Yrityssopimus on muutakin kuin luettelo oikeuksista ja velvollisuuksista. Yrityksen omaisuutta on hallinnoitava ja arvioitava. Sopimusten elinkaaren hallinnalla voidaan myös säästää rahaa ja parantaa liiketoimintakäytäntöjä.
Miten yrityksesi pitäisi hyödyntää sopimusten elinkaaren hallintaa (CLM)?
Mitä sopimusten laatimiseen, hallinnointiin ja uusimiseen liittyy? Tarkastellaan keskeisiä kohtia:
- Sopimuksen elinkaaren hallinnan edut
- CLM-järjestelmän vaiheet
- Miten teknologia voi tehostaa tätä prosessia
Sopimuksen elinkaaren hallinta
Sopimuksen elinkaaren hallinta nopeuttaa sopimusten laatimista ja hyväksymistä, kodifioi asiakirjojen tallennuksen ja haun sekä arvioi ja uudistaa sopimuksia hyväksyttyjen kriteerien perusteella.
CLM:n käyttöönotto tehostaa sopimusten hallinnointia ja takaa, että jokainen yrityksesi tekemä sopimus täyttää korkeat kriteerit ja saa kustannus- ja riskihyväksynnän.
CLM:n 6 kasvuhakuista etua
Sopimuksen elinkaarenhallintaratkaisu on muutakin kuin asiakirjojen varastointi. Yritykset voivat parantaa hankintatoimintaansa, tehdä parempia päätöksiä ja lisätä kannattavuuttaan käyttämällä oikeita toimittajia, jotka täyttävät niiden tarpeet turvallisesti ja tehokkaasti oikean teknologian avulla.
CLM-järjestelmän käyttöönotolla on monia etuja:
- Virtaviivaistettu hankinta: Sopimusten seuranta tuottaa toistettavan, skaalautuvan ostomenettelyn. Vähennämme sähköpostiin perustuvia ostopulmia ja muita hankaluuksia.
- Kustannussäästöt: Sopimusten hallinta: Osastojen hyväksyjät ovat mukana jokaisessa ostotapahtumassa. Avoimuuden lisääntyessä yrityksesi voi tehdä parempia ostopäätöksiä ja varmistaa kustannustehokkuuden ja turvallisuuden jokaisessa tapahtumassa.
- Strategisen hankinnan tukeminen: CLM-ohjaus auttaa tiimejä tarkistamaan toimittajasuhteita ja optimoimaan toimittajapoolia siten, että se muodostaa ensisijaisen luettelon korkealaatuisista toimittajista.
- Kolmannen osapuolen riskien pienentäminen: myyjien arviointi ja strateginen hankinta vähentävät ulkoisia riskejä. Myyjien tunteminen ja sopimusten suorituskyvyn seuranta vähentävät vaikeuksia ja petoksia.
- Lainsäädännön noudattamisen valvonta: Valvomalla toimittajan toimintaa valvot sopimusten noudattamista. Säännöllisillä toimittaja-arvioinneilla varmistetaan, että toimittajat noudattavat kaikkia sopimuslausekkeita. Vaatimustenmukaisuuden seuranta on automatisoitua, mikä vapauttaa lakitiimisi aikaa muihin tehtäviin.
- Parempi menoanalyysi: Hankintajärjestelmäsi runsaat sopimus- ja toimittajatiedot ovat nyt käytettävissä. Menoanalyysin avulla voidaan tehdä parempia menopäätöksiä, yhdenmukaistaa budjettia ja vähentää kassavuotoja.
9 keskeistä vaihetta sopimusten elinkaaren hallinnassa
Sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmän tulisi olla helppo, tehokas, sidosryhmien käytettävissä ja opettavainen kaikille osastoille.
CLM-prosessissa on 9 vaihetta alusta loppuun:
1. Ostopyyntö
Sidosryhmät tunnistavat liiketoiminnan tarpeet. He toimittavat hankintalomakkeen tai ostopyynnön tarvittavista tuotteista tutkittuaan ja arvioituaan mahdollisuuksia. Pyynnöt käynnistävät hyväksymisprosessit. Hankintojen hallintaratkaisussa ohjelmisto ohjaa lomakkeen oikeille osastopäälliköille ja päätöksentekijöille hyväksyttäväksi. Talous- tai hankintaosasto aloittaa sopimukset sen jälkeen, kun hankinta on hyväksytty ja myyjä valittu.
2. Sopimuksen tekeminen
Hankintaryhmä laatii ostosopimuksen tutkimuksen ja pyynnön perusteella. Sopimuksessa on määriteltävä laatu, määrä ja määräaika. Turvallisuus-, rahoitus- ja lakiosaston ei-neuvottelukelpoiset vaatimukset olisi sisällytettävä sopimukseen. CLM-järjestelmät voivat luoda tekoälyn tuottamia sopimustyöprosesseja sopimusten laatimisen yksinkertaistamiseksi.
3. Neuvottele
Ostoryhmä ja myyjä neuvottelevat sopimusehdot molempia osapuolia tyydyttäviksi. Kun myyjän parametrit on viimeistelty, sopimus voidaan hyväksyä.
4. Tilausten hyväksyminen, täyttäminen
Rahoitus ja osto hyväksyvät hankinnan ja lähettävät sen myyjälle. Myyjä täyttää tilaukset. Kun ostaja on vastaanottanut tilauksen ja täsmäyttänyt sen, kirjanpito vastaa kolmeen suuntaan, hyväksyy laskun ja maksaa sen.
5. Sopimusten hallinta sopimusten elinkaaren hallinnassa
Sopimus koodataan ja sitä seurataan keskitettyyn arkistoon oston hyväksymisen jälkeen. Jokaisen sopimuksen asettaminen ilmoitusjärjestelmään auttaa tiimiä valmistautumaan välitavoitteisiin, seuraamaan edistymistä ja tekemään due diligence -tarkastuksen ennen uusimista.
6. Hae
Sisäiset sidosryhmät voivat tutkia sopimusta, jos kysymyksiä ilmenee. Sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmä luo hakukelpoisen tietokannan myyjistä ja sopimuksista, mikä helpottaa tarkastusketjuja ja sopimusten tarkistuksia.
7. Analysointi, raportointi
Talous- ja hankintatoimi arvioi kaikkien sopimusten menot, budjetin ja käytön. Raportointi ja analyysi auttavat budjetoinnissa, hankinnoissa sekä myyjien ja tuotteiden valinnassa.
8. Riskit ja sääntöjen noudattaminen
Jos ilmenee huolenaiheita tai sisäisiä tarkastuksia tehdään usein, järjestelmäsopimuksia arvioidaan vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja kolmansien osapuolten hankintariskien, kuten petosten, vähentämiseksi. Jokainen sivustolla oleva sopimus on tarkistettavissa.
9. Palvelussuhteen päättyminen/uusiminen
Hankintahenkilöstö tutkii yhteyksien uusimisia niiden lähestyessä. Tämä voi sisältää vaatimustenmukaisuuden arviointeja, hintapäivityksiä tai ostajan käytön mukautuksia. Tiimi voi tehdä valistuneita valintoja sopimusten uusimisesta, mukauttamisesta tai irtisanomisesta koko tämän tarkastelujakson ajan. Tulevaisuuden analysointia varten järjestelmä voi tallentaa asiakkaan tekemän toimittajan irtisanomisen syyt ja yksityiskohdat.
Sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmisto yksinkertaistaa hallintaa
Yritykset saattavat käsitellä satoja myyjiä ja tuhansia sopimuksia vuosittain. Kun sopimuksia uusitaan säännöllisesti, uusia hankintoja tehdään ja palvelutasoja muutetaan, kaikkien tietojen järjestäminen ja seuranta saattaa kuormittaa lakiasiain- tai kirjanpito-osastoa liikaa.
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmistot voivat yksinkertaistaa CLM:ää keskittämällä digitaaliset tiedot, tehostamalla ilmoituksia ja tarjoamalla perusteellisia analyysejä ja raportointia.
Tiimisi voi virtaviivaistaa työnkulkua oikean CLM-ohjelmiston avulla:
- Sopimuksen ja ostotilauksen luominen ja lähettäminen automaattisesti
- Mallit toistuvia sopimuksia varten
- Uusien sopimusten sisäisten hyväksyntöjen seuranta
- Myyjä- ja sopimustietojen etsiminen järjestelmästä.
- Uudistamisilmoitus- ja due diligence -järjestelmien luominen
- Sääntöjen noudattamisen tai riskien seuranta teknologian avulla
- Myyjien sisään-, ulos- ja sisään- ja uloskirjoittamisen hallinnointi
Sopimuksia käsittelevien yritysten kannalta on ratkaisevan tärkeää varmistaa asianmukainen notaarinlausunto. Lue lisää yrityssopimusten notaarin tehtävistä.
Kun yrityksesi lisää myyjiä, hankintatoimintoja ja menoja, myyjien hallintaratkaisu tai CLM-ohjelmisto helpottaa sopimusten hallinnan skaalaamista.
