Jos yrityksesi käyttää manuaalisia hankintaprosesseja, tiedät, että ne vievät paljon aikaa. Monet hankinta-asiantuntijat aliarvioivat, kuinka kalliita ja vaarallisia ne ovat ja kuinka paljon automaatio muuttaa tilannetta.
Hankinnan automaation hyödyt ja prosessit käsitellään tänään. Kun harkitset automatisoitua ostamista, tämä sivu vastaa tyypillisiin kysymyksiin, kuten:
- Mikä on hankinnan automaatio?
- Miksi käyttää hankinnan automaatiota yrityksessäsi?
- Mitkä ovat hankinnan automaation hyödyt?
- Kuinka teknologia parantaa hankinnan automaatiota?
Mikä on hankinnan automaatio?
Hankinnan automaatio tarkoittaa hankintojen, ostojen ja maksujen digitalisointia ja automatisointia tuotteille ja palveluille. Monet hankintaohjelmistot automatisoivat prosesseja seuratakseen kaikkia organisaation tekemiä ostoksia.
Miksi automatisoida hankinta?
Companies arrange purchases using procurement tactics to reduce risk and save money. Spreadsheets and manual processes cannot achieve these aims, especially as firms grow. Orders are haphazard, accounts payable workers do repetitious activities, and inaccurate data entry or missed payments raise supplier costs.
Oikein toteutetut prosessit hankinnan automaatio-ohjelmiston avulla auttavat yrityksiä välttämään monia näistä kustannuksista.
Automaatio virtaviivaistaa osto-maksuprosessia ja ohjaa pyyntöjä optimoimaan hankintasyklin, mikä vähentää kustannuksia. Mahdollistaa kirjanpidon:
- Ohjaamaan tilaukset nopeasti
- Tarkistamaan ja hyväksymään automaattisesti
- Kirjaamaan ostot nopeasti ja tarkasti
- Keskittämään ostotiedot helppoa pääsyä varten.
Hankintaan liittyy riskejä. Tärkeitä tilauksia katoaa, toimitukset myöhästyvät, ja toimittajat eivät noudata sopimuksia. Monimutkainen toimittajaverkosto ja virhemahdollisuudet lisäävät kustannustehottomuutta ja petoksia huomattavasti.
Kehittämällä turvallisen, toistettavan prosessin, jossa on korkea toimittajaluottamus, hankinnan automaatio poistaa nämä riskit.
- Ostot tehdään etukäteen hyväksytyiltä, tarkastetuilta ja käyttöön otetuilta toimittajilta.
- Ostoprosessi käyttää automatisoitua järjestelmää tilauksen ja laskun tarkkuuden kolminkertaiseen tarkistamiseen.
- Automaattinen pääkirjan (GL) koodaus seuraa ostoja.
- Automaattiset maksut varmistavat, että oikea toimittaja saa maksun ajallaan ja välttävät kaksoismaksut.
7 hankinnan automaation hyötyä
Monet hankintastrategian osat automatisoidaan teknologian avulla, mikä parantaa sen menestystä. Tässä on seitsemän tapaa, joilla hankinnan automaatio vähentää kustannuksia ja riskejä.
Toimittajakustannusten vertailu
Yksi helpoimmista tavoista parantaa hankintastrategian kustannustehokkuutta on valita edullisimmat toimittajat. Manuaalinen menetelmä vie päiviä tai viikkoja.
Onneksi toimittajahallintajärjestelmät automatisoivat suurimman osan tutkimuksesta. Tämä auttaa yritystäsi löytämään parhaat tarjoukset rasittamatta tiimin resursseja.
Order.co:n hankintamoottorit löytävät automaattisesti edullisempia toimittaja- ja tuotevaihtoehtoja. Tämä palvelu löysi yli 10 % kustannussäästömahdollisuuksia kansainväliselle asianajotoimistolle Cozen O’Connor. Muuttamatta suosikkibrändejä tai -tuotteita yritys säästi 5 000–6 000 dollaria kuukaudessa.
Tämä hankintateknologia vähentää myös riskejä. Lentokentän turvamääräykset aiheuttivat ainutlaatuisen hankintaongelman terveys- ja kauneusyritykselle XpresSpa. Order.co auttoi XpresSpa:ta löytämään vaatimustenmukaisia toimittajia. Katalogin mukaisuus nousi 70 %:sta 100 %:iin ja kustannussäästöt olivat noin 9,6 %, eli 68 000 dollaria vuodessa.
Tilauksien niputtaminen hankinnan automaatiossa
Toimittajien yhdistäminen voi myös säästää kustannuksia. Automaatio ryhmittelee tilaukset yrityksen eri toimipisteiden välillä saadakseen alennuksia suurista toimituksista. Tämä poistaa vaatimustenmukaisuuteen liittyvän paperityön ja parantaa suurten tilausten säästöjä.
Yritykset, joilla on tiukat toimittajasertifikaatit, hyötyvät eniten tästä strategiasta. Useat toimittajien vaatimustenmukaisuustarkastukset ja paperityöt poistuvat, kun tilataan yhdestä lähteestä. Tilausten niputtamisen automatisointi säästää operatiivisia ja materiaalikustannuksia sekä vaatimustenmukaisuuden puutteita.
Pitää tiedot järjestyksessä
Yksi suurimmista hankintariskeistä on epäjärjestys. Työntekijät käyttävät aikaa hajallaan olevan tiedon etsimiseen, mikä lisää inhimillisiä virheitä.
Oikea hankintajärjestelmä keskittää prosessin, automatisoiden toimittaja- ja sopimushallinnan.
Ostoprosessin keskittäminen hankintajärjestelmän avulla säästää sinut satojen verkkosivustojen vierailulta ja kirjautumistietojen hallinnalta. Tilausten tekeminen ja hyväksyminen on helppoa, mikä säästää kaikkien aikaa. Näiden tehtävien vähentäminen yhteen alustaan vähentää tietoriskejä.
Säästää aikaa ostamisessa
Automaatio keskittää tuote- ja ostotilaukset, mikä säästää talous- ja operatiivista aikaa. Tämä vähentää pullonkauloja ja mahdollistaa samanaikaiset toimittajatilaukset.
Tilaukset, joilla on jatkuva kysyntä, voidaan automatisoida. Toistuvat ostopyynnöt asetetaan tilauksiksi, mikä vähentää sidosryhmien ja hankintaosaston työtaakkaa.
Tämä toiminto nopeuttaa tilaamista. Nopeammat sykliajat nopeuttavat toimitusta, mikä vähentää yritysten lähetysviiveitä.
Poistaa epäsäännöllisen kulutuksen
Vaikka se yleensä tehdään ilman pahaa aikomusta, hyväksymätön tai kapinallinen kulutus vahingoittaa yrityksiä. Se rikkoo budjettia ja lisää riskiä.
Sidosryhmät, jotka uskovat voivansa säästää aikaa tai rahaa välttämällä hankintaprosesseja, usein kumoavat ne. Manuaaliset tai kömpelöt järjestelmät voivat estää sidosryhmien tavoitteita.
Työntekijät ostavat helppojen, säänneltyjen menetelmien ja kulutusautomaatio-teknologian avulla. Nämä tekniikat vähentävät häntäkulutusta ja pakottavat budjettirajoitukset estääkseen ylitykset.
Yksinkertaistaa laskutusta
Talousosastot kirjaavat ja maksavat kuitit ja laskut manuaalisesti seuratakseen toimittajakuluja. Laskutietojen vähentämisen, seurannan ja keskittämisen automatisointi virtaviivaistaa tätä prosessia.
Tämä yksinkertaistus säästää taloustiimeiltä aikaa ja välttää raportointi- ja verotustietojen virheitä.
ZeroCaterilla on kuukausittainen laskutus ja tehottomuuksia. Automaatio yksinkertaisti laskujen maksamista. ”Amazonin osalta siirryimme 200 laskusta kuukaudessa ehkä 3 tai 4:ään”, sanoi Order.co:n asiakas Keith Bowles ZeroCaterista.
Tietoa menestyksen mittaamiseen
Menestyvät liiketoimintastrategiat sisältävät menestyksen mittaussuunnitelman. Kulutustiedot ovat ratkaisevia hankintatiimeille.
Kulutustietojen palauttaminen ja järjestäminen vie aikaa. Automaatio helpottaa sitä. Keskitetyt toimittajahallintajärjestelmät seuraavat kulutustietoja automaattisesti. Tämä antaa talous- ja operatiivisille tiimeille mahdollisuuden suorittaa kulutusraportteja ja tarkastella tietoja nopeammin kuin manuaalisesti.
Nämä raportit auttavat taloustiimejä seuraamaan hankintastrategiansa edistymistä ja tunnistamaan haasteita, jotka voivat estää yrityksiä saavuttamasta hankintatavoitteitaan.
Hankinnan automaation prosessi
Aloita automaatiohankkeesi onnistuneesti noudattamalla näitä yksinkertaisia vaiheita:
1. Määritä ostosäännöt
Vahva prosessi on automaation perusta. Luo ja kirjaa hankintapolitiikka, jossa on kulutusrajoitukset, toimittajien due diligence, oikeudelliset ja turvallisuusarvioinnit sekä hyväksyntäprotokollat. Hyvin suunnitellut liiketoimintaprosessit varmistavat, että automaatiohankkeesi toimii suunnitellusti.
2. Kerää toimittajatiedot yhteen paikkaan
Kerää kaikki toimittajatiedot toimitusketjustasi. Kirjanpitotiedot, sopimushallinta ja tilausten johtajat voivat tarjota nämä tiedot. Kerää tiedot toistaiseksi taulukkolaskentaan.
3. Digitalisoi kaikki
Hankinnan automaatio on ristiriidassa paperijärjestelmien kanssa. Digitalisoi sopimukset ja laskut nopeampaa pääsyä varten. Skannaa paperidokumentit OCR-tekniikalla ja tutki hankinnan automaatio-ohjelmistokumppaneita.
4. Tunnista konsolidointialueet hankinnan automaatiossa
Yhden luukun hankintatietojen näkyvyys auttaa paljastamaan päällekkäisyyksiä ja redundanssia. Vähennä toimittajamäärääsi, yhdistä tilaukset eri toimipisteiden välillä ja hyödynnä mittakaavaetuja.
