Remote-Beschaffung: Aufbau eines erfolgreichen Prozesses

Einleitung:

In der sich schnell verändernden Geschäftswelt von heute müssen Beschaffungsmanager solide Lieferketten entwickeln, umsichtig beschaffen und Menschen und Verfahren optimieren. Klimawandel, geopolitische Turbulenzen und Gesundheitskatastrophen wie COVID-19 haben die Notwendigkeit einer umsichtigen Beschaffung unterstrichen. Remote-Beschaffungsmanagement ist im “New Normal” machbar. Innovative Beschaffungsmethoden und digitale Technologien können Prozesse verbessern, Anforderungen erfüllen und wirtschaftlichen Wert während großer Störungen schaffen. Dieses komplexe Umfeld erfordert einen Remote-Beschaffungsansatz, der Zusammenarbeit, Kommunikation und Teambedürfnisse priorisiert.

Remote-Beschaffungsmanagement ist wichtig

Chief Procurement Officers (CPOs), leitende Beschaffungsmanager und andere Beschaffungsexperten investierten bereits vor der Coronavirus-Epidemie in Remote-Arbeit für ihre Teams, um Agilität und Geschäftskontinuität zu fördern.

Moderne digitale Tools wie die Automatisierung, das Datenmanagement und die Analysen von Planergy ermöglichten es Teams, über Zeitzonen hinweg und in einem gemeinsamen Arbeitsbereich an der globalen Beschaffung zusammenzuarbeiten.

Diese Lösungen für die Remote-Arbeit sind noch wichtiger, da Unternehmen weltweit mit den Folgen der Pandemie zu kämpfen haben.

Der Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter (sowohl der geistigen als auch der körperlichen) und die Einhaltung der staatlichen Anforderungen bei gleichzeitiger Entwicklung und Umsetzung einer erfolgreichen Beschaffungsstrategie haben Unternehmen dazu veranlasst, ihre Beschaffungsverfahren zu aktualisieren, um die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.

Durch die Verlagerung von Beschaffungsaufgaben, -prozessen und -strategien in die Cloud schließen Beschaffungsspezialisten die Lücken, die durch Social Distancing und die durch COVID-19 und andere Disruptoren verursachten Herausforderungen in der Lieferkette entstanden sind.

Remote-Arbeit hat erhebliche Unternehmens- und Mitarbeitervorteile, wenn sie gut gemanagt wird.

Die Produktivität der Mitarbeiter, die Arbeitszufriedenheit und die Work-Life-Balance verbessern sich. Sie arbeiten länger, leben gesünder und sind ihren Arbeitgebern treuer.

Unternehmen, die auf dem globalen Markt konkurrieren wollen, benötigen einen klaren und umfassenden Remote-Beschaffungsplan, um Top-Talente anzuziehen und sicherzustellen, dass die Beschaffung und andere Abteilungen die Unternehmensziele für Wachstum, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit bei jedem Einkauf unterstützen. 83 % der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie in absehbarer Zukunft lieber remote arbeiten würden.

Beschaffungsexperten verlagern Beschaffungsaufgaben, -verfahren und -taktiken in die Cloud, um Social Distancing und COVID-19 sowie andere Probleme in der Lieferkette zu bewältigen.

Tipps für eine erfolgreiche Remote-Beschaffung

Wenn Sie einige grundlegende Best Practices befolgen, können Sie ein erfolgreiches Remote-Beschaffungsprogramm aufbauen und durchführen, unabhängig davon, ob Sie vor der Pandemie bereits eines hatten oder bei Null angefangen haben.

1. Kennen Sie Ihre Bedürfnisse

Der Einstieg in die Remote-Beschaffung beinhaltet eine gründliche Untersuchung Ihrer aktuellen Fähigkeiten und Geschäftsziele. Es erfordert auch Kenntnisse über verteilte Remote-Work-Beschaffungsprobleme wie:

• Finden von Technologien, die papierbasierte Verfahren (sogar Genehmigungen!), persönliche Besprechungen und Vor-Ort-PCs und -Software überflüssig machen.
• Erleichtern der Kommunikation und Zusammenarbeit im Beschaffungsteam.
• Mögliche Verwirrung in Bezug auf Arbeitsabläufe, Hierarchien und Verantwortlichkeiten.
• Logistik des Kaufs und der Lieferung von Produkten und Dienstleistungen.

Diese Fragen können Ihnen helfen, diese Schwierigkeiten und Ihre Anforderungen und Ziele zu klären:

• Welche Tools und Software, einschließlich Schulungen, benötigt das Beschaffungsteam, um seine Aufgaben zu erledigen?
• Wie können wir Papierdokumente und manuelle Verfahren online verlagern und gleichzeitig Datensicherheit, Zugriff und Verantwortlichkeit gewährleisten?
• Welche neuen Berufe oder Berufsbezeichnungen werden für den Übergang zur Remote-Beschaffung benötigt und wie werden diese besetzt? Intern oder über Stellenanzeigen?
• Wie viele Jahre Erfahrung und welche Fähigkeiten benötigen sie? Werden sie in Teilzeit arbeiten? Vollzeit?
• Welche zusätzlichen Anforderungen wären erforderlich, um sicherzustellen, dass Beschaffungsspezialisten und -analysten über die Kommunikations- und technischen Fähigkeiten verfügen, um remote zu arbeiten?
• Wie werden wir unser Remote-Beschaffungsprogramm bewerten, einschließlich KPIs, Benchmarks usw.? Welche Software-Tools werden benötigt, um unsere Prozesse zu bewerten und zu verbessern?
• Die Beantwortung dieser Fragen kann Ihnen helfen, Regeln zu erstellen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen und Ihre Remote-Mitarbeiter effizient zu verwalten.

2. Wählen Sie Software-Tools aus

Ihr Team benötigt eine Mischung aus Ausrüstung und gängiger Software, um trotz unterschiedlicher Standorte und Zeitpläne zusammenzuarbeiten.

Zu den Überlegungen gehören:

• Hardware-Konsistenz. Ihr Beschaffungsteam muss über eine geeignete Ausrüstung für die Anwendungen verfügen, die Sie benötigen, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Laptops, Drucker usw. verteilt oder Auftragnehmer auffordert, ihre eigene Ausrüstung bereitzustellen. Das gleiche Videokamera- und Mikrofonmodell vereinfacht die Einrichtung von Kommunikationssoftware und reduziert den Bedarf an erweiterter Fehlerbehebung (da jeder die gleichen Reparaturanweisungen hat oder schnell einen funktionsfähigen Ersatz aus dem Inventar beziehen kann).
• Stellen Sie softwareseitig sicher, dass jeder über einen Rechner verfügt, der die Anforderungen an Anwendungsspeicher, Grafik und Betriebssystem erfüllt (oder übertrifft). Der Start mit konformer und kompatibler Hardware stellt sicher, dass jeder die gleiche Softwareumgebung verwendet und über alle Funktionen verfügt, die er für die Zusammenarbeit benötigt.
• Vereinfachen Sie schließlich den Zugriff auf wichtige Verbrauchsmaterialien für alle Teammitglieder. Automatisierte Genehmigungen für Einkäufe in bestimmten Kategorien und mit präzisen Preiskriterien erleichtern es den Teammitgliedern, sich einzudecken, Ausgabendaten zu erfassen und das Budget einzuhalten.
• Kommunizieren und kooperieren Sie. Moderne Beschaffungsteams umfassen Zeitzonen und Länder, daher benötigen Sie Echtzeit- und zeitverzögerte Kommunikationsfunktionen. Kaufen Sie eine Kollaborationssoftware wie Slack, Discord, Microsoft Teams usw., um dem Team, bestimmten Gruppen (wie einem Projektmanager und seinem Team) und Einzelpersonen private Gespräche zu ermöglichen.
• Zoom und DialPad ermöglichen persönliche Gespräche. Adobe Acrobat und Docusign ermöglichen das sichere Austauschen und Signieren von geschäftskritischen Dokumenten.
• Ein komplettes Cloud-basiertes Procure-to-Pay-System. Dies ist der Schlüssel zu einer nachhaltigen, erstklassigen Remote-Beschaffung. P2P-Lösungen wie Planergy:
• Verwaltet Daten zentral. Alle Ausgabendaten werden an einem Ort erfasst und gespeichert, wo sie verfolgt und analysiert oder mit anderen Daten kombiniert werden können, um strategische Erkenntnisse zu gewinnen.
• Vereinheitlicht Ihre Software. Vorlagen und Standardisierung beseitigen Datensilos, und der abgestufte, rollenadäquate Zugriff sichert, macht aber Daten zugänglich, sodass Teams ohne Workarounds austauschen und beitragen können.
• KI-gestützte Automatisierung rationalisiert hochvolumige Verfahren und eliminiert Papier- und Human-Workflows. Die Eliminierung menschlicher Fehler und die Reduzierung der Aufsicht verbessern die Genauigkeit und Geschwindigkeit.
• Reduziert die Durchlaufzeit des Beschaffungslebenszyklus, verbessert die Effizienz und ermöglicht mehr Zeit für strategische Beschaffung, Finanzplanung und Entscheidungsfindung. Kürzere Bestell- und Rechnungsverarbeitungszyklen helfen, Ressourcen, Rohstoffe und Dienstleistungen effektiver einzusetzen, während die Kreditorenbuchhaltung mehr Zeit hat, um Frühzahlungsrabatte zu erhalten oder die Zahlung bis zum Fälligkeitstermin aufzuschieben.
• Vereinfacht die Lieferantenintegration und -kommunikation. Die Unterstützung von Punch-Out-Katalogen, Lieferantenportalen, Vertragsverwaltung, Kategorienmanagement und Bestandsverwaltung vereinfacht die Erstellung und Durchsetzung von Guided-Buying-Regeln.
• Tätigen Sie jeden Einkauf bei einem bevorzugten Anbieter zu den besten Preisen und Konditionen.
• Die kollaborative und datengesteuerte Lieferantenverwaltung überwacht und erzwingt die Einhaltung der Lieferantenrichtlinien.

3. Implementieren Sie Richtlinien, die Ihren sich entwickelnden Anforderungen entsprechen.

Unternehmen haben unterschiedliche Regeln für die Remote-Beschaffung. Sie können Ihr Remote-Beschaffungsprogramm aufrechterhalten, indem Sie Richtlinien und Vorschriften erstellen und implementieren, die Ihren sich ändernden Anforderungen entsprechen.

• Legen Sie Kommunikationsrichtlinien fest und setzen Sie diese durch.
• Tägliche unternehmensweite Beschaffungsbesprechungen stellen sicher, dass jeder die Prioritäten des Tages kennt und die neuesten Informationen erhält.
• Kategorie- und Projektmanager sollten aus dem gleichen Grund häufige Teambesprechungen abhalten. Teams in verschiedenen Zeitzonen können die Moderation rotieren oder Aufholjagden für Abwesende veranstalten.
• Geben Sie jedem die Möglichkeit, sich zu äußern, um Vertrauen und Freundschaft zu schaffen.
• Fördern Sie Kreativität und Innovation.
• Stellen Sie sicher, dass jeder genehmigte Kommunikations- und Kollaborationstechnologien verwendet, um Datenverlust, Sicherheit und Missverständnisse zu vermeiden.
• Überdenken Sie grundlegende Prozesse, um neue Tools zu verwenden.
• Stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgabe im Beschaffungssystem kennt und eine Softwareschulung erhält.
• Ersetzen Sie zuerst manuelle Workflows und Papierdokumente durch Online-Dokumente.
• Stellen Sie sicher, dass alle Einkäufer die autorisierte, dokumentierte Einkaufsrichtlinie befolgen, einschließlich Vertragsverhandlungen, Guided Buying und Lieferantenbeziehungsmanagement.
• Stellen Sie sicher, dass jeder im Unternehmen die neuen Praktiken versteht und akzeptiert.
• Verwenden Sie Benchmarks, Metriken und Prozessanalysen in allen Prozessen und untersuchen Sie diese routinemäßig, um Bereiche für Verbesserungen oder Korrekturen zu finden.
• Nutzen Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um alle Aufgaben ohne einen einzigen Ausfallpunkt abzudecken, wenn ein Teammitglied ausscheidet oder in den Ruhestand geht. Funktionsübergreifende Schulungen helfen bei der Einhaltung der Vorschriften, indem sie Aufgaben trennen und Rechnungsbetrug, Diebstahl und unkontrollierte Ausgaben verhindern.
• Wenn Sie Richtlinien für das Beschaffungsteam und die Organisation erstellen, stellen Sie sicher, dass:

Klar formulierte Richtlinien und Verfahren.

Alle Stakeholder haben diese Richtlinien und Verfahren erhalten.

Überprüfte Lektüre, Verständnis und Zustimmung der Stakeholder zu diesen Regeln und Verfahren (z. B. elektronische Signatur).

Häufige Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass jeder die neuesten und genauesten Beschaffungsrichtlinien und -praktiken erhält.

Eine erfolgreiche Remote-Beschaffung ist möglich

Die digitale Transformation hat Ihre Unternehmensabläufe von stationären Geschäften befreit.

Die Remote-Beschaffung spart Geld und macht Ihr Unternehmen anpassungsfähiger und robuster, sodass Sie globale Beschaffungsschwierigkeiten mit Einfachheit und Zuversicht bewältigen können.

Investieren Sie in die Tools Ihres Beschaffungsteams, priorisieren Sie Zusammenarbeit und Kommunikation und entwickeln und führen Sie neue Beschaffungs- und Teammanagementverfahren durch, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und auf die Entwicklung Ihres Unternehmens hinarbeiten.

Fazit:

Die Remote-Beschaffung gibt Unternehmen die Flexibilität und Widerstandsfähigkeit, um sich den Herausforderungen des globalen Marktes zu stellen. Ein erfolgreicher Remote-Beschaffungsplan erfordert die richtigen Technologien, gute Kommunikation und Teamwork sowie eine ständige Prozessverbesserung. Diese Methode reduziert Kosten, erhöht die Agilität und garantiert, dass Beschaffungsteams die Unternehmensentwicklung und Innovation unterstützen können. Mit einem gut implementierten Remote-Beschaffungsplan können Unternehmen Beschaffungsprobleme effektiv bewältigen und in einem sich verändernden Umfeld erfolgreich sein.