Die Einrichtung von Einkaufsverfahren ist eine Sache. Dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter sie wortwörtlich befolgen, ist eine andere. Nachlässigkeit, Unwissenheit oder der Wunsch, schnell neue Waren und Dienstleistungen zu kaufen, führen dazu, dass viele Unternehmen die Beschaffungsvorschriften nicht einhalten.
Unternehmen riskieren erhebliche Datenverluste, wenn Richtlinien nicht befolgt werden oder nicht vorhanden sind.
Erfahren Sie, wie Sie die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien messen und verbessern können, und lernen Sie bewährte Verfahren kennen, um die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien zu optimieren.
Was genau ist die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften?
Die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften ist gegeben, wenn ein engagiertes Team oder die Abteilungsleiter die Regeln, Verfahren und Vorschriften für den Einkauf befolgen.
In der Praxis umfasst die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften:
- Erstellung und Verteilung von Einkaufspolitiken
- Überwachung und Einhaltung der Beschaffungsvorschriften
- Planung der Risikobewertung und -minderung bei der Beschaffung
- Durchführung von Beschaffungsaudits und Unterrichtung der Führungsebene
- Entdeckung von Möglichkeiten, wie Beschaffungssoftware Arbeitsabläufe zur Einhaltung von Vorschriften automatisieren, berichten und genehmigen kann
Warum ist die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften wichtig?
Bei der Einhaltung der Vorschriften im Beschaffungswesen geht es nicht darum, willkürliche Regeln und Praktiken aufzustellen.
Stattdessen verringert die Anwendung wirksamer Beschaffungsstrategien die Risiken beim Kauf neuer Waren und Dienstleistungen.
Der Kauf von SaaS setzt Unternehmen Software-Sicherheitsproblemen wie Datenschutzverletzungen und Nichteinhaltung der GDPR aus.
Einkaufsteams befolgen Ihre Regeln zur Risikominderung, wenn sie sich auf die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften konzentrieren. Außerdem spart es Geld.
Für den Kauf von Software benötigen Sie möglicherweise eine Tech-Stack-Bewertung. Das Mitglied des Beschaffungsteams muss prüfen, ob Ihr Unternehmen bereits für eine Plattform zahlt, die den Zweck erfüllt, bevor es einen SaaS-Dienst kauft.
Dadurch werden sich überschneidende Lizenzen vermieden, wenn Ihre Organisation für gleichwertige Software-Tools bezahlt.
Wie man die Einhaltung der Beschaffungspolitik bewertet
Verfolgen und berichten Sie mit diesen fünf Maßnahmen.
Ausgaben für die Verwaltung
Die verwalteten Ausgaben sind der Anteil des Beschaffungsteams an den Unternehmensausgaben.
Wenn Ihre Beschaffungsabteilung mehr Unternehmensausgaben kontrolliert und mehr Ausgaben den internen Einkaufsrichtlinien folgen, sind die verwalteten Ausgaben höher.
Vertragserfüllung
Wie oft und wie vollständig Ihre Lieferanten Ihre Verträge einhalten, wird als Vertragstreue bezeichnet.
Der Prozentsatz Ihrer Verträge mit vollständig konformen Anbietern ist die Messgröße.
Ihre Verträge begrenzen Risiken und bewahren Ihr Unternehmen vor Verlusten wie Lieferkettenengpässen, die den Betrieb stören könnten. Wenn Sie die Einhaltung dieser Bedingungen durch die Lieferanten verbessern, verbessern Sie die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften.
Einhaltung von Prozessen
Die Einhaltung von Prozessen misst, wie oft Ihre Organisation Beschaffungsverfahren wie die Überprüfung von Lieferanten einhält.
Diese Statistik ist für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung, besonders aber für dezentralisierte Beschaffungsmodelle, bei denen Abteilungs- oder Filialleiter ihre eigenen Entscheidungen treffen.
Bei der dezentralen Beschaffung ist das Personal eher geneigt, langwierige Schritte zu umgehen oder gegen Beschränkungen (die die Organisation schützen) zu verstoßen.
Lieferanten zählen
Die Anzahl der zugelassenen Lieferanten ist die Anzahl Ihrer Lieferanten. Es ist entscheidend, die richtige Anzahl zu finden.
Zu viele Lieferanten können das Risiko erhöhen. Eine hohe Anzahl von Lieferanten kann intelligente Partnerschaften mit Lieferanten und Kosteneinsparungen verhindern. Diese Einstellungen begünstigen eine Reduzierung der Beziehungen.
Bei zu wenigen zertifizierten Anbietern können Sie in die Falle tappen, wenn ein Anbieter ausfällt oder schließt. Eine Ausweichmöglichkeit zu haben, ist hervorragend, vor allem bei Anbietern, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Rechnung-zu-Bestellung-Abgleich
Die Übereinstimmung von Rechnungen mit Bestellungen ist der Prozentsatz der Rechnungen, die mit den Bestellnummern Ihres Beschaffungssystems übereinstimmen.
Dies bedeutet, dass der Bestellprozess und die Genehmigungsabläufe eingehalten wurden.
Ihr Abgleich zwischen Rechnung und Auftrag sollte hoch sein.
Bewährte Praktiken für die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften
Gefährdungen kennen und Abhilfemaßnahmen planen
Das Risikomanagement ist für die Einhaltung der Vorschriften im Beschaffungswesen unerlässlich.
Maximierung der Beschaffungseffizienz bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken.
Verwenden Sie eine Risikomatrix, um den Schweregrad und die Wahrscheinlichkeit des Risikos zu bestimmen.
Ist ein Risiko von geringer Auswirkung und geringem Schweregrad, sollte der betrieblichen Effizienz Vorrang vor der Risikominderung eingeräumt werden.
Aktivere Ansätze zur Risikominderung sollten sich jedoch auf sehr wahrscheinliche oder schwerwiegende Gefahren beziehen.
Eine Verletzung des Verbraucherdatenschutzes könnte schwerwiegend sein, insbesondere wenn dadurch die Gefahr einer Nichteinhaltung der DSGVO besteht. In diesem Fall muss der CIO möglicherweise neue Anbieter gründlich analysieren und genehmigen, um das Risiko zu mindern.
Planen Sie regelmäßig Audits der Beschaffung.
Bei einer Beschaffungsprüfung werden alle Dokumente und Entscheidungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens überprüft.
Die Verantwortlichen für das Beschaffungswesen prüfen Praktiken und Regeln, Lieferantenbeziehungen und -risiken sowie Ausgaben, die sich nicht im Rahmen des Verfahrens bewegen.
Durchführung von vierteljährlichen Beschaffungsprüfungen, um Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften aufzudecken und Maßnahmen zu ergreifen.
Ein ultimatives Handbuch zur Beschaffungsprüfung erklärt Beschaffungsprüfungen.
Liste der zugelassenen Lieferanten.
Eine Liste zugelassener Lieferanten enthält Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten oder die Sie als sichere Dienstleister bewertet haben.
With this list, procurement team members can easily find vendors to buy from without a new strategic sourcing or screening procedure.
Die Listen der bevorzugten Lieferanten rationalisieren die Beschaffung und halten gleichzeitig die Richtlinien ein.
Die richtige Mischung aus zentraler und dezentraler Beschaffung
Bei der zentralen Beschaffung ist ein internes Team für alle Beschaffungsaufgaben zuständig. Bei der dezentralen Beschaffung haben die Leiter der Abteilungen oder Niederlassungen diese Befugnis.
Eine zentralisierte Beschaffung ist sicherer im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften und Risiken. Die Unternehmen können so Größenvorteile nutzen und Überschneidungen bei den Softwarelizenzen vermeiden.
Ein dezentraler Einkauf gibt den Teamleitern jedoch die Möglichkeit, mit ihrem Fachwissen und ihrer Erfahrung zu wissen, was sie für einen Einkauf benötigen. Er rationalisiert die Beschaffung mit weniger bürokratischen Schritten.
Viele Unternehmen verwenden eine hybride Strategie, bei der ein zentraler Einkäufer Transaktionen ab einem bestimmten Dollarbetrag abwickelt. Währenddessen kontrollieren die Abteilungsleiter Einkäufe mit geringerem Risiko.
Verwenden Sie automatisierte Software für das Lieferantenmanagement.
Software für das Lieferantenmanagement hilft den meisten Beschaffungsteams bei der Verwaltung von Geschäftspartnerschaften und der Einhaltung von Vorschriften.
Automatisierte Genehmigungsworkflows können Kaufanträge an die Beteiligten zur Genehmigung weiterleiten.
Dies verbessert die Einhaltung von Vorschriften, beschleunigt den Einkaufsprozess und ermöglicht es allen Beteiligten, ausstehende Transaktionen sofort auf einer Plattform einzusehen.
