Yritykset haastavat hankintatiimit yhdenmukaistamaan menoja. Aloittaminen epäsuorista menoista on ratkaiseva askel hankinnalle.
Tämä voi sisältää palvelusopimuksen oikean mitoituksen tai halvempien tarvikkeiden löytämisen voittojen kasvattamiseksi. Nämä liiketoimet saattavat jäädä huomaamatta, mutta ne muodostavat usein suurimman osan menoista.
Kuinka yritykset voivat hallita epäsuoria menoja? Voivatko kalliit epäsuorat menot tukea paremmin yrityksen tavoitteita?
Keskustelemme tänään epäsuorien menojen hallinnasta ja arvioinnista. Hankkikaa tietoa:
- Epäsuorat menot
- Suorat vs. epäsuorat menot
- Epäsuorien menojen seurantaongelmat
- Kuinka teknologia vähentää epäsuoria kustannuksia
Miten epäsuorat menot määritellään?
Ymmärrä, kuinka ja missä menot tapahtuvat, ennen kuin parannat tuloslaskelmaa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.
Pienet ostot, jotka eivät liity projektiin tai tuotteeseen, kutsutaan epäsuoriksi menoiksi tai hännänmenoiksi.
Epäsuorien menojen seuraaminen on vaikeaa. Joitakin esimerkkejä epäsuorista menoista ovat:
- Hallintokulut
- Palkkiopaketit
- Hotelli- ja matkakulut
- Toimistotarvikkeet
- Tilojen hallinta
- Konsultointikulut
- Yritysten korttimaksut
- Varastonhallintamaksut
Nämä kustannukset ovat välttämättömiä liiketoiminnan kannalta. Näiden maksujen ja kulujen hallinta voi parantaa yrityksesi taloutta.
Suorat vs. epäsuorat menot
Suorat menot liittyvät tuotteen tuotantoon tai asiakkaalle laskutettaviin palveluihin. Esimerkkejä suorista menoista ovat:
- Tuotteet, palvelut
- Raaka-aineet
- Konsultit projektiin
Suoran hankinnan hallinta on helpompaa kuin epäsuoran hankinnan, koska se voidaan jäljittää aloitteen tai asiakkaan mukaan.
Epäsuorat menot ovat pieniä, mutta ne voivat muodostaa suuren osan kustannuksista. Hallinta on vaikeaa, koska se tapahtuu usein virallisen hankintamenettelyn ulkopuolella.
Se on haastavaa, mutta epäsuorien menojen hallinta on yksi parhaista strategioista kustannusten säästämiseksi.
Yleiset epäsuorien menojen hallinnan haasteet
Pienten rahavuotojen löytäminen tekee epäsuorien menojen hallinnasta haastavaa. Jatkuva seuranta on paras puolustus ylilyöntejä vastaan.
Alkuvaiheen hännänmenojen hallinnan ongelmat yrityksille sisältävät:
Ei näkyvyyttä
Seuratakseen organisaation laajuisia menoja, tarkkaile niitä reaaliajassa. Yrityksillä on harvoin resursseja havaita kulutusmalleja, ennen kuin on liian myöhäistä.
Yrityksen suoran ja epäsuoran kulutuksen visualisointi varmistaa, että tehdään vain välttämättömiä hankintoja ja laaditaan tarkat budjettiarviot.
Holtiton kulutus
Kustannukset ja riskit kasvavat, kun kulutetaan hankintapolitiikan ulkopuolella.
Holtittoman kulutuksen tunnistaminen ja hallinta on haastavaa. Keskitetty ostamisen ohjelmisto vähentää piilokulutusta.
Huono neuvottelutaito
Huonolla neuvottelulla on monia ilmenemismuotoja. Saatat neuvotella myöhään, hyväksyä ensimmäisen hinnan tai sitoutua pitkäaikaiseen sopimukseen tutkimatta vaihtoehtoja. Ilman näitä neuvottelupisteitä menetät neuvotteluvoiman ja ostat tarpeettomia tai kalliita materiaaleja.
Suosikkitoimittajasuhteiden ja volyymihinnoittelun hyödyntäminen vähentää kustannuksia aggressiivisella neuvottelulla. Hankintaohjelmisto virtaviivaistaa toimittajia ja parantaa kilpailukykyistä ostamista.
Tutkimuksen puute
Yleisimpien hankintakategorioiden vertailuarvon puute vähentää markkinahintojen näkyvyyttä. Tämä johtaa rahan optimoinnin puutteeseen ja kulutusvuotoihin.
Öljy- ja kaasuteollisuus sekä kaupallinen paperimarkkina vaihtelevat. Siksi parhaan tarjouksen saamiseksi seuraa hintojen kehitystä ja neuvottele määriä. Ilman ajankohtaisia hintatietoja on vaikea sanoa, saatko kohtuullisen tarjouksen.
Toimitushintojen vertailuarviointi auttaa neuvottelemaan parhaat sopimukset jokaiselle kulutusalueelle.
Yrityskorttien huono hallinta
Sisäiset sidosryhmät voivat käyttää yrityskortteja tavaroiden ja palveluiden ostamiseen. Valvomattomat ostotyökalut voivat lisätä riskiä, kustannuksia ja vähentää näkyvyyttä.
Kortinhaltijoiden rajoittaminen, tiukkojen ohjeiden noudattaminen ja petosten tai politiikan vastaisten kulujen tarkastaminen antavat täyden näkyvyyden epäsuoraan korttikulutukseen.
Epäsuorien menojen hallinnan vaiheet
Tehokas epäsuorien menojen hallintamenetelmä on välttämätön kustannussäästöjen ja arvon luomisen kannalta.
Noudata näitä ohjeita optimaalisen toimittajasuhteiden hallinnan ja kassavirran saavuttamiseksi.
Laadi ja dokumentoi menettelysäännöt
Sidosryhmät tarvitsevat selkeästi määritellyt hankintaohjeet. Aloita dokumentoimalla toimistosi hankintakäytännöt.
Vahva ja yksityiskohtainen yrityksen kulutuskäytäntö auttaa ostajia tekemään tietoisia päätöksiä, valitsemaan ratkaisuja kustannusten ja arvon perusteella sekä ohjaamaan hankintojaan.
Luo ostohyvitysprosessi.
Hyväksynnät takaavat, että yrityksen kulutuskäytännöt täyttyvät. Sen lisäksi ne varmistavat, että jokainen talousosaston ostos on välttämätön, yhteensopiva ja dokumentoitu.
Oikeudelliset ja turvallisuusarviot kaikille sopimuksille
Kaupan tekemisen yhteydessä osastojen välinen hyväksyntä kattaa kaikki näkökulmat. Tyypilliset oikeudelliset tai turvallisuusarviointivaiheet:
- Osaston johtaja vahvistaa hankintatarpeen.
- Talousosasto tarkistaa rahojen soveltuvuuden.
- Oikeusosasto tarkistaa sopimukset edullisten ehtojen varmistamiseksi.
- IT-osasto arvioi sovellusten integroinnin ja riskit ennen ostamista.
Nämä tarkastukset vähentävät riskejä ja vahvistavat hankintaa. Ne varmistavat, että jokainen osto on yhdenmukainen ja hyödyttää organisaatiota pitkällä aikavälillä.
Yhteistyö valittujen toimittajien kanssa
Toimitusketjun kustannukset ja kestävyys hyötyvät suuresti strategisesta lähteistämisestä. Hyväksyttyjen toimittajien käyttö vahvistaa suhteita, vähentää riskejä ja parantaa kustannustehokkuutta.
Sisällytä olennaiset toimittajat hankintaprosessiisi. Tee vahva liiketoimintaperuste uudelle toimittajalle, jos tarpeen tai suositeltavaa.
Arvioi toimittajan suorituskykyä.
Suhteiden hallinta ja suorituskyvyn arvioinnit pitävät suositut toimittajasuhteet tuottavina.
Nämä arvioinnit mittaavat toimittajien sopimusten noudattamista, toimitus- tai yhteensopivuuspoikkeuksia, hintakilpailua ja kustannustehokkuutta pysyä yhden toimittajan kanssa useiden sopimusvuosien ajan. Toimittajien suorituskyky takaa, että alkuperäiset säästöt ja palvelu jatkuvat ajan myötä.
Hallitse epäsuoria menoja ohjelmistolla
Jopa pienet ja keskisuuret yritykset voivat lähettää tuhansia laskuja kuukausittain. Lukuisat pienet, kertaluonteiset ja satunnaiset menot muodostavat merkittävän osan kustannuksista.
Käytä menojen hallintaohjelmistoa hallitaksesi hankintakäytäntöjä. Tämä automatisoi useita manuaalisia tehtäviä, jotka hidastavat maksettavien laskujen käsittelyä.
Talousosasto voi käyttää sitä tunnistaakseen riskejä ja petoksia, nopeuttaakseen hyväksyntä- ja laskunkäsittelyä sekä saadakseen tietoa organisaation kulutustottumuksista ja huolenaiheista.
