Wie man ein Beschaffungsaudit durchführt: Der ultimative Leitfaden

Sie haben genaue Beschaffungs-, automatische Genehmigungs- und Lieferantenrisikoprofile erstellt.

Es ist unter Kontrolle, sagen Sie. Müssen wir unser Verfahren zur Überprüfung der Beschaffungshistorie vierteljährlich bewerten?

Die Sache ist die:

Auch die größten und besten Unternehmen können betrogen werden: Facebook und Google haben über zwei Jahre hinweg 100 Millionen Dollar an einen einzigen Betrüger verloren.

Nutzen Sie unsere siebenstufige Methode zur Überprüfung der Beschaffung, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien zu gewährleisten, die Einkaufsprozesse zu verbessern und Anomalien und Beschaffungsbetrug zu erkennen, um eine ähnliche Situation zu vermeiden.

Beschaffungsaudit

Unternehmen führen regelmäßig Beschaffungsaudits durch, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Ineffizienzen zu erkennen und vor allem Betrug aufzudecken.

Unternehmen kaufen alles, von riesigen technischen Stapeln, die mehrere Softwarekategorien abdecken, bis hin zu einer Vielzahl von materiellen Gütern, so dass Politik und Realität voneinander abweichen können. Sie führen ein Beschaffungsaudit durch, um sicherzustellen, dass alles wie geplant gelaufen ist. Die Prüfung beantwortet Fragen wie

• Wie gut hat unser Einkauf unsere Prozesse befolgt?
• Können alle unsere Einkäufe und Zahlungen als Ausgaben überprüft werden?
• Welche Prozesse sollten geändert oder verbessert werden?

Die meisten Unternehmen sollten vierteljährliche Beschaffungsaudits nach demselben Verfahren durchführen, um Konsistenz zu gewährleisten.

Sieben Schritte zu einem Beschaffungsaudit

1. Bestimmen Sie, wer die Beschaffungshistorie prüft.

Ihre Beschaffungsprüfung muss mit klaren Aufgaben und Berichtslinien beginnen.

Oftmals führt das Beschaffungsteam unter der Leitung des Leiters der Beschaffung oder des Beschaffungsmanagers die Prüfung durch.

Dies kann jedoch zu Problemen bei der Prüfungsrelevanz und der Benutzerfreundlichkeit führen.

Wenn Beschaffungsmanager die Beschaffung prüfen, können sie kleinere Fehler oder Anomalien übersehen.

Daher kann es eine gute Option sein, Prüfungsaufgaben an andere zu übertragen.

Der Leiter des Beschaffungswesens kann zusammen mit einem Mitglied des Führungsteams die aktuellen Prozesse untersuchen. Andere, wie Beschaffungsspezialisten oder Beamte, analysieren die Kaufverträge ihrer Kollegen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

2. Wichtige Personen informieren

In dieser Phase des Audits sollten die wichtigsten Interessengruppen der Führung über das Audit informiert werden.

Informieren Sie sie über die Daten, die Sie überprüfen werden, wer welche Beschaffungsmaßnahmen prüft und wie Sie Ihre Ergebnisse liefern werden. Sie können spezifische Bedenken oder Fragen mit Ihnen besprechen, z.B. ob ein Prozess noch relevant oder nützlich ist.

Bevor Sie beginnen, informieren Sie Ihr Auditteam über die Methodik und holen Sie Anregungen ein.

Schreiben Sie an das Team und stellen Sie Fragen wie

• Welche Prozesse erscheinen Ihnen übermäßig kompliziert oder unnötig?
• Welche Beschaffungsmethoden stellen ein Risiko für die Organisation dar?
• Inwiefern würden Sie unsere Einkaufsverfahren ändern?

Treffen Sie sich dann mit jedem Teammitglied einzeln, um ihre Meinungen zu besprechen und entsprechende Vorschläge in Ihre Untersuchung einzubeziehen.

3. Verwenden Sie Bestell- und Anforderungsformulare.

Sie untersuchen die Prüfungsverfahren, beginnend mit den Formularen, die Sie bearbeiten:

• Kaufaufträge
• Anfragen für Käufe
• Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
• Ersuchen um Informationen
• Anfragen für Kostenvoranschläge

Je nach Einkaufsvolumen Ihres Unternehmens kann es unmöglich sein, alle Beschaffungsunterlagen zu prüfen.

Sie sollten eine angemessene Stichprobe von Formulartypen, Anbietern und Mitgliedern des Beschaffungsteams prüfen.

Überprüfen Sie Ihre Formulare, um sicherzustellen:

• Folgen Sie Ihren Kaufempfehlungen
• Fügen Sie die erforderlichen Unterschriften und Genehmigungen bei.
• Geben Sie realistische Zahlen an, die Ihrem Kaufbedarf entsprechen
• Die Preisgestaltung sollte mit Ihrem Lieferantenvertrag übereinstimmen.

4. Lieferantenverbindungen bewerten

Prüfen Sie als nächstes Ihre Beziehungen und Verträge auf die Einhaltung interner Kontrollen.

Vergleichen Sie jeden Anbieter anhand Ihrer Kriterien für Risikomanagement, finanzielle Stabilität, Preisgestaltung und Leistung.

Wenn sich Widersprüche ergeben, wenden Sie sich an den Beziehungsgestalter. Stellen Sie fest, ob er eine faire Freistellung mit Zustimmung vorgenommen hat.

Selbst mittelgroße Unternehmen haben Hunderte von Verbindungen und Verträgen, so dass es unmöglich ist, sie alle zu prüfen.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Verbindungen, die nach dem letzten Beschaffungsaudit entstanden sind, es sei denn, Ihre Überprüfungsanforderungen haben sich geändert, in diesem Fall sollten Sie sie alle bewerten.

5. Prüfen Sie die Beschaffungsmethoden

Bei diesem Schritt liegt der Schwerpunkt auf Beschaffungsprozessen und -routinen und nicht auf der Überprüfung bestimmter Einkäufe auf deren Einhaltung.

Die Entwicklung effizienter Beschaffungsprozesse erfordert ein Gleichgewicht zwischen Risiko und Effizienz.

Das Risiko sinkt mit mehr Schritten im Einkaufsprozess, einschließlich Risikobewertungen, Genehmigungsabläufen und Überprüfungen.

Weitere Phasen des Beschaffungsprozesses dauern länger und profitieren von der neuen Lieferantenbeziehung.

Nutzen Sie Ihre Richtlinien zur Risikominderung und den Input der Beschaffungsabteilung, um jeden Prozess zu optimieren und das richtige Gleichgewicht zwischen den beiden Zielen in diesem Prüfungsschritt herzustellen. Die Identifizierung von Fehlern oder Unstimmigkeiten in den letzten Phasen sollte dabei helfen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben mehrere Probleme bei der Beschaffung von Softwareplattformen gefunden, können aber nicht genau sagen, wo sie entstanden sind. Sie könnten unterschiedliche Genehmigungsverfahren für jede SaaS-Beschaffungsphase entwickeln.

6. Finden Sie Ausgaben, die nicht bearbeitet werden

Einige Ausgaben werden nicht durch den Einkauf gehen oder Ihre Prozesse befolgen.

Teamleiter verwenden Firmenkarten, es kommt zu Notkäufen und Softwareüberschreitung ohne Wissen des Beschaffungsteams.

Um sicherzustellen, dass diese Ausgaben rechtmäßig sind und den Erwartungen entsprechen, prüfen Sie jeden Fall.

Siehe insbesondere:

• Unerwartet hohe Käufe
• Fremde Lieferanten
• Nachbestellung beim gleichen Lieferanten

Entdecken Sie mit dieser Methode betrügerische Käufe. Sie können es auch nutzen, um Möglichkeiten für formelle Vereinbarungen zu finden.

Wenn eines Ihrer Teammitglieder häufig bei einem Lieferanten einkauft, ist es vielleicht an der Zeit, eine formelle Vereinbarung zu treffen.

7. Erstellen Sie einen Bericht über die Einkaufsprüfung

Die Erstellung eines Berichts aus Ihren Ergebnissen ist der letzte Schritt.

Teilen Sie es nach der Fertigstellung mit der Geschäftsführung und dem Einkauf.

Beschreiben Sie Ihre Ergebnisse in einfacher Sprache und mit Hilfe von Diagrammen, Bildern und Fotos.

Dieses Beispiel verwendet eine einfache Sprache und eine Tabelle zum Überfliegen:

Implementieren Sie Prozessanpassungen, nachdem Sie den Audit-Bericht in einem gemeinsamen Ordner abgelegt haben, damit Sie leicht darauf zugreifen können.

Eine Checkliste für die Beschaffungsprüfung

Verwenden Sie diese Checkliste für jede Beschaffungsprüfung, um die Konsistenz der Berichte sicherzustellen:

• Weisen Sie Audit-Aufgaben zu.
• Informieren Sie die Führung.
• Bitten Sie das Beschaffungswesen um Input.
• Prüfung von POs, RFQs und Bestellanforderungen
• Lieferantenbeziehungen prüfen
• Prozess Beschaffungsaudit
• Prüfung von Ausgaben außerhalb des Prozesses
• Erstellen Sie den Audit-Bericht