Mahdollisimman suuri tulo pankissa on avain yrityksen menestykseen. Siksi on tärkeää seurata kulutusta aina rivikohtaisesti. Tämä voi olla ylivoimaista pienemmille organisaatioille, mutta oikeilla työkaluilla ja asenteella tehokas kulujen hallinta on saavutettavissa. Miten keräät ja kontekstualisoit kulutustiedot? Mitä tapahtuu, jos et tee niin?
Tänään käsittelemme kulujen hallinnan hienouksia ja parhaita tapoja optimoida sitä tietojen järjestämiseksi. Näitä taktiikoita voidaan ottaa käyttöön välittömästi tai asteittain. Ne kaikki auttavat yhdistämään ostajat, hyväksyjät ja taloustiimit, vähentämään liiallista ja hallitsematonta kulutusta sekä parantamaan kulujen näkyvyyttä.
Mitä opit tästä artikkelista:
- Kulujen hallinta ja miksi se on tärkeää taloudellesi
- Kuinka tehokas kulujen hallinta voi auttaa hankintatiimiäsi
- Viisi tapaa parantaa kustannusten hallintaa tänään
Kulujen hallinnan määrittely.
Kulujen hallinta luokittelee, kvantifioi, hankkii ja analysoi hankintatietoja koko yrityksessäsi. Tehokas kulujen hallinta on toimintajärjestelmä, joka auttaa talous- ja hankintatiimejä analysoimaan kulutustietoja, minimoimaan hukkaa, tehostamaan toimintoja sekä ennustamaan ja budjetoimaan.
Hyvä kulujen hallinta antaa sinun nähdä, kuinka paljon yritys kuluttaa, minne rahat menevät (kategorian, sijainnin, osaston jne. mukaan) ja miten kulutus vaikuttaa yrityksen kasvuun ajan myötä.
Organisaatiot luokittelevat kulutusta
Kaikki kulutus ei ole tasa-arvoista kulujen hallinnassa. Useimmat yritykset kuluttavat neljässä kategoriassa: Suorat, Epäsuorat, Häntä ja Hallitsematon. Jokainen kategoria on tärkeä kulutuskäytännössäsi ja vaatii erillisiä seurantaja hallintatapoja. Tarkastellaan kutakin.
- Suora kulutus: Organisaatiosi käyttää rahaa raaka-aineisiin ja tuotteisiin valmistusta varten. Tämä on suurin osa yrityksesi kulutuksesta.
- Epäsuora kulutus: Suuret rahasummat yrityksen pyörittämiseen ovat epäsuoraa kulutusta. Vaikka ne eivät liity suoraan tuotteen kustannuksiin, nämä kustannukset ovat silti merkityksellisiä. Toimintakustannukset, palvelut, ylläpito ja teknologia ovat epäsuoria.
- Häntäkulu: Nämä ostot muodostavat jopa 20 % hankintabudjetistasi. Näitä kuluja ei ole helppo luokitella. Ne voivat olla harvinaisia tai kertaluontoisia, ja niiden taloudelliset arvot ovat liian alhaiset hankinnan hyväksyntään. Rahansäästö häntäkuluja hallitsemalla on haastavaa, mutta se kannattaa.
- Hallitsematon kulutus: Vaikein hallita mutta tärkein. Ostaminen hankintamenettelyn ulkopuolella kutsutaan hallitsemattomaksi tai uskaliaaksi kulutukseksi. Tämä voi sisältää yrityskortilla tehdyt teknologiaostot tai kuluraportin hätävarusteiden ostot.
Miksi kulujen hallintastrategia on tärkeä?
“Pidä pennit silmällä, ja dollarit huolehtivat itsestään” Vanha sanonta, mutta hyvä kustannustenhallintaperiaate. Kulujen hallinta on kriittistä hankintakustannusten hallitsemiseksi, suurista pääomamenoista pieniin satunnaisiin kuluihin.
Kuten aiemmin mainittiin, “pennit”—pienet, vaikeasti jäljitettävät tapahtumat, jotka muodostavat suuren osan kulutuksestasi—ovat haitallisimpia. Kulutuksen hallitsemiseksi seuraa näitä pienempiä ostoja ja yhdistä ne vahvemman vipuvaikutuksen saamiseksi.
Tuhlaava kulutus voidaan vähentää hyvällä kulujen hallinnalla. Se voi paljastaa päällekkäisyyksiä, käyttämättömiä ohjelmistoja, tahattomia tilauksia, kadonneita maksuja ja hallinnollisia virheitä, jotka maksavat yrityksellesi aikaa ja rahaa. Täydellisen näkyvyyden avulla voit maksaa etukäteen ja saada toimittajasäästöjä.
Heikon kulujen hallintastrategian vaikutus
Yrityksen pyörittäminen ilman tehokasta kulujen hallintastrategiaa on kuin laittaisi kotitalouden kulut luottokortille tarkistamatta tiliotetta. Ilman tietoista kulutusrajoitusta voit pysyä kannattavana, mutta et tiedä, milloin tai kuinka lähellä olet kriittistä pistettä.
Kriisin tai liiketoiminnan keskeytymisen jälkeen yritykset, erityisesti kasvavat, saattavat priorisoida kulujen hallintaa. Budjetin ylitykset, kassavirran vaihtelut, toimitusketjun hallinnan haasteet ja kuluttajien luottamus voivat tuhota yrityksen, jos nämä ongelmat jatkuvat.
Vain hallitsemalla kulut voit täyttää sitoumuksesi, kehittää työvoimaasi, parantaa tuotteitasi ja selviytyä taloudellisista myrskyistä.
Kuinka kulujen hallinta parantaa hankintaa
Hankinta priorisoi kustannusten vähentämistä ja säästöjä. Älykäs kulujen hallinta saavuttaa tämän tavoitteen ja parantaa hankintaa monin tavoin:
- Järjestelmät tehostavat ostoja, mikä tekee pyynnöistä nopeampia ja helpompia.
- Suosittujen toimittajien käyttö nopeuttaa arviointia, neuvottelua ja toimeenpanoa.
- Parempi toimittajien hallinta vähentää kiireellistä työtä, vapauttaen tiimejä työskentelemään suurempien hankintaprojektien parissa.
- Varastonhallinta parantaa toimitusketjun ja valmistuksen yhteensopivuutta, eliminoiden viime hetken materiaalipyyntöjä ja tuotantoviivästyksiä.
Viisi menestyksekästä kustannusten hallintastrategiaa
Prosessien parantaminen vie aikaa. Voit vähitellen integroida erilaisia pieniä, tehokkaita taktiikoita hallintakäytäntöihisi ja tuoda tiimit ajan tasalle.
Tässä on viisi yksinkertaista tapaa parantaa menettelyäsi ja hallita yrityksen kulutusta paremmin:
1. Strateginen hankinta
Yksi helpoimmista ja tehokkaimmista tavoista säästää rahaa ja vähentää riskejä on vahvistaa toimittajasuhteita.
Aloita keräämällä tietoja yrityksesi sopimuksista ja toimittajista. Kysy osastopäälliköiltä heidän 10 tai 15 parasta toimittajaansa. Kun olet kerännyt ja keskittänyt nämä tiedot (taulukkolaskentaan), voit löytää päällekkäisyyksiä kuten:
- Yhden toimittajan kanssa työskentelevät urakoitsijat
- Eri osastot käyttävät samanlaisia työkaluja
- Yleisien tarvikkeiden ostaminen kahdesti
- Ohjelmistolisenssit tai työkalut, jotka uusiutuvat automaattisesti
Nämä helpot havainnot voivat auttaa yritystäsi supistamaan toimittajalistaansa suosittuun listaan. Tämän jälkeen voit hyödyntää:
- Parempia hinta- ja volyymialennuksia
- Parempia suosittuja toimittajasopimuksia
- Alhaisempia laskujen käsittely- ja maksukuluja
2. Ilmoita kulutusprosessisi
Selkeät ohjeet ovat tarpeen, jotta ostajat ja sidosryhmät noudattavat niitä. Kulutusstandardien ja suojarajojen asettaminen organisaatiossasi on ensimmäinen askel kulutuksen hallintastrategian luomisessa.
Yksinkertaiset, selkeästi määritellyt kulutusohjeet riittävät. Kulutuksen parametrit sisältävät:
- Missä ja miten asiakkaat voivat tehdä pieniä ostoja (kuratoitu luettelo, hyväksytty toimittajalista).
- Kuka voi tehdä ostotilauksia.
- Mitkä ostorajat ja hyväksyntäprosessit ovat olemassa dollarimäärän, osaston jne. mukaan.
3. Vakioi hyväksynnät
Määritettyäsi kulutusohjeet tarvitset toistettavat ostojen hyväksyntätyönkulut. IT, turvallisuus, lakiasiat ja talous saattavat joutua hyväksymään ostot ostotyypistä riippuen.
Hyvän hyväksyntäprosessin askeleet sisältävät:
- Uusien hankintalomakkeiden vakioiminen. Sisällytä kaikki asiaankuuluvat tiedot hankintalomakkeeseen sopimuksen tarkistamiseksi ja sulkemiseksi.
- Määritä, milloin ja miten hyväksyjät käsittelevät ostopyyntöjä ja kuka voi aloittaa prosessin.
- Määritä osaston hyväksyntäkriteerit. Erityiset vaatimukset voivat sisältää:
- Lakitekstit tai arviointi uusille toimittajasopimuksille tai erityishyväksyntä monivuotisille sopimuksille.
- IT tarvitsee laitteistospesifikaatiot ostamiseen.
- InfoSec tarvitsee toimittajakyselyitä ennen uuden ohjelmiston tai lisälaitteiden asentamista.
- Talous neuvottelee sopimukset tietyn summan ylittävistä summista.
- Laadi viestintäsuunnitelma hankintahuolille tai lisätiedoille.
- Lisää ostot kulujen hallintajärjestelmääsi sulkemisen jälkeen uusimisten, hintojen ja sopimusehtojen seuraamiseksi.
Luo yksinkertainen, toistettava menettely, jotta sidosryhmät tietävät aina, missä he ovat, vähentäen hallitsematonta ja kirjaamatonta kulutusta.
4. Seuraa ja arvioi kulutusta
Aloita keräämällä kaikki sopimukset ja kulut yhteen paikkaan ja kehitä mekanismi uusien tapahtumien lisäämiseksi seurantajärjestelmään. Tietoja voidaan sitten käyttää ennustamiseen, budjetointiin ja kulutuksen analysointiin. Täydellisten, reaaliaikaisten tietojen avulla voit:
- Löytää budjetin ylittävät kulut sijainnin, kategorian, osaston tai muiden tekijöiden perusteella.
- Tehostaa hankintaa ja ostamista säästääksesi rahaa.
- Luoda tehokkaita KPI:itä yrityksen kulutuksen ja tulostavoitteiden seuraamiseksi.
- Saadaksesi parhaat tarjoukset tavaroista ja palveluista, vertailuhinnoittele ja analysoi toimittajia.
- Valmistele taloudellisia raportteja ja tilintarkastuksia nopeammin ja vähemmillä vaiheilla.
5. Prosessien automaatio
Tehokas kulujen hallinta ja hankintaohjelmisto voi helpottaa hankinta-, ostoreskontra- ja talousosastoja yrityksen kasvaessa. Hankinnasta maksuun -prosessin automatisoimalla voit säästää rahaa työvoimakustannuksissa, virheissä ja aikaisen maksun alennuksissa.
Kulujen hallintaratkaisut auttavat systematisoimaan ostomenettelysi ja tarjoavat etuja kuten:
- Automaattiset ostotilausten hyväksynnät tunneissa viikkojen sijaan. Hyväksyntä, osto, vastaanotto ja sovittaminen ovat helpompia tämän virtaviivaistamisen ansiosta, mikä voi nopeuttaa valmistusta ja jakelua.
- Täysin automatisoitu laskujen käsittely ja liitetyt maksut, jotka säästävät aikaa ja poistavat virheet.
- Automaattinen kategorian hallinta ja kulutusraportointi reaaliaikaisille, yksityiskohtaisille osto- ja sopimustiedoille.
