Kulujen hallinta: 5 keskeistä periaatetta

1) Käytä älykkäitä hankintoja menojen kanavoimiseksi.

Ensimmäiseen hallinnassa olevien menojen hallinnan periaatteeseen kuuluu teknologian hyödyntäminen prosessien ja toimintatapojen automatisoinnissa, sääntelyssä sekä tärkeiden menotietojen tallentamisessa ja arvioinnissa, jotta voidaan edistää avoimuutta ja tehokkuutta koko organisaatiossa. Käsittelimme tätä periaatetta aiemmassa blogissamme. Lue Kulujen hallinta -sarjamme ensimmäinen osa täältä.

2) Hankinta virallisen hankintapyynnön kautta.

Organisaation tulisi pyrkiä hallitsemaan 100 % kaikista kuluista. Kattavien ja yleisesti noudatettujen toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen tulisi säädellä näitä ostotoimintoja. Niiden olemassaolo on vasta alku; avainasemassa on niiden jalkauttaminen ja vahvistaminen prosesseissa ja liiketoimintatavoissa kaikissa kululuokissa. Tämä edellyttää hankintainfrastruktuuria, joka pystyy vastaamaan kategoria- ja aluekohtaisiin tarpeisiin. Tämä mahdollistaa turvallisen pääsyn tietoihin, yksinkertaistaa ja sujuvoittaa päätöksentekoa sekä varmistaa, että ennustaminen ja päätöksenteko perustuvat parhaisiin käytäntöihin ja kuluanalyysiin, eivät intuitioon.

3) Hanki kilpailukykyisesti.

Ostaminen kilpailuympäristössä auttaa yritystäsi saamaan parhaan vastineen rahoillesi, sillä toimittajat kilpailevat tehokkuuden lisäämisestä ja hintojen alentamisesta. Tämä on yksinkertaista, mutta sitä tehdään harvoin useista syistä. Nopeat tarjoukset hankintatyökalussa, verkkopohjaiset tarjouspyynnöt ja huutokaupat ovat alku, mutta kategoria, sijainti ja loppuasiakkaan tarpeet määräävät, miten hankinnan liiketoiminta-arvo maksimoidaan. Monet hankintayritykset käyttävät eSourcing-järjestelmiä kustannusten vähentämiseksi ja kulutuksen näkyvyyden saamiseksi. Oikean ratkaisun avulla voit ymmärtää monimutkaisen hankintakokonaisuutesi, löytää lisää säästöjä ja kilpailukykyisiä tarjouksia sekä automatisoida hankintoja tulosten optimoimiseksi.

4) Käytä sopimuksia kaikkien hallinnoitavien menojen osalta

Hyvin jäsennellyt ja hallinnoidut sopimukset parantavat tehokkuutta, vähentävät riskejä ja hallitsevat toimittajakumppanuuksia. Sopimusten tai valmiiksi neuvoteltujen luetteloiden tulisi kattaa 70-90 prosenttia menoista useimmissa luokissa. Välillisten hankintojen asiantuntijat voivat hyödyttää toiminnallisia aloja ja niiden pyyntöjä. Hankintatiimisi ei välttämättä pysty hallinnoimaan näitä sopimuksia ennakoivasti, kuten täyttämään toimittajasitoumuksia, tunnistamaan parhaita käytäntöjä ja tarjoamaan markkinatietoa. Sinun on myös varmistettava, että järjestelmät ja prosessit mahdollistavat tehokkaat toimittajasopimusten transaktiot. Esimerkiksi vuotavat tai poikkeavat menot voivat kiertää järjestelmiä. Hankinta-asiantuntijasi voivat taas auttaa, mutta kaikilla yrityksillä ei ole resursseja. Sopimuksenhallintatyökalu voi auttaa virtaviivaistamaan hankintoja tarjoamalla näkyvyyttä sopimuksiin, projektin välitavoitteisiin ja suoritusindikaattoreihin, jotta voidaan luoda dynaamisia sopimuksia reaaliaikaisten tietojen perusteella.

5) Mittaa ja hallitse suljettua silmukkaa.

Hankintastrategian hyväksynnän ja säästöjen maksimoimiseksi on olennaisen tärkeää, että käytössä on suljetun kierron suorituskyvyn arviointi- ja hallintajärjestelmä. Suljetulla kierrolla tarkoitamme järjestelmää, joka voi reagoida seurattuun suorituskykyyn ja yhdistää tulokset strategian tavoitteisiin, jotta saadaan aikaan yrityksen arvoa ja vaikutusta. Käyttämällä vankkoja kulujen analysointityökaluja, joiden avulla voit tarkastella tietoja millä tahansa tarkkuudella, kustannussäästötavoitteet voidaan yhdistää selkeästi liiketoiminnan taloudellisiin tavoitteisiin ja vaikuttaa liiketoiminnan keskeisiin mittareihin, kuten TCO:hon, liikevoittoon, käyttöpääomaan ja kassavirtaan. Yrityksesi voi esimerkiksi haluta säästää 5 prosenttia jossakin kriittisessä kustannusluokassa. Tämä saattaa edellyttää useita sopimusten tarkistuksia tai toimittajasopimuksen uusimista muiden sopimusten kustannuksella. Yrityksesi voi haluta pysyä toimittajabudjetissa ja tehdä kolmannen osapuolen sopimuksen vain, jos toimittajan hinta on paljon alhaisempi kuin uuden toimittajan. Suljetut hankintastrategiat helpottavat menestyksen kannalta tarpeellisten tietojen saamista.

Suljettu hankintaratkaisu, jossa hyödynnetään kulutusanalytiikkaa ja sähköistä hankintaa, maksimoi säästöt yrityksissä, joilla on lukuisia kulutuslähteitä. Yhdistettynä nämä kaksi hankinnan ydinkomponenttia voivat auttaa sinua löytämään ja strategisesti hankkimaan parhaat säästömahdollisuudet.