Für viele Beschaffungsexperten in ganz Europa ist der Druck, Lieferketten zu optimieren, vorteilhafte Verträge auszuhandeln und das Endergebnis zu verbessern, eine allgegenwärtige Realität.
Dieses ständige Streben nach Verbesserung hat dazu geführt, dass man sich zunehmend auf ein unverzichtbares Gut verlässt – ein gründliches Verständnis der TCO (TCO auf Deutsch: Gesamtkosten des Betriebs).
Aber was genau bedeutet TCO, und warum ist sie so wichtig?
Was bedeutet TCO (Total Cost of Ownership)?
Total Cost of Ownership (TCO) ist eine umfassende finanzielle Schätzung der indirekten und direkten Kosten. Das umfasst alle Kosten im Zusammenhang mit einem Produkt oder einer Dienstleistung während des gesamten Lebenszyklus – von der Anschaffung bis zur Entsorgung.
Die TCO geht über die anfänglichen Kauf- oder Beschaffungskosten hinaus und berücksichtigen eine Vielzahl von direkten und indirekten Kosten. Diese allumfassende Perspektive ermöglicht es Beschaffungsspezialisten, fundiertere Entscheidungen zu treffen, da sie nicht nur den ursprünglichen Kaufpreis, sondern das gesamte Spektrum der damit verbundenen Kosten berücksichtigen können.
Was sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) im Beschaffungswesen?
Im Bereich der Beschaffungskosten ist die TCO ein wichtiges Instrument, das Beschaffungsexperten nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies umfasst alle Kosten, die mit der Anschaffung, dem Betrieb, der Wartung und schließlich der Entsorgung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind.
Bei der Beschaffung von persönlichen Schutzausrüstungen (PSA) wie Sicherheitshandschuhen oder Schutzbrillen tragen beispielsweise nicht nur der Kaufpreis, sondern auch Faktoren wie Lagerkosten, Wartung, Schulung für den richtigen Gebrauch und Entsorgungskosten zur TCO bei.
Warum sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) wichtig?
Das Verständnis der TCO ist von entscheidender Bedeutung, da es ein umfassenderes Bild der Kosten vermittelt als der Kaufpreis allein. So können Beschaffungsexperten Lieferanten nicht nur anhand des Kaufpreises bewerten und vergleichen. Wenn Sie die TCO berücksichtigen, stellen Sie vielleicht fest, dass ein Anbieter, der einen höheren Kaufpreis, aber niedrigere Wartungs- oder Entsorgungskosten anbietet, auf lange Sicht eine kosteneffektivere Wahl sein kann..
Wie werden die Gesamtbetriebskosten (TCO) berechnet?
Um Ihre Gesamtbetriebskosten zu berechnen, müssen Sie alle verschiedenen Kosten berücksichtigen, die mit einem Produkt oder einer Dienstleistung verbunden sind, darunter sowohl direkte als auch indirekte Kosten.
Die direkten Kosten sind die offensichtlichsten – mit anderen Worten, sie sind das, was Sie für den Kauf oder die Beschaffung des Produkts bezahlen, und das sind die ersten Zahlen, die uns auf einer Rechnung ins Auge fallen.
Der Weg zur Beherrschung der TCO liegt jedoch darin, die schwer fassbaren indirekten Kosten, die oft unbemerkt bleiben, ausfindig zu machen und zu verstehen. Indirekte Kosten können eine Reihe von Faktoren wie Lagerkosten, Wartungskosten, Schulungskosten und Entsorgungskosten umfassen.
Unter Berücksichtigung dieser grundlegenden Unterscheidung sollten Sie die folgenden konkreten Schritte unternehmen, um Ihre Gesamtbetriebskosten zu berechnen:
- Ermitteln Sie die direkten Kosten: Der erste Schritt besteht darin, Ihre direkten Kosten zu quantifizieren – die offensichtlichsten sind die Einkaufskosten oder Beschaffungskosten. Im Falle von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) wie Sicherheitshandschuhen und Schutzbrillen wären dies beispielsweise die Kosten für den Kauf dieser Artikel.
- Bewertung der indirekten Kosten: Dieser Schritt erfordert eine eingehendere Betrachtung. Indirekte Kosten können eine Vielzahl von Faktoren umfassen, darunter Lagerkosten, Wartungskosten, Schulungskosten und Entsorgungskosten. Bei industriellen Reinigungsmitteln können die indirekten Kosten zum Beispiel die Kosten für die Lagerung dieser Produkte und die Schulung des Personals in ihrer korrekten Verwendung umfassen.
- Berücksichtigen Sie die Lebenszykluskosten: Berücksichtigen Sie den gesamten Lebenszyklus des Produkts. Bei persönlichen Schutzausrüstungen wie Gesichtsmasken und Atemschutzmasken beispielsweise bedeutet dies, dass man nicht nur die ursprünglichen Beschaffungskosten betrachtet. Wie hoch sind die Bestandskosten für die Lagerung dieser Artikel bis zu ihrer Verwendung? Und wie hoch sind die Entsorgungskosten am Ende des Lebenszyklus?
- Prüfen Sie nachhaltige Beschaffungsoptionen: Nachhaltigkeit ist ein zunehmend wichtiger Aspekt der Beschaffung. Könnte die Entscheidung für biologisch abbaubare Optionen Ihre Entsorgungskosten senken und gleichzeitig das Nachhaltigkeitsprofil Ihres Unternehmens stärken?
Als Nächstes untersuchen wir, wie die folgenden Faktoren Ihre Gesamtbetriebskosten (TOC) beeinflussen und wie Sie sie berücksichtigen können:
- Die Bedeutung der strategischen Beschaffung für die Reduzierung der TCO
- Die Rolle der Wartungskosten bei den TCO
- Ausgabenanalyse und Lebenszykluskostenrechnung: Werkzeuge zum Verständnis der TCO
- Bestandskosten und ihr Einfluss auf die TCO
- Die Rolle der Beschaffungsoptimierung bei der Senkung der TCO
- Schulungskosten: ein oft übersehener Aspekt der TCO
Die Bedeutung der strategischen Beschaffung für die Reduzierung der TCO
In der komplizierten Welt des Beschaffungswesens steht die strategische Beschaffung im Mittelpunkt, wenn es um die Senkung der Gesamtbetriebskosten (TCO) geht. Entsprechend sollten wir nicht nur auf den niedrigsten Preis achten, sondern den besten Gesamtwert ausfindig machen.
Stellen Sie sich vor, Sie beschaffen Arbeitskleidung wie Schürzen und Schutzhüllen.
Der günstigste Anbieter scheint zunächst eine attraktive Option zu sein. Was aber, wenn die Produktqualität minderwertig ist, was zu Ineffizienz oder sogar zu Gesundheits- und Sicherheitsproblemen in Ihrem Betrieb führen kann? Und vergessen wir nicht die wachsende Bedeutung der Nachhaltigkeit. Wenn der Ansatz eines Lieferanten mit den Nachhaltigkeitszielen Ihres Unternehmens übereinstimmt, kann dies die Entsorgungskosten erheblich senken und den Ruf Ihres Unternehmens verbessern.
Strategische Beschaffung zwingt uns, all diese Faktoren zu berücksichtigen. Es handelt sich dabei um eine ganzheitliche Sichtweise, die neben dem Anschaffungspreis auch die Zuverlässigkeit des Lieferanten, die Produktqualität und die Einhaltung von Sicherheitsstandards einbezieht.
Diese umfassendere Perspektive befähigt Beschaffungsfachleute, Entscheidungen zu treffen, die nicht nur kurzfristig die TCO minimieren, sondern auch langfristig einen Mehrwert schaffen.
Außerdem müssen Qualitätsprodukte nicht immer das Budget sprengen, und genau hier kann ein Marktplatz wie Droppe den Unterschied ausmachen.
Droppe ist ein Großhandelsmarktplatz, auf dem Sie ganz einfach einen umfangreichen Katalog mit mehr als 150.000 Produkten von mehr als 100 vertrauenswürdigen europäischen Lieferanten durchsuchen und deren Angebote anhand von Preis, Lieferzeit, Produktspezifikationen und vielem mehr vergleichen können.
Die Rolle der Wartungskosten bei der TCO
Wartungskosten, die oft im Verborgenen lauern, können sich erheblich auf Ihre Gesamtbetriebskosten (TCO) auswirken.
Nehmen wir die persönliche Schutzausrüstung (PSA) wie Absturzsicherungen und Auffanggurte.
Die Anschaffungskosten für diese Ausrüstungen sind ein direkter, leicht zu ermittelnder Kostenfaktor. Der gesamte Produktlebenszyklus umfasst jedoch auch die regelmäßige Wartung, den Austausch und die Entsorgung – all das treibt die TCO schrittweise in die Höhe.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Die Wirksamkeit von Schnittschutzhandschuhen nimmt mit zunehmender Häufigkeit der Benutzung ab. Jedes Mal, wenn Sie diese Handschuhe ersetzen müssen, fallen nicht nur die Kosten für ein neues Paar an, sondern auch die potenziellen Entsorgungskosten für die alten Handschuhe und ihre Verpackung. Je schneller diese Handschuhe verschleißen und ersetzt werden müssen, desto höher steigen Ihre Wartungskosten und damit Ihre Gesamtbetriebskosten (TCO).
Auf dem Weg zur Beherrschung der TCO müssen Sie lernen, diese versteckten Kostenfaktoren zu erkennen und bei der Beschaffung zu berücksichtigen.
Wir bei Droppe wissen um dieses Problem und bieten deswegen unseren Kunden die Möglichkeit vor einer größeren Bestellung, die Produkte kostenlos zu testen. Schauen Sie sich unseren Katalog mit über 150.000 Produkten an und fordern Sie Ihre kostenlosen Muster an, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Ausgabenanalyse und Lebenszykluskostenrechnung: Werkzeuge zum Verständnis der TCO
Um die Feinheiten der Gesamtbetriebskosten (TCO) zu entschlüsseln, müssen Beschaffungsexperten oft zwei wichtige Instrumente einsetzen: Ausgabenanalyse und Lebenszykluskostenrechnung.
Die Ausgabenanalyse ist so etwas wie eine detaillierte Finanzkarte, die zeigt, wo die Mittel des Unternehmens investiert werden. Durch die Erörterung der Ausgabenmuster können potenzielle Einsparmöglichkeiten aufgezeigt werden.
Die Lebenszykluskostenrechnung hingegen befasst sich mit dem gesamten Lebensweg eines Produkts, von der Beschaffung bis zur endgültigen Entsorgung. Stellen Sie sich Restaurantbedarf wie Einwegbecher und –besteck vor. Bei der Lebenszykluskostenrechnung wird nicht nur der ursprüngliche Anschaffungspreis berücksichtigt, sondern auch die Entsorgungskosten dieser Einwegartikel, was eine genauere Darstellung ihrer Gesamtbetriebskosten ermöglicht.
Bestandskosten und ihr Einfluss auf die TCO
Die oft unterschätzten Bestandskosten können eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung Ihrer Gesamtbetriebskosten (TCO – Total Cost of Ownership) spielen.
Zu den Bestandskosten zählen sowohl die materiellen Kosten für die Lagerung von Produkten als auch die finanziellen Opportunitätskosten des im Bestand gebundenen Kapitals.
Betrachten wir zur Veranschaulichung greifbare Gegenstände wie Müll- / Abfallsäcke. Der benötigte Lagerraum kann sich schnell summieren und erhebliche Kosten verursachen, insbesondere in städtischen Gebieten mit hohen Flächenkosten.
Außerdem sollten Sie immer bedenken, dass die Mittel, die Sie in die Beschaffung und Pflege eines großen Bestands an diesen Säcken investieren, Kapital darstellen, das an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden könnte. Dies sind die Kapitalkosten – ein indirekter Kostenfaktor, der zwar nicht sofort sichtbar ist, aber die Gesamtbetriebskosten erheblich beeinflussen kann.
Um das gesamte Spektrum der TCO zu beherrschen und Ihre Strategien zur Beschaffungsoptimierung zu verfeinern, sollten Sie stets die Bestandskosten berücksichtigen, die selbst in scheinbar alltäglichen Artikeln wie Müllsäcken oder Putztüchern stecken.
Die Rolle der Beschaffungsoptimierung bei der Senkung der TCO
Die Optimierung der Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle bei der Senkung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO).
Betrachten wir als Beispiel ein gängiges Szenario bei der Beschaffung von indirektem Material, wie z. B. persönliche Schutzausrüstung (PSA). Durch die Beschaffung mehrerer Produkte – z. B. Sicherheitshandschuhe, Schutzbrillen und Helme – bei einem einzigen Lieferanten. Dieser Ansatz hat praktische Gründe: Durch die Beschaffung in großen Mengen lassen sich oft bessere Preise erzielen und die Versandkosten minimieren.
Es lohnt sich jedoch, die handfesten Vorteile einer breiteren Lieferantenbasis in Betracht zu ziehen. Ein größerer Pool von Anbietern bietet Ihnen die Möglichkeit, die besten Mengenangebote für die wichtigsten Produkte zu vergleichen und auszuwählen. Hier kann ein Marktplatz wie Droppe den entscheidenden Unterschied zugunsten Ihrer Gesamtbetriebskosten ausmachen.
Auf Droppe können Sie Kataloge vergleichen und bei einem Pool von mehr als 100 vertrauenswürdigen europäischen Lieferanten einkaufen – alles mit einer einzigen konsolidierten Rechnung. Dieser rationalisierte Ansatz vereinfacht Ihren Beschaffungsprozess und senkt möglicherweise die Verwaltungskosten, die einen entscheidenden indirekten Faktor für die TCO darstellen.
Schulungskosten: ein oft übersehener Aspekt der TCO
Ein oft vernachlässigter Aspekt der Gesamtbetriebskosten (TCO) sind die Kosten für Schulungen, ein indirekter Kostenfaktor, der die TCO erheblich beeinflussen kann.
Stellen Sie sich beispielsweise ein Szenario vor, in dem ein Unternehmen beschließt, auf eine neue Art von Sauerstoffmaske, Schutzhüllen oder Overalls umzurüsten. Während die Anschaffungskosten leicht zu berechnen sind, hört die TCO hier noch nicht auf.
Die Mitarbeiter müssen angemessen geschult werden, damit sie diese neuen Schutzausrüstungen richtig verwenden können. Dieser Prozess umfasst nicht nur die direkten Kosten für die Schulungen, sondern auch die Zeit, die die Mitarbeiter für das Lernen aufwenden, was eine Art von Opportunitätskosten darstellt. Diese indirekten Kosten, auch wenn sie weniger offensichtlich sind, tragen zu den Gesamtkosten bei und sollten bei jeder Beschaffungsentscheidung berücksichtigt werden.
Für Beschaffungsfachleute ist daher die Anerkennung und Berücksichtigung von Schulungskosten ein wesentlicher Schritt zur Beherrschung der TCO, der zu fundierteren Beschaffungsentscheidungen und einer besseren Finanzverwaltung führt.
Schlussfolgerung
Im dynamischen Bereich der Beschaffung ist das Verständnis und die Beherrschung der Gesamtbetriebskosten (TCO) nicht nur ein Bonus, sondern ein Muss. Die Beherrschung der TCO erfordert ein gründliches Verständnis der direkten und indirekten Kosten und einen strategischen Ansatz für Beschaffung, Bestandsmanagement und Beschaffungsoptimierung.
Tatsächlich umfassen die TCO mehr als nur die Anschaffungskosten von Waren, sei es persönliche Schutzausrüstung (PSA), industrielle Reinigungsmittel oder Arbeitskleidung. Die indirekten Kosten – von der Lagerung und Wartung, bis hin zu Schulungs- und Entsorgungskosten – wirken sich erheblich auf die finanzielle Gesamtbilanz aus.
Strategische Beschaffung, Ausgabenanalyse, Lebenszykluskostenrechnung und Beschaffungsoptimierung spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle beim TCO-Management. Sie ermöglichen es Ihnen, die günstigsten Lieferanten zu ermitteln, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Beschaffungsprozesse zu optimieren.
Wenn Sie diese Leitlinien befolgen, schaffen Sie die richtige Grundlage für eine Beschaffungsstrategie, die nicht nur kosteneffizient, sondern auch nachhaltig und zukunftssicher ist.
