Varjo-IT ja hallitsematon käyttö: näin taklaat haasteet

Monet ovat viime aikoina puhuneet sekä täällä että muualla pyrstömenoista ja siitä, miten tärkeää on hallita niitä hyvin. Useimpien C-suite-johtajien olisi pitänyt jo kuulla tail spend managementista.

Nyt kun olemme osoittaneet, että “tail spend” on ongelma mille tahansa organisaatiolle, tarkastellaan joitakin sen aiheuttamia ongelmia ja niiden korjaamista.

Vähäisen valvonnan puuttuminen hännänvartijoiden menoihin aiheuttaa useita vakavia ongelmia, muun muassa seuraavat:

Asiantuntemuksen puute. Ei ole harvinaista, että työntekijät tekevät hankintoja, vaikka he ovatkin erittäin päteviä päätehtävissään, mutta heiltä puuttuu asiantuntemusta yleisten ostopäätösten tekemisestä.

Jakautuminen. Kokonaiskustannusten valvominen on erittäin vaikeaa, kun tuotteiden tilaukset ovat vaatimattomia ja/tai niitä tehdään harvoin ja toimittajilta, joiden osuus kokonaiskustannuksista on pieni.

Tee itsesi tunnetuksi. Tail spend -hankinnat eivät kuulu yrityksen hankintaosaston strategisen kulutuksen piiriin, joten niitä on vaikea valvoa ja analysoida. Tietyissä tapauksissa ne voivat olla jopa vastoin yrityksen omia hankintaperiaatteita.

Kalliimpi. Harkitsematta, onko hinta kohtuullinen tai markkinaolosuhteiden mukainen, hännän menoerät voidaan tilata perinteiseltä tai suosikkipalveluntarjoajalta.

Monet yritykset ovat havainneet, että tämän tehtävän siirtäminen sisäiselle hankintatiimille auttaa niitä hallitsemaan hankintojaan paremmin.

Tällä tavoin saavutamme useita tärkeitä tavoitteita:

Hankintoja valvotaan tiukemmin ja perusteellisemmin.

Ostokäytännöt ovat helpommin nähtävissä ja niitä on helpompi noudattaa.

Suurempi määrä toimittajia merkitsee suurempaa kilpailua, mikä voi johtaa hintakilpailuun tai jopa toimittajien yhdistymiseen.

On kuitenkin tilanteita, joissa ei ole viisasta asettaa lisävaatimuksia osto-osastolle, joka saattaa olla jo valmiiksi ahtaalla.

Yrityksillä on myös mahdollisuus ulkoistaa hännän menojen hankinta, mitä ne saattavat haluta harkita. Hankintatoimisto voi auttaa tässä ja tarjota palveluja, jotka ovat verrattavissa yrityksen sisäiseen hallinnointiin, mutta ehkä halvempia.

Kunkin yrityksen on punnittava omat ainutlaatuiset olosuhteensa päättäessään, ulkoistetaanko hännänvarsihankinnat vai annetaanko tehtävä omalle hankintatiimille. Huomioon on otettava muun muassa seuraavat seikat:

Kustannukset. Mitkä ovat sisäisten hankinta-asiantuntijoiden palkkaamisesta aiheutuvat todelliset kustannukset (mukaan lukien palkka ja muut toimintakulut) verrattuna kolmannen osapuolen hankintatoimiston veloittamiin palkkioihin?

Ole tarkkana. Onko vaarana, että strategisten menojen hallinnan korostaminen vesittyy