RFP-Vorlage (Request for Proposal): Eine vollständige Ressource

Der Projekterfolg beginnt mit Partnerschaften. Beginnen Sie damit, Angebote für Projektmaterialien oder Dienstleistungen einzuholen, um starke Partner zu finden. Hierfür werden Ausschreibungen verwendet.

Eine Ausschreibung hilft Ihnen, den besten Projektanbieter zu finden, indem Sie detaillierte Informationen einholen. Wir haben eine einfache, effektive RFP-Vorlage für alle erstellt, die zum ersten Mal eine RFP erstellen. Mit dieser Vorlage für die Ausschreibung und die Auswahlverfahren können Sie auf einfache Weise Anfragen mit Spezifikationen und Richtlinien für die Bieter erstellen, damit diese genaue Preis- und Zeitschätzungen abgeben können. Vorlagen sparen Zeit und vereinfachen die Erstellung von RFPs.

Wie dieses Dokument zu verwenden ist

Verwenden Sie die RFP-Vorlage:

1. Klicken Sie hier für die Vorlage. Speichern Sie auf Google Drive oder Ihrem Computer.
2. Fügen Sie wichtige Abschnitte oder Details zu Ihrer Angebotsanfrage wie angewiesen hinzu. Die RFP-Vorlage enthält Projektbeschreibung, Umfang, Budget, Herausforderungen, Bewertungskriterien für Anbieter und Kontaktinformationen. Sie lässt sich leicht an Ihr Projekt anpassen.

Was ist RFP?

An RFP is an organisational document used to elicit bids from different vendors or suppliers for a project. It includes project goals, requirements, timeframe, budget, and other factors suppliers should consider while bidding. RFPs assist companies choose the best, most affordable vendor for their project.

Durch eine Angebotsanfrage können Organisationen die Angebote von Anbietern vergleichen und das beste Angebot auswählen. Sie ermöglicht es den Unternehmen, die Bedingungen auszuhandeln, und hält die Anbieter dazu an, die Erwartungen zu erfüllen. Eine Ausschreibung hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und wettbewerbsfähige Preise und Bedingungen für Produkte und Dienstleistungen zu erhalten.

Wie unterscheidet sich ein RFP von einer RFI/RFQ?

RFPs, RFIs und RFQs haben unterschiedliche Funktionen, werden aber oft austauschbar verwendet. Welches Dokument am besten geeignet ist, hängt von dem benötigten Feedback und der Anfrage ab.

• Bei einer Ausschreibung werden Anbieter aufgefordert, ein Angebot für ein Produkt oder eine Dienstleistung abzugeben. Eine Angebotsanfrage legt in der Regel nahe, dass der Kunde Lösungen und nicht nur einen Preis wünscht.
• Ein Request for Information (RFI) dient dazu, Anbieter über ihre Fähigkeiten zur Erstellung von Lösungen zu befragen.
• Bei einer Anfrage wird ein Preis von einem Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen angefragt. Der Käufer weiß, was er kaufen möchte; er braucht nur den Preis des Lieferanten.

Fünf Schritte zu einer einfachen RFP

Die Erstellung einer einfachen Ausschreibung erfordert ein paar entscheidende Schritte, um Informationen über das Projekt und den Bedarf zu sammeln. Wenn das nächste Mal ein neuer Lieferant für ein Projekt gesucht wird, sollten Sie diese Schritte befolgen:

1. Zusammenfassen der wichtigsten Projektdaten

Der erste Teil einer Ausschreibung beschreibt die Projektziele, den Zeitplan, die zu erbringenden Leistungen, das Budget und andere Anforderungen. Diese Informationen helfen potenziellen Anbietern, den Umfang des Projekts zu verstehen und zu beurteilen, ob sie die Anforderungen der Ausschreibung erfüllen können. Dieser Abschnitt sollte den Projektnamen, den Firmennamen, die Telefonnummer des Ansprechpartners und die E-Mail-Adresse enthalten.

2. Unternehmens- und Projektinformationen bereitstellen

Idealerweise sollte dieser Abschnitt eine kurze Beschreibung der Geschichte und des Auftrags der Organisation enthalten. Hintergrundinformationen geben den Anfragen einen Kontext und helfen den Anbietern, gezielte und gründliche Antworten zu geben. Hilfreich ist auch eine Erläuterung des Projektziels und der Art und Weise, wie der ausgewählte Anbieter die Organisation beim Erreichen ihrer Ziele unterstützen wird.

3. Definition von Projektumfang und Zeitplan

Der Projektumfang und der Zeitplan des Vorschlags enthalten Einzelheiten zur Projektdurchführung. Darin werden Fertigstellungstermine und Abhängigkeiten von Dienstleistungen festgelegt.

Ein Bauunternehmen, das eine Ausschreibung für Umweltdienstleistungen vor Ort einreicht, sollte das Datum der Ausführung der Dienstleistung in den Zeitplan des Projekts aufnehmen. Potenzielle Bewerber sollten darüber informiert werden, dass die Baustellenleistungen abgeschlossen sein müssen, bevor mit weiteren Meilensteinen begonnen werden kann.

Ein klarer Projektumfang und Zeitplan stellen sicher, dass nur Anbieter, die den Zeitplan einhalten können, Angebote einreichen.

4. Herausforderungen aufzeigen

In diesem Schritt werden potenzielle Projektprobleme, wie z. B. Ressourcenmangel, aufgelistet. Er hilft den Anbietern, sich auf die Herausforderungen des Projekts einzustellen. Dieser Teil hilft den Anbietern, den Zeitplan des Projekts zu verstehen und genauere Kostenvoranschläge zu erstellen.

5. Auswahlkriterien auflisten

Das Ausschreibungsverfahren und die Auswahlkriterien werden in Schritt fünf einer Ausschreibung beschrieben, um den Anbietern bei der Bewertung der Möglichkeiten zu helfen. Die Auswahlkriterien umfassen in der Regel eine Mischung aus technischen und nichttechnischen Fähigkeiten, die für den Erfolg erforderlich sind.

Zu den technischen Kriterien gehören:

• Spezifische Branchenerfahrung
• Spezifische Technologiekenntnisse
• ISO-Zertifizierung, zum Beispiel

Beispiele für nichttechnische Kriterien:

• Daten zum Kundenservice
• Qualität der Kommunikation
• Beweise oder Zeugnisse

Fügen Sie rechtliche oder regulatorische Standards hinzu, um die Einhaltung der Vorschriften durch die Anbieter zu gewährleisten. Wenn ein kommunales Projekt KMU-Kandidaten oder Unternehmen mit einem ESG-Rating bevorzugt, sollte dies in der Ausschreibung angegeben werden.

Bewährte Verfahren für die Erstellung von RFPs durch Anbieter

Die folgenden Best Practices helfen bei der Entwicklung besserer Ausschreibungen für bessere Ergebnisse, ganz gleich, ob es sich um eine neue Ausschreibung oder um die Verbesserung eines Unternehmensverfahrens handelt.

Projektumfang und -ziele

Mit dokumentierten Projektparametern und -zielen lässt sich der Ausschreibungsprozess am besten durchführen. Seien Sie bei Ihren Zielen spezifisch und eindeutig. Sagen Sie den potenziellen Anbietern, was Sie brauchen, und seien Sie flexibel. Auf diese Weise können Sie während des gesamten Prozesses realistische Erwartungen an den Anbieter stellen.

Ernennung eines Projektleiters

Die Zuweisung einer RFP-Person vereinfacht den Prozess. Diese Person wird das Projekt leiten und sich mit den Anbietern abstimmen. Er kann den Kontakt zwischen dem Unternehmen und den Anbietern organisieren, die Anforderungen definieren und die eingereichten Angebote bewerten. Alle Anbieter erhalten die gleichen Informationen und sollten mit einer einheitlichen Prüfung rechnen.

Auswahl- oder Gewichtungsmetriken festlegen

Die Festlegung von Auswahlkriterien verbessert die Ergebnisse. Diese Faktoren helfen bei der Auswahl von Anbietern auf der Grundlage der Projektziele. Die Projektanforderungen sollten die Auswahlkriterien bestimmen, einschließlich der Kosten, der Qualität, der Lieferzeiten und der Fähigkeiten der Anbieter.

Eine gewichtete Entscheidungsmatrix vergleicht die Anbieter nach Auswahlkriterien. Messen Sie die Fähigkeit des Anbieters, die Projektziele zu erreichen, anhand von Kennzahlen. In der Ausschreibung sollten Kriterien festgelegt werden, die sicherstellen, dass die Anbieter die gleichen Informationen erhalten und fair bewertet werden. Um den besten Projektanbieter zu finden, werden die Antworten anhand von Kriterien und gewichteten Punkten bewertet.

Internes Feedback einholen

Organisatorische Ausschreibungen sollten kooperativ sein. Konsultieren Sie bei der Erstellung einer Ausschreibung interne Interessengruppen, Mitglieder des Beschaffungsteams, Berater für die Entscheidungsfindung und Mitglieder des Führungsteams. Die Teams können unterschiedliche Standpunkte diskutieren, abteilungsübergreifende Anforderungen an den erfolgreichen Anbieter festlegen und Kommentare zu den Ausschreibungen abgeben, indem sie zusammenarbeiten.

Vor dem Absenden Korrektur lesen

Auch wenn es auf der Hand liegt, sollten Ausschreibungen korrekturgelesen und überarbeitet werden, bevor sie an die Anbieter gesendet werden. Dabei geht es nicht nur um Tippfehler (obwohl die Präsentation wichtig ist). Durch die Bearbeitung wird sichergestellt, dass die Ausschreibung klar und prägnant ist und den Anforderungen der Organisation entspricht.

Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung das Dokument auf wichtige Informationen hin überprüft. So wird sichergestellt, dass potenzielle Anbieter gleich beim ersten Mal qualitativ hochwertige Lösungen und Dienstleistungen präsentieren können.