You’ve probably heard of lean procurement if you follow procurement trends. The problem has been discussed extensively in papers, analyst studies, podcasts, and industry groups in recent years. Despite the wealth of knowledge, many procurement professionals struggle to define and use lean procurement.
In diesem Blog geht es um die schlanke Beschaffung und ihre Auswirkungen auf Sie. Zunächst werden wir Lean definieren und seine Geschichte untersuchen. Anschließend werden wir drei Prozesse erörtern und zeigen, wie ein Unternehmen den Lean-Gedanken bei der Bearbeitung von Ausschreibungen anwendet. Zum Schluss stellen wir Forschungsressourcen vor.
- Definition: schlanke Beschaffung
- 3 einfache Schritte zur schlanken Beschaffung
- Beispiel für schlanke Beschaffung
- Zusätzliche Forschungsressourcen
Definition: schlanke Beschaffung
Schlanke Beschaffung, manchmal auch Lean Purchasing oder Sourcing genannt, maximiert den Wert durch Verbesserung der Effizienz und Reduzierung von Verschwendung.
Wenn das unklar oder offensichtlich erscheint, haben Sie Recht. Es ist so. Der Begriff ist sehr weit gefasst, da er sich auf die kontinuierliche Verbesserung bezieht, die in jeder Organisation anders ist. Daher wird der Begriff auf unterschiedliche Weise verwendet. Procurement and Supply Australasia (PASA) gibt sechs Definitionen an.
Abgesehen von den Definitionen gibt es auch unterschiedliche Auffassungen von schlanker Beschaffung. Einige Beschaffungsleiter sind der Meinung, dass jedes Unternehmen Lean Procurement anwenden sollte. Einige Praktiker betrachten es als einen idealistischen, aber unpraktischen theoretischen Ansatz. Andere sind skeptisch und sehen in der schlanken Beschaffung einen Versuch, angesichts von Arbeitskräftemangel, einem wettbewerbsintensiven Markt und globaler Ungewissheit eine neue Sichtweise zu entwickeln.
Gehen Sie tiefer, um die Realität und das Versprechen von Lean Thinking für Ihre Beschaffungsvorgänge zu begreifen.
Hintergrund der Lean-Methoden
Jede schlanke Beschaffungspraxis hat ihre Wurzeln in der Fertigung. Die Entwicklung und Einführung des Fließbands durch Henry Ford in den frühen 1900er Jahren mag die erste Anwendung von Lean gewesen sein. Der Begriff “Lean” wurde jedoch erst in den 1990er Jahren in einem Buch für den Unternehmensbetrieb geprägt.
Die Maschine, die die Welt veränderte: The Story of Lean Production von James Womack und Daniel Jones berichtete über die Ergebnisse einer fünfjährigen Studie zum Toyota-Produktionsmodell und zur Philosophie. In den folgenden zwei Jahrzehnten veröffentlichte das Duo zahlreiche weitere Bände, in denen der Ansatz weiterentwickelt und untersucht wurde. Womack gründete auch das gemeinnützige Lean Enterprise Institute (LEI), um Unternehmen bei der Einführung von Lean zu unterstützen.
Lean-Praktiker sollten laut LEI immer den Zweck, den Prozess und die Menschen im Auge behalten.
- Was ist der Hauptzweck Ihrer Organisation? Was bieten Sie Ihren Kunden?
- Prozess: Wie erreichen Sie Ihre Ziele und bieten Ihren Kunden einen effizienten Mehrwert?
- Wer verwaltet die Prozesse zur Schaffung von Kundenwert?
Schlankes Denken bedeutet, Entscheidungen mit Blick auf den Auftrag oder den Kunden Ihres Unternehmens zu treffen. Bestimmen Sie Verfahren und eliminieren Sie Phasen, die diesem Ziel nicht dienen. Schließlich verwalten und optimieren die Teammitglieder die Prozesse mit Eigenverantwortung. Die meisten Lean-Anwendungen finden sich in den Bereichen Fertigung, Lieferkettenmanagement und Beschaffung. Diese Konzepte können jedoch auf jeden Prozess angewendet werden.
Technik und schlanke Beschaffung
Wie erwartet, hat die Technologie das schlanke Denken gestärkt. Gängige Beschaffungstechnologien unterstützen das Ziel von Lean Thinking, nicht wertschöpfende manuelle oder administrative Aufgaben zu eliminieren. Software für das Ausschreibungsmanagement, die Ausgabenverwaltung und das Vertragsmanagement automatisieren und rationalisieren Verfahren und Berichte.
Der McKinsey-Bericht ergab, dass Beschaffungsexperten 40 % ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Diese wichtigen, aber wenig wertvollen Abläufe in entscheidenden Prozessen hindern die Fachleute daran, strategische Arbeit zu leisten. Hier können schlankes Denken und Technologie einen großen Unterschied machen.
3 einfache Schritte zur schlanken Beschaffung
1. Bereiten Sie sich darauf vor, (viele) Fragen nach dem “Warum?” und “Was wäre wenn?
Bevor Sie schlankes Denken in Ihr Beschaffungskonzept einbeziehen, sollten Sie Ihre Mentalität ändern. Bequemlichkeit macht es einfacher, auf aufgeblähte, ineffiziente Verfahren zu vertrauen. Die Menschen tun Dinge, weil sie sie schon immer getan haben, ohne zu wissen, warum.
Der Schlüssel dazu ist die Kartierung und Analyse von Prozessen. Fragen Sie bei jedem Schritt nach dem Warum. Warum machen Sie das? Warum wird es verwendet? Ist es lebenswichtig? Fragen Sie also, was wäre, wenn. Wenn der Schritt wegfallen würde? Gibt es einen Nachteil oder ein erhebliches Risiko? Welchen Nutzen hat dieser Schritt für den Prozess und die Organisation? Wie wäre es, den Schritt zu verkürzen oder etwas Neues auszuprobieren?
2. Karte kaufen
Beginnen Sie damit, Ihre Prozesse mit der entsprechenden Mentalität abzubilden. Ihr Beschaffungszyklus ist sehr prozesslastig. Daher kann der Start schwierig sein.
Beginnen Sie mit Ihrem Beschaffungseingangsverfahren, um die Dinge zu vereinfachen. Zeichnen Sie jeden Prozessschritt für alle Beteiligten auf. Wie beantragt ein Benutzer die Beschaffung? Wer bearbeitet sie? Wie wird sie bewertet? Wer prüft die Genehmigung?
Bewerten Sie nach der Darstellung des Prozesses jede Phase. Stellen Sie sich Fragen. Hat dieser Schritt einen Wert oder würde das Verfahren ohne ihn im Wesentlichen unverändert bleiben? Hängt dieser Schritt vom vorhergehenden ab, oder kann er gleichzeitig durchgeführt werden? Kann die Technik diesen Schritt automatisieren oder vereinfachen?
- Beispiele für schlanke Beschaffung:
- Eingang der Projektbeschaffung
- Entdeckung der Anforderungen
- Suche und Auswahl von Anbietern
- Verwaltung von RFPs
- Verwaltung der Rechnungen
- Verwaltung von Verträgen
- Leistungsüberprüfungen für Lieferanten
- Berichterstattung und Ausgabenanalyse
Wenn Sie Ihre Prozesse aufschlüsseln, können Sie Schritte aufdecken, die Ihrem Zweck nicht dienen oder nicht genug Wert für die Zeit schaffen, die sie verbrauchen.
3. Ändern, zuweisen, überwachen und überprüfen
Nachdem Sie Strategien zur Zeitersparnis und Abfallvermeidung gefunden haben, setzen Sie diese um. Überarbeiten Sie zunächst die interne Beschaffungspolitik. Informieren Sie die Beteiligten über das geänderte Verfahren und die Logik. Teilen Sie ihnen mit, wer für den Prozess verantwortlich ist und ihn verwaltet.
Zeitersparnis und mehr Effizienz sind die Ziele. Nicht alle Änderungen funktionieren. Die Interessengruppen sollten die Möglichkeit haben, Kommentare abzugeben und Bedenken zu äußern. Kontinuierliche Verbesserung und Optimierung kennzeichnen die schlanke Beschaffung. Überprüfen Sie die Prozessanpassungen häufig, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren.
Beispiel für schlanke Beschaffung
AEG: RFP-Automatisierung
AEG, das weltweit größte Sport- und Live-Unterhaltungsunternehmen, startete ein Projekt zur Rationalisierung seines Ausschreibungsprozesses. Sie haben ihren Prozess abgebildet und die Automatisierung von Ausschreibungen in verschiedenen Teams und Regionen untersucht.
“Wir haben manuell und auf Papier gearbeitet. Jede Einrichtung hat eigene Vorlagen, Dokumente und Geschäftsbedingungen. Wir beschlossen, den Prozess zu standardisieren und zu rationalisieren und eine Bibliothek von Arbeitsbereichen zu erstellen. Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen den Dienstleistungen und Festivitäten an den zahlreichen Veranstaltungsorten gab, musste das Rad immer wieder neu erfunden werden.” – Scott Bosarge, AEG Senior Vice President of Business Services.
Schließlich wurde ein RFP-Managementsystem eingeführt, um manuelle Aufgaben zu rationalisieren und zu reduzieren. Das Ergebnis? AEG meldete eine bis zu 50 % schnellere Bearbeitung von Ausschreibungen.
