In der komplizierten Welt der Geschäftsabläufe hat der Begriff der indirekten Beschaffung/indirekten Einkaufs eine große Bedeutung.
Die indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt für den Produktionsprozess notwendig, aber für die Aufrechterhaltung der täglichen Funktionalität des Unternehmens unerlässlich sind. Dies kann alles umfassen, von der Beschaffung von Schutzbrillen und Handschuhen, die für die Sicherheit am Arbeitsplatz wichtig sind, bis hin zu eher alltäglichen Dingen wie Reinigungsgeräten oder Lebensmittellieferboxen.
Im Wesentlichen spielt der indirekte Einkauf eine entscheidende Rolle – wenn auch hinter den Kulissen -, um den reibungslosen Ablauf der komplexen Strukturen eines Unternehmens zu sichern.
Dieser Aspekt des indirekten Einkaufs wird im Vergleich zum direkten Pendant manchmal unterschätzt. In den letzten Jahren haben die Unternehmen jedoch begonnen, die potenziellen Einsparungen und Effizienzgewinne zu erkennen, die sich aus der Optimierung der indirekten Beschaffung ergeben.
Effizienter indirekter Einkauf geht über den bloßen Einkauf von Material hinaus. Der indirekte Einkauf umfasst eine strategische Beschaffung, ein rigoroses Management der Lieferantenbeziehungen und ein genaues Verständnis der Gesamtbetriebskosten (TCO). Außerdem ist eine solide Ausgabenmanagementstrategie erforderlich.
In diesem Artikel führen wir Sie durch die Feinheiten der indirekten Beschaffung und geben Ihnen einen umfassenden Leitfaden an die Hand, damit auch Sie den indirekten Einkauf durch effiziente Strategien meistern.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Was ist indirekte Beschaffung?
- Indirekter Einkauf von persönlicher Schutzausrüstung (PSA)
- Strategien zur Beherrschung der indirekten Beschaffung
- Die Zukunft der indirekten Beschaffung und Versorgung
Was ist indirekte Beschaffung?
Unter indirekter Beschaffung versteht man den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht Teil des Endprodukts eines Unternehmens sind. Dabei handelt es sich in der Regel um betriebliche Notwendigkeiten, die den täglichen Betrieb eines Unternehmens aufrechterhalten, von PSA-Bedarf wie Schuhen und Schutzbrillen bis hin zu industriellen Reinigungsmitteln und Ausrüstungen für die Gastronomie.
Ein Beispiel für indirekten Einkauf wäre ein Bauunternehmen, das hochwertige Sicherheitshandschuhe von vertrauenswürdigen PSA-Lieferanten bezieht, oder ein Restaurant, das Essenslieferboxen erwirbt. Diese Artikel tragen zwar nicht direkt zum Endprodukt oder zur Dienstleistung bei, spielen aber eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs.
Indirekter Einkauf von persönlicher Schutzausrüstung (PSA)
Eines der wichtigsten Elemente der indirekten Beschaffung ist der Einkauf von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) wie Sicherheitshandschuhen, Gesichtsmasken und Schutzschuhen.
Diese Artikel sind ein Muss für den Schutz der Mitarbeiter, insbesondere in Branchen wie dem Baugewerbe, der Fertigung und der Logistik.
Ein Bauunternehmen muss zum Beispiel Schutzbrillen und Schutzschuhe für seine Mitarbeiter bereitstellen, um Unfälle und Verletzungen auf der Baustelle zu vermeiden. Daher ist ein wichtiger Teil des indirekten Einkaufs, die Wahl zuverlässiger Lieferanten, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten und gleichzeitig die Arbeitsschutzvorschriften einzuhalten.
Vernachlässigt ein Bauunternehmen hingegen die Bedeutung der indirekten Beschaffung, kann dies schwerwiegende und vielschichtige Folgen nach sich ziehen. Beim Einkauf der persönlichen Schutzausrüstung von vertrauenswürdigen Lieferanten steht vor allem die Qualität der PSA im Vordergrund. Denn qualitativ minderwertige PSA trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter unnötigen Risiken ausgesetzt sind, was zu Unfällen, Verletzungen oder sogar Todesfällen auf der Baustelle führen kann.
Wenn Sie mehr über die Beschaffung von PSA für Bauarbeiter erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel: Arbeitssicherheit im Bauwesen: Ein umfassender Blick auf die Grundlagen der Bau-PSA.
Ganz gleich, ob es sich um ein Krankenhaus handelt, das einen ständigen Nachschub an Handschuhen und Gesichtsmasken benötigt, oder um ein Bauunternehmen, das Schutzhelme und Warnwesten benötigt – die indirekte Beschaffung spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung, die zur Produktivität und letztlich zum Erfolg eines jeden Unternehmens beiträgt.
Effiziente Strategien rund um den indirekten Einkauf
Die indirekte Beschaffung umfasst sowohl den strategischen Einkauf, als auch das effektive Ausgabenmanagement.
Strategischer Einkauf bedeutet, die besten Lieferanten für Ihre Bedürfnisse zu finden. Das könnte bedeuten, einen Lieferanten für Sicherheitsbrillen, Sicherheitsschuhe und Gehörschutz zu finden, der die beste Mischung aus Qualität, Haltbarkeit und Preis bietet.
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Beim Ausgabenmanagement hingegen geht es darum, alle Beschaffungsausgaben im Auge zu behalten, um Einsparungsmöglichkeiten zu ermitteln. Wenn Sie z. B. Ihre Ausgaben für Reinigungsmittel genau überwachen, stellen Sie vielleicht fest, dass Sie mehr als nötig einkaufen, und können entsprechende Anpassungen vornehmen.
Hier kann auch die Analyse der Gesamtbetriebskosten (TCO) den entscheidenden Unterschied machen. Die TCO umfasst nicht nur den Kaufpreis eines Artikels, wie z. B. von Sicherheitshandschuhen, sondern auch alle damit verbundenen Kosten des gesamten Lebenszyklus des Produkts. Günstigere Sicherheitshandschuhe nutzen sich beispielsweise schneller ab und müssen häufiger ersetzt werden, was auf lange Sicht zu höheren Kosten führt.
Wenn Sie mehr über TCO erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel: TCO meistern: Der unverzichtbare Leitfaden für Beschaffungsfachleute.
Schließlich ist die regelmäßige Analyse der indirekten Ausgaben und die Verfolgung der Beschaffungs-KPIs entscheidend für die Beherrschung des indirekten Einkaufs. Dazu gehört die Bewertung von Ausgabenmustern, Lieferantenleistung, Vertragserfüllung und anderen Schlüsselfaktoren, wie beispielsweise optimierte Vertragsverhandlungen.
Bei einer tiefergehenden Analyse könnte Ihnen beispielsweise auffallen, dass Ihre derzeitigen Verpackungslösungen für Lebensmittel nicht so kosteneffizient sind, wie sie sein könnten, und sich daraufhin nach einem neuen Lieferanten umsehen.
Die Zukunft der indirekten Beschaffung und Versorgung
- Kosteneffiziente PSA und Nachhaltigkeitsaspekte
Die Beschaffung von Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) wie Schutzbrillen, Handschuhen und Schutzschuhe wird auch in Zukunft eine Priorität sein. Der Fokus auf kosteneffiziente PSA muss jedoch mit dem Aspekt der Nachhaltigkeit in Einklang gebracht werden. Beschaffungsexperten müssen den gesamten Lebenszyklus dieser Produkte berücksichtigen, von der Herstellung bis zur Entsorgung. Es ist von entscheidender Bedeutung, PSA von Lieferanten zu beziehen, die sich nachhaltigen Praktiken verschrieben haben und langlebige Produkte anbieten, die Abfall und Umweltbelastung reduzieren.
- Einweg-Nahrungsmittelbedarf: Eine ständige Herausforderung
Die Zukunft des indirekten Einkaufs in der Lebensmittelbranche liegt in der Bewältigung der ständigen Herausforderung der Einweg-Lebensmittelversorgung. Da Unternehmen bestrebt sind, ihren CO2-Fußabdruck zu verringern, steigt der Bedarf an Lebensmittellieferboxen und anderen Verpackungslösungen, die sowohl kosteneffizient als auch umweltfreundlich sind. Dies erfordert einen strategischen Ansatz bei der Auswahl von Lieferanten, die innovative, nachhaltige Verpackungen anbieten, ohne dabei Kompromisse bei Qualität oder Kosteneffizienz einzugehen.
- Beschaffung von Reinigungsmitteln: Anpassung an neue Normen
Bei den Reinigungsmitteln geht es in Zukunft darum, sich an neue Normen anzupassen. Die jüngsten globalen Umstände unterstreichen die Bedeutung der Aufrechterhaltung hoher Hygienestandards am Arbeitsplatz, wodurch Reinigungsmittel zu einem kritischeren Bereich des indirekten Einkaufs geworden sind. Die Beschaffungsteams müssen sich bemühen, zuverlässige Lieferanten zu finden, die wirksame, sichere und umweltfreundliche Reinigungsprodukte anbieten.
Alles in allem bietet die Zukunft der indirekten Beschaffung viele Möglichkeiten für Innovation und strategisches Denken. Wenn Beschaffungsexperten diese Faktoren berücksichtigen, können sie der Zeit voraus sein und sicherstellen, dass ihre Unternehmen bei der indirekten Beschaffung effizient, kostengünstig und nachhaltig agieren.
Schlussfolgerung
Die Beherrschung der indirekten Beschaffung ist kein Ziel, sondern eine kontinuierliche Reise. Sie erfordert ein tiefes Verständnis der indirekten Ausgaben, eine strategische Beschaffung von Produkten, ein scharfes Auge auf Ihre Gesamtbetriebskosten (TCO) und ein effektives Ausgabenmanagement.
Indirekter Einkauf bedeutet auch, dass Sie die KPIs im Auge behalten und laufend Analysen der i
ndirekten Ausgaben durchführen müssen, um Trends, Einsparmöglichkeiten und Bereiche zu erkennen, in denen die Strategie verbessert werden könnte.
Mit Blick auf die Zukunft müssen Beschaffungsexperten auch die wachsenden Herausforderungen bei der Beschaffung kosteneffizienter und gleichzeitig umweltfreundlicher Produkte bewältigen. Nachhaltigkeit und Anpassungsfähigkeit an neue Normen werden ebenfalls im Vordergrund dieser Herausforderungen stehen.
Alles in allem geht es bei der Beherrschung der indirekten Beschaffung nicht nur darum, Kosten zu senken oder die Effizienz zu steigern, sondern auch darum, einen Beitrag zu dem übergeordneten Ziel eines nachhaltigen und zukunftssicheren Unternehmens zu leisten.
