutoksista, jotka vaikuttavat materiaalien ja palvelujen hinnoitteluun.

6. Säästösuhde

Nämä ovat säästöyhdistelmiä. Näin ollen teknisiä ja rahallisia vähennyksiä voidaan sisällyttää.

Miten voit hyödyntää hankintakustannusten vähentämistavoitteita ja -menetelmiä?

Kustannusten vähentämisellä hankinnoissa pyritään alentamaan kokonaisprosessia. Kustannuksia voidaan alentaa aina toimittajien ja myyjien etsimisestä tavaroiden ja palvelujen tuottamiseen ja toimittamiseen.

Tärkeitä kysymyksiä, joita kannattaa kysyä nyt, ovat muun muassa:

• Mitä strategioita voit käyttää kustannusten säästämiseksi?
• Strategiat kustannusten säästämiseksi?
• Kustannusten vähentämisstrategian toteuttaminen: miten?

Tarkat tiedot sekä jatkuva ja järjestelmällinen hankintakustannusten hallinta ovat olennaisen tärkeitä säästöjen ja kannattavuuden kannalta. Organisaatioiden on tunnistettava kustannustekijät, jotta ne voivat tehdä hankintoja.

Nämä vipuvoimat voivat vaikuttaa moniin kustannustekijöihin yhteyksien ja keskinäisten suhteiden vuoksi. Yritys voi toteuttaa monia lyhyen ja pitkän aikavälin hankkeita resurssiensa ja aikansa mukaan. Keskustelkaa niistä perusteellisesti jäljempänä:

Pikavoitot ja lyhyen aikavälin aloitteet

1. Sopimusehtojen tarkistaminen

Sopimuksen riitauttaminen on nopea tapa säästää kustannuksia. Sopimusehtojen uudelleenneuvottelu on sallittua hankinnoissa. Pitkäaikaiset sopimukset tarjoavat organisaatioille toisen mahdollisuuden kustannusten vähentämiseen.

Sopimukset, joita ei ole arvioitu kolmen vuoden kuluessa, voivat olla vanhentuneita ja hinnoittelultaan kilpailukyvyttömiä. Taloudelliset olosuhteet vaihtelevat, kulutustottumukset muuttuvat ja tekniikka kehittyy nopeasti.

Toimittajat voivat tarjota volyymisäästöjä, jos organisaatiot neuvottelevat muutoksista järjestelmiin, kuten ostotiheydestä. Markkinatutkimus ja esikuva-analyysi parantavat toimittajien kanssa käytäviä hinnoittelukeskusteluja.

Kulujen vähentämiseksi neuvottele nykyisten toimittajien kanssa paremmista ehdoista keskittymällä alennettuun hinnoitteluun ja sopimusten uusimiseen. Neuvottelut voivat tehostaa hankintastrategiaa.

2. Haastetta koskevat eritelmät

Päätä seuraavaksi, tarvitsetko tuotetta tai palvelua. Arvioi sen jälkeen tuotteen tarpeellisuus ja tutki sen tekniset tiedot tai muotoilu. Monet tuotepakkaukset ja -standardit perustuvat toimittajien tarjouksiin tai on suunniteltu yhtä tuotemerkkiä varten. Oletetaan, että yritys voi asettaa suorituskykyyn tai tuloksiin perustuvia vaatimuksia. Tämä luo kilpailua useampien toimittajien taholta.

3. Harkitse tarpeita uudelleen

Varasto- tai palvelutarpeiden uudelleenarviointi on ratkaisevan tärkeää yrityksen pitkän aikavälin elinkelpoisuuden kannalta. Hankintaryhmien olisi arvioitava asiakkaiden kysyntä minkä tahansa tuotteen osalta. Tämä auttaa heitä löytämään keinoja vähentää valmistus- tai toimittajakuluja.

Joidenkin yritysten on standardisoitava vähentääkseen vaihtelua. Ajatellaanpa yritystä, joka myy yhden automerkin autoja. Varaosien yhteensopivuus vähentää varaston varastointikustannuksia verrattuna yritykseen, jolla on viisi automerkkiä. Hankinnoilla saavutetaan myös mittakaavaetuja.

4. Kielletään poikkeavien menojen käyttäminen

Sopimusten ulkopuoliset hankinnat ovat poikkeavia menoja. Niitä kutsutaan joskus myös nimellä ”rogue spending” tai ”spend leakage”. Ilman keskitettyä P2P-hankintamenettelyä monet tapahtumat voivat olla seurausta poikkeavista menoista.

Tämä saattaa haitata kustannusten vähentämistä koskevia aloitteita. Miksi? Aiemmat toimittajan alennukset eivät välttämättä koske näitä tuotteita.

Tämän välttämiseksi hankintatoimen johdon olisi taattava, että kaikki hankinnat ovat toimittajasopimusten mukaisia. Johdon tulisi myös varmistaa, että yritys hyväksyy tilausten hinnoittelun.

Menoanalyysissä tunnistetaan yleensä hallitsemattomat menot, jotta ostopyynnöillä, sähköisillä luetteloilla ja muilla valvontatoimilla voidaan rajoittaa poikkeavia menoja. Keskustele menettelystä henkilökuntasi kanssa, jotta he osaavat hallita sitä asianmukaisesti.

5. Haastavat toimintakustannukset

Tehokkaalla hankintojen suunnittelulla maksimoidaan hallinnolliset resurssit kulujen vähentämiseksi. Huono suunnittelu johtaa kalliisiin hätäostoksiin ja korkeisiin matkakustannuksiin. P2P-toimintoja on virtaviivaistettava sisäisesti. Näin voidaan vähentää toiminta- ja transaktiokuluja sekä turhaa paperityötä, automatisoitua tai automatisoimatonta.

6. Suunnittele etukäteen

Hyvä hankintasuunnitelma auttaa organisaatioita maksimoimaan resurssiensa ja aikansa. Tämä vähentää hätätavarahankintoja, jotka saattavat tulla kalliiksi nopeamman toimituksen vuoksi.

7. Toimittajien arviointi

Varmistaakseen, että tuotteiden ja palveluiden hinnoittelu vastaa markkina-arvoja, hankintaryhmien olisi arvioitava säännöllisesti myyjiä ja toimittajia. Kilpailukykyisten kustannusten varmistamiseksi toimittajien yhteyksien on oltava avoimia.

Hankintajohdon olisi myös vähennettävä toimittajien määrää ja kehitettävä toimittajahallintajärjestelmä. Näin säästetään hankintakustannuksia ja parannetaan varaston tehokkuutta.

Toimittaja-arvioinnit auttavat sinua löytämään tietokannastasi yrityksiä, jotka eivät kilpaile keskenään.

8. Tietojen hyödyntäminen

Tiedot ovat avainasemassa hankintakustannusten vähentämisessä. Se seuraa myyntiä, ostotilauksia, kuluttajien kysyntää ja toimittajien suorituskykyä, ja se voi tarjota säästömahdollisuuksia. Käytä aiempia hankintoja ja toimittajien suorituskykyä koskevia tietoja uudelleenneuvotteluissa. Vähittäismyynti- ja hankintapäälliköt saattavat neuvotella toimittajien kanssa alhaisemmista tukkuhinnoista, jos tuote on menettämässä vetovoimaansa.

Keskipitkän ja pitkän aikavälin hankintakustannusten vähentämisstrategiat

Tyypillisiä ovat 4-10-vuotiset kustannusten leikkaushankkeet. Seuraavat toimet ohjaavat yrityksen tulevaisuutta, toisin kuin edellä mainitut lyhyet kustannusten vähentämistoimenpiteet.

1. Tutustu ulkoistamiseen

Ulkoistaminen tarkoittaa muiden kuin keskeisten hankintatehtävien ulkoistamista asiantuntijoille. Ulkoistaminen tarkoittaa tavaroiden tai palvelujen ostamista ulkomailta.

Alasta ja liiketoiminnasta riippuen ulkoistaminen voi säästää työvoima- ja vuokrakuluja. Ulkoistaminen sopii erinomaisesti epäsuoriin hankintaluokkiin, kuten turvallisuus, kuljetus, tilojen hallinta ja logistiikka.

Hankintakustannusten vähentämisen etuja ovat muun muassa:

Hanki markkinatuntemusta ja maailmanlaajuista asiantuntemusta aloilla, joilla sisäinen asiantuntemus on vähäistä.

Kustannukset ovat alhaisemmat, koska ulkoistuskumppanin mittakaavaedut yhdistävät asiakkaan tarpeet.

Vähäarvoisten ja suurten hankintojen ulkoistaminen vapauttaa kalliita sisäisiä resursseja.

He käsittelevät pitkiä keskusteluja ja sopimuksia.

Yritysten olisi verrattava sisäistä ulkoistamista ulkoisiin menoihin ja ulkoistamista sisäiseen työhön.

2. Tekniikan käyttö

Teknologia voi tunnistaa kustannustehokkaita hankintamahdollisuuksia. Käytössä on kehittyneitä ohjelmistoja kustannusten vähentämiseksi P2P:ssä, kulujen analysoinnissa, sähköisissä hankinnoissa, tarjouspyyntöjen hallinnoinnissa, sähköisissä luetteloissa ja sähköisissä huutokaupoissa.

Toimittajasuhteiden hallinnassa (Supplier Relationship Management, SRM) käytetään verkkopalveluportaalia ostajan ja myyjän välisen yhteydenpidon helpottamiseksi. Yritykset voivat vähentää kuluja vähentämällä ihmisten väliintuloa.

Keksintökohtaiset ratkaisut saattavat suositella tilaamista. Se valvoo myyntiä, varastoa ja toimittajien toimitusaikatauluja ilmoittaakseen yrityksille tuotteiden täydennyksistä. Tämä auttaa organisaatioita välttämään ylitilauksia ja tuhlausta.

3. Tee kategorianhallinta

Kategorianhallinta ryhmittelee ja hallinnoi kutakin menolajia hankintakustannusten säästämiseksi. Kategorianhallinta koko hankinnan elinkaaren ajan vaatii huolellista valmistelua.

Kategorianhallinta auttaa hankintatiimejä säästämään aikaa ja rahaa transaktiohankinnoissa. Tällä tavoin hyödykkeiden tai palvelujen kokonaiskulutusta voidaan hyödyntää, jotta tärkeille toimittajille voidaan tarjota enemmän volyymia tai laajuutta.

Hyvin määritelty kategoriaan perustuva analyysi voi auttaa hankintapäälliköitä neuvottelemaan alennettuja toimittajahintoja ja välttämään rahan tuhlausta.

4. Ostetaan keskitetysti

Hajautetuissa hankinnoissa keskeiset säästömahdollisuudet ovat piilossa. Jopa keskuksen johtama maailmanlaajuinen hankintaorganisaatio on altis päällekkäisyyksille ja poikkeaville menoille.

Keskitetyn hankintamenettelyn ansiosta yksi osasto voi tehdä kaikki hankinnat. Tämä yhtenäistää yrityksen globaalia hankintatapaa. Keskitetyt järjestelmät voivat myös säästää rahaa vähentämällä hankintaryhmän työvoimaa ja koulutusta.

Rationalisoitu toimittajatietokanta parantaa toimittajien kilpailukykyä ja alentaa toimituskustannuksia. Maailmanlaajuinen menoanalyysityökalu voi myös tarjota monia samoja etuja.

5. Pienempi hankintariski

Kaikilla teollisuudenaloilla on vaaransa, ja riippuvuus tavarantoimittajista on yksi suurimmista. Yritysten olisi yhdistettävä toimittajia ja myyjiä aina kun se on mahdollista, mutta yksi tapa vähentää riskejä on monipuolistaa hankintaprosessia.

Jos sinulla on aina varapalveluntarjoaja elintärkeille tuotteille ja palveluille, voit vähentää tätä riskiä. Riskinhallintaan kuuluu myös kulujen välttäminen, kuten sellaisten sopimusten neuvotteleminen, joihin sisältyy lisäarvopalveluja, kuten pidemmät takuut tai ilmainen toimitus.

Hankintojen riskinhallinnalla varmistetaan asianmukainen hallinnollinen valvonta erityisesti hätä- ja tilapäishankintojen osalta. Tämä tarkoittaa, että organisaatioiden olisi valvottava sopimuksia, seurattava toimittajien toimintaa ja ehkäistävä logistisia komplikaatioita.

6. Kulutuksen vähentämisestä aiheutuvat kustannussäästöt

Tutkimusten mukaan jokainen toimitusten hallintaan käytetty dollari tuottaa 6,77 dollaria. Organisaatiot voivat säästää rahaa vähentämällä kysyntää. Vähennä kulutusta ja poista piilokustannukset tämän saavuttamiseksi.

Tämä on tärkeää, kun työntekijöille ostetaan tietokoneita, matkapuhelimia tai yrityksen autoja. Harkitse, ovatko kaikki yrityshankinnat välttämättömiä, ja noudata toimintalinjoja/ohjeita, jotta vältät liikakulutuksen.

7. Henkilöstön päivittäminen

Yrityksen työntekijät ovat sen suurin voimavara. Tulos voi kasvaa ajan mittaan, kun opetat henkilöstöä tekemään parempia päätöksiä. Esimerkiksi neuvottelukoulutus voi vahvistaa toimittajasuhteita ja sopimusten hallintaa.

Hankintojen kustannusten vähentämisellä olisi pyrittävä vähentämään menoja ja parantamaan kassavirtaa lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin toimilla.

Miten lasket hankintakustannussäästöt?

Valitettavasti kustannusten alentamiseen ei ole olemassa perinteistä kaavaa. Hankinnat riippuvat myös muista tieteenaloista. Tämän vuoksi kustannussäästöjä on vaikea määrittää määrällisesti.

Kustannussäästöt on aina nähtävä negatiivisena siirtymänä aiemmista kustannuksista uuteen neuvoteltuun hintaan hankinnoissa. Kustannussäästöt voidaan määritellä alkuperäisestä tarjouksesta tai markkinoiden vertailuarvoista ilman kustannusvertailua.

Miten hankintakustannussäästöt voidaan mitata määrällisesti? Asiantuntijat poistavat keskimääräisen tarjoushinnan sovitusta sopimushinnasta. Tämä summa kerrotaan jakson aikana hankittujen tuotteiden määrällä.

Kustannusten optimointi hankinnoissa

Jopa hyvässä taloustilanteessa yrityksesi on leikattava kustannuksia. Tämä strategia antaa yritykselle valtaa neuvotellessaan toimittajien alennuksista.

Kun heidän taitonsa on tarkistettu, on parasta tehdä yhteistyötä nykyisten toimittajien kanssa kustannusten vähentämiseksi pysyvästi.

Tyypilliseen kustannusten vähentämiseen kuuluu tarjouskilpailu, neuvottelut, uuden toimittajan valinta, toteutus ja mahdollisesti kustannussäästöjen saavuttaminen. Tämä menetelmä on aikaa ja resursseja vievä. Tämä kustannussäästöjen viivästyminen ei ole toivottavaa.

Kustannusten optimoinnilla haetaan parasta kustannusarvoa. Suuret kustannusrakenteen mukautukset vaativat kuitenkin valtavia muutoksia. Hankinnoissa on kyse muustakin kuin parhaiden hintojen ja ehtojen neuvottelemisesta kaikille hankinnoillesi. Asianmukaista optimointia varten hankinnan, hankinnan ja toimittajahallinnan on mentävä syvemmälle.

Sen sijaan tarjoamme yrityksille todellisia tapoja leikata kuluja kohdistamalla ne nykyisiin toimittajiin ilman tarjouksia tai tarjouspyyntöjä.

Hankintakustannusten optimointi:

1. Vältä ylimääräisiä kustannuksia

Määritä, mitkä kulut ovat tarpeettomia. Suuremmissa yrityksissä osastokohtainen avoimuus saattaa puuttua. Tuotteiden ja palvelujen hyväksyjät ja maksajat (ulkoiset kulut) eivät ole yhteydessä käyttäjiin. Viestintä on ratkaisevan tärkeää kustannusten optimoinnissa.

Käyttämättömien tuotteiden ja palvelujen tunnistaminen on ratkaisevan tärkeää. Tämä voidaan tehdä usealla eri tavalla.

Esimerkkinä:

• IT-menot: tunnistetaan käyttämättömät palvelut ja komponentit. Tämä onnistuu parhaiten luetteloimalla kaikki organisaatiosi hankkimat IT-ratkaisut.
• Suorat menot: Laske toimittaja- ja tuotekohtaiset varastojen kiertonopeudet. Lajittele toimittajat ja tuotteet varastokierron mukaan. Saatat joutua analysoimaan seuraavia vastauksia toimittajien ja tavaroiden osalta, joilla on alhaisin varaston kiertonopeus:
• Voiko yritys toimia ilman tätä tuotetta tai toimittajaa?
• Voitko lopettaa tämän tuotteen tai toimittajan ostamisen?
• Tämä auttaa sinua päättämään, haluatko pitää tuotteen vai lähteä.

2. Tarjoa parhaille toimittajillesi apua vastineeksi kustannussäästötoimenpiteistä.

Keskittymällä tärkeimpiin tavarantoimittajiin voit kattaa yli 60 prosenttia menoistasi ja suuren osan kustannusten vähentämismahdollisuuksistasi.

Keskustele kustannusten alentamisesta tärkeimpien toimittajiesi kanssa yrityksen online-arviointikokouksessa. Tee toimittajillesi selväksi, että osallistut ja autat kaikin mahdollisin tavoin, lukuun ottamatta kustannusten nousua.

3. Vaatimustenvastaisuudesta aiheutuvien kustannusten vähentäminen

Toimittajat, jotka eivät täytä laatu-, määrä- tai aikatauluodotuksia, aiheuttavat näitä kustannuksia. Organisaatiot voivat seurata toimittajien vaatimustenvastaisuuksia kustannusten vähentämiseksi. Keskustele toimittajien tuotteita ja palveluja käyttävien työntekijöiden kanssa. Sen pitäisi käydä ilmi.

Parhaat käytännöt hankintakustannusten vähentämiseksi ja säästöjen aikaansaamiseksi

Kustannusten vähentämiseen ja säästöihin tähtäävät parhaat hankintakäytännöt voivat auttaa organisaatiotasi maksimoimaan toimittajahallinnan, hankinnan ja hankinnan arvon.

Käydään läpi keskeiset parhaat käytännöt:

• Toiminnan ja liiketoiminnan johtajista koostuvan poikkitoiminnallisen ryhmän olisi edustettava hankintaa, hankintoja ja toimittajahallintoa, jotta primäärikustannukset voidaan optimoida. Kykyjen ja asiantuntemuksen jakamista kannustetaan.
• Markkinoiden uskottavuuden saavuttaminen. Yritysten on tutkittava ja analysoitava markkinoita, jotta ne voivat tiedottaa sidosryhmille kehityksestä ja suuntauksista. Tämä voi koskea innovatiivisia palveluvaihtoehtoja, häiritseviä kilpailijoita tai kaupallisia mahdollisuuksia.
• Noudata organisaation ohjeita.
• Ole joustava hankinnassa. Keskeisiä tuotteita koskevat sopimusneuvottelut voivat kestää 10 vuotta, kun taas lyhytaikaisia tuotteita koskevat toimittajasopimukset voivat olla vain kuuden kuukauden mittaisia.
• Luottojen jakaminen. Tiimisi hankintatiedon ja markkinatuntemuksen perusteella on tunnustettava toimialan johtajat, jotka pitävät yllä budjetoitua menojen vähentämistä.

Yleisiä kysymyksiä

Esimerkki kustannusten vähentämisestä?

Teollisuusyritys päivittää koneitaan energiatehokkaammiksi vähentääkseen energiakustannuksiaan.

Miten kustannuksia voidaan vähentää?

Kustannuksia voidaan säästää monin eri tavoin:

Prosessien optimointi

Tunnistetaan ja yksinkertaistetaan turhia menettelyjä ajan ja resurssien säästämiseksi.

Toimittajaneuvottelut:

Pyydä tavarantoimittajilta parempia ehtoja, alennuksia tai suurhankintoja.

Tekniikan käyttöönotto:

Investoi automaatioon, tehokkuuteen ja työvoimaa säästävään teknologiaan.

Lean Manufacturing:

Toteuttaa lean-käsitteitä tuotannon ja toiminnan hukan vähentämiseksi.

Energiansäästöt:

Vähennä yleiskustannuksia parantamalla energianhallintaa ja tehokkuutta.

Ulkoistaminen:

Vähennä sisäisiä kustannuksia ulkoistamalla muita kuin ydintoimintoja asiantuntijoille.

Miksi kustannusten vähentäminen on hyödyllistä?

Kustannusten alentamisesta yrityksille koituvia hyötyjä ovat muun muassa:

Kannattavuus: Pienemmät kulut lisäävät välittömästi tuloja.

Kustannustehokkaat yritykset voivat tarjota kilpailukykyisen hinnoittelun.

Resurssien jakaminen: Säästetyt varat voivat rahoittaa laajentumista tai innovointia.

Kustannusten vähentäminen ylläpitää taloudellista vakautta.

Ympäristön kestävyys: Kestävyys paranee, jos resurssien käyttö on vähäisempää.

Parempi kassavirta: Pienemmät kustannukset lisäävät kassavirtaa.

Kustannuksia vähentävä tuote?

Kustannuksia alentava tuote valitaan tai kehitetään valmistus- tai käyttökustannusten alentamiseksi laadusta tinkimättä. Nämä tuotteet auttavat säästämään kustannuksia alentamalla materiaalihintoja, parantamalla tehokkuutta tai pidentämällä tuotteen elinkaarta.

Kustannusten vähentämisen tarkoitus?

Kustannusten vähentämisellä pyritään parantamaan yrityksen taloutta ja pitkäikäisyyttä. Kustannusten vähentäminen samalla kun tuotteen tai palvelun laatu säilytetään tai sitä parannetaan. Kustannusten vähentäminen parantaa kannattavuutta, kilpailukykyä ja resurssien kohdentamista.

Kustannusten vähentämisstrategia

Kustannusten vähentäminen voi olla yrityksen strategia. Siihen kuuluu koko yrityksen laajuisten kustannusten vähentämistoimien järjestelmällinen suunnittelu, toteuttaminen ja hallinnointi. Kustannusten vähentämismenetelmät ovat olennaisen tärkeitä taloudellisen menestyksen ja markkinakilpailukyvyn kannalta.

Laatukustannusten vähentäminen

Laatukustannusten vähentäminen vähentää tuotteiden ja palvelujen laatuun liittyviä kustannuksia. Se tarkoittaa laatuun liittyvien ongelmien, kuten jälkitöiden, takuuvaatimusten ja asiakasvalitusten, tunnistamista ja korjaamista. Yritykset voivat parantaa tuotteiden laatua ja säästää rahaa vähentämällä laatukustannuksia.

Mikä rooli kustannusten vähentämisellä on taloushallinnossa?

Organisaation taloudellinen terveys ja kestävyys riippuvat kustannusten vähentämisestä. Yritykset voivat optimoida resurssien kohdentamisen, kannattavuuden ja taloudellisen vakauden. Kustannustenvähennysmenetelmät ovat ratkaisevan tärkeitä taloudellisten tavoitteiden saavuttamisessa ja budjettien optimoinnissa.

Mitkä ovat kustannusten leikkaamisen esteet?

Kustannusten leikkaaminen saattaa törmätä seuraaviin esteisiin:

• Työntekijöiden vastarinta: Työntekijät saattavat vastustaa säännöllisiä mukautuksia.
• Laatukysymykset: Kustannusten leikkaaminen laatua heikentämättä on vaikeaa.
• Jotkin kustannussäästötekniikat edellyttävät etukäteiskustannuksia.
• Markkinadynamiikka: Taloudelliset ja kilpailulliset näkökohdat saattavat vaikuttaa kustannusten alentamispyrkimyksiin.
• Kestävyys: Kustannusten vähentäminen ja kestävyys ovat vaikeasti tasapainossa.

Miten yritykset voivat alentaa kustannuksia laadun kärsimättä?

Laadun säilyttäminen ja kustannusten alentaminen vaatii strategiaa:

• Jatkuva parantaminen: Luo jatkuvan parantamisen kulttuuri laatuongelmien ennakoimiseksi ja ratkaisemiseksi.
• Aseta laatumittareita tuotteen tai palvelun laadun seuraamiseksi.
• Toimittajasuhteet: Työskentele toimittajien kanssa laadukkaiden tarvikkeiden ja komponenttien takaamiseksi.
• Työntekijöiden koulutus: Henkilöstön kouluttaminen laadun säilyttämiseksi kustannusten alentamisen keskellä.
• Kerää asiakkaan panos laatuongelmien löytämiseksi ja niiden korjaamiseksi nopeasti.

Voiko kustannusten leikkaaminen auttaa kestävyyttä?

Kustannusten vähentämistekniikat voivat tukea kestävyyttä monin tavoin:

• Resurssitehokkuus: Energian ja materiaalien säästäminen auttaa ympäristöä.
• Jätteiden vähentäminen: Prosessin optimointi ja jätteiden vähentäminen vähentävät ympäristövaikutuksia.
• Laatukustannusten vähentäminen voi pidentää tuotteiden käyttöikää, minimoida jätteen määrän ja parantaa kestävyyttä.
• Kumppanuus kestävien toimittajien kanssa vähentää kustannuksia ja edistää samalla eettisyyttä ja ympäristöä.

Voivatko pienet yritykset leikata kustannuksia tehokkaasti?

Pienet yritykset voivat leikata kustannuksia:

• Talousarvion tarkastelu: Arvioi nykyiset menot säästöjen löytämiseksi.
• Tehosta ja poista tarpeettomat tehtävät tehokkuuden lisäämiseksi.
• Teknologian käyttöönotto: Osta tehokasta ja edullista teknologiaa.
• Neuvottele paremmista ehdoista ja säästöistä toimittajien kanssa.
• Säästää energiaa ja alentaa sähkölaskuja.

Ohjaako johto kustannusten leikkausaloitteita?

Menestyksekäs kustannusten leikkaaminen edellyttää hyvää johtamista:

• Johtajat välittävät organisaatiolle selkeät kustannusten vähentämistavoitteet.
• Johtajat edistävät kustannustietoisuutta ja jatkuvaa kehittämistä.
• Kustannustenvähennysohjelmat saavat rahoitusta ja tukea.
• Johtajat seuraavat edistymistä, ohjaavat ja tekevät tietoon perustuvia valintoja.
• Viestintä ja kannustimet henkilöstön sitouttamiseksi kustannusten vähentämiseen.

Miten yritykset voivat mitata kustannusten leikkaamisen kannattavuuden?

Kustannusten vähentämiseen ROI-mittaukseen sisältyy:

• Mittarit: Aseta kustannusten vähentämiseen tähtäävät tunnusluvut.
• Kerää kustannussäästöjä ja kuluja koskevia tietoja.
• Laskelma: ROI = (kustannussäästöt / toteutuskustannukset) x 100.
• Määräaikainen arviointi: Seuraa ROI:ta kustannusten vähentämisen onnistumisen varmistamiseksi.

Miten maailmanlaajuinen toimitusketjun hallinta vaikuttaa kustannusten leikkaamiseen?

Maailmanlaajuinen toimitusketjun hallinta auttaa ja haittaa kustannusten vähentämistä:

• Resurssien saatavuus: Maailmanlaajuiset toimitusverkostot tarjoavat kohtuuhintaisia resursseja.
• Monimutkaisuus: Kansainväliset toimitusjärjestelmät vaativat enemmän kustannusten hallintaa.
• Riskienhallinta: Valuuttakurssit, geopolitiikka ja toimitusketjun häiriöt ovat vaaroja.
• Globaalit toimitusketjut saattavat tarvita erilaisia hankintataktiikoita kustannusten alentamisen optimoimiseksi.