Einleitung
Der Ausschreibungsprozess (RFP), oft als umständlich und zeitaufwendig angesehen, bleibt ein entscheidendes Werkzeug bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Trotz seiner Herausforderungen bietet ein effektiv durchgeführtes RFP einen strukturierten und fairen Ansatz zur Auswahl von Anbietern. Dieser Leitfaden skizziert einen achtstufigen Prozess, der darauf abzielt, Ihren RFP-Workflow zu optimieren und effizienter und weniger belastend für alle Beteiligten zu gestalten.
Wir führen Sie in 8 Schritten durch das RFP!
Diese sind…
1. Ausgabenanalyse identifiziert Beschaffungsmöglichkeiten
2. Umfang und Details
3. Vorbereitung des RFP 4. Antworten erwarten
5. Bewertung und Auswahl der Lieferanten 6. Vertragsverhandlung
7. Umsetzung/Übergabe
8. Erlernte Lektionen
Was macht ein gutes RFP aus?
Der bevorzugte Ansatz für die Ausschreibung von Waren und Dienstleistungen sind RFPs. Ohne einen Machbarkeitsnachweis ist RFP möglicherweise nicht der ideale Weg, um spezialisierte Fachkenntnisse und komplexe Lösungen zu beurteilen.
Wenn gut verwaltet, sind RFPs transparent, objektiv und fair.
Kandidaten fürchten sich und sorgen sich über schlecht geschriebene Dokumente, was zu Klärungsanfragen, Iterationen und unbefriedigenden Einreichungen führt.
Ein gutes RFP umreißt die Qualität der Einreichung, die Geschäftsanforderungen und die Vertragsdauer. Es strebt Kundenzufriedenheit, Service-Exzellenz und Geschäftswert an.
Wie lange dauern RFPs?
Typische RFP-Zeitpläne reichen von sechs Wochen bis unbestimmt. Es kann keine organisatorische Strategieausrichtung auf die gewünschten Ergebnisse geben. Geschäftsprioritäten und -bedürfnisse können missverstanden werden.
Die Verwaltung ist im Allgemeinen das größte Hindernis für agile RFPs. Trotz der Verfügbarkeit von Beschaffungstechnologien verwenden viele Organisationen immer noch manuelle Entwürfe und E-Mail-basierte RFPs.
Das Versenden von Dokumenten per E-Mail erfordert Geduld und Präzision. Die Komplexität des Projekts, die Teamgröße (und Relevanz), die Anzahl potenzieller Lieferanten, die Anzahl der RFP-Runden, die Menge der benötigten Informationen und die Zeit für Vertragsverhandlungen beeinflussen den Zeitrahmen.
Die Definition von Anforderungen mit Geschäftspartnern kostet Zeit, daher dauert der Kauf eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung länger als der Kauf bei genehmigten oder empfohlenen Anbietern.
Achtstufiges RFP-Verfahren
Diese Schritte bieten eine Checkliste und einen praktischen Ansatz, um das RFP in 4 Wochen abzuschließen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Blog Ihnen helfen soll, Ihren RFP-Prozess zu optimieren, nicht um Sie zu einer großen Entscheidung zu drängen.
4-wöchiger RFP-ProzessGrafik: Der 4-wöchige RFP – wie man in 20 Geschäftstagen abschließt
1. Ausgabenanalyse identifiziert Beschaffungsmöglichkeiten
Eine Ausgabenanalyse könnte Konsolidierungs- und Beschaffungsmöglichkeiten aufdecken. Ein Geschäftsinhaber hat möglicherweise ein RFP angefordert, oder Sie haben eine Gelegenheit und die Zustimmung der Beteiligten erkannt.
Bevor Sie mit dem RFP beginnen, müssen Sie eine Rendite für diesen Ressourcen- und Zeiteinsatz bestimmen.
Erfahrene Kategorienmanager analysieren im Vorfeld ihre Marktgebiete. Stellen Sie sicher, dass Ihr Produkt/Dienstleistung vermarktbar ist.
Einführungsgespräche mit Anbietern könnten helfen, den Umfang zu bestimmen. Sie könnten neue Aspekte des Angebots entdecken, während Sie mehr erfahren. In Einführungsgesprächen könnten Sie auf bevorstehende Ausschreibungen hinweisen, damit der Markt auf die Nachfrage reagieren kann.
2. Umfang und Details
Die Bestimmung des Umfangs vor dem Schreiben eines RFP ist entscheidend. Halten Sie ein Kick-off-Meeting mit internen Stakeholdern ab, um Engagement und Ausrichtung zu maximieren. Nutzen Sie die Fachkenntnisse Ihres Unternehmens, um Spezifikationen und Geschäftsanforderungen zu schreiben.
Fachexperten (SMEs), Stakeholder und Endnutzer müssen sich auf das Ergebnis einigen. Ihre Stakeholder haben vermutlich Marktkenntnisse und Lieferantenempfehlungen.
Viele Beschaffungsprojekte scheitern aufgrund strategischer Fehlanpassungen. Fragen Sie Stakeholder um Klärung, wenn Sie den Umfang nicht definieren können.
Ihr RFP-Team sollte von Anfang an verfügbar sein. Planen Sie Meetings mit Fachexperten und dem oberen Management, um den Umfang zu besprechen, Antworten zu verarbeiten, Lieferanten zu bewerten und zu verhandeln. Die Front-End-Loading-Phase ist der Anfang.
3. RFP-Vorbereitung
Das RFP-Anschreiben sollte Sie vorstellen und erklären, warum Sie dieses Produkt oder diese Dienstleistung schätzen. Teilen Sie den Interessenten alles über Ihre Situation und Ziele mit. Konvertieren Sie Spezifikationen, wesentliche Kriterien und Benutzerbedürfnisse in RFP-Fragen und Vorlagen.
Wir bieten 3 Tipps und Vorlagen zur RFP-Vorbereitung! Viel Spaß.
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4. RFP-Antworten erwarten
Wir können die Veröffentlichung bis zum Empfang in zwei Wochen abschließen. Die Antwortzeit kann kürzer sein, wenn Sie ein einfaches Produkt oder Dienstleistung mit Katalogpreisen ausschreiben. Große, wertvolle RFPs werden in der Regel von Fachleuten beantwortet.
Ein enger Zeitrahmen wird sicherlich zu einem NO-BID führen. Wenn RFP-Kandidaten Vertragslieferanten sind oder mit Ihrem Unternehmen, Methoden und Bedürfnissen vertraut sind, können sie schneller eine Antwort liefern.
Das Warten auf Antworten sollte keine Zeit verschwenden. Planen und bereiten Sie die nächsten Schritte jetzt vor. Geben Sie den Kandidaten eine Woche Zeit, um klärende Fragen zu stellen und schnell zu antworten.
5. Lieferantenauswahl und -bewertung
Vor dem Versenden müssen die Bewertungskriterien zur Fairness und Offenheit vereinbart werden. Vollständig und korrekt ausgefüllte Kandidatenformulare und Tabellen erleichtern das Kompilieren, Anwenden von Gewichtungen und Bewerten. Dieser Prozess dauert mit Analysetools nur Minuten.
Allerdings kann die interne Ausrichtung und Zustimmung schwierig sein. Aufmerksamkeit ist für offene Fragen erforderlich. Beschaffungssoftware bietet vorgefertigte Bewertungen und Empfehlungen, aber Menschen müssen Antworten qualifizieren und Entscheidungen treffen.
Die Reservierung eines Tages für Standortinspektionen, Präsentationen, Finanzprüfungen oder Produkttests könnte die Qualifikation der Lieferanten verbessern. Sie könnten ein POC-Projekt starten. Die Planung und Vorbereitung eines erfolgreichen POC kann länger als vier Wochen dauern.
6. Verträge und Verhandlungen
Ausgewählte Kandidaten können vor den Gesprächen um klärende Fragen gebeten werden. BAFO-Verhandlungen können mit mehreren ausgewählten Kandidaten stattfinden.
Erwägen Sie eine E-Auktion für transparentes Preisbieten. E-Auktionen funktionieren für Produkte und Dienstleistungen, die leicht vergleichbar sind, jedoch nicht für Herausforderungen, die mehrere Vorschläge erfordern.
Vertragsverhandlungen mit dem gewünschten Kandidaten. Wenn die Parteien über Spezifikationen, Servicestandards und Pflichten uneinig sind, können komplexe Gespräche Wochen dauern. Nicht geplante Verhandlungen ohne klares Ziel können zu Verzögerungen führen.
Bevor Sie mit dem Anbieter verhandeln, vereinbaren Sie einen minimalen, tragfähigen Vertrag mit Ihrem internen Team. Reservieren Sie rechtliche und fachliche Experten für die Verhandlungsperiode.
Stellen Sie sicher, dass alle die neuesten Daten und Unterlagen haben und definieren Sie die Rollen Ihres Verhandlungsteams, um den Prozess zu beschleunigen. Gute Planung, das Einbeziehen der Lieferanten in die iterative Anforderungsformulierung und das Vertrautmachen mit dem Standard-SLA des Lieferanten für gemeinsame Grundlagen reduzieren den Verhandlungsaufwand.
7. Umsetzung/Übergabe
Benachrichtigen Sie zuerst die internen Stakeholder, dann den Gewinner und dann die anderen Lieferanten. Kommunizieren Sie den Umfang, die Vertragsbedingungen, SLA und KPIs an die Stakeholder und Endnutzer.
Ernennen Sie einen Vertragsinhaber und einen Beziehungsleiter, um KPIs zu überwachen und mit dem Anbieter zusammenzuarbeiten. Aktivieren Sie den Anbieter in den entsprechenden Systemen. Bestimmen Sie das Beschaffungsengagement und die Governance. Entscheiden Sie, wie die Preise während des Vertrags validiert werden sollen.
8. Erlernte Lektionen
Reflektieren Sie über jeden RFP-Prozess und holen Sie Feedback von Kandidaten und internen Stakeholdern ein. Die Verbesserung des RFP-Prozesses und die Ausrichtung der Interessen werden die Stakeholder dazu ermutigen, zukünftige Beschaffungsprojekte zu unterstützen.
Nicht ausgewählte Kandidaten sollten Kommentare erhalten, warum sie nicht erfolgreich waren und wie sie sich verbessern können.
Unsere schnelle Schritt-für-Schritt-Anleitung zum RFP ist abgeschlossen. Wenn sie verwendet werden, um den Markt zu testen oder einen Kauf zu bestätigen, werden RFPs häufig kritisiert. Seien Sie offen mit potenziellen Geschäftspartnern über Ihre RFP-Ziele.
Tipps zur Zeitersparnis bei RFPs!
Abschließend einige Tipps zur Zeitersparnis bei RFPs:
- Beschränken Sie die Anzahl der Bewerber, um Ihre Bemühungen zu fokussieren. Nehmen Sie nur Kandidaten mit einer guten Gewinnchance auf. Die Menge der Kandidaten vervielfacht die Zeit, die Sie mit dem Lesen von Antworten, Fragen und Kommentaren verbringen.
- Senden Sie ein Anschreiben. Eine ordnungsgemäße Einweisung verhindert, dass die Kandidaten viele Fragen stellen.
- Verwenden Sie vorgefertigte RFP-Fragen, um die Funktionalität zu bewerten. Konzentrieren Sie sich auf die Grundlagen.
- Stellen Sie Preistabellen und vorausgefüllte Formulare bereit. Dies vereinfacht die spätere Antwortbewertung.
- Führen Sie Ihre obligatorischen Anforderungen, Compliance-Dokumente, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Informationssicherheitsstandards und Verhaltenskodex im Voraus ein, um Überraschungen zu vermeiden.
- Holen Sie sich die SLAs der Anbieter zur Bewertung. Wie bei SaaS können Lieferanten je nach Service- und Branchenstandard ihre SLA für alle Kunden anwenden. Bewertungen der SLAs ermöglichen den Vergleich der Serviceabdeckung der Anbieter.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass Anbieter Ihre internen Begriffe kennen. Stellen Sie interne Begriffe und Abkürzungen vor.
- Bitte geben Sie Kontaktinformationen sowie ein bevorzugtes Datum und eine bevorzugte Uhrzeit an.
- Ein RFP-Zeitplan kann Präsentations- oder Verhandlungstermine enthalten. Teilen Sie das Startdatum des Dienstes mit.
- Stellen Sie klare Richtlinien zur RFP-Antwort-Einreichung bereit. Erklären Sie, welche Dokumente der Kandidaten Sie benötigen.
- Quelle und Unterschrift elektronisch. E-Sourcing optimiert die Verteilung von RFPs, Prüfpfade und die Speicherung von Antworten. E-Signaturen verkürzen die Wartezeiten auf Unterschriften und schützen Dokumentversionen.
Fazit
Die Optimierung des RFP-Prozesses spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Organisation fundierte und strategische Kaufentscheidungen trifft. Indem Sie den beschriebenen achtstufigen Prozess befolgen, können Sie Ihren RFP-Prozess in eine agilere, transparentere und effektivere Operation verwandeln. Unabhängig davon, ob Sie neue Marktchancen bewerten oder Verträge aushandeln, diese bewährten Praktiken helfen Ihnen, bessere Ergebnisse mit größerer Effizienz zu erzielen.
