Johdanto
Tehokas sopimusten hallinnointi on ratkaisevan tärkeää toiminnan tehokkuuden ja yritysten suojelun kannalta nykypäivän dynaamisessa liiketoimintaympäristössä. Sopimusten hallinnointi on ratkaisevan tärkeää, mutta monet suuret organisaatiot eivät kuitenkaan pysty seuraamaan sopimuksia, tarvittavia velvoitteita ja uusimisia. Näkymättömyys voi aiheuttaa vakavia vaaroja ja taloudellisia tappioita. Tässä artikkelissa käsitellään viittä suurinta sopimushallinnan riskiä ja tarjotaan käytännön ratkaisuja, joiden avulla organisaatiosi voi selviytyä sopimushallinnan vaikeuksista.
Mikseivät suuryritykset voi seurata sopimuksiaan, mukaan lukien olennaiset sitoumukset ja uusinnat, kun taas pizzaketju voi kertoa, missä se on ja milloin se saapuu?
Sopimusten näkyvyys – kyky löytää, hakea, analysoida ja seurata sopimuksia välittömästi koko yrityksessä – on edelleen heikko monissa suurissa yrityksissä.
PwC:n mukaan tyypillisellä Fortune 2000 -yrityksellä on 20 000-40 000 voimassa olevaa sopimusta. Aiemmin sopimuksia säilytettiin pöydillä, arkistokaapeissa, jaetuilla asemilla tai sähköpostitse. Sopimuksia ei voi hakea nopeasti tai poimia niistä tietoja, jotka koskevat sopimusten voimassaolon päättymistä, uusimista ja velvoitteita.
Sopimusriskin lähteet
Skenaario aiheuttaa vakavan sopimusriskin. Pahoja asioita tapahtuu, kun sopimukset ovat jäsentymätöntä tietoa vaikeasti haettavassa arkistossa tai pöydällä. Manuaalisesti valvotun SOW-sopimuksen voimassaolo päättyi, mutta työtä tehtiin edelleen sen perusteella, mikä maksoi eräälle teknologiakonsultointiyritykselle 1,5 miljoonaa dollaria tuloja. Alennukset jätetään huomiotta, ja ei-toivotut uusinnat tapahtuvat automaattisesti.
Sopimusten huono näkyvyys
Sopimusten heikko näkyvyys on yksi viidestä suurimmasta sopimushallinnan virheestä, jotka voivat johtaa yritysten tulojen ja rahan menetykseen riippumatta siitä, ovatko sopimukset osto- vai myyntipuolen sopimuksia vai yrityksen laajuisia.
Muita riskejä ovat:
Riittämätön nopeus
Manuaaliset sopimusneuvottelut, luominen ja hyväksyminen ovat tehottomia ja edestakaisia: Yritykset menettävät tuloja sopimusten hitaan vaihtuvuuden vuoksi.
Epävarma vaatimustenmukaisuus
Inconsistent compliance with internal and supplier standards and risks: Without a comprehensive contract management platform, contracts are routinely put away and forgotten about, making supplier performance tracking difficult.
Standardoinnin puute
Sopimusjärjestelmien, -menettelyjen, -muotojen ja -lausekkeiden siilot: Organisaatioissa, joissa sopimuksia ei ole standardoitu, vanhentuneet tai vaatimustenvastaiset ehdot voivat vaikuttaa yritykseen myöhemmin.
Lisääntynyt monimutkaisuus
Maailmanlaajuisen liiketoiminnan, sääntöjen, toimittajien ja sitoumusten monimutkaisuus: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tultua voimaan organisaatioiden on oltava erityisen huolellisia, jotta vaatimustenmukaisuus sisällytetään toimittaja- ja asiakassopimuksiin.
Huonosti toteutetut sopimukset lisäävät riskiä. Sopimusriskien tunnistaminen ja hallinta ovat olennaisen tärkeitä hyvien tuomioiden kannalta. Suuret yritykset ovat kypsiä arvioimaan sopimusriskejä neuvottelujen aikana, mutta harvoin ne pystyvät valvomaan niitä jälkikäteen.
Yhteenveto
Sopimusriskien hallinta on ratkaisevan tärkeää organisaation taloudellisen ja toiminnallisen elinkelpoisuuden kannalta. Yritykset voivat vähentää tappioita ja parantaa tehokkuuttaan puuttumalla huonoon sopimusnäkyvyyteen, viivästyneeseen sopimusnopeuteen, epäselviin vaatimustenmukaisuussääntöihin, standardoinnin puutteeseen ja kasvavaan monimutkaisuuteen. Organisaatiot voivat paremmin seurata, analysoida ja täyttää sopimusvelvoitteet täydellisten sopimustenhallintajärjestelmien ja standardoitujen menetelmien avulla. Ennakoiva sopimusriskien hallinta on välttämätöntä ja strategista pitkän aikavälin menestyksen kannalta jatkuvasti muuttuvassa sääntely- ja yritysympäristössä.
