Johdanto
Hankinta, joka on keskeinen toiminto kaikissa yrityksissä, vaatii suurta tarkkuutta, ennakoitavuutta ja ketteryyttä. Kuitenkin se kohtaa usein merkittäviä haasteita, jotka voivat haitata tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Automaatioiden integrointi hankintaprosesseihin voi tarjota mullistavan ratkaisun, joka vastaa näihin haasteisiin ja parantaa kokonaisvaltaista suorituskykyä. Tässä artikkelissa tarkastellaan, miten automaatio voi ratkaista kuusi merkittävää hankinnan haastetta varmistaen, että yritykset pysyvät kestävinä ja kykenevinä nopeaan sopeutumiseen dynaamisessa markkinaympäristössä.
Miksi liiketoimintajohtajat pitävät BPA:sta
Pipefyn hiljattain tekemä kysely osoitti, että vaikka monet yritysjohtajat näkevät kustannussäästöt edelleen tärkeänä hyötynä ja liiketoimintaprosessien automaatioteknologian ajurina, parempi päätöksenteko, kilpailuetu ja tehokkuus olivat myös tärkeitä.
Yli 70 % johtajista ja yli 80 % ylimmästä johdosta sanoi, että tehokkuus oli tärkein syy prosessien automaatioon. Tuottavuuden saavuttaminen motivoi 64 %:a ylimmästä johdosta ja 77 %:a johtajista. Yli puolet molemmista ryhmistä mainitsi virheiden vähentämisen motivaattorina.
Pääsyyt prosessiautomaation ohjelmiston käyttöönottoon
| Ajuri | Ylin johto | Johtaja |
| Tehokkuuden lisääminen | 79% | 71% |
| Tuottavuuden parantaminen | 64% | 77% |
| Virheiden vähentäminen | 59% | 52% |
| Luoda enemmän aikaa työntekijöille keskittyä arvoa luovaan työhön | 54% | 38% |
| IT-resurssien säästäminen | 52% | 45% |
| Kustannussäästöt | 46% | 56% |
| Tarve laajentaa prosesseja tai työnkulkuja | 34% | 35% |
Miten tämä vaikuttaa hankinnan haasteisiin?
Kasvava kiinnostus ja investoinnit BPA-ohjelmistoihin hyödyttävät hankintatiimejä. Hankintatiimit tulevat kestävämmiksi yksinkertaistamalla automaatiota ja tekemällä työnkulun muutokset helpommiksi näiden teknologioiden avulla.
Vältä manuaalista laskujen käsittelyä, tiedon näkyvyyttä, sokeita pisteitä tai pullonkauloja, viivästyneitä maksuja, ohitettuja määräaikoja ja tiedonsyöttövirheitä.
Liiketoimintaprosessien automaation edut
Kaksi kolmasosaa johtajista ja yli puolet johtajista sanoi, että liiketoimintaprosessien automaatioteknologiat paransivat tietoa ja päätöksentekoa. Yli puolet molemmista ryhmistä ajatteli, että BPA-työkalut parantavat ketteryyttä.
| Hyödyt | Ylin johto | Johtajat |
| Parempi tieto ja päätöksenteko | 66% | 52% |
| Parantunut ketteryys | 55% | 51% |
| Parempi yhteistyö | 55% | 48% |
| Kustannussäästöt | 54% | 61% |
| Parempi kyky mitata KPI:ta ja mittareita | 48% | 45% |
| Johdonmukaisempi prosessin lopputulos | 41% | 52% |
Kuusi suurinta hankinnan ongelmaa
Hankintaan liittyy ihmisiä, prosesseja ja järjestelmiä yrityksen koosta riippumatta. Monimutkaisuutensa vuoksi hankintaprosessit voivat olla alttiita kuudelle hyvin tunnetulle ongelmalle:
| Haaste | Perussyy |
| 1. Liikaa manuaalista työtä | Rikkonaiset työnkulut, riippuvuus taulukoista ja sähköposteista |
| 2. Prosessi- tai työnkulun aukot | Vanhojen järjestelmien, teknologiapinon monimutkaisuus |
| 3. Kyvyttömyys reagoida nopeasti muutoksiin | Nopeasti kehittyvät työnkulut tai prosessit |
| 4. Ei riittävästi resursseja | IT-kaistanleveys ja/tai työjonot |
| 5. Tieto- tai yhteistyösaarekkeet | Näkyvyyden puute, integraation puute |
| 6. Vaikeus tehdä tietoon perustuvia päätöksiä | Tarkan tai relevantin tiedon saaminen vie aikaa |
.
Digitaalisen automaation pelastus
Tehottomat ja epätarkat hankintakäytännöt voivat vahingoittaa yrityksen suorituskykyä.
Hankinnan automaatio ja digitalisointi voivat muuttaa vanhentuneet järjestelmät ja tehottomat prosessit tulevaisuudenkestäväksi hankintatoiminnaksi, joka tuottaa pitkäaikaista liiketoiminta-arvoa.
Vähentää manuaalisen työn tehottomuutta ja virheitä
Jos hankinta on rikki, tiimit voivat tehdä tarpeetonta manuaalista työtä. Useat taulukot ja loputtomat sähköpostiketjut tai hajautetut viestintäkanavat ovat merkkejä epäonnistuneesta hankintaprosessista.
Ylimääräiset taulukot ja postilaatikot osoittavat työlästä toimintaa kulisseissa. Taulukko/sähköpostidata saarekkeet, yhteistyöesteet ja epäonnistuneet siirrot ovat yleisiä.
Puutteellinen tai osittainen tieto aiheuttaa useita viiveitä. Kun asiat etenevät työnkulussa, kalliit virheet ja uudelleentyöt ovat tyypillisiä, koska sähköpostit ja taulukot käyttävät standardoimatonta ja hajautettua tietoa.
Nämä ongelmat vievät aikaa ja energiaa pois arvoa tuottavista tehtävistä, kuten markkina-analyysistä, hinnoitteluneuvotteluista, toimittajahallinnasta ja laadunvalvonnasta.
Nämä työläät prosessit ovat helpompia automatisoida, kun hankinta on digitalisoitu ja keskitetty. Toimitusajat paranevat, virheet minimoidaan ja hankintatiimit voivat keskittyä kustannusten vähentämiseen ja tuottoa tuottaviin toimintoihin.
Yhdistää työnkulun aukot
Katkonaiset yhteydet osien, järjestelmien ja sovellusten välillä aiheuttavat joskus viestintä- tai työn siirtoaukkoja. Vanhojen järjestelmien tehottomuudet ja keskeytykset johtavat ohitettuihin määräaikoihin, myöhästyneisiin hyväksyntöihin sekä näkyvyyden ja vastuun puutteeseen.
Manuaaliset kiertotiet ovat käytettävissä, mutta suuren teknologiapinon ylläpitäminen voi estää löytämästä parempaa toimintatapaa.
Teknologiapinon monimutkaisuus oli merkittävä este prosessiautomaation käyttöönotolle 32 %:lle johtajista ja 27 %:lle ylimmästä johdosta Pipefyn kyselyn mukaan.
Koodittomat prosessiautomaatiot yksinkertaistavat, kutovat ja vahvistavat eri liikkuvia osia, prosesseja ja ihmisiä ilman jäykkiä, joustamattomia kriteerejä, jotka eivät pysty pysymään liiketoiminnan muutoksissa. Tämä koherentimpi, järjestetty, yhdistetty ja reagoiva työ- ja tietovirta ei aiheuta aukkoja, taukoja, viivästyksiä tai monimutkaisuutta.
Muutoksenhallinta yksinkertaistettu
Liiketoimintamenetelmät kehittyvät kuten kaikki muukin. Niiden menetelmät voivat muuttua, kun joku löytää paremman tavan toimia. Joskus muutos on tarpeen, koska teknologiapinoon lisätään uusia sovelluksia ja järjestelmiä tai vanhat komponentit mukautetaan.
Prosessit muuttuvat yritysstrategian ja markkinamuutosten myötä. Kun tiimikoko tai -rakenne muuttuu, prosesseja on mukautettava.
Nämä ulkoiset vaikutukset vaikuttavat merkittävästi hankintaprosesseihin. Koska hankinta varmistaa, että yritys saa tarvitsemansa tavarat ja palvelut, tiimien on reagoitava nopeasti ja tehokkaasti.
Digitaalinen hankinta mahdollistaa hankintatiimien nopean sopeutumisen. Tämä koskee erityisesti koodittomia hankintatyökaluja. Liiketoimintatiimi, joka tuntee prosessin parhaiten, voi tehdä erilaisia työnkulun muutoksia ja automaatioita ilman kalliita mukautuksia.
Vastaa resurssipulaan
Kehittyvien hankintaprosessien hallinta vaikuttaa enemmän kuin vain hankintahenkilöstöön. Mukautukset kuormittavat myös IT- ja kehitystiimejä. Kun hankintatiimin tarpeet muuttuvat tai toimitusketjut katkeavat, heidät voidaan ohjata muista liiketoimintatavoitteista korjaamaan tai mukauttamaan hankintaprosessia.
Työläiden tehtävien automatisointi ja prosessien päivittäminen tuhlaa kehittäjäresursseja, lisää IT:n työjonoa ja vähentää kehittäjien kaistanleveyttä, minkä 64 % IT-johtajista sanoo olevan suurin este uusien teknologioiden käyttöönotolle.
Koodittomalla automaatiolla suunnitellut ja ylläpidetyt digitaaliset prosessit mahdollistavat IT- ja liiketoimintatiimien ratkaisujen nopean ja turvallisen toimittamisen IT:n hyväksymän työkalupaketin avulla. Täydellisellä IT-valvonnalla liiketoimintatiimit voivat tehdä joitakin muutoksia ja reagoida nopeammin markkinakehityksiin, uusiin mahdollisuuksiin, kilpailijan toimiin ja asiakaspalautteeseen.
IT-tiimit voivat käsitellä monimutkaisia hankintaprosesseja lisäämättä henkilökuntaa tai mukauttamalla teknologiapinon komponentteja, mikä on kallista. Digitaaliset prosessit on helpompi standardisoida, mikä tekee turvallisuuden ja sääntöjen noudattamisen valvonnasta helpompaa ja vähentää varjo-IT:tä ja manuaalisia kiertoteitä, jotka lisäävät riskejä ja virheitä.
Poistaa tieto- ja yhteistyösaarekkeet
Tiimi, jolla on rajallinen kaistanleveys ja joka hallitsee useista sovelluksista, alustoista, taulukoista ja tietokannoista koostuvaa teknologiapinoa, voi pirstoa tietoja ja luoda viestintäsaarekkeita. Päivittäisten manuaalisten käsittelyjen ja lukemattomien pyyntöjen käsittelyn lisäksi virheet, viivästykset, häiriöt ja hallitsematon kulutus lisääntyvät.
Hankinnan automaatio yhdistää ihmiset, prosessit ja työkalut saumattomasti. Digitaalinen automaatio-ohjelmisto yhdistää eri liikkuvat osat yhtenäiseksi, digitalisoiduksi järjestelmäksi, mikä tekee hankintatoimien yhdistämisestä, näkemisestä ja hallinnasta helpompaa. Tieto virtaa vaivattomasti ihmisten ja työkalujen välillä.
Parempi päätöksenteko hankinnan haasteisiin
Nopeus ja keskittyminen erottavat yrityksen, joka pysyy kilpailun tahdissa, siitä, joka johtaa. Päätöksenteon tarkkuus ja tehokkuus tekevät eron.
Kokonaisvaltainen data-analyysi nopeasti, kuvioiden, perussyiden ja poikkeavuuksien tunnistaminen nopeammin kuin aiemmin. Generatiivinen AI antaa hankintatiimeille nopean pääsyn KPI:hin ja muihin indikaattoreihin, tehden heistä strategisia kumppaneita ja arvon orkestroijia.
Tulevaisuuden näkymät
Alle 25 % hankintatiimeistä omaa pitkän aikavälin digitaalistrategian Gartnerin mukaan. Tämä data osoittaa, että useimmat hankintatiimit eivät ole valmiita seuraavaan suureen mullistukseen ja jäävät paitsi mahdollisuuksista säästää kustannuksia, säilyttää resursseja ja parantaa tehokkuutta.
Mikä tahansa ajanjakso voi tuoda ennennäkemättömiä muutoksia. Digitaalinen hankinta mahdollistaa yrityksille uusien mahdollisuuksien hyödyntämisen ja markkinamuutoksiin sopeutumisen nyt ja myöhemmin.
Yhteenveto
Yhteenvetona hankintaprosessien automatisointi vastaa moniin hankinnan sisäisiin haasteisiin, muuttaen ne tehokkuuden, ketteryyden ja paremman päätöksenteon mahdollisuuksiksi. Vähentämällä manuaalista työtä, yhdistämällä työnkulun aukot, yksinkertaistamalla muutoksenhallintaa, vastaamalla resurssipulaan, poistamalla tietosaarekkeet ja parantamalla päätöksentekoa, hankintatiimit voivat merkittävästi parantaa suorituskykyään ja strategista arvoaan. Kun liiketoimintaympäristö jatkaa kehittymistään, digitaalisten hankintastrategioiden omaksuminen on elintärkeää kilpailukyvyn säilyttämiseksi ja pitkän aikavälin menestyksen saavuttamiseksi.
