Was ist Vertragsmanagement? 

Wussten Sie, dass für 84 % der Beschaffungsexperten eine unzureichende Vertragstransparenz die größte Herausforderung im Vertragsmanagement darstellt?

Es ist nicht verwunderlich, dass Unternehmen angesichts der steigenden Anforderungen auf digitale Lösungen umsteigen, um Verträge effizienter zu verwalten. Die Tage, in denen wir uns auf die Papierform verlassen haben, gehören längst der Vergangenheit an. Ein Schlüsselbegriff, der in der Vertragsverwaltung an Bedeutung gewinnt, ist CLM. 

Aber was ist CLM? 

CLM bedeutet Contract Lifecycle Management und steht für den umfassenden Verwaltungsprozess eines Vertrags, von der Anfrage über die Genehmigung bis hin zur Erneuerung. Bitte beachten Sie, dass CLM, bzw. das Vertragsmanagement, nicht mit der speziellen Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten verwechselt werden sollte. Letzteres konzentriert sich auf die Leistung der Lieferanten, die Einhaltung von Bedingungen und die Verbesserung der Beziehungen zu Lieferanten.

In diesem Artikel behandeln wir Digitales Vertragsmanagement (CLM), beleuchten die Vorteile und sprechen über die Kriterien guter CLM Systeme.

Hier sind die Themen, die wir behandeln werden:

1. Phasen des Vertragslebenszyklus
2. 4 Vorteile eines CLM-Systems
3. Wie Sie die beste CLM-Software auswählen

Phasen des Vertragslebenszyklus

Ein Vertrag durchläuft verschiedene Phasen, angefangen von seiner Erstellung bis zur abschließenden Unterzeichnung. Im Folgenden finden Sie die neun entscheidenden Etappen im CLM: 

1. Vertragsanfrage: Am Anfang jeder vertraglichen Vereinbarung im CLM steht immer ein Bedarf. Dieser Bedarf kann sich aus verschiedenen Beschaffungserfordernissen ergeben, z. B. aus dem Wunsch, einen neuen Lieferanten zu gewinnen oder eine neue Charge von Materialien zu kaufen. In dieser ersten Phase geht es darum, den Zweck Ihres Vertrags im Rahmen des Contract Lifecycle Managements zu umreißen, die beteiligten Parteien zu spezifizieren und den Umfang festzulegen. Sobald sich alle Beteiligten einig sind und diese Details festgelegt sind, wird ein formeller Antrag gestellt.
   

2. Ausarbeitung des Vertrags: Im Verlauf des Vertragsmanagements ist die Ausarbeitung des Vertrags eine weitere, entscheidende Phase. Hier werden Vertragsgrundlagen und -bedingungen vereinbart, sowie    die Liefertermine und Zahlungsmodalitäten festgehalten. Zum Beispiel kann in dieser Phase eine Klausel zur pünktlichen Lieferung während der Hochsaison ausgehandelt werden. Eine interne Rechtsabteilung ist in dieser Phase ebenfalls hilfreich, da sie die Interessen beider Seiten auf Rechtskonformität überprüfen kann.
   

3. Aushandeln der Bedingungen: Beide Parteien bringen ihre eigenen Erwartungen mit an den Verhandlungstisch. Dies kann beispielsweise die Forderung nach günstigeren Preisen oder kürzeren Lieferzeiten von Ihrer Seite sein, während Ihr Lieferant möglicherweise größere Bestellmengen bevorzugt. In den Verhandlungen wird ein Kompromiss gesucht, der schließlich innerhalb des Vertragsmanagement Prozesses zu einem für beide Seiten zufriedenstellenden Ergebnis führt. 
   

4. Überprüfung und Genehmigung: Selbst wenn beide Parteien einen Konsens erzielt haben, erfordert der Vertrag vor seiner Umsetzung einer gründlichen Überprüfung. Nehmen wir an, ein Krankenhaus schließt einen Vertrag mit einem Lieferanten für persönliche Schutzausrüstungen (PSA) ab, da der Bedarf an solchen Produkten im Gesundheitswesen für gewöhnlich sehr hoch ist. Der Beschaffungsexperte des Krankenhauses muss sicherstellen, dass die PSA sämtlichen Sicherheits- und Qualitätsstandards entspricht, realistische Lieferfristen festgelegt sind und dass es keine versteckten Kosten oder Bedingungen gibt. Im Vertrag sollten alle gesetzlichen Bestimmungen klar formuliert sein, um z. B. sicherzustellen, dass die Ausrüstung den internationalen Gesundheitsstandards entspricht. Vor der Ausführung des Vertrags müssen alle Beteiligten, von der Beschaffungsabteilung über die Qualitätssicherung bis hin zum Rechtsteam, ihre Zustimmung gegeben haben.
   

5. Unterzeichnung: In dieser Phase werden die Vereinbarungen rechtskräftig. Die Unterzeichnung markiert den offiziellen Abschluss der Vertragsverwaltung und stellt sicher, dass alle Vereinbarungen und Bedingungen offiziell angenommen wurden.
   

6. Vertragsabschluss oder -verlängerung: Wenn sich langsam das Vertragsende eines bestehenden Vertrages nähert, steht eine wichtige Entscheidung an. Möglicherweise sind die Preise des Lieferanten nach langjähriger Lieferung von PSA nicht mehr wettbewerbsfähig, oder Ihre Anforderungen haben sich geändert. In solchen Fällen kann der Vertrag im Vertragsmanagement basierend auf beidseitigem Nutzen und bisheriger Leistung entweder verlängert, neu verhandelt oder beendet werden. Diese Phase kann als Chance angesehen werden, den neuen Vertrag den aktuellen Bedürfnissen der Geschäftspartner anzupassen.
   

7. Verträge aufbewahren und durchsuchen: Unterzeichnete Verträge benötigen einen schließlich einen sicheren Aufbewahrungsort. Moderne CLM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, sich von alten Aktenbergen zu verabschieden. Stattdessen können Sie ein digitales Vertragsmanagement verwenden, in denen jedes Vertragsdokument leicht zugänglich ist. Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine bestimmte Klausel in einem mehrjährigen Vertrag finden; CLM-Systeme machen dies zu einer einfachen Aufgabe, die nur wenige Klicks erfordert.
   

8. Berichterstattung: Verträge sind zwar schriftlich festgehalten, in der Praxis jedoch dynamisch. Das bedeutet, dass ein regelmäßiges Überwachungs- und Berichtssystem notwendig ist. Nehmen wir an, Sie bewerten einen langfristigen Vertrag einer Ihrer neuen Lieferanten. Eine fortlaufende Bewertung ermöglicht es Ihnen, die Vor- und Nachteile des Vertrags in der Praxis zu beurteilen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob es vorteilhaft ist, den Vertrag fortzusetzen, oder ob es erforderlich ist, die Bedingungen neu zu verhandeln.
   

9. Erneuerung oder Beendigung: Basierend auf Ihren Berichten und Leistungsdaten haben Sie die Möglichkeit, entweder den Vertrag zu verlängern und dabei alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen, oder den Vertrag zu kündigen und sicherzustellen, dass alle ausstehenden Verpflichtungen geregelt sind.

Egal, ob Sie Beschaffungsexperte oder ein Geschäftsführer sind, ein umfassendes Verständnis von CLM und die geschickte Anwendung eines CLM-Systems steigern die Effizienz in der Vertragsverwaltung Ihres Unternehmens und stärken die Partnerschaften mit Ihren Geschäftspartnern.

4 Vorteile der Nutzung eines CLM-Systems

Haben Sie schon einmal aufgrund von Bürokratie und unübersichtlichem Papierkram ein wesentliches Vertragsdetail übersehen?

Falls dies der Fall ist, kann die Einführung eines CLM-Systems Sie nicht nur vor ähnlichen Situationen bewahren, sondern bietet Ihnen auch eine Vielzahl weiterer Vorteile.

Hier sind die 4 wichtigsten Vorteile eines CLM-Systems:

1. Erhöhte Automatisierung und gesteigerte Effizienz: CLM-Systeme automatisieren alltägliche, zeitaufwendige Aufgaben. Stellen Sie sich einen Beschaffungsmanager vor, der in Papierbergen versinkt und jeden Kaufvertrag manuell erstellen und akribisch überprüfen muss. Mit einem effizienten CLM-System gehören solche zeitraubenden Tätigkeiten der Vergangenheit an. Die Erstellung, Genehmigung, Durchführung und Archivierung von Dokumenten wird rationalisiert. Anstatt Verträge von Grund auf neu zu erstellen, können Sie beispielsweise auf vorhandene Vorlagen zurückgreifen und so die ersten Phasen des Vertragsmanagement Prozesses beschleunigen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Weniger Bürokratie, Vermeidung von Fehlern und eine schnellere Vertragsabwicklung für Käufer und Verkäufer. 
   

2. Verbesserte Regelkonformität: Ein leistungsfähiges CLM-System ermöglicht es Ihnen, das Vertragsmanagement einfach umzusetzen, ohne gegen Vorschriften zu verstoßen. Mithilfe vordefinierter Vorlagen und einer Datenbank mit Vertragsklauseln stellt das System sicher, dass jeder Vertrag strenge Bau- und Umweltauflagen einhält. Sie werden automatisch an Vertragsverlängerungen erinnert und das CLM-System überprüft bestehende Verträge auf Regelkonformität, was wieder um eine transparente Vertragsabwicklung ermöglicht. Ein eingeschränkter Zugriff dient dazu, dass im Sinne einer maximalen Sicherung Ihrer Daten nur befugte Personen auf wichtige Daten zugreifen oder diese bearbeiten können.
   

3. Effektivere Verhandlungen und Kosteneinsparungen: Nehmen wir an, Sie möchten Preisverhandlungen mit einem langjährigen Lieferanten durchführen. Dank eines CLM-Systems können Sie in Echtzeit auf historische Daten, aktuelle Marktpreise und prognostische Analysen zugreifen, um im Gespräch oder Schriftverkehr bessere Vertragsbedingungen auszuhandeln. Die Software ist sofort einsatzbereit und erfordert keine längeren Wartezeiten, um auf benötigte Daten und Funktionen zugreifen zu können. So können Sie informierte, auf Daten basierte Entscheidungen treffen, um optimale Konditionen auszuhandeln. Wichtige Funktionen wie automatische Erinnerungen an Verlängerungen oder Zahlungstermine verhindern kostspielige Versäumnisse, sei es eine verpasste Möglichkeit auf einen Rabatt oder eine unbeabsichtigte Vertragsverletzung.
   

4. Mehr Klarheit und Übersicht: Bestimmt kennen Sie das, mehrere Lieferantenverträge gleichzeitig koordinieren zu müssen. Ohne einen strukturierten Vertragsmanagement Prozess kann die Vielzahl an Verträgen verwirrend sein. Mit einem effektiven CLM-System erhalten Sie und alle Beteiligten, vom Finanzteam bis zum Betriebsleiter, einen umfassenden Überblick über alle Verträge. Das bedeutet nicht nur, dass Sie die Dokumente einsehen können, sondern auch, dass Sie die Meilensteine, Verpflichtungen und möglichen Engpässe nachvollziehen können. Wenn beispielsweise ein bestimmter Lieferant regelmäßig Lieferverzögerungen aufweist, kann das CLM-System diesen Trend identifizieren, sodass Sie und Ihr Team proaktiv auf das Problem reagieren können. 
   

Zusammenfassend unterstützt Sie ein effektives digitales Vertragsmanagement dabei, einen Überblick über Ihre vertraglichen Verpflichtungen und die Leistungen Ihrer Vertragspartner zu erhalten, was eine bessere Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung fördert und Risiken minimiert.

Dennoch ist jedes Unternehmen einzigartig. Wie finden Sie also die beste Plattform für das Vertragsmanagement, die zu Ihren speziellen Bedürfnissen passt? Im nächsten Abschnitt geben wir Ihnen einige wichtige Ratschläge.

Wie Sie die beste CLM-Software auswählen

Es kann eine echte Herausforderung sein, die passende CLM-Software aus all den verfügbaren Optionen auf dem Markt zu finden. Um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen, sollten Sie sich auf die folgenden Hauptmerkmale konzentrieren:

• Umfassende Funktionalität: Im Wesentlichen geht es bei CLM um die Fähigkeit, den gesamten Prozess des Vertragsmanagements nahtlos zu steuern. Das bedeutet, dass die von Ihnen gewählte CLM-Software alle Phasen im Lebenszyklus eines Vertrags abdecken sollte. Zusätzlich dazu sollte die CLM-Software die Erstellung von Verträgen erleichtern, indem sie vordefinierte Klauseln und branchenspezifische Vorlagen bereitstellt. Ein ideales System sollte auch Benachrichtigungen und Warnungen anbieten, um Sie über wichtige Ereignisse wie Verlängerungsfristen oder Eskalationen zu informieren und gewährleisten, dass keine wichtigen Vertragsdetails übersehen werden. 
  

• Automatisierungsfunktionen: Wie zuvor beschrieben, zählt die Automatisierung alltäglicher Aufgaben zu den Hauptvorteilen von CLM. Anstatt Vertragsverlängerungen manuell durchzuführen, sollte ein gutes CLM-System automatische Benachrichtigungen versenden können. Ebenso kann das automatische Ausfüllen von Datenfeldern auf Grundlage zuvor eingegebener Informationen eine erhebliche Zeitersparnis für Beschaffungsmanager darstellen.
  
   
• Integrationsmöglichkeiten: Angesichts des zunehmenden digitalen Wandels in der Branche ist es wichtig, dass die verschiedenen Software-Tools für einen kohärenten Datenfluss nahtlos verlinkt werden können. Ihr CLM-System sollte sich reibungslos in Ihre weiteren Software Tools integrieren lassen, unabhängig davon, ob es sich um Buchhaltungssoftware oder Warenwirtschaftssysteme handelt.
  

• Kundenbetreuung und Unternehmensimage: Bei jeder Software und digitalen Plattform können Fragen oder Problemstellungen auftreten. Daher ist es wichtig, dass das von Ihnen gewählte CLM-System über einen reaktionsfreudigen Support verfügt. Bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie sich auch mit der Reputation des Anbieters vertraut machen. Positive Erfahrungsberichte und Erfahrung mit komplexen Dienstleistungen sind gute Anzeichen dafür, dass Sie dem Anbieter vertrauen können.
  

• Sicherheitsvorkehrungen: In der Beschaffungsbranche sind Vertraulichkeit und Cybersicherheit unerlässlich, insbesondere angesichts zunehmender Cyber Bedrohungen. Ganz gleich, ob es sich um eine Vertragserneuerung oder Datenverkehr mit langjährigen Lieferanten handelt, Ihr CLM-System sollte robuste Sicherheitsvorkehrungen treffen, um Ihre Daten zu sichern.
  

• Benutzerfreundlichkeit: Zu guter Letzt sollten Sie immer Software wählen, die Sie, Ihr Team und andere Beteiligte in Ihrem Unternehmen intuitiv nutzen können und leicht verständlich ist, unabhängig von ihrem technologischen Fortschritt.  

Zusammenfassend sollten Sie also sicherstellen, dass Sie ein umfassendes und benutzerfreundliches Vertragsmanagement-Tool nutzen. Dieses Tool sollte nicht nur den Vertragsmanagement Prozess vereinfachen, sondern auch nahtlos mit Ihren anderen Tools integriert werden können. Auf diese Weise können Sie Ihre gesamte Beschaffungsstrategie effizienter gestalten.

Fazit  

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie die Komplexitäten des Vertragsmanagements erfolgreich bewältigen können? Das Contract Lifecycle Management (CLM) ist hier die Lösung.

Durch die Implementierung eines effizienten CLM-Systems kann Ihr Unternehmen tatsächlich erheblich profitieren. Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht es Ihnen, Ihre Beschaffungsprozesse durch automatisierte Workflows, gewährleistete Regelkonformität und stärkere Lieferantenbeziehungen zu optimieren.

Wichtig ist jedoch, ein CLM-System auszuwählen, das Ihren individuellen Geschäftsanforderungen entspricht und nahtlos in Ihre aktuellen betrieblichen Tools integriert werden kann. 

Eine starke CLM-Plattform steigert die Effizienz und den Erfolg von Unternehmen und Beschaffungsexperten. Deshalb empfehlen wir Ihnen, empfehlen wir Ihnen, sich die Zeit zu nehmen, um eine gründliche Recherche durchzuführen und sorgfältig eine CLM-Lösung auszuwählen, die Ihrem Unternehmen einen maximalen Vorteil verschafft.