Einführung
Moderne Unternehmen sind komplex, daher ist das Vertragsmanagement für den operativen und strategischen Erfolg entscheidend. Unternehmen verwalten Hunderte von Verträgen mit unterschiedlichem Umfang, unterschiedlicher Komplexität und Bedeutung. Herkömmliche Techniken der Vertragspriorisierung – basierend auf Wert, Kosten und Kategorie – werden den heutigen komplexen Anforderungen nicht mehr gerecht. Die Priorisierung von Verträgen ist komplex und erfolgt datengesteuert mithilfe des RICE-Frameworks, das ursprünglich für das Produktmanagement entwickelt wurde. Vertragsmanager können Verträge priorisieren, um Risiken zu reduzieren, Ressourcen zu optimieren und die Unternehmensleistung zu verbessern, indem sie das RICE-Framework anwenden, um sich auf Risiko, Auswirkungen, Komplexität und Engagement zu konzentrieren.
Der RICE-Rahmen
Die Produktmanager haben den RICE-Rahmen geschaffen, um bei der Produktentwicklung Prioritäten zu setzen. RICE bedeutet:
- R- Wie viele Personen werden von diesem Produkt betroffen sein?
- I- Auswirkung: Wie stark wird sich dieses Produkt auf das Geschäft auswirken?
- C- Zuversicht: Wie sicher sind wir bei den Schätzungen von Reichweite und Wirkung?
- E-Aufwand: Wie viel Zeit und Ressourcen werden für dieses Produkt benötigt?
Einführung von RICE für das Vertragsmanagement
Vertragsmanager können RICE an ihre Bedürfnisse bei der Priorisierung von Verträgen anpassen. RICE ist ein Paradigma für ein besseres Vertragsmanagement, das Risiko, Auswirkungen, Komplexität und Engagement berücksichtigt. Es priorisiert Verträge unter Berücksichtigung von Risiken, wirtschaftlichen Auswirkungen, Komplexität und Engagement der Gegenpartei.
Beispiele aus der Praxis des Vertragsmanagements unter Verwendung des RICE-Rahmens:
Risiko
Contract risk elements must be considered in contract management. Negative contract consequences and their likelihood are assessed as contractual risk. This evaluation covers financial, legal, operational, and reputational risks. High-risk contracts may involve large financial commitments, new partners, or difficult regulatory compliance. Prioritising these contracts with tighter monitoring can reduce difficulties by improving governance and management.
Auswirkungen beziehen sich auf die möglichen positiven Folgen, die ein Vertrag für die Organisation haben kann. Beispiele hierfür sind Umsatzsteigerung, strategische Zusammenarbeit, Markterweiterung und Innovationsförderung. Verträge mit hoher Wirkung sind für die Leistung und das Wachstum des Unternehmens von entscheidender Bedeutung und müssen daher von der Unternehmensleitung vorrangig behandelt werden. Die Kenntnis der Auswirkungen eines Vertrags hilft bei der Zuweisung von Ressourcen, um sicherzustellen, dass hochwertige Verträge die Aufmerksamkeit und Unterstützung erhalten, die sie für ihren Erfolg benötigen.
Komplexität
Die Anzahl der Beteiligten, die Art und Weise der Arbeit, die geografische Vielfalt, die Rolle neuer Technologien und die sich entwickelnde Gesetzgebung beeinflussen die Komplexität der Verträge. Bei Mehrparteienverträgen kommt es häufig zu Konflikten, und technische Verträge erfordern spezifische Lieferbeschreibungen. Die geografische Vielfalt erschwert Verträge aufgrund von rechtlichen und kulturellen Unterschieden. Komplexe Verträge erfordern aufgrund ihrer komplizierten Bestimmungen und Ausführungsprobleme eine spezialisierte rechtliche Beratung und eine intensive Überwachung der Einhaltung der Vorschriften, so der RICE-Rahmen.
Verlobung
Schließlich werden bei einem Engagement die Leistungen des Unternehmens und seine Beziehungen zu den Vertragspartnern bewertet. Dieser modifizierte Ansatz berücksichtigt die strategischen und ständigen Partnerschaften eines Unternehmens mit Dritten. Strategische Partner oder wichtige Lieferanten mit langjährigen guten Beziehungen können gegenüber jüngeren oder weniger bewährten Verträgen bevorzugt werden. Die Stärke der Beziehungen wirkt sich auf die Vertragsgespräche, die Vertragsabwicklung und die Beilegung von Streitigkeiten aus und hat daher Priorität.
Verfahren zur Verwendung von RICE
Wie Sie RICE für die Vertragsverwaltung nutzen können:
1. Identifizieren Sie Verträge: Listen Sie alle erforderlichen Verträge auf.
2. Scores zuweisen: Vergeben Sie für jeden Vertrag eine Punktzahl (0-10) auf der Grundlage der RICE-Faktoren.
- Risiko: Bewertung der regulatorischen, finanziellen, betrieblichen und ökologischen Risiken. Je höher das Risiko, desto höher die Punktzahl.
- Auswirkungen: Bewerten Sie den finanziellen und operativen Nutzen des Vertrags. Verträge mit großen finanziellen Vorteilen werden hoch bewertet.
- Komplexität: Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Vertragskomplexität die Anzahl der Parteien, den Arbeitsbereich, regionale Unterschiede und die Entwicklung von Regeln. Komplexe Verträge werden hoch bewertet.
- Engagement: Bewerten Sie die Intensität der Beziehungen zur Gegenpartei. Strategische langfristige Verbindungen werden gut bewertet.
3. Berechnen Sie den RICE-Score:
Verträge mit höheren Punktzahlen sollten vorrangig behandelt werden. Eine Formel könnte wie diese Summe aussehen.
Risiko, Auswirkungen, Komplexität, Engagement = RICE
4. Verträge priorisieren: Ordnen Sie Verträge nach RICE-Bewertungen. Verhandeln, analysieren und erneuern Sie zuerst die Verträge mit der höchsten Bewertung.
Die Vorteile von RICE für das Vertragsmanagement
Der RICE-Rahmen für das Vertragsmanagement hilft Organisationen bei der Ressourcenzuteilung, indem er Verträgen mit hohem Risiko oder großen Auswirkungen Priorität einräumt.
RICE nutzt die datengestützte Entscheidungsfindung zur Analyse von Verträgen und eliminiert Vorurteile und Emotionen bei der Prioritätensetzung.
Verbesserte Effizienz: Durch die Priorisierung von Verträgen mit hoher Bedeutung wird die Arbeitsbelastung der Vertragsmanager optimiert.
Frühzeitige Aufmerksamkeit für risikoreiche Verträge hilft, mögliche Probleme zu verringern.
Bessere Ressourcenallokation: RICE hilft den Vertragsmanagern bei der Priorisierung von Verträgen mit dem höchsten Ertrag.
Beschränkungen von RICE
Der RICE-Rahmen hat, wie jede Technik zur Beschleunigung und Skalierung, auch Nachteile. Einige Faktoren sind zu berücksichtigen.
Je nach individueller Wahrnehmung kann die Bewertung subjektiv sein. Das System ordnet die Aufträge methodisch nach Priorität, kann aber menschliche Vorurteile nicht ausschalten.
Qualitative Variablen: RICE lässt entscheidende organisatorische Variablen wie kommerzielle Verbindungen und langfristige Ziele außer Acht. Eine strategische Partnerschaft, die mit den langfristigen Zielen eines Unternehmens übereinstimmt, hat auf der Grundlage der unmittelbaren Zahlen möglicherweise keinen hohen Impact-Wert, ist aber strategisch wichtig. In solchen Situationen kann menschliches Urteilsvermögen gefragt sein.
Begrenzte Sichtbarkeit von Abhängigkeiten: Der RICE-Rahmen geht nicht explizit auf Vertragsabhängigkeiten ein. Ein Vertrag mit geringem Aufwand kann höher bewertete Verträge verlangsamen, wenn sie miteinander verknüpft sind. Diese Einschränkung kann mit einer Vertragsverwaltungssoftware gelöst werden, die verbundene Verträge schnell für die Analyse sichtbar machen kann.
Fazit
Der RICE-Rahmen macht das Vertragsmanagement systematisch und datengesteuert, indem er die Verträge nach Risiko, Auswirkungen, Komplexität und Engagement priorisiert. Mit dieser Methode werden die Vertragsverwaltungsverfahren effizienter und auf die Unternehmensziele und -strategien abgestimmt. Der Rahmen bietet eine solide Grundlage für eine bessere Entscheidungsfindung, auch wenn er bei der Einstufung subjektiv sein kann und qualitative Variablen außer Acht lässt. Organisationen können mit Hilfe des RICE-Rahmens vertragliche Verpflichtungen proaktiv verwalten, Risiken minimieren und hochwertigen Verträgen Priorität einräumen. Die Umsetzung dieser Strategie kann die Governance, die Ressourcenzuweisung, den operativen Erfolg und die strategische Flexibilität verbessern.
