Was ist direkte Beschaffung? Wichtige Konzepte und Einblicke

Wenn Ihre Geschäftsabläufe wachsen und anspruchsvoller werden, müssen Sie zwischen zwei Arten der Beschaffung unterscheiden: der direkten und der indirekten Beschaffung. Diese beiden Beschaffungsmethoden wirken sich unterschiedlich auf die Unternehmenstätigkeit aus. Sie erfordern eine andere Einstellung und oft auch andere Methoden.

In diesem Leitfaden wird die direkte Beschaffung definiert, von der indirekten Beschaffung unterschieden und der Ansatz des Lieferantenmanagements bei der direkten Beschaffung erörtert.

Direkte Beschaffung

Die direkte Beschaffung umfasst den Kauf von Artikeln und Dienstleistungen, die direkt mit der Produktion Ihres Unternehmens zusammenhängen.

Einige Beispiele für die direkte Beschaffung:

• Rohstoffe (Glasfaser für den Bootsbau)
• CPU-Chips für die Computerherstellung)
• Einige professionelle Dienstleistungen, wie z. B. die architektonische Planung für ein Bauträgerunternehmen, gehen direkt in die Produktion über.
• Einige Softwarekäufe (Software für Grafikdesigner)

Die Analyse, ob ein Kauf notwendig ist, um eine Ware oder Dienstleistung bereitzustellen, definiert die direkte Beschaffung.

Computerhersteller brauchen CPUs, um Computer zu bauen, während Grafikdesign-Agenturen Designwerkzeuge benötigen, um Bilder zu erstellen.

Ein Vergleich zwischen direkter und indirekter Beschaffung hilft, ihre Komplexität zu erklären.

Wie unterscheidet sich die direkte von der indirekten Beschaffung?

Bei der indirekten Beschaffung werden wichtige Waren und Dienstleistungen gekauft, die nicht direkt in die Produktion einfließen.

Angenommen, Ihr Bekleidungsgeschäft stellt seine Kleidung selbst her. Der Direkteinkauf umfasst Bekleidungszubehör wie Stoff.

Beispiele für indirekte Beschaffung:

• Bürobedarf für die Verwaltung
• Ihre physischen Schaufenster mieten
• Abonnement der E-Commerce-Plattform

All diese Kosten sind notwendig, haben aber nichts mit der Bekleidungsproduktion zu tun.

Direkte vs. indirekte Beschaffung

Direkte oder indirekte Beschaffung ist bei einigen Transaktionen eindeutig.

In Unternehmen, die eher Dienstleistungen als Produkte verkaufen, sind Softwarekäufe schwieriger zu kategorisieren.

Denken Sie an eine Agentur für digitales Marketing. Eine Marketing-Agentur stellt keine Waren her. Es werden keine Teile oder Rohstoffe benötigt.

Einige Softwarekäufe sind für ihre Dienstleistungen unerlässlich, wie z. B.:

• Plattformen für digitale Anzeigen
• Software zur Marketingautomatisierung
• Tools für das E-Mail-Marketing

Die Marketing-Agentur benötigt Software, um digitale Werbung als Dienstleistung zu verkaufen, daher handelt es sich bei diesem Erwerb um eine Direktbeschaffung.

Sie können jedoch Software für Projektmanagement oder interne Kommunikation einsetzen. Dies sind indirekte Anschaffungen.

Fragen Sie: “Geht dieses Produkt direkt in die Produktion unserer Ware oder Dienstleistung ein?”, um festzustellen, ob es sich um eine direkte oder indirekte Beschaffung handelt.

Fragen des Lieferantenmanagements bei der Direktbeschaffung

Der Direkteinkauf erfordert ein Management der Lieferantenbeziehungen. Die Produkte, die diese Lieferanten anbieten, sind für Ihr Unternehmen lebenswichtig. Ihr Fehlen hindert Sie daran, Ihr Produkt herzustellen.

Risikomanagement bei Lieferanten ist wichtig. Unterbrechungen der Lieferkette können die Produktionsabläufe stören und die Gewinne schmälern.

Die Fähigkeit Ihrer Marketingagentur, Kundenverträge zu erfüllen, wird durch erhebliche Ausfälle der Marketingautomatisierungsplattform beeinträchtigt.

Rohstoffe können die Haltbarkeit Ihrer Kleidung beeinflussen, was Sie als Hersteller auszeichnet. Wenn ein strategischer Lieferant seine Geschäftstätigkeit aufgibt, müssen Sie einen neuen Lieferanten finden, was die physische Zusammensetzung Ihres Produkts verändert.

Ihr Wettbewerbsvorteil kann sich auch aus direkten Lieferantenbeziehungen ergeben. Ohne direkten Produktionsinput kann sich Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung verändern.

Beschaffungsteams sollten strategische Lieferantenbeziehungen verwalten, indem sie:

• Echtzeit-Leistungstransparenz und Einblicke in die Ausgaben und Kosteneinsparungen von Lieferanten durch Software für das Management von Lieferantenbeziehungen
• Festlegung von KPIs und Erwartungen an den Verkäufer und Durchführung von Leistungsüberprüfungssitzungen
• Regelmäßige Bewertung von Betriebs-, Finanz- und Marktrisiken

Bedeutung des Lieferantenmanagements bei der indirekten Beschaffung

Indirekte Lieferanten benötigen ein ähnliches Lieferantenbeziehungsmanagement wie die direkte Beschaffung.

Vermeiden Sie es, indirekte Lieferanten von Ihrem Lieferantenmanagement auszuschließen. Wenn dieser Lieferant heute verschwinden würde, hätte das erhebliche Auswirkungen auf den Betrieb?

Wenn ja, sollten Sie dem Schutz der Lieferantenbeziehungen Priorität einräumen.

Was sind die Herausforderungen bei der direkten Beschaffung?

Managing direct procurement presents three problems for strategic sourcing and procurement teams:

1. Knifflige Verfahren

Ausschreibungen, IT-Compliance und Einkaufsgenehmigungsverfahren sind erforderlich. Leider werden diese in der Regel verlangsamt. Mit einer Beschaffungssoftware lassen sich die Genehmigungsprozesse automatisieren.

2. Risiko managen

Eine Lieferantenverbindung birgt immer ein Risiko (das Sicherheitsrisiko ist bei SaaS-Käufen immer gegeben), aber die Auswahl von Direktanbietern erhöht dieses Risiko.

Wenn ein Cyberangriff auf die Server Ihres Anbieters zu einer schwerwiegenden Störung Ihrer digitalen Werbeplattform führt, kann es sein, dass Ihre Marketingagentur nicht mehr in der Lage ist, Kunden zu bedienen.

Wenn Ihr Stofflieferant ausfällt, müssen Sie als Bekleidungshersteller möglicherweise Ihre Produktion drosseln.

3. Kosten-Nutzen-Verhältnis

Bei der Einstellung neuer Lieferanten geht es in der Regel darum, Geld zu sparen, weshalb Sie eine Softwarelösung suchen, die Ihr Budget optimal ausnutzt.

Der billigste Anbieter ist nicht unbedingt die beste Wahl. Niedrige Preise können zu Zugeständnissen bei der Qualitätssicherung und dem Risikomanagement führen, was Ihrem Unternehmen schaden kann.

Verwenden Sie drei Methoden, um Kosten und Wert abzuwägen:

1. Legen Sie frühzeitig im Beschaffungsprozess fest, ob die Kosten oder der Wert am wichtigsten sind. Sie könnten sich beispielsweise für den billigsten Anbieter von Bürogeräten entscheiden, unabhängig von der Qualität. Wenn dessen Funktionsumfang besser ist, sind Sie vielleicht bereit, für eine E-Mail-Marketingplattform mehr zu bezahlen.
2. Verbessern Sie Vertragsverhandlungen und erhalten Sie den besten Preis mit Hilfe von Preisbenchmarking-Daten.
3. Vermeiden Sie überhöhte Gebühren durch Überwachung der Softwarenutzung.