Hankinta ja osto: mitä eroa niillä on?

Johdanto:

Yrityksissä käytetään yleisesti ilmaisuja “hankinta” ja “ostaminen”, mutta ne ovat eri toimintoja, joilla on erilaiset tavoitteet ja prosessit. Hankinnan ja oston välisten erojen ymmärtäminen on tärkeää organisaation tehokkuuden ja strategisten tavoitteiden kannalta. Hankintaan kuuluu strateginen toimittajahankinta ja -hallinta, kun taas ostamiseen kuuluu transaktio-ostaminen. Tässä artikkelissa vastakkain asetetaan hankinnat ja ostot sekä niiden vaikutukset yrityksen toimintaan.

Mitä on hankinta?

Hankinta kattaa koko prosessin, jossa ostetaan hyödykkeitä, palveluita tai töitä ulkopuolisista lähteistä. Se sisältää tarpeiden arvioinnin, hankinnan, neuvottelut, ostamisen, tavaroiden vastaanoton ja tarkastuksen, laskutuksen, maksun sekä toimittajahallinnan, säästäen samalla rahaa ja aikaa sekä kehittäen molempia osapuolia hyödyttäviä toimittajasuhteita.

Seuraavat vaiheet muodostavat kokonaisvaltaisen hankintaprosessin:

1. Markkinatutkimus
2. Toimittajien löytäminen
3. hyväksyttyjen myyjien luettelo
4. Sisäisten tarpeiden tunnistaminen
5. Luo verkkokaupan ostotilaus
6. Tarjousten pyytäminen ja arviointi
7. Oikean lähteen löytäminen ja hyvät neuvottelut
8. Tuotteiden vastaanotto ja tarkastus
9. Sopimusten luominen ja hallinnointi
10. Laskujen hyväksyminen ja maksuehdot
11. Myönteisten toimittajasuhteiden ja hankintojen työnkulun luominen

Ostaminen

Ostotoimintaan kuuluu hyödykkeiden ja palvelujen hankkiminen organisaatiolle. Ostaminen on pieni osa hankintoja. Tilaaminen, nopeuttaminen, vastaanottaminen ja maksaminen ovat osa tätä menettelyä.

Tässä ovat ostovaiheet:

1. Ostopyyntö.
2. Tarjousten pyytäminen ja arviointi
3. Virallisten ostotilausten lähettäminen
4. Vastaanottaa tavaroita ja palveluja
5. Toimituksen laadun tarkastus
6. Maksut myyjille

Tärkeimmät erot hankintaan ja ostoon verrattuna

Hankinnat Hankinnat ovat kaksi vaihetta, kun organisaatiolle hankitaan tavaroita ja palveluja. Niiden menetelmät ja lähestymistavat eroavat kuitenkin suuresti toisistaan. Tässä taulukossa verrataan hankinnan ja ostamisen tärkeimpiä eroja:

Sähköisten hankintojen vaikutus

Hankintatoimintaan osallistuvat sisäiset sidosryhmät, kuten osaston henkilökunta, ja ulkoiset sidosryhmät, kuten myyjät ja sopimusneuvottelijat. Sekä hankinnat että ostot edellyttävät perusteellista paperityötä, riippumatta siitä, mistä taulukosta on kyse. Molemmissa on monimutkaisia prosesseja.

Yksi hankintakierros voi kestää viikkoja, kun taas kokonainen hankintakierros voi kestää kuukausia tai toistua, jos tarjousta ei saada. Molempien manuaalinen tekeminen vähentää tehokkuutta. Jokaisen asiakirjan uudelleenkirjoittaminen, jokaisen tarjouksen arviointi ja jokaisen laskun tarkastaminen vie liian kauan. Täydellisen digitaalisen hankinnasta maksuun -järjestelmän avulla yritykset voivat kuitenkin keskittää kaiken osto- ja hankintapaperityön.

Vaikka jaettu verkkolevy voi tehdä tämän, Kissflow Procurement Cloudin kaltainen pilvipohjainen hankintaohjelmisto voi automatisoida toimintoja ja tarjota enemmän helppoutta ja tehokkuutta kuin manuaalinen ratkaisu.

Kuka voittaa osto- tai hankintatoimen?

Osto vs. hankinta on tasapeli.

Yritysten olisi valittava strategia, joka sopii niiden tarpeisiin. Pienet yritykset voivat tehdä hankintoja yksinkertaistaakseen prosessia, kun taas yritykset voivat suosia täysimittaista hankintamenettelyä sisällyttääkseen sen osaksi yrityssuunnitelmaansa.

Paperilomakkeet, laskentataulukot ja word-dokumentit vahingoittavat strategiaasi siitä huolimatta. Kissflow’n pilvipohjainen hankintaohjelmisto standardoi säännellyt hankinta- ja ostoprosessit ja parantaa tuottavuutta.

Harkitsetko hankinta- ja ostoprosessisi uudistamista? Tutustu näihin ihanteellisen hankintaohjelmiston etuihin, jotka auttavat tiimiäsi virtaviivaistamaan hankintamenettelyjä PR:stä laskutukseen ja maksamiseen.

Johtopäätökset:

Yhteenvetona voidaan todeta, että hankinnat ja ostot liittyvät toisiinsa, mutta niillä on eri tavoitteet organisaatiossa. Hankintaan kuuluu strateginen toimittajahallinta, sopimusneuvottelut ja prosessien optimointi, kun taas osto keskittyy transaktiohankintoihin. Näiden erojen tunnustaminen antaa organisaatioille mahdollisuuden mukauttaa taktiikkansa omien tarpeidensa mukaan, halusivatpa ne sitten virtaviivaista tai perusteellista hankintaa. Nykyaikaiset sähköiset hankintateknologiat voivat lisätä tuottavuutta, parantaa toimintoja ja auttaa hankintoja saavuttamaan organisaation tavoitteet.