6 parasta käytäntöä tehokkaaseen hankintojen hallintaan

Without strong controls over how much each area spends and what the company buys, many problems can arise. Spending that isn’t covered by a contract gets out of hand. Businesses take on more IT risk than they need to. The people in charge of procurement can’t see what they’re buying in real time or from above. The best finance and procurement teams use good buying management techniques to deal with these problems. Find out what purchasing management is and the six best ways to buy things that will save you money and lower your risk.

Mitä ostojen hallinnointi tarkoittaa?

Hankintojen hallinnointi on työtä, jossa pidetään silmällä ja hallinnoidaan kaikkea, mikä liittyy tavaroiden ja palvelujen hankkimiseen yrityksellesi.

Se sisältää kaiken, mikä liittyy ostamiseen, kuten:

• Ostosäännöt ja -käytännöt
• Hyväksymisen työnkulut
• Ostotilausten ja ostopyyntöjen tekeminen ja niiden hyväksyminen.
• Hintojen vertailu ja markkinatutkimus
• Uusien lähteiden löytäminen ja tarkistaminen strategisesti.
• Prosessit riskien hallintaa ja vähentämistä varten
• Sopimuksista puhuminen
• varmistaa, että laatustandardeja ja sopimuksia noudatetaan

Erityisen tärkeä osa hyvää osto- ja hankintaprosessia on keskittyä rakentamaan ja ylläpitämään suhteita myyjiin.

Paremmat suhteet tavarantoimittajiin tekevät liiketoiminnastasi vakaamman pitkällä aikavälillä, auttavat sinua saamaan paremmat ehdot ja pienentävät tietyntyyppisiä toimittajariskejä, kuten markkinariskiä.

Miksi strukturoitu ostojen hallinta on tärkeää?

Parempi suojautuminen riskeiltä

Hyvin harkittu hankintasuunnitelma auttaa ostotiimejä suojaamaan yritystään monilta riskeiltä, joita liittyy yhteistyöhön ulkopuolisten toimittajien kanssa.

Tämä suunnitelma alkaa päätöksenteosta ja jatkuu koko ostoprosessin ajan.

Tarjoamalla ostajille keinon arvioida kutakin toimittajaa, toimittajien valintakäytännöt auttavat heitä tekemään objektiivisia päätöksiä siitä, mitkä toimittajat ovat kaikkein riskialttiimpia.

Sopimusten noudattamista ja suorituskyvyn arviointia koskevat kokoukset ovat tärkeä osa hankintojen hallintaa, koska niissä varmistetaan, että myyjät noudattavat sopimusehtoja, ja ne antavat hankintaosastolle mahdollisuuden kertoa myyjille, mitä heidän on tehtävä parantaakseen tilannettaan.

Menojen parempi seuranta

Hankintajohtajat näkevät selkeämmin, miten yritys käyttää rahojaan, jos he ottavat käyttöön tiukan järjestelmän hankintojen hallintaa varten.

Yksi parhaista tavoista hoitaa hankintoja on käyttää erikoisohjelmistoja, joiden avulla voidaan seurata ja valvoa, kuinka paljon yritys käyttää rahaa.

Nämä tehokkaat alustat näyttävät reaaliajassa, kuinka paljon rahaa käytetään osastoittain, alueittain ja työntekijöittäin. Parhaat niistä antavat myös mahdollisuuden arvata, kuinka paljon rahaa käytetään seuraavalla tilikaudella.

Myyjäsuhteiden parempi hoitaminen

Yksi hankinnanhallinnan tärkeistä tavoitteista on parantaa yrityksesi ja sen toimittajien välistä kumppanuutta.

Ei riitä, että ystävystyt toimittajasi yrityksen asiakaspäällikön kanssa.

On tärkeää selvittää, miten kumppanuus voisi hyödyttää molempia osapuolia, jotta voidaan varmistaa, että sopimus auttaa molempia yrityksiä saavuttamaan tavoitteensa.

Toimittajasuhteiden hallintaan tulisi kuulua säännöllisiä tarkastuskokouksia (kolmen kuukauden välein), joissa keskustellaan toimittajien toiminnasta ja etsitään keinoja asioiden parantamiseksi.

Halvemmat tavarat

Jäsennelty hankinnanhallintamenetelmä alentaa kustannuksia monin tavoin, esimerkiksi vertailemalla hintoja, asettamalla sääntöjä riskienhallintaa varten ja keskittymällä pitkäaikaisten strategisten suhteiden rakentamiseen.

Tehokas ostojen hallintaohjelmisto antaa tietoja hintavertailuista ja vinkkejä päällekkäisistä menoista, mikä auttaa sinua saamaan parempia tarjouksia ja etsimään tapoja yhdistää SaaS-lisenssejä.

Toimittajasuhteiden korostaminen tarkoittaa, että sopimukset kestävät pidempään, mikä alentaa uusien toimittajien etsimisestä ja aloittamisesta aiheutuvia kustannuksia.

Kun käytät riskinhallintamenettelyjä ja ostotyönkulkuja, on epätodennäköisempää, että yritystäsi haastetaan oikeuteen tai että se joutuu maksamaan toimittajan huonojen tiedonhallintakäytäntöjen aiheuttamien tietoturva-aukkojen korjaamisesta.

Kuusi parasta tapaa käsitellä ostoksia

Käytä näitä parhaita tekniikoita helpottaaksesi ostosten hallintaa.

1. Kirjoita ylös ja jaa ostosäännöt

Jotta voit hallita ostoja hyvin, sinun on ensin oltava selvillä säännöistä ja vaiheista, joita jokaisen ostopäällikön on noudatettava.

Näiden sääntöjen pitäisi tehdä asia selväksi:

• Kenellä on valta päättää, mitä ostetaan?
• Kun esimiehen tai ylimmän johtajan on hyväksyttävä osto…
• Miten ihmisten tulisi pyytää lupaa ja mitä tietoja heidän on annettava, jotta vastuuhenkilö voi tehdä tietoon perustuvan valinnan.
• Miten löytää myyjät, jotka ovat jo “hyväksyttyjen ostajien” luettelossa?
• Kuka vastaa siitä, että myyjäsuhteita hoidetaan, kun ne on perustettu?

Kun hankintakäytäntösi ovat selkeät, varmista, että ne ovat yleisesti tiedossa ja helposti kaikkien niitä tarvitsevien löydettävissä.

Tähän on parasta käyttää toimiston wikityökalua, kuten Notionia tai Sliteä, mutta voit myös käyttää asiakirjojen tallennuspalvelua, kuten Boxia tai Google Drivea. Vendrin avulla voit myös keskittää SaaSin hallinnan, jotta kaikki sujuu sujuvammin.

2. Nopeuta tarkistusprosessia automatisoimalla tehtäviä.

Edellisessä vaiheessa laatimiesi sääntöjen mukaan sinun pitäisi saada hyväksyntä ostoksille tiettyinä aikoina ja tietyillä tavoilla.

Aseta automaattiset hyväksyntätyönkulut ostojen hallintajärjestelmään nopeuttaaksesi päätöksentekoprosessia ja asioiden allekirjoittamista.

Tässä tapauksessa hyväksyntätyönkulun menetelmä voi näyttää seuraavalta:

1. Alueen päällikkö tai ostopäällikkö lähettää ostopyynnön ja kaikki tarvittavat paperit sen tueksi.
2. Automaattinen viesti kertoo oikealle ylimmälle johtajalle, että ostopyyntö on valmiina tarkasteltavaksi.
3. He saavat toisen automaattisen varoituksen, jos he eivät tee sitä tiettyyn päivämäärään mennessä.
4. Pomo tarkastelee pyyntöä ja joko hyväksyy tai hylkää sen tai lähettää sen takaisin ja pyytää lisätietoja.
5. Osastopäällikkö tai ostopäällikkö saa vanhemman johtajan vastauksen perusteella oikean automaattisen viestin.

Tällainen automatisoitu hyväksyntätyönkulku tekee tarpeettomaksi jatkokeskustelut, kuten “Hei, näitkö sähköpostini uudesta CRM-ostosta?”, ja nopeuttaa ostoprosessia.

3. Etsi paikkoja, joissa ohjelmistolisenssit yhdistyvät.

SaaS-ohjelmistojen ostaminen on usein hajautettua, mikä tarkoittaa, että osastopäälliköt ostavat ohjelmistoja kuulematta ketään muuta.

Tämä aiheuttaa usein ohjelmistolisenssien risteytymisen, mikä on loistava tilaisuus säästää rahaa ja pienentää riskejä.

Esimerkiksi sekä myynti- että toimintatiimisi ovat maksaneet projektinhallintatyökaluista. Operatiivinen tiimi käyttää ClickUpia, kun taas myyntitiimi käyttää Monday.comia.

Tässä tilanteessa on parasta tarkastella, mitä molemmat joukkueet tarvitsevat, vertailla hintoja ja ominaisuuksia ja valita sitten yksi alusta molempia varten.

Sitten voit neuvotella sopimuksen uudelleen haluamasi myyjän kanssa, ja koska sinulla on enemmän käyttäjiä, sinun pitäisi saada parempi hinta.

4. Käytä hintavertailua parempien tarjousten saamiseksi.

Hankintojen hallinnassa ei ole kyse pelkästään lopputuloksesta, mutta on tärkeää etsiä keinoja saada paras mahdollinen hinta ostoksesta.

Käytä hintavertailuja, jotta saat paremman tarjouksen ohjelmistoja ostaessasi.

Hintavertailun avulla saat käsityksen siitä, kuinka paljon muut alan toimijat veloittavat tietystä tuotteesta.

Kun tilauksia on paljon, erityisesti yritystasolla, hinnat ovat lähes aina neuvoteltavissa. Voit käyttää sitä, että SaaS-ostotyökalusi kertoo sinulle, mitä muut ihmiset todellisuudessa maksavat (Vendr tekee näin), vipuvoimana, kun neuvottelet sopimusehdoista.

5. Kiinnitä huomiota pitkäaikaisiin siteisiin myyjien kanssa

Strategiset toimittajat ovat erittäin tärkeitä yrityksesi päivittäisten prosessien kannalta. Liiketoiminnan jatkaminen ilman heitä olisi mahdotonta.

Tämä voidaan osoittaa hyvin myynnin CRM-järjestelmästäsi. Markkinoilla on paljon vaihtoehtoja, mutta siirtyminen edellyttäisi suurta muutosta toimintatapoihin.

Ostopäälliköiden olisi pyrittävä luomaan hyvät suhteet näihin tärkeimpiin toimittajiin. Tämä auttaa ymmärtämään, miten ne toimivat sisäisesti, ja osoittaa mahdolliset riskit.

Jos esimerkiksi huomaat, että toimittaja ei halua tukea tiettyä prosessiesi kannalta tärkeää ominaisuutta, voit alkaa suunnitella toimittajan vaihtamista ajoissa.

6. Käytä erikoistyökaluja varmistaaksesi, että ostokset sujuvat hyvin.

Hankintojen hallintaohjelmisto auttaa sinua organisoimaan ja saamaan parhaan hyödyn irti ostoprosessin jokaisesta vaiheesta, myyjän valinnasta suhteiden seurantaan ja ohjelmistojen uusimiseen.

Voit tehdä kaiken hankintojen hallintaan liittyvän yhdessä paikassa, ja jos valitset oikean työkalun, voit säästää paljon rahaa SaaS-kustannuksissa.

Joitakin tärkeitä asioita, joita kannattaa etsiä, ovat:

• Hintojen vertailuanalyysi laajalla tietomäärällä
• räätälöityä apua ostamisen ammattilaisryhmältä
• Sopimuksen uusimista koskevat ilmoitukset
• Päällekkäiset varoitukset
• Työvirtojen automatisoidut hyväksynnät
• Raportointinäytöt, joita voidaan muuttaa