Einleitung
Die Beschaffung hat sich erheblich von ihrer traditionellen Rolle als bloße Preisverhandlung entfernt. In der heutigen dynamischen Geschäftsumgebung, insbesondere nach der Pandemie, wird die Effizienz der Beschaffung als kritische strategische Funktion anerkannt, die Kosten senkt, Innovation fördert und eng mit den Unternehmenszielen abgestimmt ist. Um die Effizienz der Beschaffung zu steigern, ist es wichtig, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen, der Technologie nutzt, Prozesse optimiert und effektive Lieferantenbeziehungen sicherstellt. Die folgenden acht wesentlichen Schritte zeigen, wie Unternehmen ihre Beschaffungsstrategien für eine bessere Effizienz und Ergebnisse optimieren können.
Schritte im Beschaffungsprozess
Das Einkaufsverfahren variiert je nach Unternehmen. Ein solides Beschaffungslebenszyklus-Modell beginnt mit Katalogmanagement, dann geht es weiter mit Bedarfsanforderungen, Verträgen, RFQ/RFP, direkten Käufen und/oder Auktionen, Bestellungen und Lieferung.
Koordination der Kreditorenbuchhaltung (AP), E-Invoicing, Drei-Wege-Abgleich und Zahlungen sind erforderlich, um die Beschaffung effizient, effektiv und umfassend zu gestalten.
Die wesentlichen Schritte im Beschaffungsprozess sind:
1. Automatisierung der Arbeitsabläufe für bessere Beschaffungseffizienz
Jeder Schritt danach kann automatisiert werden, aber Beschaffungssoftware automatisiert den Arbeitsablauf und eliminiert die meisten manuellen Fehler. Sie vereinfacht den Einkauf, kontrolliert die Ausgaben und spart Geld, minimiert Risiken, verkürzt den Einkaufszyklus und reduziert unkontrollierte (vertragsfremde) Ausgaben.
E-Procurement ermöglicht es Käufern und Verkäufern, online statt auf Papier zu transagieren. Diese Systeme sind normalerweise nur registrierten Benutzern zugänglich, im Gegensatz zum E-Commerce. Durch die direkte Verbindung von Käufern und Lieferanten und die Verwendung von EDI werden Transaktionsverfahren verkürzt und Stakeholder können alle Vorgänge in Echtzeit sehen.
2. Kataloge verwalten
Um die erste Anfrage zu stellen und die erste Bestellung auszustellen, müssen Sie wissen, welche Lieferanten/Anbieter für zukünftige Geschäfte genehmigt wurden. Dies spart viel Zeit bei der Suche nach Anbietern für Anfragen.
Beschaffungsmanager aktualisieren und verwalten diesen Katalog. Wenn Sie veraltete Prozesse verwenden, könnte dies zeitaufwendig sein. Die Katalogmanagement-Komponente der Beschaffungssoftware sollte einfach zu bedienen sein und das Online-Kauferlebnis nachahmen, das die meisten Benutzer lieben. Eine gute Beschaffungslösung ermöglicht es Anbietern, ihre Kataloge im System zu aktualisieren, was Zeit spart und Genauigkeit gewährleistet.
3. Bedarf bewerten
Sie müssen wissen, was bestellt werden soll, egal ob es sich um wiederkehrende, neue oder einmalige Bestellungen handelt. Diese Entscheidung wird häufig von der Beschaffung, den Fachbereichen und den Abteilungsleitern getroffen.
4. Einen Kaufantrag stellen
Nachdem ein Bedarf festgestellt wurde, reicht der Antragsteller (der möglicherweise ein Firmenmitarbeiter mit wenig Befugnissen, aber Anerkennung des Bedarfs ist) einen Kaufantrag ein. Diese können manuell, schriftlich oder mit der E-Procurement-Software des Unternehmens erfolgen. Um die richtigen Waren in der richtigen Menge zu bestellen, sollte die Anfrage detailliert sein.
Abteilungsleiter und Beschaffungsmanager werden diesen Bedarf bewerten und je nach Unternehmensprotokollen eine Bestellung (PO) erstellen, wenn diese akzeptiert wird.
5. Eine Bestellung erstellen
Die Bestellung wird nach Genehmigung des Antrags ausgestellt. Die Verwendung von Papier und manuellen Prozessen zur Generierung einer einzigartigen Bestellnummer kann wie bei anderen Vorgängen zu Fehlern führen. Die Beschaffung könnte ungenaue Informationen eingeben, was zu Problemen führt, wenn eine Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt.
Elektronische Bestellungen beseitigen dieses Risiko. Eine cloudbasierte E-Procurement-Lösung automatisiert den Workflow von der Anforderung zur Bestellung bis zum Lieferanten, auditierend, validierend und eliminierend von Fehlern.
6. RFQs zur Beschaffungseffizienz senden
Ein Lieferantenkatalog sollte Ihnen helfen, die beste Quelle für die Bestellung zu finden. Wenn Ihr Verkäufer Erfüllungsprobleme hat, ziehen Sie andere Anbieter in Betracht.
Nachdem eine Anforderung genehmigt wurde, kann die Beschaffung RFQs oder RFPs für Dienstleistungen ausstellen. Die Anzahl der kontaktierten Anbieter sollte ausreichen, um wettbewerbsfähige Angebote zu bewerten, ohne Zeit zu verschwenden.
Die Beschaffung sollte bei der Auswahl eines Lieferanten mehr als nur den Preis berücksichtigen. Eine Risikobewertung muss berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Lieferanten pünktlich liefern und die Vorschriften einhalten können.
7. Vertragsverhandlung, Bestellabgabe
Nachdem die Beschaffung einen Lieferanten ausgewählt hat, werden Preis, Bedingungen, Lieferdatum und Compliance verhandelt. Nach Einigung werden ein Vertrag und eine Bestellung verschickt.
Ein Rahmenvertrag kann eine große Bandbreite an Produkten und Dienstleistungen umfassen. Mit der Genehmigung durch Führungskräfte kann die Beschaffung die Anforderung und die Bestellgenehmigung vermeiden. Eine E-Procurement-Lösung vereinfacht dies.
8. Produkte empfangen
Wenn eine Lieferung eintrifft, muss sie innerhalb der festgelegten Grenzen auf Übereinstimmung mit der Bestellung überprüft werden. Verträge enthalten manchmal Toleranzen für die bestellte Menge, die einen akzeptablen Prozentsatz über oder unter der angeforderten Menge festlegen.
Wenn die Sendung übereinstimmt, muss die Kreditorenbuchhaltung alle Positionsinformationen eingeben, um die Lieferantenrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang abzugleichen. Wenn das Produkt beschädigt ist oder nicht mit der Bestellung übereinstimmt (falsche Artikel, fehlende Artikel), kann die Lieferung abgelehnt werden.
Unternehmen ohne Empfangsabteilungen weisen dies häufig der Beschaffung zu. Sendungen müssen sofort ins System aufgenommen werden, da die Kreditorenbuchhaltung häufig die Rechnung des Lieferanten erhält, bevor das Paket eintrifft.
Das Verfahren zur Beschaffung von Dienstleistungen ist ähnlich, aber die Qualitätssicherungsmaßnahmen der Unternehmen variieren.
Den Beschaffungslebenszyklus kennen
Ich habe früher in diesem Artikel erwähnt, dass die Schritte im Beschaffungslebenszyklus je nach Unternehmen variieren können. Verschiedene Stakeholder können Anfragen genehmigen und erstellen.
Direkte Beschaffung, indirekte Beschaffung, unkontrollierte Ausgaben (ein problematischer Teil der indirekten Beschaffung) und Dienstleistungsbeschaffung haben alle ihre Herausforderungen.
Direkte Beschaffung — Smartphone- und Gerätehersteller benötigen Chips und Prozessoren, während Bauunternehmen Sperrholz, Fahrzeuge und Werkzeuge benötigen.
Geschäftskontinuität erfordert diese Produkte/Materialien, daher hat die Beschaffung normalerweise eine Liste von langfristigen Lieferanten. Die Beschaffung und Vertragsverhandlungen werden weniger Zeit in Anspruch nehmen. Die direkte Beschaffung ist normalerweise zentralisiert, was das Budgetmanagement ermöglicht.
Indirekte Beschaffung — Büromaterialien und Möbel, IT-Ausrüstung und Software, Reinigungsmittel, Hausmeisterdienste, Telekommunikationsdienste und mehr werden benötigt, um das Unternehmen zu betreiben.
Obwohl notwendig, spiegeln sich diese Ausgaben nicht unmittelbar in den Kosten der verkauften Waren eines Produkts oder einer Dienstleistung wider und beeinflussen das Endergebnis des Unternehmens nicht. Leider hat die indirekte Beschaffung weniger Überwachung und Kontrolle über den Cashflow. Dies ist riskant, da diese Artikel und Dienstleistungen 15–30% des jährlichen Budgets eines Unternehmens ausmachen können.
Auch bei geringerer Überwachung sollte die indirekte Beschaffung vertraglich gebundene Anbieter zu vereinbarten Preisen und Bedingungen nutzen. AP, Finanzen und Beschaffung sollten auch über Verfahren zur Cashflow-Sichtbarkeit verfügen. Dezentralisierung und eine lange Lieferantenliste können jedoch die Kontrolle untergraben.
Rogue-, Tail- und Dark-Purchasing sind alles Formen von unkontrollierten Ausgaben, einer Art der indirekten Beschaffung. Dies tritt auf, wenn ein Mitarbeiter notwendige Produkte außerhalb des Standardprozesses kauft. Unternehmen mit verschiedenen Standorten und ohne Prozessprotokolle erleben dies typischerweise. Die folgenden Probleme ermöglichen unkontrollierte Ausgaben:
- Dezentralisierung – Büromaterial und Wartungsdienste werden lokal benötigt. Mehrere Stakeholder, die möglicherweise nicht mit der Unternehmensbeschaffung kommunizieren, kümmern sich um den Einkauf. Einmalige, vertragsfremde Einkäufe sind üblich.
- Fehlende Sichtbarkeit – Das Unternehmen sieht möglicherweise keine Bestellungen. Wenn die Lieferung nie als erhalten registriert wird, erhält die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung, die sie nicht schnell validieren kann. Ohne Sichtbarkeit ist es nahezu unmöglich, Ausgaben und Cashflow zu kontrollieren.
- Lieferantenbeziehungen Aufgrund der Menge an Dingen und Dienstleistungen, die im täglichen Betrieb verwendet werden, sind die Lieferanten indirekter Waren das Gegenteil der 80/20-Regel, bei der 80 Prozent der Waren von 20 Prozent der Lieferanten stammen. Bei unkontrollierten Ausgaben liefern 80% der Lieferanten 20% der Artikel. Diese Vielzahl an Anbietern macht es schwierig, Beziehungen zu pflegen.
Der Hauptunterschied zwischen Produkt- und Dienstleistungsbeschaffung besteht darin, dass die Dienstleistungsbeschaffung schwer zu standardisieren ist. Dies umfasst neue Projektparameter, Qualitätsmessung, Qualifikationen, Verträge, Lieferung und andere Anforderungen. Das Verfahren ist anders, und Dienstleister haben eine größere Bandbreite an Fähigkeiten und Ergebnissen, was die Dienstleistungsbeschaffung komplizierter macht.
Top-Verbesserungen im Beschaffungsprozess
Sobald Sie erkennen, wie kompliziert die Beschaffung ist, müssen Sie Ihre Strategie und Prozesse optimieren. Einige Tipps:
1. Automatisierung, Automatisierung, Automatisierung — Ein E-Procurement-System kann Ihre Verfahren beschleunigen und Ihnen mehr Kontrolle über jede Transaktionsphase geben. Ihr Beschaffungsteam kann jede Bestellung verfolgen und spart Zeit bei Anrufen und E-Mails mit Lieferanten.
2. Daten zentralisieren – Die Teams für Beschaffung, Vertragsmanagement und Kreditorenbuchhaltung müssen alle relevanten Daten sehen, von Lieferanteninformationen bis hin zum Rechnungsstatus, um Genauigkeit und Kontrolle über B2B-Transaktionen zu gewährleisten. Die Verwendung von Papierdokumenten an mehreren Standorten macht dies praktisch unmöglich. Die Digitalisierung aller Daten und der Zugriff für Stakeholder reduziert Fehler und verspätete Zahlungen.
3. Prozesse standardisieren—Beschaffungsprozesse sind nicht monolithisch. Prozesse und Vorschriften müssen jedoch organisationsweit standardisiert sein, insbesondere wenn es viele Standorte gibt. Kommunizieren Sie diese Praktiken an Manager und Mitarbeiter mit Kaufbefugnissen. Das Management sollte auch Benchmarks setzen, um Prozesse zu bewerten und anzupassen.
4. Seien Sie nicht knapp bei Inventar – In den letzten Jahren wurde Just-in-Time-Inventar verwendet, um Gebühren für Waren zu vermeiden, die in Regalen liegen. COVID-19 hat diese Perspektive geändert; viele Branchen begegnen Material- und Produktengpässen. Und was sie finden, kostet mehr.
5. Lieferantenbeziehungen verbessern—Ob Sie Produkte oder Dienstleistungen bewerten, behandeln Sie Lieferanten als strategische Partner. Sie sollten genügend Anbieter haben, um jede Situation abzudecken (denken Sie an COVID), aber die Liste überschaubar halten. Die Suche, Verifizierung und Aufnahme neuer Lieferanten ist zeitaufwendig und teuer. Obwohl wichtig, sollte der Preis nicht der einzige Indikator für eine gute Quelle sein. Sie wollen die vertrauenswürdigsten Anbieter, wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung benötigen.
Risiken schlechter Verfahren
Unternehmen ohne effektiven Beschaffungsprozess können die Rentabilität senken und den Wert der Beschaffung einschränken.
Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen und die Verwendung von E-Procurement-Software können viele Papier- und manuelle Probleme reduzieren, aber Beschaffungsmanager könnten zusätzliche Schritte unternehmen, die das Unternehmen kosten. Falsch eingegebene Bestellungen, die nicht mit Rechnungen verknüpft werden können; zu hohe Zahlungen für Waren aufgrund fehlender Standardverfahren; verspätete Zahlungen, die Lieferanten verärgern, die Sie möglicherweise nicht mehr als “bevorzugten” Kunden betrachten; Verlust potenzieller Rabatte für Käufe usw.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verbesserung der Beschaffungseffizienz nicht nur darin besteht, die neueste Technologie zu übernehmen oder Prozesse zu automatisieren—es geht darum, eine kohärente Strategie zu schaffen, die Automatisierung, Datenzentralisierung, Prozessstandardisierung und starke Lieferantenbeziehungen integriert. Indem Unternehmen diese wesentlichen Schritte befolgen, können sie nicht nur Kosten senken, sondern auch Innovationen vorantreiben und eine widerstandsfähige Lieferkette aufrechterhalten, die auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet ist. Effektives Beschaffungsmanagement ist ein mächtiges Werkzeug, das, wenn optimiert, erheblich zum Gesamterfolg und zur Nachhaltigkeit einer Organisation beitragen kann.
