Providing value to customers is a higher priority for procurement and supply chain teams than minimising expenses in today’s business environment. The total cost of ownership (TCO) is a method that is typically utilised by organisations in order to determine the value of a product, service, or software as a service (SaaS) solution. Does the value of the solution and the SaaS provider warrant the price that is being considered? In the absence of a tool for managing relationships with suppliers, it is difficult to provide a solution to that query. For companies who are interested in enhancing their connections with their suppliers, the software known as supplier relationship management software (SRMS) is an indispensable instrument. SRM software can assist businesses in managing their vendor base, monitoring the performance of their suppliers, and locating areas in which they can make improvements.
Auch die Funktionen und Möglichkeiten des Programms sind ein entscheidender Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Software für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) Funktionen bietet, die für Ihr Unternehmen von Vorteil sind, z. B. die Möglichkeit, Verträge zu verwalten, die Leistung von Lieferanten zu überwachen und die von Lieferanten ausgehenden Risiken zu bewerten.
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Optimierung des Werts Ihrer Beschaffungsorganisation ist die Verwaltung Ihrer Beziehungen zu Ihren Lieferanten. Mit einer Software, die die Beziehungen zu den Lieferanten verwaltet, können Sie die Gesamtbetriebskosten von Software as a Service (SaaS) in Ihrem gesamten Unternehmen senken.
In den folgenden Abschnitten werden die Vorteile des Einsatzes von Software für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen sowie die Merkmale, die bei der Auswahl einer Lösung berücksichtigt werden sollten, erörtert.
Die Gründe, warum SRM-Software ein Spiel-Champion ist
Die Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten scheint viel einfacher zu sein, als sie tatsächlich ist.
Im Rahmen des Lieferkettenmanagements (SRM) umfasst der Prozess die Segmentierung der Lieferanten, die Entwicklung von Strategien für jedes Segment, die Umsetzung dieser Pläne, die Überprüfung der Leistung und die jährliche Wiederholung dieser Schritte. All dies geschieht ohne den Einsatz von SRM-Software, was bedeutet, dass Sie übermäßig viel Zeit mit diesem archaischen Prozess vergeuden.
Wenn Sie eine Software für die Unternehmensressourcenplanung (SRM) einsetzen, können Sie Ihre Beziehungen zu den Lieferanten verbessern und mehr Zeit für andere Aufgaben mit hoher Rentabilität, wie z. B. die strategische Beschaffung, aufwenden.
Bei der Auswahl einer geeigneten Software für SRM gibt es eine Reihe von Aspekten zu berücksichtigen. Die Größe Ihrer Lieferantenbasis ist der erste Faktor, den es zu bewerten gilt. Es gibt Software, die sich besser für größere Organisationen eignet, die eine breitere Lieferantenbasis haben, während andere Software für kleinere Firmen gedacht ist, die nur einige wenige Lieferanten haben. Wiederum andere Software ist für kleine Unternehmen konzipiert.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie eine Software für das Management von Lieferantenbeziehungen das Spiel grundlegend verändern wird.
Die Einbindung von Lieferanten
Im Rahmen der Aufnahme neuer Lieferanten müssen Sie Daten erfassen und neue Lieferanten auf Ihrer Rechnungsplattform einrichten. In den meisten Fällen haben Unternehmen, die nicht über Tools für die Verwaltung ihrer Lieferantenbeziehungen verfügen, Vollzeitmitarbeiter, zu deren Aufgaben das Sammeln von Papierkram und das Herstellen von Verbindungen mit Lieferanten gehört.
Durch den Einsatz geeigneter Tools können Sie den Onboarding-Prozess auf einer einzigen Plattform abwickeln, und das Einzige, was erforderlich ist, ist die Genehmigung durch Ihre Organisation.
Management der Leistung von Lieferanten
Es ist unmöglich, einen Echtzeit-Überblick über Ihr Lieferanten-Ökosystem zu behalten, wenn Sie nicht über die entsprechenden Werkzeuge verfügen. Wenn Sie sich um strategische Beziehungen zu Ihren Lieferanten bemühen sollten, verbringen Sie stattdessen Ihre Zeit damit, Lizenzvereinbarungen aufzuspüren und darüber zu spekulieren, ob Ihre Lieferanten ihren Verpflichtungen Ihnen gegenüber nachkommen oder nicht.
Software, die für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen entwickelt wurde, trägt dazu bei, diese Belastung zu verringern, indem sie die Leistung der Lieferanten auf effiziente Weise verfolgt. Ein wesentlicher Bestandteil einer effizienten Lösung ist die Bereitstellung der erforderlichen Tools für die Erfassung von Informationen über Lieferanten und die Auswertung von Lieferanten-Scorecards.
Mit Hilfe eines SRM-Systems können Sie Antworten auf die folgenden Fragen zum Qualitätsmanagement finden:
- Sind die Endnutzer mit dem Software-as-a-Service-Produkt zufrieden?
- Welche Erwartungen hat das Unternehmen an das Niveau des Kundendienstes, des technischen Supports und der Sicherheit, die der Lieferant bietet?
- Ist der Anbieter mit dem Unternehmen, mit dem er zusammenarbeitet, zufrieden?
- Mit welchem der vielen Geschäftsbereiche oder Liefersegmente identifiziert sich der Lieferant?
- Nutzt das Unternehmen das Software-as-a-Service (SaaS)-Angebot in einer Weise, die seine Vorteile maximiert?
- Gibt es Möglichkeiten, die Art und Weise, wie Sie Ihre Lieferantenstrategie angehen, zu verbessern?
- Inwieweit gibt es Möglichkeiten zur Kostensenkung?
- Treffen Sie Vorkehrungen gegen alle wesentlichen Risiken, die von Ihren Lieferanten ausgehen?
Kontrolle der Ausgaben
Es gibt zahlreiche Fälle, in denen das Ausgabenmanagement ein Modul oder eine Komponente der Software ist, die für das Management der Lieferantenbeziehungen verwendet wird. Die richtigen Instrumente zur Überwachung und Regulierung der Ausgaben sind entscheidend für den kurz- und langfristigen Erfolg.
Es gibt Unternehmen, bei denen achtzig Prozent aller vorgelegten Rechnungen auf unseriöse Ausgaben entfallen. Das Ausgabenmanagement bietet den Führungskräften die nötige Überwachung, um unkontrollierte Ausgaben zu kontrollieren und fundierte und strategische Entscheidungen in Bezug auf die Softwarelieferantenbasis zu treffen.
Reduzieren Sie den Abfall so weit wie möglich.
Der Begriff “Shelfware” bezieht sich auf Software as a Service (SaaS), die ein Unternehmen erwirbt, aber nicht nutzt. Durch die Bereitstellung eines Echtzeit-Bewusstseins für Nutzer- und Lieferantenbeschwerden trägt die Software für das Lieferantenmanagement zur Verringerung der Verschwendung und des Shelfware-Bestands bei. Diese Methode des Lieferantenmanagements löst rote Fahnen aus, was dazu führen kann, dass ein Antrag zurückgestellt wird, bevor er bearbeitet wird.
Assoziationen mit den Lieferanten
Es gibt keine Beziehung zu Lieferanten, die man einfach abhaken kann. Mit anderen Worten: Sie sollten Ihre Lieferanten nicht zur Disposition stellen und nur dann mit ihnen zusammenarbeiten, wenn es notwendig ist.
Es ist leicht, die Bedeutung der Pflege von Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu übersehen, wenn Sie bereits zu beschäftigt sind, um Ihren Lieferantenstamm zu verwalten. Wenn Sie es hingegen versäumen, engere Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu pflegen, könnte dies langfristige Folgen für Ihr Unternehmen haben.
Der Grundstein für bessere Beziehungen zu den Lieferanten kann mit Hilfe von Software gelegt werden, die das Lieferantenbeziehungsmanagement verbessert. Ihre Lieferanten sollten strategische Partner sein, und es ist sehr wahrscheinlich, dass sie die Funktion eines strategischen Partners gerne erfüllen möchten. Der Einsatz dieses Programms hilft Ihnen dabei, die Interaktionen mit Ihren Lieferanten sowie die Besonderheiten Ihrer Lizenzvereinbarungen zu dokumentieren. Mit Hilfe dieser organisatorischen Instrumente werden Sie zu einem starken Kunden und strategischen Partner für Ihre wichtigsten Lieferanten.
Wenn weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten aufgewendet werden muss, steht mehr Zeit für die strategische Zusammenarbeit mit Lieferanten zur Verfügung, was letztlich zu langfristigen Partnerschaften führt, die den Wert des Unternehmens steigern.
Worauf ist bei der Auswahl einer Lösung für das Management von Lieferantenbeziehungen zu achten?
Beim Kauf von SRM-Software sollten Sie diese wichtigen Aspekte berücksichtigen:
- Registrierungsverfahren für potenzielle Lieferanten
- Effizientes Onboarding von Lieferanten mithilfe einer Lieferantendatenbibliothek
- Strategische Segmentierung der Lieferkette
- Selbstbedienungs-Lieferanten-Dashboard
- Verwaltung der Ausgaben und Koordinierung der Verträge
- Automatisierte Arbeitsabläufe
- Benutzerfreundliches und intuitives Dashboard
- Nutzer-Feedback in Echtzeit
- Konfigurierbare Benachrichtigungen per E-Mail und Textnachricht
- Umfassende Leistungsbewertungen von Lieferanten
- Kompatibilität mit ERP- und anderen Beschaffungsanwendungen
- Risikominderung bei Lieferanten, einschließlich Schutz vor Datenschutzverletzungen
- Verfolgung und Meldung von Kennzahlen und wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs)
Bei der Evaluierung potenzieller SRM-Lösungen sollten Sie potenzielle Anbieter nicht einfach fragen, ob sie diese Dinge tun können. Stattdessen sollten Sie ihnen Ihre Anforderungsliste vorlegen und sich erkundigen, auf welche Weise ihre Lösung die betreffenden Funktionen integriert.
Sobald Sie den Kreis der potenziellen Anbieter eingegrenzt haben, sollten Sie diese auffordern, ihre Lösungen anhand von realen Szenarien zu demonstrieren, die für Ihr Beschaffungsteam relevant sind.
Software für die Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten und der damit verbundenen Risiken
Wenn es um Software für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) geht, gibt es einige Gefahren, die Unternehmen beachten müssen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Wenn die Software nicht korrekt installiert ist, kann dies zu Kommunikationsstörungen zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten führen. Die Fähigkeit des Lieferanten, zu den vereinbarten Terminen und Mengen zu liefern, kann dadurch beeinträchtigt werden, was wiederum zu Verzögerungen und Unterbrechungen im Betrieb der Organisation führen kann.
Zweitens: Wenn die SRM-Software zu komplex oder schwer zu bedienen ist, haben die Mitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten, die Funktionen vollständig zu nutzen. Dies könnte dazu führen, dass falsche Daten im System gespeichert werden, was es Managern und Beschaffungsteams erschwert, fundierte Entscheidungen über ihre Lieferantenbeziehungen zu treffen.
Der letzte Punkt ist, dass, wenn die SRM-Software nicht mit den neuesten Änderungen der Preisgestaltung und der Lieferantenvereinbarungen auf dem Laufenden gehalten wird, dies zu einer ungenauen Rechnungsstellung und zu Unstimmigkeiten in der Preisgestaltung führen kann. Dies kann das Unternehmen teuer zu stehen kommen und auch die Beziehungen zu seinen Lieferanten beeinträchtigen.
Unternehmen, die die Einführung von SRM-Software in Erwägung ziehen, müssen diese Risiken berücksichtigen und sicherstellen, dass sie eine Lösung wählen, die nicht nur effizient, sondern auch einfach zu installieren und zu warten ist.
Lohnt sich die Investition in Software für das Management von Lieferantenbeziehungen?
Wenn Ihr Unternehmen den Umgang mit Lieferantenbeziehungen automatisieren und rationalisieren möchte, ist die Investition in eine Software für das Lieferantenmanagement eine kluge Entscheidung. Die Automatisierung manueller Beschaffungsaufgaben kann Zeit und Energie sparen, so dass Sie sich auf wichtigere und profitablere Aktivitäten konzentrieren können. Diese Software bietet wertvolle Einblicke in Ihre Lieferanten und hilft Ihnen, stärkere, für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaften aufzubauen.
Das Hauptziel des Einsatzes von Software für das Lieferkettenmanagement besteht darin, die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten zu verbessern. SRM-Software vereinfacht die Prozesse, senkt die Kosten und stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten, wodurch Ihre Abläufe effizienter und effektiver werden.
