Einleitung
Vertragsmanagement ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Mit einer Software für das Vertragsmanagement (CMS) können Unternehmen automatisieren, Risiken verringern und die Produktivität steigern. Mit den richtigen Werkzeugen können Unternehmen wiederkehrende Probleme lösen und ihren Kernoperationen Mehrwert verleihen. Hier sind drei praktische Wege, wie CMS Ihre Abläufe optimieren kann.
Automatisieren Sie das Vertragsmanagement zur Beschleunigung des Vertragsabschlusses
Ohne einen disziplinierten Ansatz für das Vertragsmanagement kann das Erstellen neuer Vereinbarungen zeitraubend sein. Möglicherweise werden die falschen oder ungenutzten Vorlagen verwendet. Vertragsprüfer müssen alle Bestimmungen sorgfältig analysieren, um sicherzustellen, dass ein neuer Vertrag den Unternehmensstandards entspricht, während die Rechtsabteilung jede Formulierung auf Konformität und Durchsetzbarkeit prüfen muss. Es kann frustrierend sein, Zeit für sich wiederholende Sorgfaltspflichten aufzuwenden.
Vorlagen- und Klauselbibliotheken
CMS kann intelligente Tools zur Vertragserstellung bereitstellen, wie einfache Klauseln und Vorlagenbibliotheken. Benutzer können Zeit und Geld sparen, indem sie die Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit vorab genehmigten Vertragsformulierungen automatisieren. Um den Nutzen zu maximieren, verwenden Sie ein CMS mit intelligenten Assistenten zur Vertragserstellung, die Vorschläge zur Vertragsstrukturierung machen.
Cloud-Kollaborationstools
Nutzen Sie Cloud-Kollaborationstechnologien, um Verzögerungen durch das Versenden von Vertragskopien per E-Mail an andere Parteien zu vermeiden. Parteien können am selben Dokument zusammenarbeiten, um bessere Einblicke in Änderungen und Versionskontrolle zu erhalten. Warnungen und Benachrichtigungen halten alle über Gespräche informiert, während Kommentar- und Markup-Tools virtuelle Diskussionen ermöglichen.
RFx-/Angebotsmanagement
CMS kann helfen, das RFx– und Angebotsmanagement zu verbessern. CMS kann Angebote nach einer RFx akzeptieren und die automatisierte Vertragserstellung nutzen, um das Geschäft mit dem erfolgreichen Bieter abzuschließen.
End-to-End-Vertragsmanagement reduziert Risiken.
Risikomanagement basiert auf Vertragsdaten.
Ein schlechtes CMS kann die Risikosichtbarkeit am meisten einschränken. Vertragsrisiken können sich daraus ergeben, mit wem ein Unternehmen Geschäfte macht, bis hin zu den Bedingungen. Ohne einen geordneten Mechanismus zum Zugriff auf und zur Analyse von Verträgen kann ein Unternehmen diese Risiken weder minimieren noch vermeiden. Verträge in Dutzenden von Ländern stellen ein großes Risiko für ein globales Unternehmen mit zahlreichen Behörden und Dritten dar. Unternehmen, die ihr Vertragsmanagement verbessern möchten, priorisieren das Risiko-Management und die Risikominderung.
Vertragsmanagement standardisiert verarbeiten
Verbessern Sie das Vertragsmanagement, um alle Reputations-, Finanz- und Regulierungsrisiken in den Verträgen Ihres Unternehmens zu erkennen. Sortieren Sie nach Vereinbarungstyp, Finanzwert, Standort, externer Partei und anderen Merkmalen, um Risiken mit standardisierten Vertragsmanagementtechniken zu identifizieren.
In einer zentralen CLM-Plattform Verträge digitalisieren
Ein verbessertes CMS von Grund auf neu zu erstellen, ist schwierig. Programmierung, eine riesige Datenbank und Hunderte von Stunden für das Importieren und Zusammenstellen von Verträgen sind erforderlich. Glücklicherweise automatisieren moderne CLM-Technologien die Vertragsverwaltung für die meiste dieser Arbeit. Einige bieten automatische Vertragsanalyse und -organisation mithilfe von KI und maschinellem Lernen. Diese hochmodernen Lösungen machen automatisiertes Vertragsmanagement besser als herkömmliche Methoden.
Verbessern Sie das Vertragsmanagement zur Leistungssteigerung.
Vertragsbedingungen werden selten vollständig durchgesetzt, was zu Ineffizienz und Verlusten führt.
Fortgeschrittene Vertragsanalyse
Ein Unternehmen benötigt ständige Berichterstattung und leistungsstarke Analysen, um einen Vertrag durchzusetzen. Wählen Sie ein CLM, das sich in ERP-Systeme integriert, um Vertragsbedingungen mit realen Indikatoren für Echtzeiteinblicke in die Vertragserfüllung abzugleichen.
Schlussfolgerung
Die strategische Implementierung von CMS hilft dabei, vertragsbezogene Abläufe in Ihrer Organisation zu optimieren. Diese Lösungen rationalisieren Geschäftsprozesse, indem sie die Vertragserstellung, das Risikomanagement und die Leistungskontrolle automatisieren. Der Einsatz solcher Technologien minimiert den menschlichen Aufwand und Fehler und bereitet Ihre Organisation darauf vor, schnell und strategisch auf Markt- und Regulierungsentwicklungen zu reagieren.
