Johdanto:
Suurten datamäärien, älyteknologian ja jatkuvan kehityksen aikakaudella hankintatiimit luopuvat tehottomista ja epätarkoista manuaalisista menetelmistä. AI ja prosessiautomaatio parantavat tehokkuutta, tuottavuutta ja näkemyksiä eHankintajärjestelmässä. Kuitenkin manuaaliset yritykset, joiden yrityskulttuuri on vastahakoinen, saattavat kamppailla sopeutuakseen eHankintaan. Onnistunut eHankinnan käyttöönotto ja hyväksyttävyys organisaatiossa edellyttää sen hyötyjen ja toteutuksen tuntemista.
Mitä eHankintajärjestelmät ovat?
eHankinta (tunnetaan myös nimellä E-Procurement) ratkaisut ovat suljettuja järjestelmiä, jotka mahdollistavat tiimisi ostaa tuotteita ja palveluita verkossa pilvipohjaisen tietojen hallinnan ja tekoälyohjatun prosessien optimoinnin avulla.
Sen lisäksi, että eHankintajärjestelmä tarjoaa vähittäiskaupan kaltaisen ostokokemuksen, se antaa organisaatioille mahdollisuuden hallita kaikkia hankintamenettelyjä, aina hankinnasta maksuun (P2P) strategisesta hankinnasta sopimushallintaan ja toimittajasuhteiden hallintaan.
Verkon eHankintaratkaisut ovat usein Software as a Service (SaaS) -palveluita, jotka soveltavat päivityksiä, ominaisuuksia ja turvallisuusparannuksia automaattisesti.
Rakenteeseen sisältyvä käyttäjätuki ja vähäisemmät ohjelmisto- ja laitteistovaatimukset pienentävät IT-jalanjälkeä SaaS-ratkaisuissa.
Ne voivat vaihdella automatisoidusta hankintaohjelmistosta koko hankintasviittiin, jossa on toimitusketjun hallinta, varastonhallinta ja tietopohjaiset kulujen hallintakomponentit.
Sekä suuret että pienet yritykset hyötyvät eHankintaohjelmistosta:
- Suojaa ostopyyntöjä laskupetoksilta, varkauksilta ja hallitsemattomalta kulutukselta keskitetyn, käyttäjäystävällisen ostokokemuksen avulla.
- Automatisoi kaikki yritystoiminnot, mukaan lukien hyväksyntämenettelyt, parantaaksesi tuottavuutta, tehokkuutta ja kustannussäästöjä.
- Saa kattava näkyvyys ja seuranta kaikista transaktiotiedoista kuluanalytiikan avulla paikallisilla työasemilla ja mobiililaitteilla.
- Keskitetty, reaaliaikainen tietojen hallinta ja pääsy parantavat organisaation laajuista yhteistyötä, analyysia ja päätöksentekoa.
- Täydellinen ja tarkka toimittajasopimusten noudattaminen ja suorituskyvyn seuranta parantaa toimittajahallintaa, toimitusketjun optimointia ja sopimusten hallintaa.
- Toimittajaportaali tukee sähköistä laskutusta, yhteistyötä sekä oivallusten ja mahdollisuuksien jakamista kaikkien toimittajien kanssa täydellisen integraation ja kulutuksen läpinäkyvyyden avulla.
- Poista paperipohjaiset, manuaaliset työnkulut ja vähennä ihmisen osallistumista yleisiin menettelyihin säästääksesi aikaa, resursseja ja rahaa.
- Integroi kaikki liiketoiminnan osastot mestarijärjestelmään yhdistämällä hankinta ERP-ohjelmistoon.
- Ohjelmisto varastonhallintaan
- Projektinhallintatyökalut
- Ohjelmisto kirjanpitoon
- CRM-järjestelmät hallitsevat asiakkaita.
- Monia muita ohjelmistoratkaisuja prosessin optimoituun, johdonmukaiseen, kattavaan ja läpinäkyvään tiedon käyttöön ja jakamiseen.
- Tarjoa pääsy maailmanlaajuiseen toimittajaketjuun ja integroitu tuki valuutoille, kielille sekä kansalliselle ja kansainväliselle määräysten hallinnalle helpottaaksesi globaalia hankintaa.
- Tee hankintaosastosta strateginen lähde käyttökelpoiselle tiedolle ja lisäarvolle, ei pelkästään kustannussäästöille.
Sisällyttämällä jatkuvan parantamisen työnkulkuihisi eHankintajärjestelmäsi voi tarjota syvempiä tietonäkemyksiä, jotka helpottavat tiimisi ja toimittajien noudattamisen ja suorituskyvyn seurantaa.
Tehokkaan eHankintajärjestelmän toteutussuunnitelman laatiminen
eHankinnan hyötyjen ymmärtäminen auttaa suunnittelemaan käyttöönottoasi.
Voit auttaa organisaatiotasi siirtymään tekemällä strategian ja noudattamalla sitä. Se voi olla pitkä matka, jossa on joitain kuoppia.
Jokainen yritys on erilainen, mutta nämä yksinkertaiset toimenpiteet auttavat sinua omaksumaan onnistuneesti:
Aloita siitä, missä olet, ja valitse sitten määränpääsi.
Ensinnäkin tunnista ja kirjaa hankintatoimintasi ja liiketoimintaprosessisi.
Tämä voi auttaa tunnistamaan hankintojen hallinnan kipupisteet ja luomaan listan eHankintatarpeista.
Listaa muutokset, jotka tarvitaan tavoitteidesi saavuttamiseksi.
Tietäminen, mitä haluat muuttaa ja miten sen saavuttaa, on ratkaisevaa.
Mitä muutoksia tarvitaan hallitsemattoman kulutuksen poistamiseksi ja epäsuoran kulutuksen läpinäkyvyyden lisäämiseksi?
Mitkä prosessit ja säännöt on otettava käyttöön ja valvottava tärkeiden toimittajien ennakkomaksualennusten turvaamiseksi?
Mitä muutoksia tarvitaan suojaamaan yritystäsi toimittajariskeiltä ylläpitämällä sopimusten, turvallisuuden ja määräysten noudattamista?
Nämä ovat joitain kysymyksiä, joita kannattaa pohtia listaa tehdessä.
Muista, että kulttuuriset ja operatiiviset muutokset voivat olla tarpeen.
Tarvitset koulutusta ja opetusta saadaksesi johdon hyväksynnän ja tuen päivittäisiltä käyttäjiltä, jotka käyttävät teknologiaa.
Määritä ihanteelliset eHankintaohjelmiston ominaisuudet.
Kaikki hankintojen hallintajärjestelmät eivät ole samanlaisia. Valintasi tulisi vastata teknologisia, taloudellisia ja tukitarpeitasi.
Kehitä ja tallenna KPI:t seurataksesi ja arvioidaksesi toteutustasi.
Lyhyemmät ostotilausjaksot? Tehokkaampi tarjouspyyntö?
Manuaalisesti käsiteltyjen ostotilausten kokonaismäärä? Yksityiskohtainen kulujen analyysi tarkempaan taloudelliseen raportointiin?
Mittarisi eroavat kilpailijoistasi, mutta kattava tietojen näkyvyys ja selkeät standardit voivat säästää aikaa ja vaivaa reaaliaikaisen seurannan avulla ennen ja jälkeen käyttöönoton.
Esitä vakuuttava liiketoimintatapaus johdolle.
Johdon hyväksyntä takaa projektinhallinnan resurssit ja ylhäältä alaspäin suuntautuvan tuen operatiivisille ja kulttuurisille muutoksille, jotka ovat tarpeen menestyksen saavuttamiseksi.
Valitse paras eHankintaratkaisu ja suunnittele sen käyttöönotto.
Oikean eHankintaratkaisun valitsemisen lisäksi tarvitset vaiheittaisen lähestymistavan menestyksen saavuttamiseksi.
Ollaan yksityiskohtaisia ja aloitetaan pienestä.
Aloita suurimmista toimittajistasi ja laajenna sitten.
Tämä vähentää tuotantohäiriöitä ja antaa mahdollisuuden tarkastella toimitusketjuasi poistamaan päällekkäisyyksiä, korkean riskin toimittajia sekä kulu- ja menettelykategorioita.
Prosessimuutosten lisäksi saatat tarvita aluksi opintoseminaareja, intensiivistä ohjelmistokoulutusta ja tukimateriaaleja, joita tiimisi voi tarvita jatkuvaa viittausta varten.
Tämä koskee myös toimitusketjun toimittajia. Tiimisi saattaa tarvita koulutusta ja apua uuden hankintojen hallintaratkaisusi oppimiseksi ja järjestelmiensä yhdistämiseksi toimittajaportaaliisi, jos käytät sellaista.
Jos hankintaohjelmistotoimittajasi tarjoaa apua ja koulutusta, hyödynnä sitä.
He ovat varmasti auttaneet asiakkaita kuten sinua suunnittelemaan ainutlaatuisia ratkaisuja aiemmin ja voivat tarjota neuvoja varmistaakseen sujuvan käyttöönoton ja yhdenmukaisen käyttäjäkokemuksen.
Mittaa ja arvioi suunnitelmasi tehokkuutta ennen toteutusta, sen aikana ja jälkeen.
Käytä luomiasi KPI:tä Step 4:ssä seurataksesi projektiasi ennen ja toteutuksen aikana ja tehdäksesi muutoksia sen jälkeen.
Kun prosessiparannuksesi kehittyvät, saatat tarvita uusia KPI:tä.
Näiden KPI:iden seuranta voi myös auttaa sinua tunnistamaan käyttäjien turhautumista/sekavuutta tai teknologian puutteita ja korjaamaan ne koulutuksella tai uudella laitteella ennen kuin niistä tulee kriisejä.
Sisällyttämällä jatkuvan parantamisen työnkulkuihisi eHankintaratkaisusi voi tarjota syvempiä tietonäkemyksiä, jotka helpottavat tiimisi ja toimittajien noudattamisen ja suorituskyvyn seurantaa.
Strateginen ja kannattava hankinta eHankinnan avulla
Kukaan ei halua jäädä jälkeen. Siirtyminen pilvipohjaiseen eHankintateknologiaan auttaa organisaatiotasi kilpailemaan globaalisti samalla kun vähennät riskejä ja lisää tehokkuutta ja kannattavuutta.
Valitse sopiva hankintaohjelmisto ja saa ne hyödyt, joita organisaatiosi tarvitsee menestyäkseen.
Yhteenveto:
eHankintajärjestelmä voi parantaa hankintojen tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja strategiaa. Organisaatiot voivat säästää rahaa, parantaa toimittajasuhteita ja lisätä tuottavuutta huolellisesti suunnittelemalla käyttöönoton, valitsemalla oikean ohjelmiston sekä seuraamalla ja parantamalla järjestelmää. eHankinnan käyttö auttaa organisaatiotasi kilpailemaan globaalisti, vähentämään riskejä ja lisäämään voittoja.
