Senkung der Beschaffungskosten: Ein umfassender Leitfaden

Unternehmen legen mehr denn je Wert auf Kostensenkung. Selbst wenn die Epidemie Ihrem Unternehmen nicht schadet, müssen Sie nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung suchen.

Kostensenkungen müssen sofortige und dauerhafte Auswirkungen haben. Eine Möglichkeit ist die Kontrolle der Beschaffungskosten. Externe Beschaffungsausgaben sind ein kritischer Leistungsmaßstab für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Why? Because procurement expenses are a simple and verifiable approach to evaluate the procurement process and business.

Jedes Unternehmen sollte diese Grundlagen der Kostensenkung kennen:

• Die Kosten müssen gesenkt, nicht beseitigt werden.
• Die Kürzungen dürfen die Verfahren und die Produktqualität nicht beeinträchtigen.
• Änderungen am Produktionsprozess sollten die Qualität oder die Art des Produkts nicht beeinflussen.
• Die Kostensenkung sollte langfristig angelegt sein.

Unternehmen können diese Kostensenkungsmaßnahmen auf vielfältige Weise nutzen. Zunächst müssen Sie die Arten und Ursachen der Beschaffungskosten verstehen.

Was bedeutet Kostensenkung bei der Beschaffung?

Geringere Beschaffungskosten erhöhen das Endergebnis und die Gewinnspanne eines Unternehmens. Kostensenkungen sind im Beschaffungswesen von entscheidender Bedeutung, aber ihr Wert für andere strategische Unternehmensziele ist umstritten.

Normalerweise denken wir bei Kostensenkung an Einsparungen im Einkauf, aber es geht um viel mehr. Die Entwicklung von Lösungen zur Kosteneinsparung im Beschaffungswesen umfasst zahlreiche Komponenten, wie z. B.:

• Aushandeln und Überprüfen von Lieferanten- und Verkäuferverträgen.
• Verbesserung der Verwaltungs- und Betriebsabläufe.
• Nutzung von Daten und Technologie.
• Besseres Risikomanagement.
• Ausschreibungs- und Kategoriemanagement.
• Kürzung der Ausgaben für Außenseiter.

Beschaffungsmanagementteams können durch den Einsatz kosteneffizienter Lösungen Prozesse und Gewinne verbessern.

Kostensenkung vs. -reduzierung

Diese Begriffe hängen zwar zusammen, sind aber dennoch unterschiedlich. Unternehmen nutzen Kostensenkungen als letztes Mittel, aber Kostensenkungen sind nicht notwendig.

Kostensenkung steigert die Produktivität und den Gewinn, ohne dem Unternehmen Veränderungen aufzuzwingen. Kostensenkungen sind in der Regel härter als Kostensenkungen.

Reduktion beinhaltet Taktiken, die das Wachstum der Organisation unterstützen und die steigenden Kosten reduzieren. Kostensenkungen signalisieren Instabilität und sind eine “Verzweifelte Zeiten führen zu verzweifelten Maßnahmen”-Strategie.

Kostensenkung bei der Beschaffung

Einige Kostensenkungsmaßnahmen haben nichts mit Kostensenkung zu tun, andere können sich jedoch überschneiden. Einige Standardmethoden zur Kostensenkung sind:

1. Beschaffung ändern

Organisationen können die Beschaffung und den Einkauf ändern, was Zeit braucht. Die Umstellung auf billigere oder lokale Lebensmittel kann notwendig sein. Langfristige Ausgaben werden durch den Wechsel der Bezugsquellen reduziert. Ein gelegentlicher Wechsel des Lieferanten spart dem Unternehmen Geld.

2. Prozess Improvisation

Unternehmen verwenden möglicherweise unnötige, kostspielige Verfahren. Es ist wichtig, Wege zur Kostensenkung zu finden. Geringfügige Verbesserungen des Herstellungsprozesses wie Abfallvermeidung oder -kontrolle können mit der Zeit Geld sparen.

3. Verwendung energiesparender Geräte

Unternehmen verbrauchen viel Energie, was die Kosten in die Höhe treibt. Die Suche nach energiesparenden Geräten oder der Einsatz alternativer Energiequellen spart mit der Zeit Geld. Einige Unternehmen können Bürodrucker und Schreibwaren durch billigere digitale Ersatzgeräte ersetzen. Dadurch werden sowohl Papier als auch Strom gespart.

4. Der Einstellungsprozess

Erfahrene Arbeitnehmer sind teurer in der Einstellung und Weiterbeschäftigung. Die Einstellung von Hochschulabsolventen oder Praktikanten für Frontline- oder einfache Tätigkeiten ist billiger. Das Unternehmen könnte dann die Ausbildung und Entwicklung der Mitarbeiter verbessern. Dadurch erhalten sie Einblick in die Branche und sparen Geld bei der Bezahlung.

5. Kostensenkung

Unternehmen minimieren ihre Kosten durch Einsparungen. Anstatt zu reisen, können Videokonferenzen Kosten sparen. Fahrgemeinschaften für den Arbeitsweg sind ein weiteres gutes Beispiel.

6. Produkte Alternativen

Langfristige Einsparungen können durch das Angebot von Produkten für verschiedene Einkommensgruppen erzielt werden. Unternehmen, die alternative Finanzprodukte anbieten, dürfen keine Abstriche bei der Produktqualität machen.

Warum ist eine Senkung der Beschaffungskosten notwendig?

Die Senkung der Beschaffungskosten hat mehrere Vorteile. Dazu gehören:

• Von der Basis aus betrachtet, erhöht eine Kostensenkung die Gewinnspanne, den am meisten angestrebten Vorteil. Kostensenkungen zur Steigerung der Gewinne geben einem Unternehmen mehr Geld, das es an anderer Stelle investieren kann.
• Produktivität: Kostensenkungen fördern die Produktivität, weil die Mitarbeiter, die versagen, erkennen, dass sich die Unternehmenspolitik geändert hat und mehr verlangt wird.
• Die Kostensenkung wirkt sich unmittelbar auf die Beschaffungstechniken aus und verbessert die Qualität.
• Eine erfolgreiche Kostensenkung in einem Unternehmen erfordert all diese Vorteile.

Kostensenkungen haben große Vorteile, aber es gibt auch Nachteile. Die Risiken der Kostensenkung lassen sich verringern, wenn man versteht, wie sie schiefgehen können.

Negative Auswirkungen der Kostensenkung:

Kostenreduzierung kann mit Kostensenkung verwechselt werden, was den Mitarbeitern den Eindruck vermitteln kann, dass sich das Unternehmen in finanziellen Schwierigkeiten befindet.

Die Kostenreduzierung kann negative Prozessänderungen beinhalten, die eher zu Verlusten als zu Gewinnen und Verbesserungen führen.

Das Ziel der Kostensenkung ist eine langfristige Kostenreduzierung, aber manche Unternehmen finden die frühe Umsetzung zu teuer. Für einige Unternehmen ist die Umstellung auf alternative Energiequellen unerschwinglich.

Eine zu starke Kostensenkung könnte die Produktqualität beeinträchtigen. Eine Senkung des Markenwerts würde die langfristige Vision des Unternehmens beeinträchtigen.

Kostensenkung ist ein zweischneidiges Schwert, das Vorsicht erfordert. Sie kann die Erträge verbessern, ohne dem Unternehmen zu schaden, wenn sie effektiv durchgeführt wird. Wenn sie falsch gemacht wird, kann sie furchtbar scheitern.

Wie die Anschaffungskosten funktionieren

Beschaffungskosten?

Die Beschaffungsbudgets von Unternehmen, die auf Vorräten basieren, können hoch sein.

Die Beschaffung umfasst diese Elemente:

• Planung des Einkaufs
• Bewertung der Spezifikationen
• Strategische Beschaffung (Lieferanten und Vereinbarungen)
• Finanzierung
• Verhandlung der Zahlungsbedingungen
• Vertragsmanagement
• Lieferanten verwalten
• Kontrolle der Bestände

Typische Beschaffungsschritte sind:

• Bestimmen Sie die Notwendigkeit des Produkts, ob es neu oder nachbestellt ist.
• Die Einkaufsabteilung erhält eine Anfrage.
• Die Abteilung genehmigt den Antrag und schickt ihn an die Buchhaltung.
• Potenzielle Anbieter erhalten Angebotsanfragen.
• Das Unternehmen verhandelt Lieferantenverträge.
• Lieferanten liefern Waren und Dienstleistungen an das Unternehmen.
• Wir bewerten Aufträge, Belege und Rechnungen.
• Lieferantenzahlung verarbeitet.
• Buchführung und Rechnungsprüfung erfordern Aufzeichnungen.

Kostenarten in der Beschaffung

Der Beschaffungslebenszyklus besteht in der Regel aus fünf Teilen. Alle Organisationen sollten diese Faktoren bei der Berechnung der jährlichen Beschaffungskosten berücksichtigen. Die Addition der Einkaufskosten ergibt nicht die tatsächlichen Kosten.

1. Grundkosten

Bei der Beschaffung treiben die Kosten pro Artikel die Kosten an. Dies gilt insbesondere für größere Anschaffungen. Die Kosten pro Artikel sind die größten und am schwersten zu verringernden Kosten. Am einfachsten lassen sich diese Kosten senken, indem man konkurrierende Lieferanten mit denselben Artikeln ausfindig macht und den besten Stückpreis aushandelt.

2. Transportkosten

Zu den direkten Beschaffungskosten gehören auch die Transportkosten. Eine Organisation muss über flexible, langfristige Speditionsverbindungen verfügen, um günstigere Versandkosten zu erzielen.

3. Kosten für den Abschluss

Die Auslagerung von Beständen ist mit verschiedenen Kosten verbunden. Dazu gehören Maklergebühren, Anwaltskosten (wenn Anwälte mit der Vertragsgestaltung beauftragt werden) und Provisionen, die sich summieren.

4. Steuern, Abgaben

Importierte Waren kosten viel, einschließlich Zoll, Mehrwertsteuer, GST und mehr. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, Einfuhrsteuern und -abgaben intern zu verwalten, müssen Makler beauftragen, die ihnen bei der Abwicklung des Zollverfahrens helfen.

5. Verhandlungskosten

Der Aufbau einer Beziehung zu einem Lieferanten oder Verkäufer erfordert im Allgemeinen mehr Untersuchungen. Dies erhöht die indirekten Arbeitskosten. Verhandlungen mit Lieferanten können teuer sein, vor allem wenn das Personal reisen muss.

Wie lassen sich durch eine ordnungsgemäße Beschaffung Kosten sparen?

Kostensenkungen sind von entscheidender Bedeutung und bringen viele Vorteile mit sich, aber wie wirken sie sich auf die Beschaffungsplanung aus?

Schauen Sie sich zunächst die Zahlen an. Scribd berichtet, dass die durch die Beschaffung verwalteten Ausgaben 65-75 % der Ausgaben vieler Organisationen ausmachen.

Das ist ein hoher Anteil, und eine unzureichende Beschaffung führt zu Fehlentscheidungen wie Notkäufen, die einen schnellen, teuren Transport erfordern. Eine effektive Beschaffung senkt die Kosten und ist damit unabhängig von der Wirtschaftslage ein gutes Geschäft.

Optimierung der Beschaffungskosten

Wert der Kosteneinsparungen bei der Beschaffung

Nur die Beschaffungskosten zu senken, ist kein kluger langfristiger Plan. Eine stärkere Beteiligung der Interessengruppen ist wichtig für den Erfolg. Danach sind Einsparungen unvermeidlich.

Aus verschiedenen Gründen legen viele Unternehmen den Schwerpunkt auf Kosteneinsparungen bei der Beschaffung:

• Bei richtiger Durchführung ist dies der einfachste und objektivste Ansatz zur Messung des Beschaffungserfolgs. Es handelt sich hierbei eindeutig um eine gängige Methode zur Überwachung der Beschaffungsleistung.
• Auswirkungen: Im Gegensatz zur Risikominderung wirkt sie sich unmittelbar auf das Endergebnis aus.

Kosteneinsparung vs. -vermeidung

Kostenvermeidung

Die CIPS sagt:

“Kostenvermeidung ist eine Kostenreduzierung, die die Ausgaben senkt”.

Angenommen, Sie zahlen jährlich an einen Internetanbieter. Der Anbieter schickt Ihnen einen Verlängerungsvertrag mit einer 10-prozentigen Erhöhung. Durch Ihr Verhandlungsgeschick können Sie 10 % sparen, indem Sie einen langfristigen Verlängerungsvertrag unterzeichnen. So vermeiden Sie Kosten.

Kostensenkungen

Aber die Kosteneinsparungen sind noch offensichtlicher. Sie könnten einen niedrigeren Preis pro Einheit aushandeln, um Ihre Beschaffung billiger zu machen und damit Geld zu sparen.

Arten von Kosteneinsparungen?

Bevor man über eine Optimierung der Beschaffungskosten nachdenkt, muss man zunächst verstehen, welche Kostensenkungen die meisten Unternehmen vornehmen. Diese sind:

1. Vergangene Ersparnisse

Vergleichen Sie die Änderungen der Einheitspreise mit denen der Vorperiode. Historische Einsparungen werden auf der Grundlage der Basiswerte des letzten Jahres berechnet. Es kann sich also um ein wichtiges Indiz wie den Preisdurchschnitt des letzten Jahres handeln. Diese Angaben werden mit dem aktuellen Preis verglichen und die Differenz errechnet.

2. Haushalt Einsparungen

Diese werden durch die Differenz zwischen dem Rechnungspreis und dem voraussichtlichen Budget bestimmt.

3. Technische Einsparungen

Änderungen der technischen Produktspezifikationen führen zu technischen Einsparungen. Eine technische Einsparung liegt zum Beispiel vor, wenn ein billigeres Produkt ein teureres ersetzt.

4. RFP Einsparungen

Die Ausschreibung (RFP) ist eine Methode zur Vermeidung von Einsparungen. Warum? Aufgrund der Angebote der Lieferanten kann sich das Unternehmen für einen Lieferanten entscheiden. Meistens erhält der niedrigste Bieter den Zuschlag.

5. Index Einsparungen

Diese Einsparungen ergeben sich aus externen Marktveränderungen, die sich auf die Preisgestaltung von Materialien und Dienstleistungen auswirken.

6. Sparquote

Dies sind Kombinationen von Einsparungen. So können technische und monetäre Einsparungen einbezogen werden.

Wie können Sie Ziele und Methoden zur Senkung der Beschaffungskosten nutzen?

Die Kostensenkung im Beschaffungswesen zielt darauf ab, den gesamten Prozess zu senken. Von der Suche nach Lieferanten und Verkäufern bis hin zur Produktion und Lieferung von Waren und Dienstleistungen können die Kosten gesenkt werden.

Wichtige Fragen, die jetzt gestellt werden müssen, sind:

• Welche Strategien können Sie anwenden, um Kosten zu sparen?
• Strategien zur Kosteneinsparung?
• Umsetzung der Kostensenkungsstrategie: Wie?

Genaue Daten sowie ein kontinuierliches und systematisches Beschaffungskostenmanagement sind für Einsparungen und Rentabilität unerlässlich. Unternehmen müssen die Kostenfaktoren für die Beschaffung ermitteln.

Diese Hebel können sich aufgrund von Verbindungen und Wechselbeziehungen auf viele Kostentreiber auswirken. Ein Unternehmen kann je nach seinen Ressourcen und seiner Zeit viele kurz- und langfristige Projekte in Angriff nehmen. Im Folgenden werden sie eingehend erörtert:

Schnelle Erfolge und kurzfristige Initiativen

1. Überprüfung der Vertragsbedingungen

Die Anfechtung eines Vertrags ist ein schneller Weg, um Kosten zu sparen. Die Neuverhandlung von Vertragsbedingungen ist im Beschaffungswesen zulässig. Langfristige Vereinbarungen bieten Organisationen eine weitere Möglichkeit zur Kostensenkung.

Jeder Vertrag, der nicht innerhalb von drei Jahren bewertet wird, kann veraltete, nicht wettbewerbsfähige Preise haben. Die wirtschaftlichen Bedingungen schwanken, die Verbrauchergewohnheiten ändern sich, und die Technologie entwickelt sich schnell weiter.

Lieferanten können Mengeneinsparungen anbieten, wenn Organisationen Änderungen an Systemen wie der Einkaufshäufigkeit aushandeln. Marktforschung und Benchmarking verbessern die Preisgespräche mit den Lieferanten.

Um die Ausgaben zu senken, sollten Sie mit den derzeitigen Lieferanten bessere Bedingungen aushandeln und sich dabei auf Preisnachlässe und Vertragsverlängerungen konzentrieren. Verhandlungen können die Beschaffungsstrategie verbessern.

2. Spezifikationen für die Herausforderung

Entscheiden Sie dann, ob Sie dieses Produkt oder diese Dienstleistung benötigen. Beurteilen Sie dann die Notwendigkeit und prüfen Sie die technischen Daten oder das Design. Viele Produktverpackungen und Standards basieren auf Angeboten von Lieferanten oder sind für eine bestimmte Marke konzipiert. Nehmen wir an, das Unternehmen legt leistungs- oder ergebnisorientierte Anforderungen fest. Dies wird den Wettbewerb mit weiteren Anbietern fördern.

3. Bedarfe überdenken

Die Neubewertung des Bedarfs an Beständen oder Dienstleistungen ist für die langfristige Rentabilität des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Beschaffungsteams sollten die Kundennachfrage für jeden Artikel bewerten. Dies hilft ihnen, Wege zu finden, um die Kosten für die Herstellung oder die Lieferanten zu senken.

Einige Unternehmen müssen standardisieren, um die Unterschiede zu verringern. Nehmen wir ein Unternehmen, das eine einzige Automarke verkauft. Die Kompatibilität der Ersatzteile wird die Kosten für die Lagerhaltung im Vergleich zu einem Unternehmen mit fünf Automarken verringern. Die Beschaffung führt auch zu Größenvorteilen.

4. Verbot unkonventioneller Ausgaben

Käufe außerhalb von Verträgen sind unkonventionelle Ausgaben. Manchmal werden sie auch als “Rogue Spending” oder “Spend Leakage” bezeichnet. Ohne ein zentralisiertes Purchase-to-Pay (P2P)-Beschaffungsverfahren können viele Transaktionen auf unseriöse Ausgaben zurückzuführen sein.

Initiativen zur Kostensenkung könnten dadurch behindert werden. Warum? Frühere Lieferantenrabatte gelten möglicherweise nicht für diese Produkte.

Um dies zu vermeiden, sollte das Beschaffungsmanagement bei allen Einkäufen die Einhaltung der Lieferantenverträge garantieren. Das Management sollte auch überprüfen, ob das Unternehmen die Preisgestaltung für die Bestellung genehmigt.

Die Ausgabenanalyse zeigt in der Regel unkontrollierte Ausgaben auf, so dass Bestellanforderungen, elektronische Kataloge und andere Kontrollen die unkontrollierten Ausgaben begrenzen können. Besprechen Sie das Verfahren mit Ihren Mitarbeitern, damit sie es richtig handhaben können.

5. Herausforderung Operationskosten

Eine wirksame Beschaffungsplanung maximiert die Verwaltungsressourcen und senkt die Ausgaben. Schlechte Planung führt zu kostspieligen Notkäufen und hohen Reisekosten. P2P-Vorgänge müssen intern gestrafft werden. Dadurch können Betriebs- und Transaktionskosten sowie überflüssiger Papierkram, ob automatisiert oder nicht, verringert werden.

6. Vorausschauend planen

Ein guter Beschaffungsplan hilft Organisationen, ihre Ressourcen und ihre Zeit optimal zu nutzen. Dadurch werden Notkäufe von Waren reduziert, die aufgrund der schnelleren Lieferung kostspielig sein können.

7. Bewertung der Lieferanten

Um sicherzustellen, dass die Preise für Produkte und Dienstleistungen den Marktwerten entsprechen, sollten die Beschaffungsteams die Anbieter und Lieferanten regelmäßig bewerten. Um wettbewerbsfähige Kosten zu erzielen, müssen die Beziehungen zu den Lieferanten transparent sein.

Das Beschaffungsmanagement sollte auch die Zahl der Lieferanten reduzieren und ein Lieferantenmanagementsystem entwickeln. Dadurch werden Beschaffungskosten eingespart und die Effizienz des Lagers erhöht.

Lieferantenbewertungen helfen Ihnen, nicht konkurrenzfähige Unternehmen in Ihrer Datenbank zu finden.

8. Nutzung von Daten

Daten sind der Schlüssel zur Senkung der Beschaffungskosten. Sie geben Aufschluss über Verkäufe, Bestellungen, Verbrauchernachfrage und Lieferantenleistung und können Einsparpotenziale bieten. Nutzen Sie Daten über frühere Einkäufe und Lieferantenleistungen, um neu zu verhandeln. Einzelhandels- und Beschaffungsmanager können mit Lieferanten niedrigere Großhandelspreise aushandeln, wenn ein Produkt an Attraktivität verliert.

Mittel- und langfristige Strategien zur Senkung der Beschaffungskosten

Typisch sind Kostensenkungsprojekte mit einer Laufzeit von 4-10 Jahren. Im Gegensatz zu den oben genannten kurzfristigen Kostensenkungsmaßnahmen sind die folgenden Bemühungen zukunftsweisend für das Unternehmen.

1. Outsourcing in Betracht ziehen

Beim Outsourcing werden nicht zum Kerngeschäft gehörende Beschaffungsaufgaben an Spezialisten ausgelagert. Beim Outsourcing werden Waren oder Dienstleistungen aus dem Ausland bezogen.

Je nach Branche und Unternehmen können durch Outsourcing Kosten für Personal und Miete eingespart werden. Outsourcing ist ideal für indirekte Beschaffungskategorien wie Sicherheit, Transport, Gebäudemanagement und Logistik.

Zu den Vorteilen der Kostensenkung bei der Beschaffung gehören:

Gewinnen Sie Marktkenntnisse und weltweites Fachwissen in Bereichen, in denen internes Fachwissen Mangelware ist.

Die Kosten sind niedriger, weil die Größenvorteile des Outsourcing-Partners die Bedürfnisse des Kunden vereinen.

Durch die Auslagerung von Einkäufen mit geringem Wert bzw. hohem Volumen werden kostspielige interne Ressourcen freigesetzt.

Sie führen langwierige Diskussionen und Verträge.

Die Unternehmen sollten Insourcing mit externen Ausgaben und Outsourcing mit interner Arbeit vergleichen.

2. Verwendung von Tech

Technologie kann kosteneffiziente Beschaffungsoptionen aufzeigen. Es gibt fortschrittliche Software zur Kostensenkung in den Bereichen P2P, Ausgabenanalyse, e-Procurement, Verwaltung von Ausschreibungen, e-Kataloge und e-Auktionen.

Das Supplier Relationship Management (SRM) nutzt ein Online-Selbstbedienungsportal, um den Kontakt zwischen Käufer und Verkäufer zu erleichtern. Unternehmen können ihre Kosten senken, indem sie die Anzahl menschlicher Eingriffe reduzieren.

Inventarspezifische Lösungen können eine Bestellungsempfehlung aussprechen. Sie überwachen Verkäufe, Bestände und Lieferpläne von Lieferanten, um Unternehmen über Produktnachschub zu informieren. Dies hilft Unternehmen, Überbestellungen und Verschwendung zu vermeiden.

3. Kategoriemanagement betreiben

Das Kategorienmanagement gruppiert und verwaltet alle Arten von Ausgaben, um Beschaffungskosten zu sparen. Das Kategorienmanagement während des gesamten Beschaffungszyklus muss sorgfältig vorbereitet werden.

Das Kategorienmanagement hilft den Beschaffungsteams, Zeit und Geld bei transaktionsbezogenen Einkäufen zu sparen. Auf diese Weise können die Gesamtausgaben für Waren oder Dienstleistungen genutzt werden, um wichtigen Lieferanten mehr Volumen oder Spielraum zu verschaffen.

Eine gut definierte kategoriebasierte Analyse kann Beschaffungsmanagern helfen, niedrigere Lieferantenpreise auszuhandeln und Geldverschwendung zu vermeiden.

4. Zentraler Einkauf

In der dezentralen Beschaffung sind wichtige Einsparmöglichkeiten verborgen. Selbst eine zentral geführte globale Beschaffungsorganisation ist anfällig für Doppelarbeit und unüberlegte Ausgaben.

Ein zentralisierter Beschaffungsansatz ermöglicht es einer Abteilung, alle Einkäufe zu tätigen. Dadurch wird der globale Beschaffungsansatz des Unternehmens vereinheitlicht. Zentralisierte Systeme können auch Geld sparen, indem sie den Personal- und Schulungsaufwand des Beschaffungsteams verringern.

Eine rationalisierte Lieferantendatenbank steigert die Wettbewerbsfähigkeit der Lieferanten und senkt die Lieferkosten. Ein Instrument zur Analyse der weltweiten Ausgaben kann ebenfalls viele der gleichen Vorteile bieten.

5. Geringeres Beschaffungsrisiko

Jede Branche birgt Gefahren, und die Abhängigkeit von Lieferanten ist eine der größten. Unternehmen sollten, wo immer dies möglich ist, Lieferanten und Anbieter kombinieren, aber eine Methode zur Risikominderung ist die Diversifizierung des Beschaffungsprozesses.

Dieses Risiko lässt sich verringern, wenn man für wichtige Produkte und Dienstleistungen immer einen Ersatzanbieter hat. Zum Risikomanagement gehört auch die Vermeidung von Kosten, z. B. das Aushandeln von Verträgen mit Mehrwertdiensten wie längeren Garantien oder kostenloser Lieferung.

Das Risikomanagement im Beschaffungswesen gewährleistet angemessene Managementkontrollen, insbesondere bei Notfällen oder Ad-hoc-Beschaffungen. Dies bedeutet, dass die Organisationen die Verträge überwachen, mit den Lieferanten Kontakt aufnehmen und logistische Komplikationen vermeiden sollten.

6. Kosteneinsparungen durch geringeren Verbrauch

Untersuchungen zufolge bringt jeder für das Angebotsmanagement ausgegebene Dollar 6,77 Dollar ein. Unternehmen können Geld sparen, indem sie die Nachfrage reduzieren. Reduzieren Sie den Verbrauch und beseitigen Sie versteckte Kosten, um dies zu erreichen.

Dies ist wichtig beim Kauf von Computern, Handys oder Firmenfahrzeugen für Mitarbeiter. Überlegen Sie, ob alle geschäftlichen Anschaffungen erforderlich sind, und befolgen Sie die Richtlinien, um einen übermäßigen Verbrauch zu vermeiden.

7. Personal aufrüsten

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind sein größtes Kapital. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern beibringen, bessere Entscheidungen zu treffen, kann Ihr Endergebnis im Laufe der Zeit steigen. Ein Verhandlungstraining kann beispielsweise die Beziehungen zu den Lieferanten und das Vertragsmanagement verbessern.

Die Kostensenkung im Beschaffungswesen sollte darauf abzielen, die Ausgaben zu senken und den Cashflow durch kurz-, mittel- und langfristige Bemühungen zu verbessern.

Wie berechnen Sie die Einsparungen bei den Beschaffungskosten?

Leider gibt es kein Patentrezept für Kostensenkungen. Die Beschaffung hängt auch von anderen Disziplinen ab. Dadurch sind Kostensenkungen schwer zu quantifizieren.

Kosteneinsparungen sind immer als eine negative Verschiebung von den bisherigen Ausgaben zum neu ausgehandelten Preis bei der Beschaffung zu verstehen. Kostensenkungen können anhand des ursprünglichen Angebots oder von Marktbenchmarks ohne Kostenbezug ermittelt werden.

Wie lassen sich Einsparungen bei den Beschaffungskosten quantifizieren? Experten ziehen den durchschnittlichen Angebotspreis vom vereinbarten Vertragspreis ab. Dieser Betrag wird mit der Anzahl der in einem Zeitraum beschafften Produkte multipliziert.

Kostenoptimierung für die Beschaffung

Auch in einer guten Wirtschaftslage muss Ihr Unternehmen Kosten einsparen. Diese Strategie verschafft dem Unternehmen Macht bei der Aushandlung von Lieferantenrabatten.

Nach der Prüfung ihrer Fähigkeiten ist es am besten, mit bestehenden Lieferanten zusammenzuarbeiten, um die Kosten dauerhaft zu senken.

Der typische Weg zur Kostensenkung umfasst Ausschreibungen, Verhandlungen, die Auswahl eines neuen Lieferanten, die Umsetzung und möglicherweise die Realisierung von Kosteneinsparungen. Diese Methode ist zeit- und ressourcenaufwändig. Diese Verzögerung bei der Kosteneinsparung ist unerwünscht.

Bei der Kostenoptimierung wird der beste Wert der Ausgaben angestrebt. Größere Anpassungen der Kostenstruktur erfordern jedoch umfangreiche Änderungen. Die Beschaffung geht über das Aushandeln der besten Preise und Konditionen für alle Einkäufe hinaus. Für eine angemessene Optimierung müssen Beschaffung, Einkauf und Lieferantenmanagement tiefer gehen.

Stattdessen bieten wir den Unternehmen konkrete Möglichkeiten, ihre Kosten zu senken, indem sie sich ohne Angebote oder Ausschreibungen an ihre derzeitigen Lieferanten wenden.

Optimierung der Beschaffungskosten:

1. Vermeiden Sie zusätzliche Kosten

Ermitteln Sie, welche Ausgaben unnötig sind. In größeren Unternehmen mangelt es möglicherweise an der Offenheit der Abteilungen. Die Bewilliger und Zahler von Produkten und Dienstleistungen (externe Ausgaben) stehen nicht mit den Nutzern in Kontakt. Kommunikation ist entscheidend für die Kostenoptimierung.

Die Identifizierung ungenutzter Produkte und Dienstleistungen ist von entscheidender Bedeutung. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen.

Ein Beispiel:

• IT-Ausgaben: Identifizieren Sie ungenutzte Dienste und Komponenten. Dies geschieht am besten durch Auflistung aller IT-Lösungen, die Ihr Unternehmen erworben hat.
• Direkte Ausgaben: Berechnen Sie lieferanten- und produktspezifische Lagerumschlagsraten. Sortieren Sie Lieferanten und Artikel nach Lagerumschlag. Möglicherweise müssen Sie die folgenden Antworten für die Lieferanten und Waren mit dem niedrigsten Lagerumschlag analysieren:
• Kann das Unternehmen ohne dieses Produkt oder diesen Lieferanten funktionieren?
• Können Sie aufhören, dieses Produkt oder diesen Lieferanten zu kaufen?
• Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie das Produkt oder die Quelle behalten wollen.

2. Bieten Sie Ihren besten Lieferanten Unterstützung im Gegenzug für kostensparende Maßnahmen an.

Die Konzentration auf Ihre Top-Lieferanten kann über 60 % Ihrer Ausgaben und einen großen Teil Ihrer Kostensenkungsmöglichkeiten abdecken.

Besprechen Sie die Kostensenkung mit Ihren Hauptlieferanten in einer Online-Unternehmensbewertungssitzung. Machen Sie Ihren Lieferanten klar, dass Sie in jeder Weise dazu beitragen und helfen werden, außer bei Kostensteigerungen.

3. Reduzierung der Kosten für Nichteinhaltung

Lieferanten, die die Erwartungen an Qualität, Menge oder Zeit nicht erfüllen, verursachen diese Kosten. Unternehmen können die Nichtkonformität von Lieferanten verfolgen, um die Kosten zu senken. Sprechen Sie mit Mitarbeitern, die Produkte und Dienstleistungen von Lieferanten nutzen. Es sollte offensichtlich werden.

Bewährte Verfahren zur Senkung der Beschaffungskosten und für Einsparungen

Bewährte Beschaffungspraktiken zur Kostensenkung und -einsparung können Ihrem Unternehmen helfen, das Lieferantenmanagement, die Beschaffung und den Beschaffungswert zu maximieren.

Schauen wir uns die wichtigsten Best Practices an:

• Ein funktionsübergreifendes Team aus betrieblichen und geschäftlichen Führungskräften sollte Beschaffung, Einkauf und Lieferantenmanagement vertreten, um die Primärkosten zu optimieren. Der Austausch von Talenten und Fachwissen wird gefördert.
• Glaubwürdigkeit auf dem Markt gewinnen. Unternehmen müssen Märkte studieren und analysieren, um die Beteiligten über Entwicklungen und Trends zu informieren. Dazu können innovative Dienstleistungsangebote, disruptive Konkurrenten oder kommerzielle Möglichkeiten gehören.
• Befolgen Sie die organisatorischen Richtlinien.
• Seien Sie bei der Beschaffung flexibel. Vertragsverhandlungen für wichtige Produkte können sich über 10 Jahre erstrecken, während für kurzfristige Produkte möglicherweise nur sechsmonatige Lieferantenverträge bestehen.
• Verteilen Sie Anerkennung. Basierend auf den Erkenntnissen Ihres Teams im Bereich der Beschaffung und der Marktkenntnis müssen die Branchenführer, die die geplanten Ausgabenkürzungen durchhalten, anerkannt werden.

Allgemeine Fragen

Beispiel für Kostensenkung?

Ein Fertigungsunternehmen rüstet seine Maschinen energieeffizienter aus, um seine Energiekosten zu senken.

Wie können die Kosten gesenkt werden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kosten zu sparen:

Optimierung von Prozessen

Identifizierung und Vereinfachung verschwenderischer Verfahren, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Verhandlungen mit den Lieferanten:

Fordern Sie von Lieferanten bessere Konditionen, Rabatte oder Großeinkäufe.

Tech Adoption:

Investieren Sie in Automatisierung, Effizienz und arbeitssparende Technologien.

Schlanke Produktion:

Umsetzung schlanker Konzepte zur Verringerung von Produktions- und Betriebsabfällen.

Energieeinsparung:

Senkung der Versorgungskosten durch Verbesserung des Energiemanagements und der Energieeffizienz.

Outsourcing:

Senkung der internen Kosten durch Auslagerung von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Tätigkeiten an Spezialisten.

Warum ist eine Kostensenkung von Vorteil?

Zu den Vorteilen der Kostensenkung für Unternehmen gehören:

Rentabilität: Geringere Ausgaben erhöhen sofort die Erträge.

Kostengünstige Unternehmen können wettbewerbsfähige Preise anbieten.

Ressourcenallokation: Eingesparte Mittel können zur Finanzierung von Expansion oder Innovation verwendet werden.

Kostensenkungen erhalten die finanzielle Stabilität.

Ökologische Nachhaltigkeit: Ein geringerer Ressourcenverbrauch verbessert die Nachhaltigkeit.

Besserer Cashflow: Niedrigere Kosten erhöhen den Cashflow.

Ein Produkt, das die Kosten senkt?

Ein Produkt zur Kostenreduzierung wird ausgewählt oder entwickelt, um die Herstellungs- oder Betriebskosten zu senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Diese Produkte helfen, Kosten zu sparen, indem sie die Materialpreise senken, die Effizienz verbessern oder die Produktlebenszyklen verlängern.

Der Zweck der Kostensenkung?

Kostensenkung soll die Finanzen und die Langlebigkeit eines Unternehmens verbessern. Kostenreduzierung bei gleichzeitiger Beibehaltung oder Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität. Kostensenkungen verbessern die Rentabilität, die Wettbewerbsfähigkeit und die Ressourcenallokation.

Strategie zur Kostensenkung

Kostensenkung kann eine Unternehmensstrategie sein. Sie umfasst die systematische Planung, Umsetzung und Verwaltung von unternehmensweiten Kostensenkungsmaßnahmen. Methoden zur Kostensenkung sind für den finanziellen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit am Markt von entscheidender Bedeutung.

Senkung der Qualitätskosten

Die Qualitätskostenreduzierung verringert die mit der Produkt- und Dienstleistungsqualität verbundenen Kosten. Dazu gehört das Erkennen und Beheben von qualitätsbezogenen Problemen wie Nacharbeit, Garantieansprüche und Kundenbeschwerden. Unternehmen können durch die Senkung der Qualitätskosten die Produktqualität verbessern und Geld sparen.

Welche Rolle spielt die Kostensenkung im Finanzmanagement?

Die finanzielle Gesundheit und Nachhaltigkeit eines Unternehmens hängen von der Kostensenkung ab. Unternehmen können die Ressourcenzuweisung, die Rentabilität und die finanzielle Stabilität optimieren. Methoden zur Kostensenkung sind entscheidend für die Erreichung finanzieller Ziele und die Optimierung von Budgets.

Was sind die Hindernisse bei der Kostensenkung?

Kostensenkungen könnten auf Hindernisse stoßen wie:

• Arbeitnehmerwiderstand: Die Arbeitnehmer können sich gegen regelmäßige Anpassungen wehren.
• Fragen der Qualität: Kostensenkungen ohne Qualitätseinbußen sind schwierig.
• Einige Kostensenkungstechniken erfordern Vorabausgaben.
• Marktdynamik: Wirtschaftliche und wettbewerbliche Erwägungen können sich auf Kostensenkungsversuche auswirken.
• Nachhaltigkeit: Kostensenkung und Nachhaltigkeit sind schwer miteinander zu vereinbaren.

Wie können Unternehmen die Kosten senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen?

Die Aufrechterhaltung der Qualität und die Senkung der Kosten erfordern eine Strategie:

• Kontinuierliche Verbesserung: Schaffen Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, um Qualitätsprobleme zu erkennen und zu beheben.
• Legen Sie Qualitätsmetriken fest, um die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu verfolgen.
• Beziehungen zu Lieferanten: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um die Qualität von Lieferungen und Komponenten zu gewährleisten.
• Mitarbeiterschulung: Schulung des Personals zur Erhaltung der Qualität bei gleichzeitiger Kostensenkung.
• Sammeln Sie Kundenbeiträge, um Qualitätsprobleme zu erkennen und schnell zu beheben.

Können Kostensenkungen zur Nachhaltigkeit beitragen?

Kostensenkungsmaßnahmen können die Nachhaltigkeit auf vielfältige Weise unterstützen:

• Ressourceneffizienz: Energie- und Materialeinsparungen helfen der Umwelt.
• Abfallreduzierung: Prozessoptimierung und Abfallreduzierung verringern die Umweltauswirkungen.
• Die Senkung der Qualitätskosten kann die Produktlebensdauer verlängern, den Abfall minimieren und die Nachhaltigkeit verbessern.
• Die Zusammenarbeit mit nachhaltigen Lieferanten senkt die Kosten und fördert gleichzeitig Ethik und Umwelt.

Können kleine Unternehmen ihre Kosten wirksam senken?

Kleine Unternehmen können ihre Kosten senken, indem sie:

• Haushaltsüberprüfung: Bewertung der bestehenden Ausgaben, um Einsparungen zu finden.
• Rationalisierung und Beseitigung unnötiger Aufgaben zur Steigerung der Effizienz.
• Technologie-Anpassung: Kaufen Sie effiziente, erschwingliche Technik.
• Verhandeln Sie mit Lieferanten über bessere Konditionen und Einsparungen.
• Sparen Sie Energie, um Ihre Stromrechnung zu senken.

Treiben die Führungskräfte Initiativen zur Kostensenkung voran?

Erfolgreiche Kostensenkungen erfordern eine gute Führung:

• Die Führungskräfte vermitteln der Organisation klare Kostensenkungsziele.
• Führungskräfte fördern das Kostenbewusstsein und die ständige Weiterentwicklung.
• Programme zur Kostensenkung werden finanziert und unterstützt.
• Die Führungskräfte verfolgen die Fortschritte, leiten an und treffen datengestützte Entscheidungen.
• Kommunikation und Anreize, um das Personal zur Kostensenkung zu bewegen.

Wie können Unternehmen den ROI für Kostensenkungen quantifizieren?

Die Messung der Kostenreduzierung ROI beinhaltet:

• Metriken: Legen Sie KPIs zur Kostenreduzierung fest.
• Sammeln Sie Daten über Kosteneinsparungen und Ausgaben.
• Kalkulation: ROI = (Kosteneinsparungen / Kosten der Implementierung) x 100.
• Regelmäßige Bewertung: Überwachen Sie den ROI, um den Erfolg der Kostensenkung zu überprüfen.

Wie wirkt sich das globale Lieferkettenmanagement auf die Kostenreduzierung aus?

Globales Lieferkettenmanagement hilft und behindert die Kostensenkung:

• Zugang zu Ressourcen: Globale Versorgungsnetze bieten erschwingliche Ressourcen.
• Komplexität: Internationale Versorgungssysteme erfordern mehr Kostenmanagement.
• Risikomanagement: Wechselkurse, Geopolitik und Unterbrechungen der Lieferkette sind Gefahren.
• Globale Versorgungsketten können unterschiedliche Beschaffungstaktiken erfordern, um Kostensenkungen zu optimieren.