Hankinnasta maksuun -prosessi (P2P): Kattava yleiskatsaus

Hankinnasta maksuun (P2P) on organisaation koko hankintaprosessi. Kun joku yrityksessä tarvitsee tavaroita tai palveluja, P2P-menettely alkaa ja päättyy laskun maksamiseen. Helppoa, eikö?

Se on monimutkaisempaa kuin luottokortin käyttäminen.

Requisition, approval, PO generation, collection and confirmation of products or services, invoice matching, and payment processing are all essential steps in a mature procurement process.

P2P integroi nämä toiminnot hankintasyklin optimoimiseksi, virheiden vähentämiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi, jotta työntekijät voivat toimia paremmin, nopeammin ja älykkäämmin.

Tässä postauksessa kerrotaan hankinnasta maksuun -hankinnasta maksuun -hankinnasta, miksi se on tärkeä yritykselle, sen ongelmista ja siitä, miten Zipin kaltaisia kehittyneitä hankintaratkaisuja voidaan hyödyntää toimintojen nopeuttamiseksi ja kasvun nopeuttamiseksi.

Tämän artikkelin lukemisen jälkeen.

• Tutustu hankinnasta maksuun (P2P) ja sen vaiheisiin.
• Miksi P2P on tärkeää yrityksellesi
• Opi, miten P2P-prosessin tehokkuutta mitataan ja mitä tunnuslukuja kannattaa käyttää.
• Tunnistetaan P2P:n yleiset ongelmat ja ratkaisut.
• Selvitä, miten automaatio-ohjelmisto voi parantaa P2P-toimintojasi ja mitä ominaisuuksia kannattaa etsiä.
• Tutustu P2P:n parhaisiin käytäntöihin ja niiden käyttöönottoon.
• Tutustu P2P:n tulevaisuuteen ja siihen, miten siihen voi valmistautua.

Mitä ovat hankinnasta maksuun -vaiheet?

‍P2P-prosessi helpottaa tavaroiden ja palvelujen tehokasta hankintaa toisiinsa kytkettyjen prosessien avulla. Sallikaa minun selittää jokainen ostoprosessin vaihe.

Vaaditut tunnistetiedot

Yksinkertaista – tarvitset jotain, joten osta se!

Procure-to-Pay alkaa tarpeiden tunnistamisella. Joku työntekijä, osastonjohtaja tai hankinta-alan ammattilainen päättää, että projekti, kampanja, sopimus tai muu aloite tarvitsee tuotteita tai palveluja. Käynnistä P2P-sykli!

Pyynnön tekeminen

Virallinen ostopyyntö eli rekrytointipyyntö käynnistää hankintakierron. Pyyntö sisältää yleensä nimikkeen nimen, määrän, hinnan, toimittajan ja toivotun toimituspäivän. Hankintakohtainen hankintapyyntöympäristö voi hoitaa tämän ensimmäisen hankinnan, mutta nuoret organisaatiot tekevät sen joskus manuaalisesti.

Pyyntöjen hyväksyminen

Kun tilaus on toimitettu, se käy läpi hyväksymisjärjestyksen, jossa määritetään, kenen on hyväksyttävä hankinta.

Esimiehet tai johtajat voivat ottaa pyyntöä arvioidessaan huomioon rahan, kiireellisyyden ja yrityksen hankintaperiaatteet. Prosessi voi olla nopea automaattisissa järjestelmissä mutta hidas manuaalisissa tai puoliautomaattisissa järjestelmissä.

Ostotilaus

Ostotilaukset luodaan sen jälkeen, kun tilaus on hyväksytty. Tällä virallisella asiakirjalla hyväksytään toimittajan tilaus. Tilaustilauksessa annetaan samat tiedot kuin tilauspyynnössä sekä ostoehdot.

Ostotarjous sitoo laillisesti myyjää ja ostajaa sen määräyksiin.

Tavaroiden tai palvelujen vastaanottaminen

Myyjän on toimitettava tuotteet tai palvelut kuitattuna tilauksen saatuaan. Tuotteiden laatu, määrä ja tilauksen vaatimustenmukaisuus tarkastetaan niiden saapuessa. Erimielisyydet on ratkaistava ennen jatkamista.

Laskujen vastaanottaminen

Myyjä laskuttaa ostajaa (sinua!). Lasku voi tulla postitse, sähköpostitse, portaalissa, EDI:nä tai XML:nä. Laskussa validoidaan tilausnumero, laskun numero, laskun päivämäärä, toimittaja, tuote, lopullinen ostohinta ja maksuehdot.

Laskun hyväksyminen (“kolmen osapuolen välinen vertailu”).

Täsmäytys- ja hyväksymisprosessi varmistaa, että lasku vastaa tilausta ja GRN- tai SES-numeroa.

Kolmitahoisessa vertailussa verrataan tosiseikkoja ostotilauksesta, toimituskuitista ja myyjän laskusta. Jos kaikki kolme asiakirjaa saapuvat

Täsmäytys voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti tarkkuudesta ja automaatiosta riippuen. Menettelystä riippuen sama tai eri hyväksyjät voivat hyväksyä tilauksen.

Maksut myyjille

Kirjanpitoyksikkö maksaa myyjälle kolmikantaisen tarkistuksen jälkeen. Maksu sähköisellä tilisiirrolla, luottona tai shekillä tapahtuu ostotilauksen ja laskun ehtojen mukaisesti.

Tallentaminen ja analysointi

Viimeisessä vaiheessa kaikki P2P-tapahtumat ja -asiakirjat kerätään ja analysoidaan, jotta saadaan tietoa ja parannuksia.

P2P-syklin peräkkäisten vaiheiden ymmärtäminen auttaa lisäämään hankintojen tehokkuutta ja vähentämään materiaalikitkaa koko organisaatiossasi.

Hankinnasta maksuun -hankinnan merkitys

‍Muista, että tämä P2P-menetelmä on strateginen ja voi vaikuttaa yrityksen suorituskykyyn.

Prosessikeskeisellä P2P-strategialla on kaksi pääetua:

Hankintaprosessin ymmärtämisen lisääminen

Perusteellisen näkemyksen avulla voit löytää säästö-, optimointi- ja innovointimahdollisuuksia. Seuraa ja vertaile myyjiä, sopimuksia ja sääntöjen noudattamista.

sääntöjen noudattamisen ja menojen valvonnan ylläpitäminen

Standardoitu ja automatisoitu P2P vähentää virheitä, petoksia ja vaaroja. Koska kaikki tiedot on kerätty ja valmiina strategisia toimia varten, voit valvoa käytäntöjäsi ja sääntöjesi noudattamista.

Miten P2P-prosessin tehokkuutta arvioidaan?

‍Jos et mittaa tuloksia ja optimoi P2P-menestystä, miksi vaivautua?

P2P-toiminnan analysointiin ja parantamiseen on käytettävä merkityksellisimpiä ja luotettavimpia tunnuslukuja. P2P-työnkulun suorituskykyä mitataan tyypillisesti näiden mittareiden avulla:

1. Ostotilausten käsittely keskimäärin

Tämä on keskimääräinen aika, joka kuluu ostotilauksen käsittelyyn tilauspyynnöstä myöntämiseen. P2P-prosessin nopeutta ja ketteryyttä mitataan. Vähemmän aikaa on hienoa!

2. Laskun käsittelyaika

Seuraa, kuinka kauan laskun käsittely kestää “laskun vastaanottamisesta” “myyjän maksuun”. Se arvioi P2P-tarkkuutta ja automaatiota. Alhainen käsittelyaika hyödyttää kaikkia.

3. Hallitut menot

SUM on hankintojen hallinnoimien menojen prosenttiosuus. Se arvioi P2P-näkyvyyttä ja valvontaa. Lisää tätä prosenttia.

4. Muunnetut säästöt

Säästit rahaa neuvottelemalla paremmista toimittajahinnoista, ehdoista ja alennuksista. P2P-prosessisi arvo ja vaikutus mitataan. Mitä enemmän säästöjä, sitä parempi.

5. Toimittajan epäonnistumisaste

Toimittajan virheprosentti on niiden tilausten prosenttiosuus, jotka saapuvat virheellisesti, vahingoittuneina tai myöhässä. Jos tämä prosenttiosuus ei ole kovin alhainen, P2P- tai toimitusketjussasi on puutteita.

Mitkä ovat P2P-haasteet?

P2P:llä on vaikeuksia nykypäivän nopeatempoisessa ja jatkuvasti muuttuvassa yritysilmapiirissä. Seuraavassa on joitakin P2P:hen usein liittyviä ongelmia:

Tieto- ja työkalusiilot

Monet yritykset käyttävät taulukkolaskentaa, sähköpostia, paperilomakkeita ja vanhempia ohjelmistoja P2P:hen. Manuaaliset prosessit luovat erillisiä ja epäjohdonmukaisia tietoja, mikä vähentää näkyvyyttä, yhteistyötä ja tehokkuutta.

Politiikan ja säännösten noudattaminen

Muuttuvat sisäiset ja ulkoiset normit ja määräykset vaikuttavat kasvavien organisaatioiden P2P-prosesseihin. Näiden jatkuvasti muuttuvien sääntöjen noudattaminen on vaikeaa ja kallista.

Tavarantoimittajien käyttöönotto ja hallinnointi

Tehokas toimittajien käyttöönotto ja hallinta on tarpeen, kun yritykset ovat vuorovaikutuksessa yhä moninaisempien toimittajien kanssa.

Ilman tekoälypohjaista toimittajahallintaratkaisua toimittajien käyttöönotto ja hallinta voi olla aikaa vievää ja monimutkaista.

Seuraa ja analysoi menoja

Jotkin organisaatiot, jotka ovat vasta aloittamassa P2P-prosessia, eivät pysty keräämään, yhdistämään tai analysoimaan menotietoja. Tämä haittaa näkemystä, mahdollisuuksia ja päätöksentekoa.

Miten P2P-automaatio voi auttaa:

Työnkulun standardointi

Voit standardoida P2P-menettelyjä, kuten hyväksymissääntöjä, reitityslogiikkaa ja virheiden käsittelyä. Tämä lisää tehokkuutta, vaatimustenmukaisuutta ja yhdenmukaisuutta.

Parempi työnkulun näkyvyys ja analysointi

Automaatio-ohjelmisto auttaa keskittämään P2P-hyväksyntätoiminnot, mukaan lukien tilauspyynnöt, tilaukset, laskut, maksut ja toimittajatiedot.

Vähennä läpimenoaikoja, reititä pyynnöt oikeille alaryhmille ja valitse dynaamisesti hyväksyjät jonojen ja käyttäjähierarkioiden avulla – työnkulut voivat olla niin automatisoituja kuin haluat.

Hallitse asiakirjoja

Prosessiautomaation avulla tiedot ja asiakirjat kulkevat vaivattomasti P2P-syklin eri vaiheissa. Tämä vähentää mahdollisuutta puuttuviin paperitöihin ja tekee hankinnoista tehokkaampia ja nopeampia.

Toimittajien käyttöönoton parantaminen

Yhdessä automatisoidussa työympäristössä keskitetään toimittajan tiedot, mukaan lukien asiakirjat, arvioinnit, riskipisteet, maksut ja kustannukset.

Tiedot ja paperit ovat saatavilla keskitetyssä järjestelmässä automaattisen tehtäväsuunnittelun avulla, jolloin kaikki pysyvät kärryillä.

Integraatiot

Lopuksi automaatio voi yhdistää P2P-prosessin ERP-, CRM- ja kirjanpitosovelluksiin. Yhdistä IT-pinosi nopeasti ja anna sidosryhmien arvioida pyyntöjä ja käyttää valitsemiaan työkaluja.

Hankinnasta maksuun – parhaat käytännöt

Kun olet ymmärtänyt hankinnasta maksuun -prosessin ja automaation hyödyt, toteuta se tehokkaasti. Parhaat käytännöt P2P-työnkulun optimoimiseksi ovat alla.

Selkeästi määritellyt hankintamenettelyt

Tiimisi voi tulkita sääntöjä ja velvoitteita väärin, jos P2P-prosessia ohjaavat selkeät ja määritellyt hankintaperiaatteet ja -menettelyt puuttuvat.

Viestitä ja kouluta sidosryhmiä näistä säännöistä ja menettelyistä ja varmista, että prosessia mahdollisesti hidastavia seikkoja noudatetaan.

Hallinnoi hankintoja keskitetysti

Hankintamenettelyjen ja -tietojen keskittäminen yhdelle alustalle on optimaalista P2P:n helpottamiseksi. Tehokkuus, tiimityö ja näkyvyys ovat valtavia etuja.

Otettuaan käyttöön yhden ainoan totuuslähteen hankintaprosessissaan HR-ohjelmistojen johtava yritys Lattice havaitsi huomattavia parannuksia työnkulkuunsa.

Aseta selkeät maksuehdot ja neuvottele edulliset ehdot.

Aseta toimittajiesi kanssa selkeät maksuehdot ja neuvottele edulliset maksuehdot, jos ne ovat käytettävissä.

Neuvottele varhaismaksualennuksista, pidennetyistä maksuajoista ja joustavista maksuvaihtoehdoista kassavirran, käyttöpääoman ja toimittajasuhteiden optimoimiseksi.

Seuraa ja analysoi hankintatietoja

Lopuksi sinun on seurattava ja analysoitava hankintatietoja koko P2P-prosessin ajan – miksi muuten vaivautua?

Voit nyt ennakoida ja ratkaista hankintoihin liittyviä haasteita.