Strategischer Einkauf 101: Ein Leitfaden für Beschaffungsmanager

In der sich ständig verändernden Geschäftswelt von heute ist die Bedeutung des strategischen Einkaufs offensichtlicher denn je. Im Mittelpunkt der modernen Beschaffung steht das Konzept der strategischen Beschaffung. 

Strategischer Einkauf ist ein Beschaffungsprozess, der die Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens kontinuierlich neu bewertet und verbessert. Der strategische Einkauf geht über die transaktionalen Beschaffungsaktivitäten hinaus und konzentriert sich auf den gesamten Lebenszyklus eines jeden Artikels – von den ersten Produktspezifikationen bis zur endgültigen Entsorgung. Das Ziel der strategischen Beschaffung besteht nicht nur darin, die günstigsten Lieferanten zu finden. Es geht beim strategischen Einkauf auch um die Ausgaben, das Verständnis des Beschaffungsmarktes, die Bewertung der Gesamtkosten, sowie die Entwicklung, Umsetzung und Überwachung einer Beschaffungsstrategie.

In diesem Artikel werden wir Sie durch den Prozess der strategischen Beschaffung führen und Ihnen einige Strategien für Ihren eigenen Beschaffungsprozess vorstellen. 

In diesem Artikel erwartet Sie: 

1. Strategischer Einkauf – Einfach erklärt
2. Der Prozess der strategischen Beschaffung
3. Sourcing-Strategien und Beispiele
4. Die Rolle des Beschaffungsmanagements und der Einkaufsstrategie im Strategic Sourcing

Strategischer Einkauf – Einfach erklärt

Im Grunde ist die strategische Beschaffung wie ein Kompass, der den Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen so steuert, dass ein Unternehmen den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen kann. 

Dabei wird ein ganzheitlicher und systematischer Ansatz verfolgt, bei dem die Gesamtbetriebskosten (TCO) und nicht nur der Anschaffungspreis im Mittelpunkt stehen. Dazu gehört die Berücksichtigung von Aspekten wie Qualität, Zuverlässigkeit, Lieferung und Service. Diese Elemente mögen auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen, können aber einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität eines Unternehmens haben.

Was ist also der Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung, und wo kommt der strategische Einkauf ins Spiel? Vereinfacht kann man sich den Einkauf als eine einzelne Aufgabe vorstellen, bei der es meist um den eigentlichen Kauf von Waren oder Dienstleistungen geht. Beschaffung hingegen ist ein weiter gefasster Begriff, der alle Aktivitäten vom Einkauf bis zur Bezahlung umfasst und auch das Management von Lieferanten und strategisches Sourcing einschließt.

In diesem Zusammenhang fungiert der strategische Einkauf als Bindeglied und verbindet den transaktionalen Aspekt des Einkaufs mit dem strategischen Ansatz der Beschaffung.

Der Prozess der strategischen Beschaffung

Der Beginn einer strategischen Beschaffungsreise bedeutet, einen schrittweisen Prozess zu verstehen und zu befolgen, wobei jeder Schritt für die Erzielung optimaler Beschaffungsergebnisse von besonderer Bedeutung ist. 

Hier sind die entscheidenden Schritte:

1. Erster Schritt: Identifizieren Sie die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Als Beschaffungsmanager müssen Sie zunächst verstehen, welche Produkte Ihr Unternehmen für den reibungslosen Produktionsablauf benötigt.

2. Zweiter Schritt: Führen Sie eine Marktanalyse durch. Mit anderen Worten: Scannen Sie den Markt, machen Sie sich mit den Fähigkeiten der Lieferanten vertraut und erkunden Sie Möglichkeiten zur Innovation oder Kostensenkung.

3. Schritt drei: Auswahl der Lieferanten. Wählen Sie Ihren bevorzugten Lieferanten unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren wie wettbewerbsfähige Preise, Lieferzeiten und Zuverlässigkeit aus. Die herkömmliche Beschaffung kann sehr zeitaufwändig sein, da Beschaffungsmanager mit jedem einzelnen Lieferanten Angebote aushandeln müssen. 
   
   Hier kann ein Marktplatz wie Droppe den entscheidenden Unterschied ausmachen. 
   
   Droppe ist ein Großhandelsmarktplatz, auf dem Sie ganz einfach einen umfangreichen Katalog mit mehr als 100.000 Industriebedarfsartikeln für Ihr Restaurant oder Ihren Lebensmittelbetrieb durchsuchen und mehr als 100 europäische Lieferanten auf der Grundlage ihrer Produktauswahl, Preise, Lieferzeiten und vielem mehr vergleichen können.
   
   Anstatt unzählige Stunden damit zu verbringen, mit verschiedenen Lieferanten zu verhandeln, haben Sie nun deren Auswahl und Angebote gebündelt an einem Ort. Außerdem gibt es keine geografischen Beschränkungen, sodass sich Ihr persönlicher Lieferantenpool auf ganz Europa ausdehnt.
   
   Sobald Sie die passenden Lieferanten gefunden haben, brauchen Sie nur noch einen Augenblick, um die Produkte von verschiedenen Lieferanten in ganz Europa mit einer einzigen Rechnung zu kaufen. Droppe kümmert sich um alle Details, von der Bezahlung bis zur Auftragsabwicklung, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – den reibungslosen Ablauf Ihres Geschäfts. 

4. Schritt vier: Führen Sie eine Leistungsüberprüfung durch. Dieser Schritt ist wie ein regelmäßiger Gesundheitscheck, der sicherstellt, dass der strategische Beschaffungsprozess die erwarteten Ergebnisse liefert und Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifiziert werden können.

Wenn der Prozess des strategischen Einkaufs sorgfältig durchgeführt wird, ebnet dies den Weg für eine erhebliche Wertschöpfung und eine solide Lieferantenbasis.

Sourcing-Strategien und Beispiele

Beschaffungsstrategien sind die Grundlage für den erfolgreichen Einkauf. 

Dies sind die wichtigsten Sourcing-Strategien, die Sie in Ihrem Beschaffungsprozess einsetzen sollten:

• Single Sourcing: Diese Beschaffungsstrategie beinhaltet die Zusammenarbeit mit einem einzigen Lieferanten. Sie ist vergleichbar mit einem zuverlässigen Freund, der Ihnen immer den Rücken freihält – diese Strategie reduziert die Komplexität und fördert starke Lieferantenbeziehungen, erfordert aber aufgrund der Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten ein sorgfältiges Risikomanagement.

• Mehrfachbeschaffung: Im Gegensatz dazu werden bei der Mehrfachbeschaffung mehrere Lieferanten für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung herangezogen, was den Wettbewerb fördert, das Risiko verringert und die Kontinuität der Versorgung gewährleistet.

• Duale Beschaffung: Bei dieser Beschaffungsstrategie werden zwei Lieferanten herangezogen, um im Falle einer Unterbrechung ein Backup zu haben, wobei die Komplexität jedoch überschaubar bleibt. Ein Elektronikhersteller könnte beispielsweise Widerstände, Kondensatoren und andere gängige Komponenten über mehrere Lieferanten beschaffen und so sicherstellen, dass lokale Lieferunterbrechungen die Produktion nicht zum Erliegen bringen. Für ein bestimmtes kundenspezifisches Bauteil könnte er hingegen auf Single Sourcing zurückgreifen und eng mit dem Lieferanten zusammenarbeiten, um Qualität und kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten.

Denken Sie daran, dass die Wahl der richtigen Beschaffungsstrategie ein genaues Verständnis der Bedürfnisse Ihres Unternehmens, der Bedingungen auf dem Zulieferermarkt und der potenziellen Risiken voraussetzt, die durch ein effektives Beschaffungsmanagement optimiert werden können.

Die Rolle des Beschaffungsmanagements und der Einkaufsstrategie im Strategic Sourcing

Der strategische Einkauf kann als ein komplexes, aber gut organisiertes System betrachtet werden. Die Hauptakteure in diesem System, das Beschaffungsmanagement und die Einkaufsstrategie, ermöglichen in Symbiose einen nahtlosen und effektiven Beschaffungsprozess.

Das Beschaffungsmanagement ist die treibende Kraft hinter der strategischen Beschaffung und lenkt deren Kurs auf die gewünschten Ziele. Dazu gehört die Abstimmung der Beschaffungsstrategien mit den übergeordneten Unternehmenszielen, die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen und die Aushandlung von Verträgen. 

In einem Fertigungsunternehmen beinhaltet das Beschaffungsmanagement beispielsweise häufige Leistungsbewertungen der Lieferanten, die Einhaltung von Qualitätsstandards und die Anpassung von Verträgen an sich ändernde Marktbedingungen. 

Alternativ dazu dient eine Einkaufsstrategie als strategischer Plan für die Beschaffung. Sie gibt einen detaillierten Überblick über die Beschaffungsvorgänge, um bestimmte Geschäftsergebnisse zu erzielen. Eine umfassende Beschaffungsstrategie berücksichtigt Aspekte wie Einkaufsvolumen, Qualitätsstandards, Liefertermine und Kostenziele. Stellen Sie sich diese Strategie als einen klaren, umsetzbaren Plan mit definierten Meilensteinen und Zielen vor, der Sie auf Ihre Beschaffungsziele hinführt.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das die Kostenführerschaft in seiner Branche anstrebt. Die Einkaufsstrategie könnte den Kauf großer Mengen beinhalten, um von Mengenrabatten zu profitieren, oder die Beschaffung aus Niedrigkostenregionen, wobei das Gleichgewicht zwischen Kosteneinsparungen und Qualitätsstandards zu berücksichtigen ist.

Schlussfolgerung

Alles in allem ist der strategische Einkauf nicht nur ein Schlagwort, sondern ein leistungsfähiger Ansatz, der das volle Potenzial des Beschaffungswesens ausschöpft und Unternehmen aller Branchen einen erheblichen Mehrwert bietet.

Durch die Einführung von Strategic Sourcing können Beschaffungsmanager von einer Vielzahl von Vorteilen profitieren und erhebliche Verbesserungen im Beschaffungsprozess erzielen. Verbesserte Lieferantenbeziehungen, geringere Kosten, verbesserte Qualität und Lieferleistung sowie eine größere Widerstandsfähigkeit der Lieferkette sind nur einige der Vorteile, die durch effektive Praktiken des strategischen Einkaufs erzielt werden können.

Die Bedeutung der strategischen Beschaffung wird mit der Weiterentwicklung der Unternehmenslandschaft weiter zunehmen.