zentralisierter Einkauf: wie Sie es in Ihrem Unternehmen umsetzen

Einführung:

Eine zentrale Einkaufsstrategie verbessert das Kostenmanagement, die Lieferantenbeziehungen und die Abläufe. Eine zentrale Lösung hilft, den Beschaffungsprozess für Unternehmen zu rationalisieren, die mit dezentralen Einkaufsprozessen kämpfen. In diesem Beitrag werden wir darüber sprechen, wie man einen zentralisierten Einkauf implementiert und die Vor- und Nachteile davon.

Zentralisierter Einkauf

Beim zentralisierten Einkauf (ZE) werden alle Einkaufsentscheidungen und -aktionen unter einem Bereich oder einer Person gebündelt. Somit wird der gesamte Einkauf zentral abgewickelt, anstatt von mehreren Abteilungen oder Personen.

In Ihrem Unternehmen kaufen mehrere Abteilungen Büromaterial, Druckertinte und Papier. Jede Abteilung könnte ihre eigene Beschaffung durchführen, was zu unkontrollierten Ausgaben, doppelten Bestellungen und einem Mangel an Überblick über die Ausgaben führt.

Ein zentralisierter Ansatz ermöglicht es jedoch, alle Bestellungen unter einem Einkaufsteam zu bündeln. Dieses Team kann bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln, Kosteneinsparungen erzielen und sicherstellen, dass die Beschaffung mit der Einkaufsstrategie und den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Vorteile des zentralisierten Einkaufs

ZE bietet Organisationen, die ihren Beschaffungsprozess straffen und Geld sparen möchten, folgende Vorteile:

1. Größere Verhandlungsmacht durch zentralisierten Einkauf

Die Konsolidierung der Einkaufsmacht gibt Ihrem Unternehmen mehr Verhandlungsspielraum mit Lieferanten und reduzierte Ausgaben.

2. Verbessertes Kostenmanagement im zentralisierten Einkauf

Es hilft, Kosten zu senken und doppelte Bestellungen zu minimieren.

3. Bessere Beziehungen

Verhandeln Sie bessere Konditionen und bauen Sie langfristige Lieferantenbeziehungen auf. Bessere Produkte, schnellere Lieferung und reduzierte Preise werden das Ergebnis sein.

4. Größere Kontrolle und Transparenz im zentralisierten Einkauf

Ihr Unternehmen kann Ausgaben mühelos verfolgen, da alle Kaufentscheidungen an einem Ort getroffen werden. Es wird nach Kostensenkungsmöglichkeiten suchen und sicherstellen, dass die Beschaffung den Regeln und der Ethik folgt.

5. Vereinfachte Verfahren

Die Konsolidierung aller Kaufentscheidungen unter einem Bereich oder einer Person wird Missverständnisse und Redundanzen vereinfachen. Es wird die Beschaffung straffen und verbessern.

Prozess des zentralisierten Einkaufs

Verstehen Sie das Verfahren und die Schritte.

Schritte im ZE:

Die Implementierung von ZE erfordert mehrere Schritte:

1. Bewertet euren Einkaufsprozess

Der erste Schritt besteht darin, das bestehende Beschaffungsmanagement zu bewerten, Bereiche zur Verbesserung zu identifizieren und Übergangshindernisse vorauszusehen.

2. Finden Sie ein Kontaktzentrum im zentralisierten Einkauf

Eine Abteilung oder Person, die für Kaufentscheidungen und -operationen verantwortlich ist, könnte ein primärer Ansprechpartner sein.

3. Etablieren Sie Beschaffungsprotokolle

Entwickeln Sie Richtlinien und Prozesse für das Beschaffungsmanagement. Diese Richtlinien sollten die Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen, Kaufgenehmigungen und Zahlungsabwicklungen umfassen.

4. Verwenden Sie Beschaffungssoftware im zentralisierten Einkauf

Beschaffungssoftware vereinfacht, reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Transparenz. Organisationsrichtlinien werden ebenfalls befolgt.

5. Schulung des Personals Eine effektive Prozesswirksamkeit erfordert die Zustimmung und Zusammenarbeit aller Beteiligten. Das Personal sollte in neuen Regeln, Methoden und Beschaffungssoftware geschult werden.

6. Verfolgen und bewerten Sie die Leistung im zentralisierten Einkauf

Es beinhaltet die Verfolgung von Ausgaben, Lieferantenbeziehungen und Kostensenkungen oder Prozessverbesserungen.

Wie funktioniert der Einkauf aus einer Hand im zentralisierten Einkauf?

Wenn Sie ZE verwenden, werden alle Ihre Kaufentscheidungen und -aufgaben von einer einzigen Gruppe oder Person erledigt. Die Hauptkontaktperson kümmert sich um die Lieferanten, verhandelt Verträge, nimmt Bestellungen entgegen und wickelt Zahlungen ab.

Ihr Unternehmen könnte durch die Zentralisierung des Einkaufs Geld sparen und besser arbeiten. Ein einheitlicher Prozess erleichtert die Abwicklung von Einkäufen und die Einhaltung von Vorschriften.

Implementierung des zentralisierten Einkaufs

Sie können diese Schritte verwenden, um eine einheitliche Beschaffung einzurichten:

Betrachten Sie den Einkauf im zentralisierten Einkauf

Finden Sie Fehler und doppelte Arbeiten und überlegen Sie, wie ein zentralisierter Ansatz diese beheben könnte.

Benennen Sie den Hauptkontakt.

Bestimmen Sie, wer für alle Einkäufe verantwortlich sein wird. Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens könnte es sich um eine Gruppe oder eine Person handeln.

Richten Sie Schritte für den Einkauf ein.

Richten Sie den Prozess zur Lieferantenauswahl, zur Vertragsverhandlung, zur Genehmigung von Käufen und zur Zahlungsabwicklung ein. Diese Regeln sollten die Überzeugungen und Bedürfnisse des Unternehmens widerspiegeln.

Auswahl von Einkaufssoftware

Das Programm sollte Schritte zur Verwaltung von Lieferanten, Verträgen und Bestellungen enthalten.

Richten Sie den zentralen Einkauf ein

Setzen Sie die neuen Regeln und Verfahren um und aktivieren Sie die Werkzeuge für den Einkauf.

Überwachen und bewerten Sie den Prozess

Bewerten Sie kontinuierlich die Effektivität des Prozesses. Passen Sie das Verfahren an, um den organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Erfolgreiche Beispiele für zentralisierten Einkauf

ZE funktioniert im Einzelhandel und anderen Branchen. Nehmen wir den Einzelhandel als Beispiel.

Ein großer Einzelhändler zentralisiert seine Beschaffung. Die Beschaffungsabteilung übernimmt die Beschaffung, die Zahlungsabwicklung und alle anderen Beschaffungsaufgaben.

Details zur Implementierung des Prozesses:

1. Beschaffung im zentralisierten Einkauf

Die Beschaffungsabteilung der Einzelhandelskette wird die Lieferanten analysieren. Um gute Preise und Konditionen zu erhalten, werden sie mit den ausgewählten Lieferanten verhandeln.

2. Bestellabwicklung

Die Beschaffung wird alle Bestellungen auf Konformität prüfen. Sie genehmigt und dokumentiert alle Käufe.

3. Zahlungsabwicklung

Die Abteilung wird rechtzeitige und korrekte Zahlungen an Lieferanten leisten.

4. Lieferantenmanagement

Für alle Lieferantenpartnerschaften wird die Abteilung die Leistung überwachen und Schwierigkeiten lösen.

Einschränkungen des zentralisierten Einkaufs

Der zentralisierte Einkauf kann einer Organisation helfen, hat jedoch einige Nachteile:

1. Unflexibilität durch zentralisierten Einkauf

Es kann starr sein und sich nicht schnell an Marktveränderungen oder unvorhergesehene Ereignisse anpassen. Es könnte zu Beschaffungsverzögerungen oder verpassten Chancen führen.

2. Wachstum der Bürokratie

Zusätzliche Bürokratie könnte die Beschaffung verlangsamen und komplizieren.

3. Widerstand gegen Veränderungen

Mitarbeiter, die an das vorherige Verfahren gewöhnt sind, könnten die Veränderung ablehnen. Dies könnte zu einer langsameren Prozessadoption und einer geringeren Akzeptanz durch die Stakeholder führen.

Fazit:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es die Verhandlungsmacht, die Transparenz und das Ausgabenmanagement verbessert. Während es anfänglichen Widerstand gegen Veränderungen und Bedenken hinsichtlich der Unflexibilität geben mag, bieten verbesserte Beschaffungsprozesse weitreichende Vorteile. Unternehmen können ZE implementieren und die betriebliche Effizienz verbessern, indem sie die aktuellen Verfahren analysieren, Regeln festlegen und Beschaffungssoftware verwenden.