Im Geschäftsleben geht es um das Management von Menschen und Prozessen. Das Verständnis für Ihre Lieferanten und deren Arbeitsweise ist eine wesentliche Voraussetzung für gegenseitiges Wachstum und Zusammenarbeit. Wie kann dies effizient und wiederholt erreicht werden? Beim Lieferantenmanagement geht es um den strategischen Aufbau und die Pflege von Lieferantenbeziehungen, um den ROI zu steigern, Verfahren zu optimieren und Partnerschaften zu stärken.
Manuelle Methoden, sich wiederholende Anfragen, nicht standardisierte Prozesse und unnötige Verzögerungen können die Verwaltung des Lieferantenkatalogs mühsam machen.
For now, let’s define vendor management, why it’s important, and how it may help your procurement team succeed.
Beschreiben Sie das Lieferantenmanagement.
Unternehmen nutzen Vendor Management oder Supplier Relationship Management, um die Beziehungen zu ihren Lieferanten zu optimieren.
Es geht um die Kunst und Wissenschaft des Aufbaus, der Verwaltung und der Optimierung von Lieferantenpartnerschaften, um den Erfolg des Unternehmens zu maximieren. Die Auswahl der besten Anbieter, der Abschluss und die Aufrechterhaltung solider Verträge, die Verringerung von Risiken und die Bereitstellung hochwertiger Waren und Dienstleistungen erfordern ein strategisches Gleichgewicht.
Das Lieferantenmanagement umfasst zahlreiche Aufgaben:
- Auswahl des Anbieters: Finden Sie Partner, die Ihre Unternehmenswerte und -ziele teilen.
- Vertragsgestaltung und -verhandlung: Festlegen der gegenseitigen Vorteile und Erwartungen.
- Risikominderung bei Anbietern: Identifizierung und Bewältigung von Risiken.
- Streitigkeiten mit Lieferanten: Schnelle und effektive Lösung.
- Qualitätskontrolle der Lieferung: Sicherstellen, dass Waren und Dienstleistungen den Normen entsprechen.
- Überwachung der Leistung anhand wichtiger Leistungsindikatoren zur Erreichung der Ziele.
- Vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen (QBRs): Bewertung der Leistung und des Zustands der Lieferantenbeziehungen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Fristen.
Das Lieferantenmanagement ist für die Erfüllung einer Vielzahl von Unternehmensanforderungen unerlässlich, da die Lieferanten aus unterschiedlichen Branchen, Märkten und Größenordnungen kommen.
Informations- vs. Beziehungsmanagement
Ein effektives Lieferantenmanagement erfordert eine Mischung aus technischem Informationsmanagement und menschenzentriertem Beziehungsmanagement.
Die Verwaltung von Lieferantendaten erfordert eine systematische Erfassung, Verfolgung und Analyse. Kontaktinformationen, Vertragsbedingungen, Leistungsindikatoren, Compliance-Dokumentation und Due Diligence. Eine wirksame Überwachung von Lieferanten erfordert ein gut organisiertes System zur Verwaltung von Lieferanteninformationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und den Betrieb effizient zu gestalten.
Das Vendor Relationship Management hingegen konzentriert sich auf den Aufbau strategischer, produktiver Lieferantenpartnerschaften. Es ist notwendig, häufig zu kommunizieren, Probleme gemeinsam zu lösen und sich an Aktivitäten zu beteiligen, die für beide Seiten von Vorteil sind. Unternehmen, die gute Beziehungen zu ihren Lieferanten aufbauen, können ihren Ideenreichtum, ihre Flexibilität und ihre Loyalität steigern.
Die 6 Stufen des Lieferantenmanagements
Als Teil der Beschaffungsstrategie umfasst das Lieferantenmanagement mehr als nur die Auswahl eines Lieferanten und die Unterzeichnung eines Vertrags. Es ist eine ganzheitliche Geschäftsstrategie, die Unternehmen hilft, gute Partner auszuwählen und zu halten.
Die Methoden des Lieferantenmanagements variieren von Organisation zu Organisation, es gibt jedoch sechs Hauptphasen, die einen soliden Ansatz bilden. Das Verständnis und die Verwaltung dieser Phasen kann die Effizienz steigern, Kosten sparen und die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern.
1. Suche und Auswahl von Anbietern
Eine gründliche Anbietersuche ist der erste Schritt der VM. In dieser Phase geht es darum, die Fähigkeiten des Anbieters mit den Anforderungen Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen. Qualität, Preisgestaltung, Ruf und Fristen sind entscheidend. In einem strengen und objektiven Auswahlverfahren sollte eine Ausschreibung (RFP oder RFI) durchgeführt werden, um gründliche Informationen von potenziellen Anbietern zu erhalten.
2. Vertragsgestaltung und -verhandlung
Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, müssen Sie einen Vertrag aufsetzen und besprechen. In diesem Vertrag sollten Aufgaben, Termine, Zahlungspläne und alles andere, was für die Partnerschaft wichtig ist, klar aufgeführt sein. Eine gute Vertragsverhandlung stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und jeder von dem Geschäft profitiert. Dieser Schritt stellt die Verbindung her und sorgt für klare Verhältnisse.
3. Onboarding von Anbietern
Das Onboarding des Anbieters beginnt nach der Vertragsunterzeichnung. Die Integration des neuen Anbieters in die Prozesse und Systeme Ihres Unternehmens ist erforderlich. Das Onboarding umfasst die Einrichtung von Kommunikationskanälen, die gemeinsame Nutzung von Daten und die Schulung des Anbieters zu den Vorschriften Ihres Unternehmens. Eine reibungslose Zusammenarbeit erfordert ein effektives Onboarding, damit der Anbieter schnell einen Mehrwert liefern kann.
4. Bewertung der Lieferantenleistung
Da der neue Anbieter Teil Ihrer Betriebsumgebung ist, muss er überwacht und bewertet werden. Das Leistungsmanagement umfasst die Erstellung von KPIs und die Überwachung der Leistung des Anbieters während seines gesamten Lebenszyklus.
In Feedback-Sitzungen können Bedenken frühzeitig erkannt und gute Verhaltensweisen bestätigt werden. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Anbieter die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.
5. Risikomanagement
Auch die mit den Lieferantenbeziehungen verbundenen Risiken werden ermittelt und gemindert. Achten Sie auf finanzielle Bedenken, Unterbrechungen der Lieferkette, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften und andere rote Anzeichen.
6. Letzte Zahlungen
Der letzte Schritt ist die Bezahlung des Lieferanten. Prüfen Sie, ob alle Leistungen eingegangen sind und Unstimmigkeiten beseitigt wurden.
Das Zahlungsverfahren sollte einfach sein und den von allen Beteiligten unterzeichneten Lieferantenverträgen entsprechen. Eine pünktliche und korrekte Bezahlung sorgt für zufriedene Lieferanten und schafft die Voraussetzungen für eine künftige Zusammenarbeit.
Erfolgreiches Lieferantenmanagement ist zyklisch. Unternehmen können ihre betriebliche Effizienz, ihre Kosteneinsparungen und ihre Marktposition verbessern, indem sie diese sechs Phasen sorgfältig durchlaufen, um gute Lieferantenpartnerschaften aufzubauen.
Wer verwaltet die Anbieter?
Wie bereits erwähnt, hilft es Unternehmen, effiziente, kostengünstige und für beide Seiten vorteilhafte Lieferantenbeziehungen zu unterhalten. Eine Rolle oder eine Stellenbezeichnung reicht nicht aus, um diese wichtigen Beziehungen zu verwalten.
Stattdessen ist sie auf mehrere Positionen in einem Unternehmen verteilt, von denen jede einzigartige Talente und Ansichten in das Lieferantenmanagement einbringt.
Manager für Lieferanten
Im Mittelpunkt des Lieferantenmanagements steht der Vendor Manager. Diese Funktion überwacht und pflegt die Lieferantenbeziehungen für das Unternehmen. Sie verhandeln Verträge, setzen die Bedingungen durch, schlichten Streitigkeiten und bewerten die Leistung der Lieferanten anhand vereinbarter Benchmarks.
Der Vendor Manager ist der Hauptansprechpartner für die Lieferanten und trägt dazu bei, starke Beziehungen aufzubauen, bei denen alle zusammenarbeiten. In einigen Unternehmen kann diese Aufgabe auch die Verwaltung und Auswahl wichtiger Lieferanten umfassen, um dem Unternehmen zu helfen, seine langfristigen Ziele zu erreichen.
Leiter der Einkaufsabteilung
Die Rolle des Beschaffungsmanagers geht über das Lieferantenmanagement hinaus.
Diese Position beaufsichtigt die Beschaffungsstrategie und -umsetzung der Organisation. Der Procurement Manager arbeitet mit den Abteilungen zusammen, um den Bedarf zu ermitteln, Beschaffungsstrategien zu entwickeln und Lieferanten auszuwählen.
Sie sind für die Ausschreibung, die Verhandlung und die Umsetzung der Beschaffungspolitik zuständig. Sie bemühen sich um den besten Wert für das Unternehmen und stellen sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten den Geschäftszielen und Compliance-Standards entsprechen.
Einkaufsspezialist
Als praktischer Mitarbeiter des Beschaffungsteams unterstützt der Beschaffungsspezialist den Vendor Manager und den Procurement Manager. Diese Position erfordert Marktforschung, Lieferantenbewertung, Vorbereitung von Bestellungen und Verwaltung von Beschaffungsunterlagen.
Beschaffungsspezialisten sind für eine erfolgreiche Beschaffung und VM-Operationen notwendig. Sie sind von entscheidender Bedeutung für die Umsetzung der Pläne des Beschaffungsmanagers in einem Lieferantenmanagementsystem und die Aufrechterhaltung der Verbindungen des Lieferantenmanagers.
Organisationsweite Flexibilität
Je nach Größe und Struktur des Unternehmens können diese Funktionen in Umfang und Verantwortung stark variieren. In kleineren Unternehmen kann ein und dieselbe Person als Vendor Manager, Procurement Manager und Procurement Specialist fungieren. In größeren Unternehmen hingegen gibt es für jede Funktion eigene Teams mit klarer Arbeitsteilung und spezialisierten Fachbereichen.
Eine wirksame VM erfordert strategische Kontrolle, operative Effizienz und ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Das Verständnis der Verantwortlichkeiten von VM hilft Unternehmen, ihre Teams so zusammenzustellen, dass sie den Wert des Lieferanten maximieren und die Effizienz der Lieferkette und den wirtschaftlichen Erfolg sicherstellen.
Warum ist das Lieferantenmanagement so wichtig?
Das Lieferantenmanagement ist entscheidend für die betriebliche Effizienz, die Kosteneffizienz und die Produktqualität. Das Lieferantenmanagement hilft Unternehmen bei der Auswahl der besten Lieferanten für ihre Bedürfnisse und bei der Zusammenarbeit mit ihnen, was für den Wettbewerbsvorteil und den Unternehmenserfolg entscheidend ist.
Die Wahl des falschen Anbieters kann die Beschaffungsrisiken, Lieferverzögerungen, mangelhafte Waren oder Dienstleistungen und verschwenderische Ausgaben erhöhen. Eine gute VM hilft daher bei der Auswahl der richtigen Partner und der Optimierung des Beschaffungsprozesses, um diese Probleme zu vermeiden.
In der heutigen globalen Wirtschaft, in der die Lieferketten miteinander verbunden sind und sich auf zuverlässige Lieferanten verlassen, kann jede Unterbrechung schwerwiegende Auswirkungen haben. Durch den Aufbau starker, kooperativer Lieferantenbeziehungen verringert das Lieferantenmanagement die Risiken von Lieferkettenunterbrechungen.
Diese Strategie stärkt die Lieferkette und verbessert die Verantwortlichkeit der Lieferanten. Durch die Verbesserung dieser Verbindungen können Unternehmen den Waren- und Dienstleistungsfluss reibungslos gestalten, Unterbrechungen reduzieren und Kontinuität gewährleisten, was ihre Gewinnspanne und Marktposition schützt.
Vorteile des Lieferantenmanagements
Ein effektives Lieferantenmanagement geht über die Beziehung zwischen Käufer und Verkäufer hinaus und bietet Vorteile für die Kostenstruktur, die betriebliche Effizienz und die strategische Positionierung eines Unternehmens. Hier sind einige der Vorteile eines soliden Plans, vor allem wenn er durch eine leistungsfähige Software für die Verwaltung von Lieferanten unterstützt wird:
- Um eine stabile Lieferkette zu gewährleisten, sollten Unternehmen die Leistung und die Einhaltung der Vorschriften durch ihre Lieferanten überwachen, um potenzielle Risiken zu erkennen und Methoden zur Risikominderung anzuwenden.
- Verbessern Sie die Auswahl und das Onboarding von Anbietern: Eine wirksame Strategie für die Verwaltung von Anbietern ermöglicht es Unternehmen, diejenigen zu finden und mit ihnen zusammenzuarbeiten, die ihnen helfen, ihre langfristigen Ziele zu erreichen, und ein optimierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass diese Anbieter so schnell wie möglich einsatzbereit sind und einen Mehrwert bieten.
- Durch strategisches Lieferantenmanagement können Kosten gesenkt werden, indem bessere Konditionen ausgehandelt, Größenvorteile genutzt und unnötige Ausgaben vermieden werden, was sich direkt auf das Endergebnis auswirkt.
- Das Lieferantenmanagement rationalisiert die Beschaffung durch Standardisierung und Automatisierung, wodurch Komplexität und Ineffizienz reduziert werden, was zu kürzeren Durchlaufzeiten und niedrigeren Betriebskosten führt.
- Verbessern Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten: Vertrauen und Loyalität zwischen Anbietern führen zu besserem Service, bevorzugter Behandlung und Zugang zu Innovationen und Sonderangeboten.
- Zu einem effektiven Lieferantenmanagement gehört die Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), um Erkenntnisse über die Leistung des Lieferanten, Markttrends und Verbesserungsmöglichkeiten zu gewinnen.
- Einführung zentraler Lieferanteninformationen und -kommunikation zur Vereinfachung der Verwaltung, Erhöhung der Transparenz und Verbesserung der Entscheidungsfindung durch einfachen Zugang zu wichtigen Daten.
- Um die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern, sollten Unternehmen eine offene Kommunikation und gemeinsame Problemlösungen fördern, um Probleme zu überwinden, Prozesse zu optimieren und gemeinsame Ziele zu erreichen.
Diese Vorteile zeigen, dass das Lieferantenmanagement eine strategische Aktivität ist, die die betriebliche Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt verbessert.
Managementprobleme mit Anbietern
Die Verwaltung von Lieferanten kann kompliziert sein, insbesondere für Unternehmen, die manuelle oder archaische Systeme verwenden.
Alte Systeme können die Verwaltung von Lieferanten ineffizient und schwierig machen, was die Beziehungen zu den Lieferanten erschwert.
Probleme mit manuellen und veralteten Prozessen
Manuelle oder archaische Praktiken zur Verwaltung von Lieferanten können zu ungenauen Daten, langsameren Reaktionszeiten und einem unzureichenden Überblick führen. Diese mühsamen und fehleranfälligen Strategien können das Lieferantenmanagement erschweren und von der Strategie ablenken.
Unzureichende Zentralisierung und Standardisierung
Ohne ein einheitliches und standardisiertes Lieferantenmanagementsystem haben Unternehmen möglicherweise Schwierigkeiten mit Missverständnissen zwischen Abteilungen, häufigen Lieferantenanfragen, uneinheitlicher Lieferantenbewertung und Leistungsüberwachung. Mangelnde Kohärenz kann zu nicht wettbewerbsfähigen Preisen, Ineffizienzen und Streitigkeiten führen, die Lieferantenvereinbarungen und Unternehmensziele untergraben.
Fragen der Skalierbarkeit
Für ein wachsendes Unternehmen kann es immer schwieriger werden, seine Zulieferer und deren Daten zu verwalten. Unternehmen laufen Gefahr, in Unordnung zu geraten, Risiken einzugehen und Chancen für Optimierungen und Kosteneinsparungen zu verpassen, wenn sie nicht über skalierbare Verfahren und Werkzeuge für die Verwaltung ihrer Beziehungen zu Lieferanten verfügen.
Diese Bedenken zeigen, dass eine moderne, automatisierte Lösung erforderlich ist, um die Abläufe zu optimieren, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und die Verwaltung von Anbietern zu skalieren, wenn sich die Unternehmen weiterentwickeln.
