Talous- ja hankintapäälliköt pelkäävät kuukauden (tai sopimuksen) lopun shokkeja yrityskorteissa ja kuluraporteissa. Hankinnat, vaikka ne olisivat välttämättömiä, välttävät yleensä sääntöjen noudattamista ja oikeudellista tarkastelua. Ne myös estävät menojen optimointia, koska niillä ei ole neuvotteluvoimaa. Hallittu kulujen hallinta voi lisätä kustannustehokkuutta. Menojen suuntaukset ja oivallukset tulevat paremmin näkyviin, kun menot ovat hallinnassa. Se edellyttää kuitenkin ostajan tietämystä ja valmistautumista.
We’ll address these questions concerning a procurement plan to handle more of your procurement spend today:
- Mitä on hallitsematon rahankäyttö?
- Miksi menojen hallinta on tärkeää?
- Kuinka paljon yritys voi lisätä hallinnoitavia menoja?
- Miten teknologia voi hallita lisääntynyttä kulutusta?
Mitä on hallitsematon rahankäyttö?
Organisaatiosi hankintaprosessi ei hallitse hallitsemattomia menoja. Yrityskortteja, menoilmoituksia ja luvattomia ostoja voidaan käyttää. Hallitsemattomien menojen vuoksi hankintojen on vaikea seurata, raportoida tai vähentää tarpeettomia menoja.
Joskus hallitsematon rahankäyttö jaetaan kohdennettavissa olevaksi rahankäytöksi, jota hankinta voi valvoa ja parantaa. Koko kulusi ei ehkä ole hankintojen hallinnoimaa, mutta hankintaosasto voi hallita suurinta osaa siitä paremmin.
Hallinnoitavien menojen tyypit
Menot vaihtelevat. Hankinnat virtaviivaistavat kaikenlaisten kustannusten kattamista tarjoilulounaista uusiin SaaS-työkaluihin.
Useat menotyypit jäävät valvomatta. Näiden menojen lisääminen valvonnan alaisena parantaa kassatulosta:
- Häntä kuluttaa: Pienet yleiskulut, jotka pitävät organisaation toiminnassa, ovat epäsuoria kuluja. Tähän luokkaan kuuluvat tarvikkeet, palvelut, matkat ja satunnaiset kulut. Nämä hankinnat ovat usein vähäisiä, mutta liitännäiskulut voivat olla merkittävä menoerä. Valvottujen menojen lisääminen parantaa kassatehokkuutta.
- Maverick viettää: Kuluttaminen yrityskortilla tai kuluraportilla sen sijaan, että käytettäisiin hankintojen kautta. Nämä hankinnat tekevät usein työntekijät, jotka luulevat säästävänsä rahaa. Monilla ostajilla ei ole sopimus- tai kulutuskontekstia päätösten tekemiseksi. Toisinaan omapäiset ostot saattavat rikkoa vakiintuneiden toimittajien kanssa tehtyjä yksinoikeus- tai volyymikauppasopimuksia.
- Valtiovarainministeriön menot: Muut kuin hankintamenot, kuten valuutan muuntamista edellyttävät FOREX-maksut. Suuret hankinnat tai off-shore-toimittajien menot tehdään yleensä näiden tapahtumien kautta.
Miksi menojen hallinta on tärkeää?
Suorassa esimiehen hyväksymässä pistokäynnissä hallitsemattomat menot eivät aina ole luvattomia. Tämä menojen muoto kuitenkin yleensä vähentää organisaation vaikutusvaltaa hinnoitteluneuvotteluissa sekä menojen valvonnassa ja analysoinnissa.
Pienemmät kustannukset
Menojen näkyvyys auttaa hankintoja valvomaan liiketoimia ja hallitsemaan kustannuksia volyymihinnoittelun, neuvottelujen, yksinoikeudellisten toimittajajärjestelyjen ja varastonhallinnan avulla. Selkeä toimittajahallinta eliminoi tilausten toistumisen, tuhlailevan kulutuksen ja yleiskustannukset, kuten laskujen käsittelyn ja työntekijöiden tehokkuuden.
Enemmän yhteensopivia
Hankinnat varmistavat sopimusten hallinnoinnin menojen valvonnan avulla. Sisäistä ja toimittajien vaatimustenmukaisuutta tarvitaan sen varmistamiseksi, että organisaatio täyttää velvoitteensa. Parempi sopimussuorituskyky vahvistaa toimittajasuhteita, mikä johtaa parempiin sopimusehtoihin, maksujoustoon ja muuhun.
Riskien vähentäminen
Ongelmallinen kolmannen osapuolen riski on kallis. Tuloja menetetään ja riskien lieventämiskustannukset nousevat. Menojen hallinta vähentää toimittajien vaatimustenvastaisuuksia ja petoksia, mikä pienentää yrityksen riskiä. Lisääntynyt näkyvyys tekee petoksista houkuttelemattomia.
Kuinka paljon yritys voi lisätä hallinnoitavia menoja?
Parempi budjettivalvonta on vaikeaa organisaatioille, joiden menoja ei hallita. Paremman menojen valvonnan toteuttaminen on helpompaa näiden parhaiden käytäntöjen avulla.
Virallistaa ostot
Virallinen hankinta parantaa kulujen hallintaa. Siinä määritellään sidosryhmien menoluokkien odotukset ja strategiat niiden täyttämiseksi. Auttaa talous-, laki- ja turvallisuusosastoa asettamaan meno-ohjeet kaikille menolajeille.
Ostajien sitouttaminen
Henkilöstö haluaa käyttää varoja vastuullisesti. Huono ostajavalistus aiheuttaa usein hillitsemätöntä tuhlausta.
Kun hankinta- ja taloushallinto ovat virallistaneet hankintaprosessin, varmista, että henkilöstö ymmärtää sen, että sillä on selkeät standardit politiikan noudattamiseksi ja että se saa vastauksen kysymyksiinsä. Yrityksen menojen hallinnointi on helpompaa, kun käytössä on selkeä ja käytännöllinen lähestymistapa, jonka jokainen ostaja ymmärtää. Jos haluat skaalautua yrityksen mukana, sisällytä menoja koskeva koulutus perehdytykseen.
Työnkulut lisäävät näkyvyyttä.
Vastaanotto- ja hyväksyntätyönkulkujen standardointi auttaa kaikkia aloittamaan pyynnöt. Näin kaikki tärkeät osastot saavat näkyvyyttä ja pääsyn pyyntöjen ja tutkimusten hyväksymiseen. Hankinta kerää tietoja menoanalyysiä, toimittajien suorituskyvyn seurantaa, tilausten seurantaa ja kategorianhallintaa varten, ja taloushallinto hyväksyy kaikki menot.
Suurempi strateginen hankinta
Etuoikeutettujen toimittajien luettelot minimoivat huomattavasti prosessin ulkopuoliset ostot. Lisää myös hankintojen taloudellista tehokkuutta. Strategiset tuotteet parantavat hinnoittelua, toimitusketjun joustavuutta, kestävyyttä, riskejä ja liiketoiminnan tuloksia.
Toimenpiteen hankinta.
Menotavoitteiden määrittely ja tunnuslukujen seuranta lisäävät ohjelman onnistumista. Siinä luetellaan hankintatiimin ja organisaation tärkeimmät tavoitteet. Huomaa, että tämä ei välttämättä säästä rahaa.
Miten teknologia voi hallita lisääntynyttä kulutusta?
Nopeasti kasvavilla yrityksillä, joilla on eri toimipisteitä, on vaikeuksia hallita hankintamenoja. Kulujenhallintaohjelmiston avulla hankintatiimit voivat seurata menoja, hallita vaatimustenmukaisuutta ja analysoida menoja maksimoidakseen käteisvarojen käytön.
- Yksi alusta kaikille toimittajien hankinnoille, joka antaa ostajille riippumattomuuden ja tarjoaa samalla myyjien neuvontaa ja dynaamisia menorajoituksia.
- Hyväksynnän automatisointi ostopyyntöjen ohjaamiseksi tarkastajille ja nopean, vaatimustenmukaisen ostoprosessin mahdollistamiseksi.
- Rivitason pääkirjan (GL) koodaus johdonmukaista ostojen kohdentamista varten.
- Henkilökohtaisen kirjanpidon poistaminen kolminkertaisen täsmäytyksen, laskujen täsmäytyksen ja automatisoitujen maksujen avulla.
- Menoanalyysitekniikat, jotka parantavat menojen näkyvyyttä ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
