Miten hyödyntää tekoälyä hankinnoissa  

Herättääkö termi tekoäly (Artificial Intelligence, AI) mielikuvia futuristisista maisemista, jotka ovat täynnä autonomisia koneita ja älykkäitä robotteja? 

Vaikka tämä ajatus ei olekaan täysin kaukaa haettu, tekoälyn muutosvoima ei rajoitu vain scifi-tarinoihin. Kuten olemme nähneet ChatGPT:n nousun myötä, tekoälyllä on konkreettinen voima muuttaa eri liiketoiminta-aloja, eikä hankintateollisuus ole siitä poikkeus.

Luvut puhuvat puolestaan: Deloitten vuonna 2019 tekemässä tutkimuksessa kävi ilmi, että 51 prosenttia hankintajohtajista (Chief Procurement Officers, CPO) ilmoitti käyttävänsä kehittynyttä analytiikkaa. Vielä enemmän huomiota herättää se, että 25 prosenttia on kokeillut tekoälyä tai kognitiivisia ratkaisuja hankinnoissa, mikä on huomattava harppaus edellisvuoden 19 prosentista.

Tässä artikkelissa tarkastellaan tekoälyn roolia ja merkitystä hankinnoissa ja selvitetään, miten tämä teknologinen ihme virtaviivaistaa toimitusketjun prosesseja ja vahvistaa toimitusketjun älykkyyttä.

Käsittelemme seuraavia aiheita: 

1. Tekoälyn sovellusalat hankinnoissa 
2. Tekoälyn hyödyt hankintaprosessissa 
3. Esimerkkejä tekoälyn käytöstä hankinnoissa
4. Tekoälyn parhaat käytännöt hankinta-alan ammattilaisille 

Tekoälyn sovellusalat hankinnoissa 

Aikakaudella, jolloin digitaalinen muutos valtaa liiketoimintaa, on tärkeää, että ymmärrät mekanismin, joka ajaa tätä muutosta. 

Tekoälyllä (Artificial Intelligence, AI) tarkoitetaan periaatteessa mitä tahansa “älykästä” ohjelmistoa tai algoritmia, jolla on kyky oppia. Siihen kuuluvat esimerkiksi koneoppiminen (ML), jossa järjestelmät voivat kehittyä ajan mittaan datan perusteella, tai luonnollisen kielen käsittely (NLP), jonka avulla koneet voivat ymmärtää ja tuottaa ihmisten kieltä.

Seuraavassa on lueteltu ensisijaiset tekoälyn sovellusalat, joita voit hyödyntää hankintastrategioissa:

Koneoppiminen (ML): ML on joukko algoritmeja, jotka seulovat aiempia käyttäytymismalleja ja tunnistavat niistä kuvioita. Nämä kuviot antavat sitten tietoa päätöksistä tai ennusteista. Kuvittele skenaario, jossa toimitusketjujärjestelmä analysoi ennakoivasti ostohistoriaa ja ennustaa tulevaa kysyntää. ML:n avulla järjestelmät voivat trendien manuaalisen analysoinnin sijaan ennustaa, milloin varastot saattavat olla vähissä tai mikä toimittaja voi tarjota optimaaliset kustannukset aiempien tapahtumien perusteella, mikä parantaa toimitusketjun älykkyyttä.

Robottiprosessien automatisointi (RPA): Ajattele RPA:ta digitaalisena työvoimana. Se on ohjelmisto, joka on suunniteltu noudattamaan ohjeita ja suorittamaan toistuvia tehtäviä. Vaikka monet asiantuntijat saattavat väittää, ettei kyseessä ole “todellinen tekoäly”, sen vaikutus on kiistaton. Ajatellaanpa vaikka niinkin arkipäiväistä tehtävää kuin laskujen käsittely. RPA voidaan asettaa skannaamaan, validoimaan ja käsittelemään eri toimittajilta tulevia laskuja, mikä vähentää merkittävästi manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta. Lisäksi RPA voi käsitellä tilausten tekemistä, lähetysten seurantaa ja paljon muuta, mikä mullistaa tekoälyn tehokkuuden toimitusketjun menettelyissä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että oikean tekoälysovelluksen avulla hankinta voi muuttua toiminnallisesta välttämättömyydestä strategiseksi voimaksi, joka lisää operatiivista tehokkuutta ja tuo organisaatioille vertaansa vailla olevaa lisäarvoa. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä erilaisten tekoälysovellusten väliset erot, ennen kuin voit integroida ne onnistuneesti hankintatoimiin.

Tekoälyn hyödyt hankinnoissa 

Kun tekoäly otetaan käyttöön hankintaprosesseissa, perimmäisenä tavoitteena on tehostaa ja yksinkertaistaa manuaalisesti suoritettavia tehtäviä.

Historiallisesti hankintateollisuutta ovat vaivanneet manuaaliset prosessit, jotka usein ovat monimutkaisia ja hankalia, kuten laskujen manuaalinen tarkistaminen, paperiset tarjouspyynnöt ja aikaa vievät toimittaja-arvioinnit. Nykyään tekoäly purkaa tätä monimutkaista järjestelmää ja tarjoaa ratkaisuja, jotka hyödyntävät algoritmien voimaa sopimusten hallinnassa, tarjoavat strategista hankintaymmärrystä ja virtaviivaistavat tehtäviä, kuten automaattista laskujen täsmäytystä ja ennakoivaa kysynnän ennustamista.

Mikä on tästä saatava lisähyöty? Suurin hyöty tulee mahdollisuudesta käsitellä valtavia tietomääriä sellaisella nopeudella ja tarkkuudella, joka ylittää ihmisen kyvyt.

Konkreettisemmalla tasolla tässä on joitakin etuja, joita tekoäly voi tuoda hankinnoihin

• Lisääntynyt tehokkuus: Ajattele aikaa vievää toimittajien tarjouksien vertailuprosessia, jossa toimittajien tarjouksia tarkastellaan tarkkaan kannattavimpien vaihtoehtojen löytämiseksi. Tekoälyn avulla nämä tarjoukset analysoidaan vain hetkessä, ja sen lisäksi järjestelmä myös muistaa mieltymyksesi, mikä nopeuttaa tulevien tapahtumien läpimenoaikoja ja antaa sinulle ja tiimillesi mahdollisuuden keskittyä strategisiin tehtäviin.
  

• Parannettu päätöksenteko: Kuvitellaan toimittajien vertailuprosessia. Tekoälyn hyödyntäminen auttaa saamaan nopeasti ja luotettavasti tietoa kunkin toimittajan historiallisesta suorituskyvystä, luotettavuuspisteistä ja palautteesta, mikä takaa tietoon perustuvan ja järkevän päätöksen.
  

• Kustannussäästöt: Tekoälyn soveltaminen kustannusanalyysissä  on yksinkertaisesti mullistavaa. Tekoälyä käyttävä hankintapäällikkö voi esimerkiksi tunnistaa toistuvat tilaukset, joihin voidaan soveltaa suuralennuksia, jolloin voidaan neuvotella paremmista hinnoista ja vähentää merkittävästi kustannuksia.
  

• Riskien vähentäminen: Toimittajien konkurssit, puutteet ja viivästykset voivat häiritä kokonaisia toimitusketjuja. Tekoäly voi ennakoida tällaisia taloudellisia epävakaisuuksia analysoimalla markkinatietoja, uutisia ja tilinpäätöstietoja, jolloin mahdolliset kriisit voidaan välttää ennen niiden puhkeamista.
  

• Skaalautuvuus ja mukautuvuus: Laajentuville yrityksille hankintatietojen määrä voi olla ylivoimainen haaste. Tekoälyjärjestelmillä on kyky käsitellä ja analysoida laajoja tietokokonaisuuksia ja tarjota reaaliaikaisia oivalluksia yrityksen kasvaessa ja markkinoiden muuttuessa.
  
• Suuntausten seuraaminen: Oletko koskaan huomannut tietyn tuotekategorian nousua? Tekoäly voi seurata tätä suuntausta, ennustaa sen pysyvyyttä ja ehdottaa varastointistrategioita tulevia sesonkeja varten, mikä varmistaa, että pysyt askeleen edellä ja varasto on aina täynnö.

Esimerkkejä tekoälyn käytöstä hankinnoissa

Tekoäly auttaa sinua tekemään älykkäämpiä, nopeampia ja kustannustehokkaampia päätöksiä ja varmistaa, että hankintaprosessisi pysyvät virtaviivaisina ja kilpailukykyisinä.

Mutta tarkemmin sanottuna, missä hankintaprosesseissa tekoälyä voidaan hyödyntää eniten?

• Hankinnat: Oletko kyllästynyt käymään läpi lukuisia tietokantoja manuaalisesti? Tekoälyn avulla voit kerätä ja analysoida ulkoisia tietoja ja tunnistaa mahdolliset toimittajat paljon nopeammin kuin manuaalisessa prosessissa. Tekoälyyn perustuva työkalu voidaan esimerkiksi ohjelmoida tunnistamaan toimittajia, jotka vastaavat yrityksesi kestävyystavoitteita tai hinnoittelukynnyksiä.
  

• Tarjouspyyntöjen luominen: Pitkien kokousten ja manuaalisten luonnosten sijaan tekoälyjärjestelmät voivat nyt luoda tarjouspyyntöasiakirjoja, jotka perustuvat sinun ja yrityksesi sidosryhmien täyttämiin yksinkertaisiin kyselylomakkeisiin. 
  

• Tarjousten arviointi: Tekoäly voi arvioida huolellisesti useiden toimittajien tarjouksia ja punnita hyviä ja huonoja puolia ennalta määritettyjen kriteerien perusteella. Voit esimerkiksi käyttää tekoälyä suurhankkeen tarjousten arviointiin ja varmistaa, että valittu toimittaja täyttää halutut kestävyys-, budjetti- ja aikataulukriteerit.
  
  
• Toimittajaneuvottelut: Kuvittele, että neuvotteluissa voit hyödyntää, ei vain asiantuntemustasi, vaan sen lisäksi myös reaaliaikaista data-analytiikkaa. Tämä on se etu, jonka tekoäly tuo neuvotteluihin. Sen sijaan, että luottaisit pelkästään intuitioon tai aiempiin kokemuksiin, sinulla on nyt digitaalinen liittolainen, joka analysoi nykyisiä markkinasuuntauksia, tarkastelee aiempia neuvottelutuloksia ja arvioi jopa kyseisen toimittajan taloudellista vakautta. Jos esimerkiksi neuvottelet raaka-aineiden irtotilauksesta, tekoäly voi antaa nopeasti tietoa maailmanlaajuisista hintavaihteluista, minkä ansiosta voit tehdä sopimuksen, joka on sekä kilpailukykyinen että nykyisen markkinatilanteen mukainen.
  

• Sopimukset ja neuvottelut: Sopimukset voidaan laatia tehokkaasti tekoälyn avulla, mikä varmistaa sääntöjen noudattamisen ja tuo esiin riskit. Voit esimerkiksi ottaa tekoälyn käyttöön sopimusten uusimisen valvomiseksi, jolloin määräaikojen laiminlyönnit ja sopimusrikkomukset vähenevät.
  

• Toimittajahallinta: Tekoäly auttaa parantamaan toimittajien sisäänajoa, lähettää kohdennettua viestintää, seuraa toimittajien kestävyysmittareita ja tarjoaa suorituskykyyn liittyviä tietoja.
  

• Hankintalomakkeiden ja tilausten tekeminen: Hankintalomakkeiden ja tilausten tekeminen voi olla yksitoikkoista. Tekoälytyökalu voi tunnistaa mahdolliset poikkeamat jo ennen kuin lomakkeet saapuvat hyväksyttäväksi, mikä vähentää hyväksymisaikaa huomattavasti.
  

• Laskutus: Tekoäly varmistaa maakohtaisten sääntöjen noudattamisen, laskee monimutkaiset verot tarkasti ja mahdollistaa ostokanavien validoinnin. Tämä voi auttaa sinua poistamaan laskutuseroja.
  
  
• Maksut: Kuvittele maksureittiesi optimointi reaaliaikaisten valuuttakurssien, maksujen ja maksutapojen tiedoilla. Hankinnassa käytettävä tekoäly saavuttaa tämän, tarjoten etuja, kuten maksuehtojen optimointia, mikä taas tarjoaa mahdollisuuden säästää transaktiokustannuksissa.

Tekoälyn parhaat käytännöt hankinta-alan ammattilaisille

Yhteenvetona, tekoälyn integrointi hankintaoperaatioihin vaatii yksityiskohtaista strategiaa. Tekoälyn, kuten minkä tahansa uuden liiketoimintastrategian käyttöönotto tulee olla harkittu ja tietoon perustuva valinta. 

Tässä on 7 yleistä parasta käytäntöä, joita suosittelemme noudattamaan:

1. Määrittele Selkeät Tavoitteet ja Käyttötapaukset: Ennen tekoälyn integrointia sinun on ymmärrettävä, mikä on yrityksesi pääasiallinen haaste. Esimerkiksi, jos yrityksesi kamppailee manuaalisen laskunhallinnan kanssa, tekoäly voi tarjota ratkaisuja, jotka automatisoivat ja optimoivat tämän erityisen tehtävän.
   
   
2. Edistä Poikkitieteellistä Yhteistyötä: Tekoälyn integrointi hankintoihin voi vaikuttaa eri osastoihin. Yhteistyö varmistaa, että IT-osasto ymmärtää hankintatiimin erityisvaatimukset, siinä missä talousosasto on valmis kohdentamaan tarvittavat resurssit tekoälysovelluksiin.
   
   
3. Varmista Korkealaatuinen Data: Hyvä data on tehokkaan tekoälyn selkäranka. Esimerkiksi, jotta tekoäly voi auttaa tarkassa kysynnän ennustamisessa, historiallisten myyntitietojen on oltava tarkkoja, kattavia ja johdonmukaisesti muotoiltuja.
   

4. Aloita Pienillä Pilottiprojekteilla: Ennen laajamittaista toteutusta suosittelemme pienen pilotin suorittamista. Tekoälyä voidaan aluksi käyttää tietyn tuotekategorian toimittajavalintaprosessin optimointiin. Tämä kokeilu auttaa tunnistamaan mahdollisia haasteita ja hiomaan strategiaa.
   

5. Keskity Muutosjohtamiseen: Siirtyminen tekoälyä hyödyntäviin hankintaprosesseihin saattaa vaatia uusien työkalujen omaksumista. Esimerkiksi säännölliset koulutukset varmistavat, että hankintatiimi ymmärtää, kuinka käyttää uutta tekoälyllä tehostettua sopimuksen hallintajärjestelmää.
   

6. Valvo, Arvioi ja Iteroi: Menestyksen avain on jatkuva arviointi. Esimerkiksi tekoälyn integroinnin jälkeen kuluanalyysiin säännölliset tarkastukset voivat auttaa ymmärtämään, vastaavatko tarjotut oivallukset yrityksen taloudellisia tavoitteita.
   
   
7. Pysy Eettisenä ja Vaatimustenmukaisena: Kun tekoäly otetaan käyttöön avustamaan päätöksentekoa, on tärkeää säilyttää eettisyys. Esimerkiksi käytettäessä tekoälyä toimittajien seulontaan, päätösten ei tulisi perustua aikaisempiin mieltymyksiin vaan niiden tulisi perustua objektiiviseen suorituskykydataan.

Yhteenveto  

Hankinnoissa tekoäly tarkoittaa edistyneen teknologian ja algoritmien integroimista, jotka mahdollistavat sen, että aiemmin manuaalisesti tehdyt tehtävät hoitavat koneet ihmisten sijaan, ja näin parannetaan tarkkuutta, nopeutta ja tehokkuutta.

Vaikka tämä evoluutio saattaa vaikuttaa valtavalta prosessilta, tekoälyn omaksuminen muuttaa perustavasti hankintaprosesseja. Oikein toteutettuna tekoäly lisää huolellisuutta, perusteellisuutta ja tarkkuutta tehtävissä, jotka ovat olleet työläitä ja manuaalisia. 

Loppujen lopuksi tekoäly tarjoaa syvemmän analyyttisen näkökulman, raivaten tietä hankintamenetelmille, jotka ovat sekä innovatiivisia että vankkoja.