Was ist Vertragsmanagement-Software?

Vertragsmanagement-Software automatisiert und organisiert den gesamten Lebenszyklus von Verträgen, um die Vertragsverwaltung in Unternehmen zu vereinfachen. Unternehmen können sich mit dem Programm auf die strategische Entscheidungsfindung und das Beziehungsmanagement statt auf administrative Aufgaben konzentrieren.

Synonyme

• Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus
• Vertragsverwaltungssystem
• Software für die Vertragsverwaltung
• Verwaltungsplattform für Verträge

Hauptmerkmale der Vertragsmanagement-Software

Vertragsmanagement-Software automatisiert und optimiert den Vertragslebenszyklus mit komplexen Funktionen. Hier sind einige Funktionen, die das Vertragsmanagement verbessern:

Dokumente verwalten

Diese wichtige Funktion erstellt, speichert und organisiert Vertragspapiere in einem sicheren digitalen Repository. Die Benutzer können Verträge sofort einsehen, Versionen verfolgen und Revisionen an einem Ort bearbeiten.

Arbeitsabläufe automatisieren

Aufgabenzuweisungen, Fortschrittsaktualisierungen und Erinnerungen können automatisiert werden, um die Vertragsgenehmigung zu vereinfachen. Dieses Tool garantiert, dass die Protokolle zur Vertragsgenehmigung genau eingehalten werden, wodurch die Durchlaufzeit minimiert und die Produktivität erhöht wird.

ESignatur-Integration

Elektronische Signaturen ermöglichen eine Vertragsabwicklung ohne Papier. Rechtsverbindliche ESignatur-Signaturen beschleunigen die Vertragsabwicklung und erhöhen die Sicherheit und den Komfort für alle Parteien.

Verwaltung der Konformität

Die Compliance-Management-Tools der Vertragsverwaltungssoftware gewährleisten, dass Verträge den internen und externen Vorschriften entsprechen. Diese Technologien erkennen und melden die Einhaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus, um Verstöße zu verhindern und Risiken zu verwalten.

Bekanntmachung zum Ablauf des Vertrags

Die Benachrichtigung über das Auslaufen von Verträgen macht die Nutzer auf bevorstehende Vertragsabläufe aufmerksam. So können Verlängerungen oder Verhandlungen rechtzeitig eingeleitet werden, um Serviceausfälle oder rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Eine automatische Erinnerung hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Verträge.

Berichterstattung, Analytik

Unternehmen können Vertragsdaten und -leistungen mithilfe fortschrittlicher Berichts- und Analysemöglichkeiten analysieren. Dieses Tool bietet umfassende Einblicke und umsetzbare Informationen, die Entscheidungsträgern dabei helfen, Vertragsbedingungen zu optimieren, Ergebnisse zu prognostizieren und Strategien auf der Grundlage früherer Daten zu entwickeln.

Arten von Vertragsmanagement-Software

Für Vertragsmanagement-Software gibt es aus geschäftlichen und sicherheitstechnischen Gründen verschiedene Einsatzmöglichkeiten. Die wichtigsten Arten sind unten aufgeführt:

Cloud-basierte Optionen

Diese Lösungen werden in der Cloud gehostet, so dass sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus zugänglich sind. Unternehmen, die Skalierbarkeit und einen geringen IT-Aufwand anstreben, sollten cloudbasierte Systeme nutzen. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit von Unternehmensteams aus der Ferne und bieten Aktualisierungen in Echtzeit sowie Interaktionen mit anderen Internetanwendungen.

Vor-Ort-Optionen in der Vertragsmanagement-Software

Ein Unternehmen installiert die Software vor Ort auf seinen Servern. Bei dieser Art von Software hat das Unternehmen mehr Kontrolle über die Sicherheit und das Datenmanagement, da alle Daten in seiner physischen und netzwerktechnischen Sicherheitsumgebung gespeichert werden. Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder hohem Bedarf an Software-Anpassungen bevorzugen diese Variante.

Hybride Optionen

Hybride Vertragsverwaltungssysteme kombinieren die Vorteile von Cloud- und On-Premise-Systemen. Mit diesen flexiblen Systemen können wichtige Daten vor Ort gespeichert werden, während bestimmte Funktionen in der Cloud verwaltet werden. Diese Lösung eignet sich für Unternehmen, die Sicherheit, Anpassbarkeit und Zugänglichkeit benötigen.

Jedes Programm ist auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.

Software-Anpassung für die Vertragsverwaltung

Die Anpassung der Vertragsverwaltungssoftware an die Anforderungen eines Unternehmens verbessert die Effizienz und die Benutzerfreundlichkeit. Diese Systeme können auf folgende Weise angepasst werden:

Workflow-Anpassung

Unternehmen können Vertrags-Workflows erstellen, die auf ihre Verfahren zugeschnitten sind. Dieser Grad der Anpassung automatisiert Aufgaben auf der Grundlage von Geschäftsstandards und stellt sicher, dass Verträge schnell erstellt und unterzeichnet werden. Unternehmen können die Effizienz verbessern und den Lebenszyklus von Verträgen kontrollieren, indem sie die Genehmigungs-Workflows anpassen.

Zugriffskontrolle nach Rolle in Vertragsmanagement-Software

Der Schutz sensibler Vertragsdaten erfordert anpassbare Berechtigungen. Mit RBAC können Administratoren regeln, auf welche Daten und Systemvorgänge Benutzer je nach ihren Zuständigkeiten zugreifen können. Auf diese Weise werden sensible Daten geschützt und die Benutzer erhalten die Werkzeuge, die sie für ihre Arbeit benötigen, ohne dass ihre Schnittstellen überladen werden.

Benutzerdefinierte Dashboards

Die Benutzer können Dashboards anpassen, um Vertragsmetriken und Benachrichtigungen hervorzuheben. Diese Dashboards vereinfachen die täglichen Abläufe, verfolgen Vertragsmeilensteine und machen Unterlagen leicht zugänglich, was die Entscheidungsfindung und Effizienz verbessert.

Implementierungsstrategien für unterschiedliche Unternehmensgrößen

Um den ROI und die Effizienz zu maximieren, sollte die Vertragsmanagement-Software auf die Größe und die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sein. Hier finden Sie praktische Strategien für KMUs und Unternehmen:

Kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen sollten erschwinglichen Lösungen den Vorzug geben, die ihre Grundbedürfnisse erfüllen, ohne ihr Budget zu belasten. Einige wichtige Tipps:

• Wählen Sie skalierbare Lösungen: Software mit grundlegenden Funktionen wie Dokumentenspeicherung und Workflow-Automatisierung kann skaliert werden, wenn das Unternehmen wächst.
• Wählen Sie benutzerfreundliche Systeme, die weniger Schulung erfordern, damit die Teammitglieder sie schneller akzeptieren.
• Begrenzen Sie die Anpassungen: Auch wenn es verlockend ist, können umfangreiche Anpassungen kostspielig sein; verwenden Sie die Standardfunktionen, die die meisten Ihrer Anforderungen erfüllen.

Mittelständische Unternehmen

Mittelgroße Unternehmen benötigen aufgrund der Komplexität und des Umfangs der Verträge eine anspruchsvollere Software. Tipps für die Umsetzung:

• Prüfen Sie die durchdachte Integration: Um die Verfahren zu rationalisieren, sollten Sie sicherstellen, dass das Programm problemlos in CRM- und Finanzsoftware integriert werden kann.
• Anpassung der Arbeitsabläufe und des Compliance-Managements an die Unternehmensabläufe zur besseren Kontrolle und Effizienz.
• Benutzerschulung und -unterstützung: Um die Möglichkeiten der Software zu maximieren, sollten Sie in gründliche Schulungsprogramme investieren.

Unternehmen

Unternehmen benötigen robuste Systeme für die komplizierte, umfangreiche Vertragsverwaltung über Regionen und Abteilungen hinweg. Zu den Tipps für die Implementierung gehören:

• Hochwertige, maßgeschneiderte Systeme sollten mit ERP-Systemen integriert werden und Vertragsdatenanalysen ermöglichen. Sie unterstützen in der Regel eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und bieten zahlreiche Vertragswerkzeuge und -funktionen.
• Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften in mehreren Regionen: Multinationale Operationen erfordern eine Software, die regionale Compliance-Standards verwalten kann.
• Einführung systematischer Verfahren für das Änderungsmanagement, um den Umfang der Einführung zu steuern, eine nahtlose Akzeptanz zu gewährleisten und Störungen zu minimieren.

Die Vertragsverwaltung, die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz können verbessert werden, indem der Implementierungsansatz auf die Bedürfnisse und den Umfang des Unternehmens abgestimmt wird.

Vorteile der Vertragsmanagement-Software

Vertragsmanagement-Software beschleunigt die Abläufe, verbessert die Genauigkeit und passt sich den geschäftlichen Anforderungen an. Wichtigste Vorteile:

Effizienz der Vertragsverwaltungssoftware

Die Automatisierung sich wiederholender Prozesse ist ein wesentlicher Vorteil von Vertragsmanagement-Software. Diese Automatisierung beschleunigt die Ausarbeitung, Prüfung und Genehmigung von Verträgen. Durch die Automatisierung werden diese Verfahren beschleunigt, sodass sich die Mitarbeiter auf strategische Aufgaben wie Vertragsverhandlungen konzentrieren können, die dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.

Genauigkeit

Standardisierte Methoden in der Vertragsmanagement-Software verringern menschliche Fehler. Jeder Vertrag wird nach diesen Kriterien einheitlich und korrekt vorbereitet, bewertet und ausgeführt, wodurch Verwirrung und kostspielige Fehler vermieden werden. Die Standardisierung ist notwendig, um Vertragsdaten zu schützen und eine genaue Dokumentation zu gewährleisten.

Skalierbarkeit

Unternehmen verwalten immer mehr Verträge, wenn sie wachsen. Vertragsmanagementlösungen bewältigen wachsende Datenmengen und komplexe Verträge mühelos. Diese Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, ihre Verträge erfolgreich zu verwalten, während sie wachsen, und bietet eine stabile Grundlage für die komplexe Vertragsverwaltung.

Probleme mit Vertragsmanagement-Software

Integrations- und Adoptionsprobleme können die Implementierung von Vertragsmanagement-Software zu einer Herausforderung machen.

Komplexe Integration in Vertragsmanagement-Software

Die Integration von Vertragsverwaltungssoftware in bestehende Systeme kann schwierig sein, wenn die IT-Infrastruktur veraltet ist oder inkompatible Technologien verwendet werden. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen Integrationsfachleute einstellen, die Systeme mühelos integrieren können. Wählen Sie Vertragsmanagementlösungen mit starken Integrationsfunktionen für viele Plattformen, um diesen Vorgang zu erleichtern. Suchen Sie nach Anbietern mit anpassbaren APIs und vorgefertigten Konnektoren für die wichtigsten Plattformen, um die Integration zu vereinfachen.

Adoptionswiderspruch

Das Personal kann sich gegen neue Software sträuben, weil es Angst vor Veränderungen oder Arbeitsbelastung hat. Um dies zu überwinden, ist eine umfassende Schulung erforderlich. Die Aufklärung der Mitarbeiter über die Funktionen und Vorteile des neuen Systems sollte die Software entmystifizieren und ihre Aufgaben vereinfachen. Um die Akzeptanz zu fördern und Widerstände zu beseitigen, sollten die persönlichen und organisatorischen Vorteile des Systems, wie Zeitersparnis und geringere Fehlerquoten, vermittelt werden.

Kosten

Die anfänglichen und laufenden Kosten der Software-Implementierung können für kleinere Organisationen überwältigend sein. Um die Kosten im Griff zu behalten, sollten Unternehmen die gesamten Betriebskosten berechnen, einschließlich des Kaufpreises und der langfristigen Kosten wie Upgrades, Support und Lizenzen. Eine stufenweise Einführung der Software, beginnend mit den wichtigsten Funktionen, ist praktisch. Durch diese abgestufte Methode werden die Kosten gestreut und das Unternehmen kann die Investition in jeder Phase bewerten und Änderungen vornehmen.

Auswahlkriterien für Vertragsmanagement-Software

Um zu gewährleisten, dass die richtige Vertragsmanagement-Software die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, müssen zahlreiche Kriterien berücksichtigt werden. Wichtige Kriterien für die Bewertung:

Branchenspezifische Erfordernisse

Jeder Sektor hat seine eigenen Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen sowie an den Betrieb. Organisationen im Gesundheitswesen müssen die HIPAA-Vorschriften einhalten, während Bauunternehmen ausgefeilte Tools für die Verwaltung komplizierter projektbasierter Verträge benötigen. Sie benötigen ein System, das den Branchenstandards entspricht und über spezielle Funktionen wie erweiterte Sicherheitsmechanismen, benutzerdefinierte Berichtstools und integrierte Compliance-Management-Systeme verfügt, um die besonderen Anforderungen Ihres Bereichs zu erfüllen.

Benutzeroberfläche

Eine benutzerfreundliche Oberfläche steigert die Akzeptanz und Nutzbarkeit der Software in Ihrem Unternehmen. Ideale Vertragsmanagementsysteme verfügen über ein intuitives Layout, das die Einarbeitungszeit neuer Benutzer verkürzt und die betriebliche Produktivität steigert. Benutzerfreundlichkeitstests und Demonstrationen können zeigen, wie das Programm Aufgaben in der Praxis bewältigt. Systeme, bei denen die Benutzer Dashboards anpassen können, um wichtige Funktionen hervorzuheben, erleichtern die tägliche Arbeit und machen sie effizienter.

Ausbildung und Unterstützung

Die Unterstützung und Schulung durch den Softwareanbieter kann über die Einführung und Nutzung des Systems entscheiden. Achten Sie bei der Auswahl der Software auf Kundensupport und Schulungsmaterial. Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Software richtig nutzen können, sollten Sie sich für Anbieter entscheiden, die Live-Workshops, Webinare und umfangreiche Dokumentationen anbieten. Der Kundensupport per Telefon, E-Mail und Live-Chat sorgt für schnelle Hilfe und verbessert die Benutzerfreundlichkeit und -zufriedenheit.

Trends bei Vertragsmanagement-Software

Software für das Vertragsmanagement entwickelt sich schnell mit der Technologie und den geschäftlichen Anforderungen weiter. Zu den wichtigsten Trends, die diesen Bereich prägen, gehören:

Maschinelles Lernen, KI

Diese Technologien verbessern die prädiktiven Analysen und die Risikobewertung der Vertragsmanagement-Software. Die Software nutzt KI und maschinelles Lernen, um Vertragstrends und Schwierigkeiten vorherzusagen. Dieser proaktive Ansatz hilft Unternehmen, Gefahren zu bewältigen, bevor sie sich verschlimmern. KI-gestützte Vertragsverwaltungssoftware kann auch die Vertragsprüfung automatisieren und rationalisieren, indem sie Klauseln kennzeichnet, die von etablierten Praktiken abweichen, was Zeit spart und Fehler verringert.

Blockchain-Integration

Die Blockchain-Technologie verbessert die Sicherheit und Transparenz, weshalb sie in Lösungen für das Vertragsmanagement integriert wird. Blockchain macht Vertragsänderungen in einem dezentralen Ledger nachvollziehbar und unwiderruflich, verhindert Manipulationen und schafft Vertrauen. Branchen, die Wert auf Vertragsintegrität und Compliance legen, profitieren von dieser Technologie.

Erhöhte Mobilität

Mobile Vertragsmanagementsysteme werden immer wichtiger, da die Arbeit immer flexibler wird. Die Entwickler optimieren ihre Apps für mobile Geräte, damit die Kunden Verträge verwalten, Aktualisierungen erhalten und sie überall unterschreiben können. Diese Mobilität hilft den Vertragsmanagern, auch außerhalb des Büros agiler zu arbeiten.

Diese Trends führen zu dynamischeren, sichereren und effektiveren Vertragsverwaltungsverfahren, die den Bedürfnissen moderner Unternehmen mit Hilfe von Technologie entsprechen.