Without strong controls over how much each area spends and what the company buys, many problems can arise. Spending that isn’t covered by a contract gets out of hand. Businesses take on more IT risk than they need to. The people in charge of procurement can’t see what they’re buying in real time or from above. The best finance and procurement teams use good buying management techniques to deal with these problems. Find out what purchasing management is and the six best ways to buy things that will save you money and lower your risk.
Was versteht man unter Einkaufsmanagement?
Das Einkaufsmanagement ist die Aufgabe, alles, was mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen zu tun hat, im Auge zu behalten und zu verwalten.
Sie umfasst alles, was mit dem Einkaufen zu tun hat, wie z. B.:
- Regeln und Richtlinien für den Kauf
- Workflows für die Genehmigung
- Erstellung von Bestellungen und Bestellanforderungen und deren Genehmigung
- Preisvergleiche und Marktstudien
- Strategische Suche nach neuen Quellen und deren Erschließung
- Verfahren zur Verwaltung und Verringerung von Risiken
- Reden über Verträge
- Sicherstellen, dass Qualitätsstandards und Verträge eingehalten werden
Ein besonders wichtiger Teil eines guten Einkaufs- und Beschaffungsprozesses ist der Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu den Lieferanten.
Bessere Beziehungen zu Ihren Lieferanten machen Ihr Geschäft langfristig stabiler, helfen Ihnen, bessere Konditionen zu erhalten, und verringern einige Arten von Lieferantenrisiken, wie z. B. das Marktrisiko.
Warum ist ein strukturiertes Einkaufsmanagement wichtig?
Besserer Schutz vor Risiken
Ein gut durchdachter Einkaufsplan hilft den Einkaufsteams, ihre Unternehmen vor den vielen Risiken zu schützen, die mit der Zusammenarbeit mit externen Lieferanten verbunden sind.
Dieser Plan beginnt mit dem Schritt der Entscheidung und zieht sich durch den gesamten Kaufprozess.
Indem sie den Einkäufern die Möglichkeit geben, jeden Lieferanten zu bewerten, helfen sie ihnen, objektive Entscheidungen darüber zu treffen, welche Lieferanten das größte Risiko darstellen.
Besprechungen zur Vertragserfüllung und Leistungsüberprüfung sind ein wichtiger Bestandteil des Einkaufsmanagements, da sie sicherstellen, dass die Lieferanten die Vertragsbedingungen einhalten, und der Einkaufsabteilung die Möglichkeit geben, den Lieferanten mitzuteilen, was sie zur Verbesserung tun müssen.
Bessere Überwachung der Ausgaben
Die Verantwortlichen für das Beschaffungswesen können durch die Einrichtung eines strengen Systems für das Beschaffungsmanagement besser erkennen, wofür das Unternehmen sein Geld ausgibt.
Eine der besten Möglichkeiten, den Einkauf zu bewältigen, ist der Einsatz einer speziellen Software, um die Ausgaben des Unternehmens zu überwachen und zu kontrollieren.
Diese leistungsstarken Plattformen zeigen in Echtzeit, wie viel Geld nach Abteilung, Bereich und Mitarbeiter ausgegeben wird. Die besten Plattformen lassen Sie auch erahnen, wie viel Geld in der nächsten Finanzperiode ausgegeben wird.
Bessere Gestaltung der Beziehungen zu den Anbietern
Ein wichtiges Ziel des Einkaufsmanagements ist es, die Partnerschaft zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Lieferanten zu verbessern.
Es reicht nicht aus, sich mit dem Kundenbetreuer Ihres Lieferanten anzufreunden.
Es ist wichtig herauszufinden, wie die Partnerschaft für beide Seiten von Vorteil sein kann, um sicherzustellen, dass das Geschäft beiden Unternehmen hilft, ihre Ziele zu erreichen.
Ein guter Prozess für die Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten sollte regelmäßige Kontrollbesprechungen beinhalten (alle drei Monate ist ein guter Zeitpunkt dafür), um über die Leistungen der Lieferanten zu sprechen und Möglichkeiten zur Verbesserung der Dinge zu finden.
Günstigere Waren
Ein strukturiertes Einkaufsmanagement senkt die Kosten in vielerlei Hinsicht, z. B. durch Preisvergleiche, die Festlegung von Regeln für das Risikomanagement und die Konzentration auf den Aufbau langfristiger strategischer Beziehungen.
Eine leistungsstarke Software für die Verwaltung von Einkäufen liefert Ihnen Informationen über Preisvergleiche und Hinweise auf Ausgaben, die sich überschneiden, was Ihnen hilft, bessere Angebote zu erhalten und nach Möglichkeiten zu suchen, SaaS-Lizenzen zu kombinieren.
Wenn man den Schwerpunkt auf die Bindung von Lieferanten legt, bedeutet dies, dass die Verträge länger laufen, was die Kosten für die Suche nach und den Aufbau von neuen Lieferanten senkt.
Wenn Sie Risikomanagementverfahren und Beschaffungsabläufe einsetzen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen verklagt wird oder für die Behebung von Sicherheitslücken zahlen muss, die durch die schlechte Datenverwaltung eines Anbieters verursacht wurden.
Sechs der besten Möglichkeiten, Einkäufe zu tätigen
Nutzen Sie diese bewährten Techniken, um die Abwicklung von Einkäufen zu erleichtern.
1. Regeln für den Kauf von Dingen aufschreiben und aushändigen
Um Einkäufe gut zu verwalten, müssen Sie sich zunächst über die Regeln und Schritte im Klaren sein, die jeder Ihrer Einkaufsmanager befolgen muss.
Diese Regeln sollten dies deutlich machen:
- Wer hat die Macht zu entscheiden, was zu kaufen ist?
- Wenn ein Manager oder eine Führungskraft einen Kauf absegnen muss
- Wie Menschen um Erlaubnis bitten sollten und welche Angaben sie machen müssen, damit die verantwortliche Person eine fundierte Entscheidung treffen kann
- Wie man Verkäufer findet, die bereits auf der Liste der “zugelassenen Käufer” stehen
- Wer ist für die Verwaltung der Beziehungen zu den Anbietern zuständig, sobald diese eingerichtet sind?
Sobald Ihre Einkaufspolitik klar ist, sollten Sie dafür sorgen, dass sie allgemein bekannt und für alle, die sie benötigen, leicht zu finden ist.
Am besten verwenden Sie dafür ein Office-Wiki-Tool wie Notion oder Slite, aber Sie können auch einen Dokumentenspeicherdienst wie Box oder Google Drive nutzen. Mit Vendr können Sie auch die Kontrolle über SaaS zentralisieren, damit alles reibungsloser abläuft.
2. Beschleunigung des Überprüfungsprozesses durch Automatisierung von Aufgaben.
Gemäß den Regeln, die Sie im vorigen Schritt aufgestellt haben, sollten Sie die Genehmigung für Einkäufe zu bestimmten Zeiten und auf bestimmte Weise erhalten.
Richten Sie in Ihrem Einkaufsmanagementsystem automatisierte Genehmigungsworkflows ein, um den Prozess der Entscheidungsfindung und der Freigabe zu beschleunigen.
In diesem Fall könnte die Methode des Genehmigungs-Workflows wie folgt aussehen:
- Der Bereichsleiter oder der Einkaufsleiter schickt eine Kaufanfrage mit allen erforderlichen Unterlagen ein, um sie zu untermauern.
- Eine automatisierte Nachricht informiert die zuständige Führungskraft darüber, dass eine Kaufanfrage zur Prüfung bereit liegt.
- Sie erhalten eine weitere automatische Warnung, wenn sie dies bis zu einem bestimmten Datum nicht getan haben.
- Der Chef sieht sich die Anfrage an und sagt entweder ja oder nein, oder er schickt sie mit einer Frage nach weiteren Informationen zurück.
- Auf der Grundlage der Antwort des leitenden Angestellten erhält der Abteilungsleiter oder Einkaufsleiter die richtige automatische Nachricht.
Diese Art von automatisiertem Genehmigungsworkflow macht Folgegespräche wie “Hey, hast du meine E-Mail über den neuen CRM-Kauf gesehen?” überflüssig und beschleunigt den Kaufprozess.
3. Suchen Sie nach Stellen, an denen Softwarelizenzen kombiniert werden.
Der Kauf von SaaS erfolgt häufig dezentral, d. h. die Abteilungsleiter kaufen Software, ohne sich mit anderen abzusprechen.
Dies führt häufig dazu, dass sich Softwarelizenzen kreuzen, was eine große Chance ist, Geld zu sparen und das Risiko zu verringern.
Ein Beispiel: Sowohl Ihr Vertriebs- als auch Ihr Betriebsteam haben für Projektmanagement-Tools bezahlt. Das Betriebsteam verwendet ClickUp, während das Vertriebsteam Monday.com einsetzt.
In dieser Situation ist es am besten, zu prüfen, was beide Teams benötigen, Preise und Funktionen zu vergleichen und dann eine einzige Plattform für beide zu wählen.
Dann können Sie Ihren Vertrag mit dem gewünschten Verkäufer neu aushandeln, und da Sie mehr Nutzer haben, sollten Sie einen besseren Preis bekommen.
4. Nutzen Sie den Preisvergleich, um bessere Angebote zu erhalten.
Im Einkaufsmanagement geht es nicht nur um das Endergebnis, aber es ist wichtig, nach Möglichkeiten zu suchen, den besten Preis für einen Kauf zu erzielen.
Nutzen Sie Preisvergleiche, um beim Kauf von Software ein besseres Angebot zu erhalten.
Der Preisvergleich gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie viel andere Unternehmen in Ihrer Branche für ein bestimmtes Produkt verlangen.
Wenn es viele Bestellungen gibt, vor allem auf Unternehmensebene, sind die Preise fast immer verhandelbar. Sie können die Tatsache, dass Ihr SaaS-Einkaufstool Ihnen mitteilt, was andere tatsächlich zahlen (Vendr tut dies), als Druckmittel bei der Aushandlung Ihrer Vertragsbedingungen nutzen.
5. Achten Sie auf langfristige Bindungen mit den Anbietern
Strategische Lieferanten sind diejenigen, die für die täglichen Abläufe in Ihrem Unternehmen sehr wichtig sind. Ohne sie wäre es unmöglich, weiter Geschäfte zu machen.
Das könnte Ihr Vertriebs-CRM sehr gut zeigen. Sie haben eine große Auswahl auf dem Markt, aber ein Wechsel würde eine große Veränderung in der Art und Weise, wie die Dinge laufen, erfordern.
Einkaufsleiter sollten daran arbeiten, gute Beziehungen zu diesen wichtigen Lieferanten aufzubauen. Dies hilft ihnen zu verstehen, wie sie intern arbeiten, und weist sie auf mögliche Risiken hin.
Wenn Sie zum Beispiel herausfinden, dass der Anbieter eine bestimmte Funktion, die für Ihre Prozesse wichtig ist, nicht unterstützen will, können Sie frühzeitig einen Anbieterwechsel planen.
6. Nutzen Sie spezialisierte Werkzeuge, um sicherzustellen, dass Ihre Einkäufe gut laufen
Software für das Beschaffungsmanagement hilft Ihnen, jeden Schritt des Beschaffungsprozesses zu organisieren und optimal zu nutzen – von der Auswahl eines Verkäufers über die Pflege der Beziehungen bis hin zur Erneuerung der Software.
Sie können alles, was mit dem Einkaufsmanagement zusammenhängt, an einem Ort erledigen, und wenn Sie das richtige Tool wählen, können Sie damit viel Geld für SaaS-Kosten sparen.
Einige wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten, sind:
- Benchmarking von Preisen mit einem großen Datensatz
- maßgeschneiderte Hilfe von einer Gruppe von Einkaufsprofis
- Benachrichtigungen über Vertragsverlängerungen
- Ausgabenwarnungen, die sich überschneiden
- Automatisierte Genehmigungen für Arbeitsabläufe
- Veränderbare Berichtsbildschirme
