Zentralisierter und dezentralisierter Einkauf sind die Hauptmethoden, mit denen Unternehmen Produkte und Dienstleistungen beschaffen.
Beim zentralisierten Einkauf werden Beschaffungsentscheidungen und -verfahren in einer Abteilung oder einem Team gebündelt. Organisationen können durch diese Strategie Prozesse vereinfachen, die Effizienz steigern und Kosteneinsparungen maximieren.
Dieser Artikel untersucht den zentralisierten Einkauf, vergleicht ihn mit dezentralisiertem und hybridem Einkauf, bietet bewährte Verfahren für die Implementierung und beleuchtet die Vor- und Nachteile.
Sie werden lernen
- Wesentliche Vorteile und operatives Rahmenwerk des zentralisierten Einkaufs
- Vergleich der zentralisierten, dezentralisierten und hybriden Einkaufsansätze und deren Vor- und Nachteile
- Beste Techniken zur Zentralisierung des Einkaufs
- Wie Organisationen vom zentralisierten Einkauf profitieren.
Zentralisierter Einkauf
Zentralisierter Einkauf bedeutet, dass ein spezialisiertes Team oder eine Abteilung alle Einkäufe des Unternehmens verwaltet, einschließlich Waren, Verbrauchsmaterialien, Ausrüstung und Dienstleistungen.
Durch die Zentralisierung aller Einkäufe kann das Team die Kaufkraft der Organisation für Mengenrabatte nutzen, die Beschaffung beschleunigen, Kosten senken und Einheitlichkeit und Compliance in den Abteilungen sicherstellen.
Zentralisierter Einkauf gewährleistet Effizienz und Kosteneffizienz durch strategische Entscheidungsfindung, Lieferantenverhandlungen und Vertragsverwaltung.
Wichtige Vorteile des zentralisierten Einkaufs:
- Hohe Effizienz: Der Beschaffungsprozess wird verstanden und befolgt, wodurch die Beteiligten informiert bleiben und der Prozess voranschreitet.
- Kosteneinsparungen: Das Einkaufspersonal kennt das Budget des Unternehmens und kann sicherstellen, dass die Einkäufe die Geschäftsziele unterstützen.
- Kontrolle: Zentralisierter Einkauf macht Compliance und andere Beschaffungsprozesse konsistent und überwacht.
Zentralisierter, dezentralisierter und hybrider Einkauf
Viele Unternehmen nutzen je nach Bedarf unterschiedliche Einkaufsansätze. Ein hybrider oder dezentralisierter Einkaufsansatz kann in Betracht gezogen werden.
Dezentralisierter Einkauf ermöglicht lokalere Entscheidungsfindungen und schnellere Reaktionen der Abteilungen.
Hybrider Einkauf balanciert zwischen zentralisierten und dezentralisierten Modellen, um deren Vorteile zu maximieren.
Tabelle: Vergleich der Einkaufsmodelle
| Attribut | Zentralisierter Einkauf | Dezentralisierter Einkauf | Hybrider Einkauf |
| Entscheidungsfindung | Zentralisiert | Verteilt | Gemischt |
| Effizienz | Hoch | Variabel | Ausgeglichen |
| Kosteneinsparung | Maximiert | Niedriger im Vergleich | Moderat |
| Flexibilität | Niedriger | Höher | Anpassbar |
| Kontrolle | Stark | Variabel | Moderat |
Prioritäten und Unternehmensbedürfnisse bestimmen die Wahl des Modells. Unabhängig vom Einkaufsansatz ist eine klare Einkaufspolitik erforderlich, um die Einkaufsoperationen und -entscheidungen zu vereinfachen.
Beste Praktiken für zentralisierten Einkauf
- Bewertung des aktuellen Prozesses: Überprüfen Sie die Beschaffungsverfahren auf Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten.
- Ziele setzen: Setzen Sie klare, messbare Ziele für den zentralisierten Einkaufsplan.
- Plan detaillieren: Erstellen Sie eine Umsetzungsstrategie mit Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen.
- Mit Stakeholdern zusammenarbeiten: Beziehen Sie alle wichtigen Stakeholder ein, um Zustimmung zu erhalten und Probleme anzugehen.
- Schulen und unterstützen: Schulen Sie das Personal in den neuen Verfahren und Werkzeugen.
- Wichtige KPIs verfolgen: Die Effektivität des zentralisierten Einkaufs kann durch KPIs gemessen werden.
- Fortschritt bewerten: Überprüfen und ändern Sie regelmäßig Ziele und Vorgaben.
- Bei Bedarf anpassen: Erwarten Sie Planänderungen basierend auf Feedback und Leistungsindikatoren.
Vorteile des zentralisierten Einkaufs
Zentralisierter Einkauf zeigt sofort seine Vorteile.
Die Fähigkeit, Bestellungen schnell und effizient an einem zentralen Ort durchzuführen, Dopplungen im Lieferantenstamm zu erfassen, Kosteneinsparungen zu finden und zu automatisieren – es gibt viele Vorteile, die jeder Einkaufsleiter zu schätzen weiß.
Für das Unternehmen gibt es noch mehr Vorteile und Perspektiven:
- Sichtbarkeit erhöhen: Zentralisierter Einkauf bietet vollständige Überwachung des Beschaffungsprozesses, was eine bessere Bestands-, Vertrags- und Gemeinkostenverwaltung entlang der Lieferkette ermöglicht.
- ROI verbessern: Konsolidierte Einkäufe verbessern Preise und Konditionen und steigern die Gewinne.
- Lieferantenbeziehungen verbessern: Konsistente, fokussierte Einkaufsverhandlungen stärken die Beziehungen zu den Anbietern. Gute Beziehungen führen bekanntlich zu guten Geschäften.
- Zusammenarbeit verbessern: Zentralisierung vereint die Beschaffung und fördert die Interaktion der Geschäftseinheiten.
- Gemeinkosten senken: Durch Vereinfachung der Verfahren und Beseitigung von Redundanzen und nicht genehmigten Ausgaben können erhebliche Einsparungen erzielt werden.
Zentralisierter Einkauf ermöglicht es der Beschaffung, den Einkauf von Anfang bis Ende zu überwachen, zu optimieren und zu regulieren, was sich positiv auf das Ergebnis des Unternehmens auswirkt.
Herausforderungen des zentralisierten Einkaufs
Zentralisierter Einkauf verbessert die Produktivität und spart Geld, aber Organisationen müssen auch seine Herausforderungen bewältigen.
Mit einem durchdachten Plan kann eine Organisation diese Hindernisse überwinden, um die Wirksamkeit und Akzeptanz des zentralisierten Einkaufs zu verbessern.
Vollständige Akzeptanz ist entscheidend.
Zentralisierter Einkauf erfordert eine unternehmensweite Akzeptanz. Da die Strategie eine Änderung der Denkweise und der Arbeitsweise erfordert, können Abteilungen Widerstand leisten, weil sie an eine direktere Kontrolle beim Einkauf gewöhnt sind.
Um eine breite Akzeptanz sicherzustellen, kommunizieren Sie die Vorteile klar, lösen Sie Bedenken und zeigen Sie, wie der zentralisierte Einkauf die Effizienz und Flexibilität früherer Systeme erreichen oder übertreffen kann. Ohne unternehmensweite Unterstützung riskiert diese Einkaufsmethode Nichtkonformität und andere Ineffizienzen, die ihre Vorteile schmälern.
Niedrige Genehmigungsgeschwindigkeit
Zentralisierung vereinfacht viele Beschaffungsprozesse, kann aber auch Engpässe schaffen, mit denen das Personal nicht vertraut ist.
Alle Kaufanfragen über eine Abteilung zu leiten, kann die Anzahl der Entscheidungen und Genehmigungen erhöhen und den Prozess verzögern. Kostenkontrolle, Risikomanagement und Einhaltung der Einkaufspolitik sind für ein großes Unternehmen entscheidend, aber einige Mitarbeiter könnten frustriert sein.
Komplexes Verfahren für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen
Zentralisierte Einkaufssysteme sind für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen schwer umsetzbar.
Konkurrierende Bedürfnisse, lokale Marktbedingungen und logistische Herausforderungen müssen gegen den Einkaufsplan abgewogen werden. Die zentrale Einkaufsabteilung muss diese Herausforderungen bewältigen, um sicherzustellen, dass alle Niederlassungen Waren und Dienstleistungen schnell und kosteneffizient erhalten.
