Wie man einen Beschaffungsmanagementplan erstellt

Strategische Beschaffung und Orchestrierung der Beschaffung sind gängige Konzepte für die Verwaltung moderner Unternehmensausgaben. Sie sind mehr als nur Jargon, denn sie sind entscheidend für die Leistung der Funktion und sollten fester Bestandteil eines jeden Beschaffungsmanagementplans sein.

How can firms guarantee their procurement procedures meet core needs before introducing these more advanced, integrated strategies?

Entwicklung und Umsetzung eines gründlichen Beschaffungsmanagementplans. Dieser Ansatz hilft den Unternehmen, die Beschaffung zu optimieren und sie mit den Unternehmenszielen zu verbinden.

In diesem Tutorium geht es darum, wie man eine gute Beschaffungsmanagementstrategie entwickelt und welche Rolle sie im heutigen schnelllebigen Unternehmensklima spielt.

Was Sie lernen werden:

• Grundlegende Elemente des Beschaffungsmanagementplans
• Schritt für Schritt einen eigenen Plan erstellen
• Vorlagen und Erfolgskomponenten für die Beschaffung

Was ist ein Beschaffungsmanagementplan?

Ein Beschaffungsmanagementplan rationalisiert die Einkäufe von Unternehmen und organisiert die Beschaffung. Er stellt sicher, dass diese Bemühungen effizient, kostengünstig und strategisch sind.

Die Methode ermöglicht es Projektmanagern und Beschaffungsteams, den Wert der Beschaffung von der Bedarfsermittlung bis zum Vertragsabschluss zu steigern.

Verständnis des Beschaffungsmanagementplans

Eine Beschaffungsmanagementstrategie ist ein strategischer Rahmen für alle Beschaffungsaktivitäten in einer Organisation. Sie legt den Ablauf, die Genehmigung und die Rollen für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen fest.

Dieser Plan ändert sich je nach den Anforderungen des Unternehmens und dem Geschäftsumfeld. Eine strukturierte Strategie kann Zeitrahmen, Risikomanagementtechniken, Vertragsarten und Taktiken für das Lieferantenmanagement umfassen, um den Beschaffungszyklus zu beschleunigen und Projekte rechtzeitig und unter dem Budget zu liefern.

Es überrascht nicht, dass nur wenige Unternehmen die Grundlagen des Einkaufsmanagements kennen!

Wie man einen Beschaffungsmanagementplan in 7 Schritten erstellt

Obwohl die Pläne je nach den Anforderungen des Unternehmens variieren können, gibt es einige gemeinsame Schritte, die für die Beschaffungsvorgänge der meisten Unternehmen grundlegend sind.

1. Identifizierung von Rollen und Festlegung von Verantwortlichkeiten

Der Beginn dieser Phase trägt dazu bei, dass der Plan gut anläuft.

Projektleiter, Mitglieder des Beschaffungsteams und andere Beteiligte sollten klare Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Legen Sie die Rollen aller Beteiligten von Anfang an klar fest, um die Verantwortlichkeit und Effizienz der Beschaffung zu verbessern.

2. Festlegen eines Zeitrahmens

Als nächstes erstellen Sie einen detaillierten Projektzeitplan. Berücksichtigen Sie die Beschaffungsfristen und überprüfen Sie, ob sie mit den Projektplanungsdaten übereinstimmen.

3. Schätzung der Kosten und Festlegung des Budgets

Um gut zu planen und den Überblick über Ihr Geld zu behalten, müssen Sie genaue Budgets und Schätzungen für Ihre Ausgaben erstellen. Indem Sie sich sowohl Festpreis- als auch kostenerstattungsfähige Pläne ansehen, können Sie denjenigen finden, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

4. Risikomanagement umsetzen

Danach sollten Sie herausfinden, wie Sie die Auswirkungen potenzieller Risiken bei der Beschaffung verringern können. Eine erfolgreiche Beschaffung hängt davon ab. Prüfen Sie daher den Umfang des Projekts, um festzustellen, ob es Raum für die Umsetzung von Risikomanagementstrategien gibt.

5. Skizzieren Sie den Beschaffungsprozess

Definieren Sie den Beschaffungsprozess, damit alles reibungslos abläuft, von der Ausschreibung bis zur Vertragsgenehmigung. Dies könnte Faktoren für die Auswahl eines Anbieters und die Verwaltung des Papierkrams im Zusammenhang mit dem Kauf beinhalten. Verfahren sollten immer Teil von Plänen sein!

6. Einführung von Praktiken für das Lieferantenmanagement

Die Lieferantenbeziehungen werden während der gesamten Vertragslaufzeit durch ein effektives Lieferantenmanagement geregelt. Hier legen Sie ein Verfahren zur Überwachung der Lieferantenleistung anhand der Vertragsspezifikationen und zur Verwaltung der Vertragsart fest, um die Projektziele zu erreichen.

7. Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren

Und schließlich sorgen robuste Genehmigungsverfahren für die Beschaffung, einschließlich Audits und Automatisierungstools, für die Kontrolle und die Einhaltung von Organisationsnormen und externen Vorschriften.

Vorlage für einen Beschaffungsmanagementplan

Projektanforderungen, Auswahlkriterien, Vertragsarten, Leistungen und Belange der Lieferkette sind häufige Vorlagenelemente. Eine Vorlage hilft bei der Projektplanung und bei der Integration der Beschaffung in die Unternehmensabläufe und Projektziele.

Trotz der Notwendigkeit einer individuellen Anpassung sind bestimmte Kernelemente den meisten Beschaffungsmanagementplänen gemeinsam.

Die lebenswichtigen Organe des Plans gewährleisten seine Funktionalität und Vollständigkeit:

• Projekttitel: Ein klarer, aussagekräftiger Name für das Kaufprojekt, der sagt, worum es geht.
• Projektleiter: Der Koordinator und Controller des Beschaffungsprojekts.
• Starttermin: Beginn der Beschaffung, der den Start des Projekts angibt.
• Geschäftliche Gründe: Warum die Beschaffungsinitiative notwendig ist und welche Ziele sie verfolgt.
• Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung: Eine erschöpfende Auflistung der zu beschaffenden Waren oder Dienstleistungen, die dem Beschaffungsprozess eine Richtung gibt und ihn konkretisiert.
• Das Anfragedatum ist der Tag, an dem der offizielle Beschaffungsprozess beginnt, wenn der Beschaffungsantrag gestellt wird.
• Angaben über den Antragsteller: Informationen über die Person oder Organisation, die den Kaufantrag stellt, so dass sie zur Rechenschaft gezogen und nachverfolgt werden kann.
• Ausgabedatum: Das gesetzliche Datum, an dem die Beschaffungsunterlagen (z. B. eine Angebotsanfrage oder eine Bestellung) verschickt werden.
• Liefertermin: Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden sollen. Dieses Datum ist für die Planung und Terminierung von Projekten sehr wichtig.
• Status: Die aktuelle Phase des Kaufprozesses, die den Stand der Dinge anzeigt und es einfacher macht, den Überblick zu behalten.
• Zusätzliche Informationen: Alle zusätzlichen Informationen, die den Beschaffungsprozess erleichtern können, wie z. B. spezifische Anforderungen des Verkäufers, Dinge, die bei der Entwicklung einer Beschaffungsstrategie zu beachten sind, oder Möglichkeiten zum Umgang mit Risiken.

Wenn Sie die Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihre Beschaffungsprojekte anpassen, können Sie ein lebendiges Dokument erstellen, das die Beschaffungsbemühungen lenkt und sicherstellt, dass sie mit Ihren allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen.

3 Komponenten des Beschaffungsmanagementplans

Ein erfolgreicher Plan für das Einkaufsmanagement besteht aus drei Hauptkomponenten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan die grundlegenden Merkmale jeder der folgenden Komponenten abdeckt:

Beschaffungsstrategie

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie man Waren und Dienstleistungen entsprechend dem Projektbedarf einkauft. Es werden verschiedene Beschaffungsverträge und Techniken zur Auswahl von Lieferanten betrachtet.

Beschaffungsprozess

Ein umfassender Überblick über den Beschaffungsprozess unterstreicht die Notwendigkeit effektiver Arbeitsabläufe und Entscheidungen für eine erfolgreiche Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen.

Beschaffungskontrollplan

Um die Beschaffungskosten zu begrenzen, setzt diese Komponente auf Leistungsmessungen, präqualifizierte Anbieter und regelmäßige Audits, um die Einhaltung des Beschaffungsmanagements sicherzustellen.

Stakeholder des Beschaffungsmanagementplans

Die Mitglieder des Projektteams, die Lieferanten und die Verantwortlichen für die Geschäftsprozesse müssen identifiziert und einbezogen werden, um den Erfolg des Plans sicherzustellen. Durch ihr strategisches Engagement wird sichergestellt, dass der Beschaffungsplan allen Anforderungen gerecht wird und einfach zu implementieren ist.

• Projektleiter: Überwachen den Beschaffungsplan, um sicherzustellen, dass er den Projektzielen und -terminen entspricht.
• Führungskräfte des Unternehmens: Sicherstellen, dass die Beschaffungspläne den Unternehmenszielen und -verfahren entsprechen.
• Vertragsmanager: Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen und Verträgen bei der Beschaffung.
• Lieferanten: Sie arbeiten direkt mit der Organisation zusammen, um den Beschaffungsbedarf zu decken, weshalb die Beschaffung nicht ohne sie erfolgen kann.

Jeder Beteiligte trägt dazu bei, dass der Beschaffungsmanagementplan gründlich, strategisch und gut umgesetzt wird.

Warum ist ein Beschaffungsmanagementplan wichtig?

Die Umsetzung eines Beschaffungsmanagementplans kann zu Kosteneinsparungen, höherer Produktivität und besserer Leistung und Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten führen. Die Beschaffung wird so organisiert, dass sie zum Erfolg der Projekte des Unternehmens beiträgt.

Durch die explizite Angabe der einzelnen Beschaffungsphasen können Unternehmen gewährleisten, dass Projekte von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen, wodurch Kosteneinsparungen, Produktivität und die Einhaltung von Vorschriften verbessert werden.

Eine gut strukturierte Beschaffungsmanagementstrategie führt die Teams durch die Beschaffungsvorgänge und richtet sie auf die Unternehmensziele aus.

Vorteile eines Beschaffungsmanagementplans

• Klare Zuweisung von Rollen und Zuständigkeiten: Klare Zuständigkeiten beseitigen die Unsicherheit darüber, wer wofür verantwortlich ist, und verhindern so Verzögerungen und Genehmigungsengpässe. Diese prägnante Botschaft informiert die Beteiligten über ihre Rollen und Beiträge zur Beschaffung.
• Analysieren Sie frühere Problembereiche: Die Analyse früherer Beschaffungsvorgänge hilft Unternehmen, Ineffizienzen zu erkennen und zu verbessern. Das Vermeiden von Fehlern durch Lernen aus früheren Fehlern rationalisiert die Beschaffung.
• Legen Sie klare Zeitpläne für die Beschaffung fest. Ein genauer Zeitplan macht es weniger wahrscheinlich, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft. Festgelegte Ziele stellen sicher, dass Einkäufe rechtzeitig getätigt werden, und verhindern, dass in letzter Minute überstürzt gehandelt wird, was zu Fehlern und verpassten Chancen führen kann.
• Potenzielle Risiken vorhersagen: Die frühzeitige Erkennung von Gefahren im Beschaffungsprozess sorgt für Risikominderung. Die proaktive Strategie sorgt dafür, dass die Unternehmensabläufe reibungslos funktionieren und Unterbrechungen der Lieferkette reduziert werden.
• Bessere Kommunikation und Teamarbeit: Ein Plan für das Beschaffungsmanagement macht es den Beteiligten leichter, miteinander zu sprechen und zusammenzuarbeiten. Wenn die Anweisungen und Kommunikationsregeln klar sind, sind alle auf derselben Seite und können zusammenarbeiten, um die Dinge zu erledigen.
• Konsolidieren Sie überflüssige Projekte: Die Beschaffungslandschaft einer Organisation kann die Möglichkeit bieten, verwandte oder doppelte Initiativen zu konsolidieren. Die eingesparte Zeit und die eingesparten Ressourcen tragen zu erheblichen Kostensenkungen und betrieblicher Effizienz bei.
• Sicherstellen, dass die Beschaffungsvorschriften eingehalten werden: Das Führen genauer Aufzeichnungen und das Verfolgen von Daten während der Beschaffung tragen dazu bei, dass die Vorschriften innerhalb und außerhalb des Unternehmens eingehalten werden. Die Einhaltung der Vorschriften ist notwendig, um Geldstrafen und zivilrechtliche Probleme zu vermeiden.

Herausforderungen des Beschaffungsplans

Eine erfolgreiche Beschaffung erfordert ein gründliches, vorausschauendes und solides Beschaffungsmanagement, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Die Ausarbeitung und Umsetzung eines solchen Plans ist jedoch schwierig und könnte die Beschaffungsprozesse behindern, wenn nicht schnell und effizient gehandelt wird.

Unklare Rollen und Zuständigkeiten

Die fehlende Definition von Positionen und Zuständigkeiten ist ein großes Problem bei der Beschaffung. Wenn Teammitglieder ihre Rollen nicht kennen, beeinträchtigen Ineffizienzen, Überschneidungen und Lücken im Beschaffungsprozess die Produktivität und Effektivität.

Mögliche Missverständnisse

Lieferanten, Projektmanager, Finanzteams und andere sind an der Beschaffung beteiligt. Fehlinterpretationen und Desinformationen können ohne eine definierte Kommunikationsstrategie zu Beschaffungsproblemen, Unstimmigkeiten und Verzögerungen führen.

Erhöhtes Risiko

Marktpreisschwankungen und Unterbrechungen der Lieferkette stellen finanzielle und operative Risiken für jede Beschaffungstätigkeit dar. Wenn der Beschaffungsmanagementplan diese Risiken nicht erkennt, bewertet und abmildert, kann die Organisation mit unvorhergesehenen Problemen konfrontiert werden, die hätten vermieden werden können.

Verspätete Fahrpläne

Bei der Beschaffung zählt die Zeit. Verzögerungen bei der Beschaffung können den Zeitrahmen von Projekten verzögern und die strategischen Ziele des Unternehmens beeinträchtigen. Bürokratische Genehmigungsverfahren, Schwierigkeiten mit Lieferanten und interne Ineffizienzen können die Terminplanung erschweren.

Bestehende Infrastruktur

Viele Unternehmen nutzen veraltete Beschaffungsprozesse und -infrastrukturen, die den modernen Beschaffungsanforderungen nicht gerecht werden. Diese veraltete Infrastruktur kann die Integration moderner Technologien, Automatisierung und Datenanalyse in den Beschaffungsprozess behindern und so die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.

Redundante Beschaffungsprojekte

Ohne einen zentralisierten Mechanismus oder eine Überwachung können Organisationen viele Beschaffungsprojekte aus vergleichbaren Gründen oder Bedürfnissen durchführen. Redundanz verbraucht Ressourcen und führt zu Unsicherheiten und Ineffizienzen bei der Beschaffung.

Manuelle Prozesse

Obwohl die Technologie dazu beiträgt, die Beschaffungsaufgaben zu automatisieren und zu rationalisieren, arbeiten viele Unternehmen immer noch mit menschlichen Methoden. Diese sind zeitaufwändig, fehleranfällig und behindern die Skalierung der Beschaffung im Unternehmen.

Um diese Probleme zu überwinden, muss der Plan für das Beschaffungsmanagement durch den Einsatz neuer Technologien, klarer Kommunikationskanäle, Risikomanagementtechniken und effizienter Verfahren ständig weiterentwickelt werden.

Die Ergebnisse der Kunden sprechen für sich selbst:

• 90% PO-gestützte Ausgaben: Kontrolle und Abrechnung der meisten Unternehmensausgaben.
• 100%ige IT- und Sicherheitskonformität: Sorgen Sie für 100%ige IT- und Sicherheitskonformität bei Ihren Einkaufsvorgängen.
• 5fache Verkürzung der Zykluszeit: Die Beschleunigung der Beschaffungszyklen um das Fünffache erhöht die Effizienz und Reaktionsfähigkeit.