Organisaatiot, jotka haluavat parantaa hankintaprosessejaan, voivat hyötyä suuresti muutosjohtamisen viitekehyksistä, kuten Prosci ADKAR-mallista tai Kotterin 8-vaiheisesta prosessista. Nämä järjestelmälliset lähestymistavat ohjaavat hankinnan muutosjohtamisprosessia, mikä edistää liiketoiminnan kasvua ja suorituskykyä. Tuloksena oli parantunut sääntöjen noudattaminen, vahvemmat suhteet toimittajiin ja korkeampi tuottavuus. Käyttämällä näitä hyväksi todettuja strategioita yritykset voivat käsitellä muutoksia sujuvammin ja saavuttaa hankintaobjektiivinsa menestyksekkäämmin.
Avaintiedot:
- Organisaatiot eivät voi optimoida hankintatoimintojaan tai vastata muuttuviin markkinaolosuhteisiin ilman hankinnan muutosjohtamista.
- Järjestelmällinen lähestymistapa on hyödyllinen sidosryhmien koordinoinnissa, keskeytysten vähentämisessä ja muutosten sujuvuuden varmistamisessa.
- Onnistuneen muutoksenhallinnan edellytys on selkeiden tavoitteiden asettaminen, niiden tehokas viestiminen, työntekijöiden kouluttaminen ja edistymisen jatkuva seuranta.
- Organisaatiot voivat hyötyä Prosci:n kehittämistä muutosjohtamisprosesseista, kuten ADKAR-mallista, Kotterin 8-vaiheisesta prosessista tai ADKAR-mallista.
- Hankinnan muutosjohtaminen lisää organisaation kasvua ja suorituskykyä parantamalla tehokkuutta, sääntöjen noudattamista ja toimittajasuhteita.
Mitä on muutosjohtaminen?
Muutosjohtamisprosessi sisältää yritysten auttamisen tunnistamaan halutut
tulokset, arvioimaan nykyinen tilanne suhteessa näihin tavoitteisiin, tekemään älykkäitä ja harkittuja muutoksia, seuraamaan edistymistä, tunnistamaan parannuskohteet ja juhlimaan saavutuksia. Jos yritys haluaa tehdä muutoksia sisäisiin prosesseihinsa keskeyttämättä niihin liittyviä tai jatkuvia toimintoja, sen on otettava käyttöön muutosjohtamisstrategiat, jotka sisältävät suunnittelun, koordinoinnin, viestinnän ja seurannan. Mikä tahansa laaja muutosprojekti tai toimenpide tarvitsee tehokasta muutosjohtamista.
Muutosjohtamisen merkitys hankinnassa
Hankinnalla on keskeinen rooli sisäisissä toiminnoissa ja toimittajasuhteissa, joten tehokas muutosjohtaminen on välttämätöntä. Ennen kuin luodaan onnistunut muutosjohtamisstrategia, tarvitaan kattava analyysi organisaation erityistarpeista ja -prosesseista. Tämän kattavan tutkimuksen ansiosta he pystyvät tunnistamaan mahdolliset esteet ja kehittämään strategioita niiden vaikutuksen lieventämiseksi kannattavuuteen ja liiketoimintaan. Ottamalla nämä toimenpiteet käyttöön yritykset voivat varmistaa sujuvamman siirtymän ja ylläpitää vahvoja suhteita toimittajiinsa.
Organisaatioiden tulisi aktiivisesti kerätä palautetta sisäisiltä sidosryhmiltä, lisäten määrällisiin tietoihin laadullisen ymmärryksen asiakkaiden näkemyksistä muutoksista ja niiden vaikutuksesta kokonaisasiakaskokemukseen. Organisaatioiden tulisi investoida tehokkaaseen muutosjohtamisstrategiaan, joka sisältää sidosryhmien palautetta hankintatoiminnossa varmistaakseen, että ne rakentavat menettelytapoja, jotka positiivisesti edistävät niiden tuloskasvua.
Keskeiset tekijät hankinnan muutosjohtamiselle
Milloin muutosjohtamista tarvitaan?
Merkittävä muutos tai transformaatio vaatii vahvaa muutosjohtamista, koska se vaikuttaa henkilöstöön ja muuttaa organisaation toimintatapoja, operatiivisia suorituksia tai teknologian käyttöä.
Tehottomat hankintaprosessit
Muutosjohtamisen tärkeimpiä syitä ovat tehottomat hankintaprosessit, jotka aiheuttavat korkeampia kustannuksia ja ajan hukkaa, koska nykyiset järjestelmät eivät ole näkyviä. Lisäksi järjestelmät, jotka tukeutuvat vahvasti ihmistyövoimaan, lisäävät virheiden todennäköisyyttä sopimuksissa ja ostotilauksissa, mikä voi vahingoittaa asiakassuhteita ja aiheuttaa budjetin ylityksiä. Pilviteknologioiden hyödyntämisellä näiden prosessien automatisointiin voidaan vähentää kustannuksia ja parantaa hankintatoimintojen reaaliaikaista valvontaa.
Sääntöjen noudattamisen ja sääntelyn haasteet
Muutosjohtamisen merkitys hankintaosastoilla korostuu entisestään, kun uusien säädösten noustessa eri toimialoilla organisaatioiden on varmistettava sääntöjen noudattaminen kaikissa tilanteissa välttääkseen sanktioita ja rangaistuksia, jotka liittyvät sääntöjen rikkomiseen.
Automaatioalustat voivat auttaa yrityksiä tulemaan joustavammiksi ja reagoivimmiksi muuttuvien säädösten suhteen, mikä vähentää riskejä ja lisää luottamusta. Nämä järjestelmät pystyvät havaitsemaan sääntöjenvastaavuustapaukset ja ilmoittamaan nopeasti työntekijöille tarvittavista korjauksista tai muutoksista, mikä säästää yrityksen kalliilta sääntöjen noudattamatta jättämisen rasitukselta.
Teknologiset edistysaskeleet
Yksi yleisimmistä syistä muutosjohtamiselle hankinnassa on teknologinen kehitys. Hankinta on kehittynyt pilvilaskennan, asiakirjojen digitalisoinnin ja prosessien automatisoinnin nousun myötä. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi meidän on muutettava ihmisten viestintä- ja yhteistyötapoja, automatisoitava aiemmin manuaalisia prosesseja kustannusten säästämiseksi ja tarkkuuden parantamiseksi sekä laajennettava mahdollisuuksia hankkia tavaroita ja palveluita edullisemmin ilman, että laatu kärsii.
Kun siirrytään manuaalisista prosesseista, kuten laskentataulukoista tai sähköposteista, ohjelmistotyökaluun tai SaaS-ratkaisuun, tehokas muutosjohtamissuunnitelma on välttämätön ohjelmiston onnistuneelle asennukselle ja käyttöönotolle. Muutosjohtaminen on olennaista, jotta jatkuvaan liiketoimintaan aiheutuu mahdollisimman vähän häiriöitä, edistetään yleistä hyväksyntää ja optimoidaan teknologiaan tehdyn investoinnin tuotto.
Organisaation uudelleenjärjestely tai fuusiot ja yritysostot
Organisaation uudelleenjärjestely ja fuusiot ja yritysostot lisäävät merkittävästi muutosjohtamisen tarvetta hankinnassa, koska ne vaativat toimitusperustan pienentämistä useiden alueellisten verkostojen välillä. Asiakkaiden odotukset muuttuvat liiketoimintojen myyntien myötä, kun taas yritysostot avaavat uusia mahdollisuuksia edulliselle tuotteiden hankinnalle. Muutosjohtaminen on välttämätöntä mahdollisten synergioiden havaitsemiseksi yritysostojen tai uudelleenjärjestelytoimien aikana, koska sen avulla voidaan seurata toimitussopimusten muutoksia ja käsitellä näistä muutoksista johtuvia sääntöjenvastaavuusongelmia.
Toimittajan suorituskyky ja suhdehallinta
Nykyään kilpailumarkkinoilla toimittajan suorituskyky on tullut yhä tärkeämmäksi hankinnan muutosjohtamisessa. Ennen kuin valitsee toimittajia keskeisille tuotteille ja palveluille, yritysten on arvioitava toimittajiensa suorituskykyä innovaatiossa, kustannuksissa, laadussa, toimituksissa ja muissa tekijöissä. Hyödyntämällä tehokkaita muutosjohtamisstrategioita, jotka tarjoavat näkyvyyden toimittajan suorituskykytietoihin ja näkemyksiä nykyisistä parannusprojekteista, hankintatiimit voivat vähentää riskiä, joka liittyy heidän toimittajasuhteisiinsa.
Kustannuspaineet
Muutokset hankinnan hallintakäytännöissä johtuvat suurelta osin kustannuspaineista. Jotta yritykset pysyisivät kilpailukykyisinä globaalisti, ne ovat ymmärtäneet, kuinka tärkeää on käyttää kevyempiä toimintamalleja. Nämä mallit mahdollistavat tehokkuuden lisäämisen samalla, kun ne vähentävät syötevolyymeja. Tämän saavuttamiseksi yrityksen hankintaprosessien on oltava tehokkaita kustannusten hallinnassa. Tämä voidaan saavuttaa yrityksillä ottamalla käyttöön prosessiautomaatiota ja teknologioita. Näin tekemällä ne voivat korvata manuaaliset prosessit automatisoiduilla prosesseilla, samalla kun ne täyttävät sääntelyvaatimukset ja asiakasodotukset. Taloudellisten huolenaiheiden hallitseminen ilman laadun heikentämistä edellyttää näiden uusien järjestelmien sujuvaa integrointia, mikä puolestaan vaatii tehokasta muutosjohtamista.
Yleiset haasteet ja riskit hankinnan muutosjohtamisessa
Työntekijöiden vastustus
Hankinnan muutosjohtaminen kohtaa usein haasteen muutoksen vastustuksesta. Tämä on tilanne, jossa työntekijät ovat haluttomia tai voimakkaasti vastustavat nykyisten menettelytapojensa muuttamista. Tavoitteena on antaa hankintatiimeille työkalut, joita ne tarvitsevat toimiakseen nopeasti ja älykkäästi lisäämättä suurta hallinnollista taakkaa käyttöönottoprosessiin. On olemassa useita lähestymistapoja työntekijöiden tuen saamiseksi digitaaliseen siirtymään, kuten jatkuva sidosryhmien osallistaminen, henkilöstön kouluttaminen muutoksen eduista ja muut taktiikat.
Viestintäaukot
Viestiminen selkeästi ja tehokkaasti voi olla haastavaa muutosten hallinnassa hankinnassa. Ajantasaisen tiedon puute, kalliit virheet ja väärinkäsitykset voivat ilmetä, kun organisaation sisäiset henkilöt eivät pysty tehokkaasti kommunikoimaan keskenään. Hyvin strukturoitu viestintäsuunnitelma on tärkeä hankinnan muutospäätösten nopealle levittämiselle koko yrityksessä. On hyvä idea tehdä usein katsauksia muutosten seuraamiseksi ja ongelmien tunnistamiseksi niiden ilmetessä.
Vaikutus toimittajasuhteisiin
Toinen yleinen ongelma hankinnan muutosjohtamisessa on suhteiden seuraaminen myyjien kanssa. Kaikki modernit yritykset ovat riippuvaisia suhteistaan toimittajiin, joten on tärkeää miettiä, miten ulkopuoliset muutokset voivat vaikuttaa niihin. Jos yritykset eivät ota asianmukaisesti huomioon, miten muutokset vaikuttavat ulkopuolisiin osapuoliin, ne saattavat kohdata odottamattomia kustannuksia ja ongelmia ostoprosessin aikana. Kun organisaatiot pohtivat muutosten vaikutuksia, niiden on asetettava toimittajasuhteiden hallinta etusijalle hankinnan muutosjohtamisessa.
Odotusten hallinta
Jos odotuksia ei hallita asianmukaisesti, yrityksillä on paljon vaikeampaa toteuttaa onnistuneita hankintauudistuksia vähäisin häiriöin ja ilman kustannusylityksiä. On tärkeää, että sidosryhmät pysyvät tietoisina mahdollisista vaikeuksista, joita voi kehittyä muutosten aikana, jotta ne voivat valmistautua asianmukaisesti odottamattomiin muutoksiin tai viivästyksiin. Jotta kaikki pysyisivät tyytyväisinä muutosjohtamisprosessin aikana, on ratkaisevan tärkeää asettaa kohtuulliset odotukset ja tavoitteet ennen aloittamista.
Sääntöjen noudattamisen varmistaminen
Toinen riskejä täynnä oleva alue hankinnan muutosjohtamisaktiviteeteissa on sääntöjen noudattamisen valvontojen toteuttaminen. Hyvä nyrkkisääntö on ottaa käyttöön joitakin väliaikaisia laadunvarmistustarkastuksia suuren prosessimuutoksen jälkeen varmistaakseen, että sääntöjen noudattamisessa ei ole aukkoja. Kun luottamus uuteen menettelyyn kasvaa, niitä voidaan vähentää pitkäaikaiseen sääntöjen noudattamisen tarkastukseen. Nämä on toteutettava kaikille osastoille, mukaan lukien ne, jotka käsittelevät toimittajia ja alihankkijoita, riippuen siitä, kuinka tärkeä menettely on yrityksen kyvylle hallita kustannuksia ja laatustandardeja pitkällä aikavälillä. Liian vähäiset laaduntarkastukset voivat johtaa auditointiepäonnistumisiin ja prosessien katkeamisiin.
Tehokkaat muutosjohtamismenetelmät hankintaan
ADKAR-malli
Tehokas lähestymistapa hankinnan muutosjohtamiseen, ADKAR-malli, voi johtaa hyödyllisiin tuloksiin organisaatioille. Työntekijöiden tietoisuuden, halun, tiedon ja taitojen kehittäminen sekä toivottujen käyttäytymismallien vahvistaminen ovat keskeisiä tavoitteiden saavuttamiseksi.
Tämän lähestymistavan avulla korostetaan, kuinka tärkeää on aktiivisesti osallistaa työntekijöitä ja saada heidän tukensa muutoksille. Se auttaa myös varmistamaan, että eri henkilöt ja ryhmät ovat motivoituneita osallistumaan muutosten onnistumiseen ja tunnistamaan niiden merkitys.
Kotterin 8-vaiheinen prosessi
Organisaatiomuutosten toteuttamisessa Kotterin 8-vaiheinen prosessi on toinen erinomainen muutosjohtamismalli hankintaan. Prosessi sisältää useita vaiheita, kuten kiireellisyyden tunteen luomisen, vision kehittämisen, toimintaryhmien organisoimisen, vision jakamisen ja palautteen pyytämisen. Tämä lähestymistapa on hyödyllinen saamaan ihmiset mukaan tarvittaviin muutoksiin yrityksessä ja varmistamaan, että kaikki tietävät roolinsa yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa.
Prosci:n muutosjohtamisprosessi
Prosci:n muutosjohtamisprosessi koostuu neljästä osasta, tehokkaasta järjestelmästä muutosten käsittelemiseksi missä tahansa organisaatiossa: muutokseen valmistautuminen, muutoksen hallinta, uusien prosessien integrointi nykyisiin käytäntöihin tai viitekehyksiin ja onnistuneiden muutosten vahvistaminen. Tämä hyödyllinen lähestymistapa tarpeiden määrittämiseen ennen erilaisten muutosstrategioiden toteuttamista auttaa sekä säilyttämään vakauden tiimi- tai osastouudistusten aikana että sopeutumaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.
Oikean menetelmän valitseminen organisaatiollesi
Vaikka aluksi se saattaa tuntua ylitsepääsemättömältä tehtävältä, oikean muutosjohtamismenetelmän valitseminen yrityksellesi on itse asiassa melko yksinkertaista—tarvitaan vain huolellista harkintaa ainutlaatuisista olosuhteistasi rajoittaaksesi mahdollisuuksiasi. Valitse ratkaisu, joka maksimoi hyödyn vähäisellä häiriöllä käyttöönoton vaiheiden aikana, ottaen huomioon kaikki muuttujat, kuten organisaation tavoitteet, käytettävissä olevat resurssit ja työntekijöiden dynamiikka.
Parhaat käytännöt onnistuneelle hankinnan muutosjohtamiselle
Selkeän vision ja tavoitteiden asettaminen
Ensimmäinen askel tehokkaassa hankinnan muutosjohtamisessa on määritellä halutut tulokset. Hyvin määriteltyjen tavoitteiden avulla voidaan seurata projektin suorituskykyä ja menestystä sen edetessä. Ilman strategiaa on vaikea tietää, minne olet menossa ja tehdä harkittuja liikkeitä, jotka vievät sinut lähemmäksi tavoitteitasi.
Sidosryhmien sitouttaminen ja hyväksynnän varmistaminen
Sidosryhmien osallistuminen ja kaikkien osallistujien hyväksyntä ovat myös välttämättömiä tehokkaalle muutosjohtamiselle. Valitse johtaja kustakin monitieteisestä ryhmästä toimimaan tiimin selkärankana. Kannusta ihmisiä puhumaan yrityksensä puolesta ja omaksumaan prosessin uutisten ja ylimmän johdon tekemien päätösten levittämiseksi. Avainpäätöksentekijöiden, toimittajien, asiakkaiden ja kaikkien muiden asiaan liittyvien sidosryhmien osallistuminen on välttämätöntä odotusten asettamiseksi ja vastuiden selkeyttämiseksi muutoksen aikana.
Kattavan viestintäsuunnitelman kehittäminen
Jotta muutoksista vaikuttuneet henkilöt olisivat riittävästi informoituja siitä, mitä tapahtuu ja miksi, on tärkeää kehittää ja toteuttaa perusteellinen viestintäsuunnitelma. Jos sidosryhmät saavat tiedon etukäteen, he voivat auttaa vähentämään riskejä vastaanottamalla tarvittavat korjaavat toimenpiteet ennen toteutusta.
