Das Einsparungsmanagement in der Beschaffung umfasst die Planung von Einsparungen auf der Grundlage einer strategischen Beschaffungsstrategie, die Zuordnung von Einsparungen zum Budget und die Verfolgung von Einsparungen.
Before generating money, you should learn many ideas that are essential for procurement professionals and make savings management and reporting more cost-effective. Savings Management is the hardest job for organisations.
Die meisten Manager und Eigentümer glauben, dass sie alles auf der Liste brauchen, um ein Produkt zu kaufen. Die meisten Erfindungen sind bereits in Gebrauch, und einige sind wertlos. Die Unternehmen verschwenden deshalb Zeit und Geld für unnötige Dinge.
Die Kontrolle des Kapitals und die Erhöhung der Einsparungen sind für das Ausgaben- und Beschaffungsmanagement entscheidend. Unternehmenseigentümer wollen jedoch wissen, dass sie ihr Geld kompetent verwalten können.
Im Folgenden finden Sie einige Strategien für das Management von Einsparungen bei der Beschaffung:
Einsparungsmanagement im Einkauf:
1. Weniger Lieferungen.
Firmeninhaber vernachlässigen oft die Lieferungen, während sie im selben Geschäft einkaufen. Aus diesem Grund müssen sie mehr für die Lieferungen ausgeben als für die Produkte selbst. Daher sind weniger Lieferungen besser. Alle Produkte und Gewichte müssen mit den Lieferpreisen verglichen werden. Danach sollten Sie einige Bestellungen zusammenlegen, um die Gewichtsbeschränkung nicht zu überschreiten und die Abläufe zu straffen. So können Sie die Lieferkosten senken und viel Geld sparen. Wenn Sie gelernt haben, die Lieferkosten zu verwalten, werden Sie eine vorteilhafte Änderung vornehmen.
2. Verfolgen Sie Rabatte und Angebote.
Online-Rabatte und Schnäppchen werden beim Einkaufen oft übersehen. Für Privatpersonen und Unternehmen gibt es unterschiedliche Rabatte. Achten Sie beim Online-Einkauf auf Schnäppchen, Angebote und Rabatte, um Geld zu sparen. Auch die Rabattpolitik des Händlers sollte berücksichtigt werden. So können Sie möglicherweise mehr sparen als erwartet. Holen Sie sich Rabatte von zuverlässigen Anbietern.
3. Beurteilen Sie Ihre Situation.
Die Berücksichtigung Ihrer Situation ist für das Savings Management entscheidend.
Wenn ein Unternehmen seine Erwartungen nicht einschätzen kann, verschwenden Sie möglicherweise Geld für unnötige Produkte.
Beginnen Sie bei Null und wählen Sie alle wichtigen Unternehmensprodukte aus. Nach der Überprüfung werden Sie mehrere Produkte aus Ihrem Verzeichnis gestrichen haben und so Tausende von Euro sparen.
Es ist gesünder, nicht mit dem Strom zu schwimmen und die Liste zweimal zu überprüfen. Am Anfang kann es etwas dauern, aber die Auswahl der richtigen Dinge wird dann einfacher. Kombinieren Sie nur die Punkte auf der Liste, von denen Sie wissen, dass sie für das Unternehmen notwendig sind.
4. Ziehen Sie die Vergabe von Unteraufträgen in Betracht:
Geld zu sparen bedeutet nicht nur, billige und nützliche Dinge zu kaufen. Die Auslagerung wichtiger Dienstleistungen ist eine von vielen Möglichkeiten, Geld zu sparen. Es ist wichtig zu wissen, dass Sie qualifizierte Mitarbeiter benötigen, um die Aufgaben des Unternehmens zu erfüllen. Outsourcing ist besser, als eine Mannschaft auszubilden und zu bezahlen, wenn man sie nicht braucht. Sie zahlen nur für die Dienstleistungen, die Sie benötigen. Sie brauchen keine Mitarbeiter auszubilden oder andere Probleme zu lösen, und Sie müssen keine Ausrüstung und Technologie zur Verfügung stellen. So können Sie langfristig sparen.
5. Bewerten Sie Ihre Verträge.
Prüfen Sie Ihre Verträge noch einmal. Wenn Sie schon eine Weile mit demselben Anbieter zusammenarbeiten, erhalten Sie vielleicht einen Rabatt. Da Sie ein treuer Kunde sind, muss der Anbieter die Preise senken. Der Anbieter wird nur dann mit Ihren Bedingungen und Richtlinien einverstanden sein, wenn Sie einen Preis wählen, der für Sie beide günstig ist. Sie müssen gut auswählen.
6. Einführung von Technologien zur Steigerung der Produktivität.
Sie sollten das Unternehmen in zahlreiche technische Gegenstände und Werkzeuge einführen. Ihre Mitarbeiter werden auf Stundenbasis bezahlt. Die Technik wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter verkürzen. Außerdem werden sie gut arbeiten. Das bedeutet, dass das Geld, das Sie bei der Entlohnung Ihrer Mitarbeiter einsparen, für Lohnerhöhungen verwendet werden kann, was allen zugute kommt.
Unterm Strich:
Die Verwaltung des Beschaffungswesens kann für Unternehmen verwirrend sein, denn es gibt zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen. Keine Sorge – Online-Profis können bei der Verwaltung von Einsparungen helfen. Sie bieten die neuesten Werkzeuge und Technologien zur Verwaltung Ihrer Ausgaben und helfen Ihnen, zusätzliche Einsparmöglichkeiten zu schaffen, um mehr zu sparen und weniger zu verschwenden. Die Produktivität des Unternehmens wird schneller steigen.
Split and Dominate Procurement Savings Management Programme.
Die Standard-Einsparungsstrategie eines multinationalen Unternehmens muss die Kosten um Dutzende bis Hunderte von Millionen senken. Mit kleineren Betrieben und geringeren Ausgaben sind die Ziele kleinerer Organisationen zwar niedriger, aber dennoch schwierig zu erreichen.
Einsparungen wären auch ohne spezielle Maßnahmen möglich gewesen, wenn dieses Ziel einfach wäre. Es sind mehrere Brainstorming-Sitzungen erforderlich, um Hunderte von Optimierungsideen zu entwickeln. Die vielversprechendsten werden zu Sparprogrammen oder Lösungen.
Jeder Vorschlag muss bewährten Projektmanagementverfahren entsprechen:
- Engagiertes Projektteam
- Identifizierung von Interessengruppen und Genehmigungsverfahren
- Klares Ziel, einschließlich des erwarteten finanziellen Ergebnisses
- Zeitleiste
- Aktionsliste
- Bewertung möglicher Auswirkungen
Bitte beachten Sie, dass in komplexen Organisationen Projekte in Strömen oder Projekten/Unterprojekten organisiert sein können, und ein Einsparungsprojekt kann ein Sparprogramm sein.
Rang Zuversicht
Das Sprichwort “Der Spatz in der Hand ist besser als die Taube auf dem Dach” fasst diesen Gedanken perfekt zusammen.
Das Sparen beginnt mit einer Idee und endet in der Regel mit einer Vereinbarung (Änderung) und einer Bescheinigung über den gesparten Betrag. Daher ist es problematisch, sich bei dieser Aktion zu fragen: “Wie viel haben Sie bisher eingespart?“. Die Aufsummierung oder Aufteilung von Einsparungen in “erzielte Einsparungen” und “laufende Einsparungen” täuscht die Beteiligten.
Die Vertrauensstufen ähneln den“Quality Gates” der Produktentwicklung. Diese Phasen bestimmen den Reifegrad Ihrer Ersparnisse. Dies kann mit einem Verkaufstrichter verglichen werden, der mit den Erwartungen beginnt und mit der Unterzeichnung des Kundenvertrags endet.
Die folgenden Konfidenzniveaus sind typisch:
Mit zunehmender Laufzeit steigt Ihr Vertrauen in die Schätzung des endgültigen Sparwerts, daher der Ausdruck “Vertrauensniveau”.
Bei dieser Methode können Sie auf die Frage “Wie viel?” antworten, indem Sie eine Sparsumme nach Vertrauensstufen vorlegen. Dies zeigt den Aktionären ihren Sparfortschritt.
Nicht alle Ihre Anwärter werden das Ziel erreichen, wie die Neulinge in einem Kampffilm. Viele werden frühzeitig aussortiert werden, und viele weitere werden zu Schatten ihrer selbst werden. Eine rasche Lieferung und genaue Vorhersagen in der Anfangsphase zeugen von einem wahren Prozessmeister.
CL 1: IDEA
Nach dem Brainstorming brauchen Sie einen konstanten Vorrat an Ideen, um Ihre Ziele zu erreichen. Das CRM-Äquivalent zu Verkaufsentscheidungen. Die anfänglichen Einsparungsraten beruhen auf “informierten Spekulationen” und sind ungenaue Schätzungen. Im weiteren Verlauf des Programms werden die Zahlen wahrscheinlich sinken. Diese Tipps sind erforderlich, um den ersten Test des “gesunden Menschenverstands” zu bestehen und weiterzukommen.
CL 2: Ausgangsfall.
Hier wird zunächst eine ordentliche Machbarkeitsstudie durchgeführt. Beschaffung aktueller Quellendaten (Mengen, Preise) und Verhandlungen mit Fachleuten (Beschaffung, Technik, Fertigung, Qualität), um festzustellen, ob (1) die Idee praktikabel ist und (2) sie Geld sparen kann.
Häufig hat der Urheber der ursprünglichen Idee die Investitionskosten, die internen Grenzen usw. nicht berücksichtigt, so dass der Fall nach sorgfältiger Prüfung abgeschlossen wird.
CL 3: Marktüberprüfung.
Nach der Wahrscheinlichkeitsrecherche sollten Sie Marktdaten sammeln, um Ihre Annahmen zu bestätigen. Das kann wie folgt aussehen:
Recherchieren Sie Anbieter, Preise/Preisindizes, andere Technologien usw.
RFL/Request for Information – Untersuchungsanfragen für komplexe Konzepte (neue Technologien, Lösungen, Investitionen, Vorlaufzeiten usw.), die es den Anbietern ermöglichen, Ihre Ideen zu überprüfen.
Holen Sie sich die zuletzt validierten Preise mit RFQ/RFP.
Nach diesem Schritt sollten Sie entscheiden können, ob Sie die Änderungen umsetzen wollen.
CL 4: Auftragsvergabe/Durchführung
Mit der Unterzeichnung eines neuen Vertrags oder der Umsetzung von Änderungen beginnt dieser Zyklus in der Regel. In diesem Stadium kennen Sie in der Regel die Einsparungen (insgesamt oder pro Einheit), aber die Reserven beginnen gerade erst zu erscheinen und es kann einige Zeit dauern, bis sie in der GuV sichtbar werden.
Nach der Bewertung, Vorbereitung und Einrichtung des Einsparungsprojekts geht das strategische Beschaffungsteam zum nächsten Hindernis über. Die Entwicklung obliegt der operativen Beschaffung oder anderen Abteilungen.
CL 5: Bargeldbestand.
Die Bestätigung der Einsparungen durch die Finanzabteilung vervollständigt das Puzzle. Sind sie erfolgt? Mussten sie geändert werden? Wäre die Menge der gekauften Artikel geringer, würden die ausgehandelten 10 % auf den Stückpreis nicht zu einem Rückgang von 10 % gegenüber den Basisausgaben führen.
Anpassung des Vertrauens an Ihre Bedürfnisse:
Die obige Liste ist nicht erschöpfend; Sie sollten je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens weitere hinzufügen. Es wurden schon Unternehmen mit 8-9 CLs gesehen.
Wozu braucht man mehr Aktionen?
- Getrennte Phasen für die technische und die Qualitätsfreigabe (Lieferantenqualifizierung, Muster, PPAP/APQP) – die besten Ideen können bei der Bewertung der realen Fähigkeiten eines Lieferanten scheitern.
- Getrennte Phasen für die Zustimmung der Interessengruppen, insbesondere wenn der Betriebsrat oder die Kunden ein Anhörungsrecht haben.
- Bei Organisationen mit schwankender Nachfrage oder hoher organisatorischer Komplexität, die sich auf die Ergebnisse auswirkt, sollten die Kontrollen der Finanzabteilung aufgeteilt werden.
Hebel:
Archimedes sagte: “Gebt mir einen Hebel und einen Platz zum Stehen, und ich werde die Erde bewegen.”
In der Beratung, “Hebel” sind Sparmethoden. Mit Zeit und Innovation sind alle Einsparungen möglich. Beim Brainstorming ist eine Liste typischer Strategien immer nützlich .
Sie müssen den Hebel für jeden zu analysierenden Sparplan angeben. Dieses Fachwissen kann Ihre zukünftigen Einschätzungen verbessern, aber vor allem können Sie überprüfen, ob die Arbeitnehmer Vorurteile haben. Das Problem ist, dass die Menschen Hebel einsetzen, die sie aus der Vergangenheit kennen. So bleiben viele Optionen ungenutzt, was Sie Einsparungen kostet. Die Analyse “Einsparungen durch Hebel” könnte Ihnen bei der Entscheidung über die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter helfen.
Die Hebel sind so unterschiedlich wie die Beratungsunternehmen, und es gibt keine “beste” Strategie. Ich empfehle, eine Strategie zu entwickeln, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Logistik-, Beschaffungs- und Qualitätsabteilungen werden sich auf verschiedene Hebel konzentrieren, ebenso wie Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Ordnen Sie die Probleme nach Themen oder Abteilungen, die sich mit ihnen befassen werden. Achten Sie darauf, dass sich die Einträge nicht überschneiden und in jeder Hinsicht gründlich sind. Stimmen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern ab, um sicherzustellen, dass die endgültige Liste eindeutig ist und nicht zu falschen Zuordnungen führt.
Kostenvermeidung vs. Einsparungen
Um diese beiden Begriffe dreht sich das Sparmanagement. Der Unterschied ist entscheidend, denn hier geht es um Geld: Geld, das gespart wird, und Geld, das für Zuwendungen an das Management (und gelegentlich an die Mitarbeiter) für die Erreichung von Zielen ausgegeben wird.
Ein Beispiel für eine COVID-19-Pandemie verdeutlicht die Unterschiede zwischen den Theorien:
Ihr Unternehmen kaufte im Jahr 2019 Gesichtsschutzmasken für 20 Cent pro Monat von einem lokalen Anbieter. Ihre vorausschauende Beschaffungsabteilung hat Ende Dezember neue Gesichtsmasken in großen Mengen beim Hersteller vorbestellt und wollte den Preis auf 15 Cent senken, was laut Untersuchungen akzeptabler wäre. Angesichts der Pandemie verlangte der Lieferant zunächst 25 Cent, aber Sie zahlten bar und erhielten die Masken in einer Lieferung, um den Preis auf 18 Cent zu senken.
Einfach ausgedrückt: Sie haben 2 Cent pro Maske gespart und eine Erhöhung um 5 Cent verhindert.
Wenn wir also von EINSPARUNGEN sprechen, meinen wir tatsächliche Kostensenkungen, die sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Unternehmens auswirken, während COST EVADING die Maßnahmen von Beschaffungsfachleuten bezeichnet, die dem Unternehmen zugute kommen, aber keine Auswirkungen auf die GuV haben. (Das ist wie bei Feuerwehrleuten, die einen Brand sofort löschen: Das Gebäude brennt nicht ab, aber das Unternehmen wird nicht reich).
Bevor Sie mit einem Sparprogramm beginnen, insbesondere mit einem, das Beratungsunternehmen einbezieht, sollten Sie Ihre Berechnungsmethode für die Einsparungen darlegen, denn in der Regel werden die Einsparungen in der Gewinn- und Verlustrechnung zur Berechnung der Zahlungen an das Management und die Beratungsunternehmen verwendet.
1. Reduzierung der unüberlegten Ausgaben
Bis zu 80 % der Ausgaben von Unternehmen, die nicht über ein zentrales Beschaffungssystem verfügen, sind auf unkonventionelle Ausgaben zurückzuführen, die auch als “Tail Spend” oder “Rogue Spending” bezeichnet werden.
Diese Ausgaben werden noch nicht von der Beschaffung verwaltet, so dass es sich um einen schnellen Gewinn handeln kann, wenn Sie die Endnutzer von den Vorteilen überzeugen können.
Sie können unkontrollierte Ausgaben in Ausgabenkonten aufspüren, diese Ihren bevorzugten Lieferanten zuordnen und Ihre Vorgehensweise mit den Endnutzern und Ihrem Team besprechen.
2. Lieferantenbedingungen und Rabatte bewerten
Stellen Sie sicher, dass alle Lieferanten eine Rahmenvereinbarung haben. Besprechen Sie mit Ihren Lieferanten, ob Sie durch eine Änderung Ihrer Einkaufsgewohnheiten Geld sparen können. Wenn Sie etwas mehr einkaufen, erhalten Sie möglicherweise einen größeren Rabatt.
3. Lieferanten und Lieferungen zusammenfassen
Sparen Sie die Kosten für Versand und Annahme. Auch die Kosten für die Beschaffung von Papieren und die Zahlungsabwicklung werden sinken.
4. Kombination von Kaufanträgen und Lücken
Die Lieferkosten und der Papierkram beim Kauf werden reduziert.
5. Denken Sie über Kaufzwänge nach
Dadurch wird sichergestellt, dass nur notwendige Einkäufe getätigt werden. Es reduziert Lagerhaltung und zusätzliche Ausgaben und sorgt für Einsparungen bei der Beschaffung für ein Unternehmen.
6. Kauf aus genehmigten Katalogen
Kaufen Sie nur eine Marke oder ein Produkt. Doppelte Bestellungen sind verschwenderisch und teuer. Mehr Bestellungen bei einem Lieferanten bedeuten höhere Rabatte.
7. Lagerbestände prüfen
Dadurch werden die Lagerkosten gesenkt, da der Kauf von Vorräten Geld kostet und sie sich verschlechtern können, wodurch sie unbrauchbar werden.
Lagerbestände sind “totes Geld”. Seine Aufbewahrung kostet Geld, kann sich verschlechtern und ist nicht mehr zeitgemäß.
Bevor Sie eine weitere Bestellung aufgeben, prüfen Sie Ihren Bestand und verwenden Sie, was Sie haben.
8. Prüfen Sie die Anforderungen an das gekaufte Produkt.
Kann ein billigeres Modell dieselbe Aufgabe erfüllen? Es ist allgemein bekannt, dass die NASA einen hochentwickelten Stift gebaut hat, mit dem man im Weltraum schreiben konnte, während die Russen einen 5-Cent-Bleistift verwendeten. Beide erfüllten die gleiche Funktion, aber zu sehr unterschiedlichen Kosten.
9. Überprüfung der Bestandserneuerungsmethoden
Keine routinemäßigen Ersetzungen, nur bei Bedarf. Berücksichtigen Sie die Wartekosten für den Austausch.
Die meisten Lampen müssen nicht ausgetauscht werden, bevor sie kaputt gehen, aber ein wichtiges Maschinenteil muss regelmäßig ersetzt werden.
10. Korrekte Managementkontrollen beibehalten
Verfolgen Sie sie bei Spontankäufen. Wollen die richtigen Leute die richtigen Produkte? Dies sollte unnötige oder falsche Käufe reduzieren.
11. Schulung und Information des Personals
Information und Schulung des Personals über kosteneffiziente Beschaffung und Förderung von Einsparungen, wann immer dies möglich ist.
12. Technik zur Automatisierung nutzen
Entgegen der landläufigen Meinung haben nicht alle Unternehmen eine Struktur. Ein Leiter des Beschaffungswesens eines Energieerzeugungsunternehmens mit Niederlassungen in 5 asiatischen und afrikanischen Ländern verwendete Excel für einige Einkäufe.
Die Automatisierung des Einkaufsprozesses kostet Geld, aber sie beschleunigt und vereinfacht ihn und spart Geld.
Die Verknüpfung des Einkaufssystems mit den Bestands- und Buchhaltungssystemen hilft, bei der Beschaffung Geld zu sparen. Dadurch werden Personalkosten und Fehler reduziert.
Umgekehrte Auktionen sind eine weitere Möglichkeit, die Beschaffungskosten durch Technologie zu senken. Leistungsstarke Unternehmen nutzen Technologien zur Rationalisierung der Beschaffung.
13. Verbessern des Risikomanagements
Die Abhängigkeit von Lieferanten ist eine große Gefahr für ein Unternehmen. Die Vermeidung einer übermäßigen Abhängigkeit von einem großen Lieferanten kann das Risiko in Ihrem Einkaufsprozess verringern. Dazu gehören die Überwachung von Verträgen, die Kontaktaufnahme mit Lieferanten und die Vermeidung logistischer Probleme.
Zum Risikomanagement gehört auch die Kostenvermeidung. Die Konzentration auf Kostenreduzierung oder das Aushandeln von Verträgen mit Mehrwertdiensten wie verlängerten Garantien oder kostenlosem Versand kann der Beschaffung Geld sparen.
14. Rabatte bei Lieferanten beantragen
Das Kaufverhalten kann oft geändert werden, um Beschaffungsinvestitionen zu tätigen. Fragen Sie Ihre Lieferanten, ob sie Ihnen einen größeren Rabatt gewähren, wenn Sie Ihr Einkaufsvolumen erhöhen oder früher bezahlen.
Fordern Sie den Rabatt einfach an. Sie werden überrascht sein, dass viele Anbieter einen kleinen Rabatt gewähren, nur weil Sie fragen. Nicht schlecht, wenn man fragt!
15. Vereinigen!
Zentralisieren Sie Ihre Einkäufe, um Personal, Prozesse und Technologie einzusparen.
Zweitens bietet die Integration von Lagern Einsparungen bei Immobilien und Personal.
Ein florierendes Unternehmen braucht ein gutes Management der Einkaufs-/Beschaffungsabteilung, und Einsparungen bei der Beschaffung sind unerlässlich. Es gibt zahlreiche Lösungen für Einsparungen im Beschaffungswesen, und Mitarbeiter und Management sollten darin geschult werden.
