Die Erstellung einer stärkenden und schützenden Beschaffungsstrategie ist schwierig, aber für jedes Unternehmen notwendig. Eine gute Beschaffungsrichtlinie standardisiert, rationalisiert und sichert den Einkauf und schützt das Unternehmen vor vermeidbaren Risiken und Kosten. Nach der Erstellung von Beschaffungsregeln für RFPIO und RFP360 verstehe ich die Komplexität und die Notwendigkeit einer klaren, effektiven Richtlinie. Dieser Blog erklärt Beschaffungsrichtlinien, warum sie benötigt werden und was sie beinhalten sollten. Mit einer Vorlage und einem Beispiel führen wir Sie durch die Erstellung oder Änderung Ihrer ersten Beschaffungsrichtlinie.
Eine Beschaffungsrichtlinie legt den Beschaffungsprozess einer Organisation fest und standardisiert ihn. Eine Einkaufsrichtlinie gibt den Mitarbeitern genaue Anweisungen für den Umgang mit häufigen Beschaffungssituationen.
Da sie nur wenige Mitarbeiter haben und selten teure Güter oder Dienstleistungen erwerben, haben kleine Unternehmen selten eine Beschaffungsrichtlinie. Dies gilt insbesondere für dienstleistungsorientierte Unternehmen. Diese Organisationen haben eine einfache Budget- und Ausgabenverfolgung. Daher ist eine formelle Beschaffungsstrategie nicht erforderlich, da die wenigen Personen mit Kaufbefugnis auch die Anforderungen des Unternehmens sehen. Die Geschichte entwickelt sich häufig, wenn das Unternehmen wächst.
Organisationen müssen mehr investieren, wenn sie sich entwickeln. Die Vertriebsabteilung benötigt Software. Berater für die Produktentwicklung werden eingestellt. Dieses Marketingteam möchte Werbung kaufen. Plötzlich fließt Geld aus jeder Abteilung, ohne dass man weiß, woher oder warum. Dies macht es schwierig, das Endergebnis zu bestimmen. Dies ist typisch für schnell wachsende Unternehmen.
Glücklicherweise stellt eine Beschaffungsrichtlinie die Ordnung wieder her. Eine offizielle Richtlinie zielt darauf ab, die Ausgabentransparenz und -einheitlichkeit zu fördern, unkontrollierte Ausgaben einzuschränken und das Risiko zu verringern.
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen. Daher ist keine PP universell. Stichprobenartige Beschaffungsregeln zeigen ähnliche Themen. Die meisten Beschaffungspläne haben einige Elemente, aber jede Richtlinie sollte auf die Organisation zugeschnitten sein.
Richtlinienabschnitte zur Beschaffung
Erklären Sie, warum Ihre Beschaffungsrichtlinie erstellt wurde. Was sind die Ziele der Richtlinie? Unsere Richtlinie beginnt mit dieser kurzen Aussage:
Ziel: Zentralisierung des Geschäfts- oder Abteilungsbezugs von Waren oder Dienstleistungen. Den herkömmlichen RFX-Prozess effizienter gestalten und an den Geschäftszielen ausrichten, während gleichzeitig die Due Diligence des Anbieters durchgeführt wird.
Beschreiben Sie kurz das Beschaffungsverfahren. Erläutern Sie das Verfahren in Kürze. Fügen Sie nach Möglichkeit ein Flussdiagramm hinzu, um das Verfahren darzustellen.
Legen Sie Ausgabenschwellenwerte für die Beschaffungsaufsicht fest. Die Genehmigung jedes Einkaufs von Heftklammern verschwendet die Zeit der Beschaffungsabteilung. Größere Akquisitionen erfordern jedoch eine Minderung des Geschäftsrisikos.
Beschreiben Sie einige häufige Situationen: Wann und wie muss ein Kauf genehmigt werden? RFXs sind bei welchen Ausgaben oder Auswirkungen erforderlich? Organisationen gehen diese Fragen unterschiedlich an.
Dieser Abschnitt beschreibt Ihr RFX-Verfahren für qualifizierte Einkäufe. Anfragen nach Informationen, Vorschlägen und Angeboten folgen den gleichen Prozessen.
Sie sind sich nicht sicher, welche RFX Sie verwenden sollen? Sehen Sie sich diese Infografik an: RFX-Auswahlhilfe: RFI versus RFP vs. RFQ.
Wenn Sie Ihren RFP-Prozess mit Word und Excel abwickeln, müssen Sie jedes Dokument unabhängig voneinander überwachen. Bei Verwendung einer RFP-Managementsoftware wird der gesamte RFX-Workflow zentralisiert.
Organisationen mit Nachhaltigkeits- und Diversitätszielen beschreiben ihre Aktivitäten in der Regel in ihrer Beschaffungsrichtlinie. Normalerweise ist dieser Teil eine Erinnerung. Verlinken Sie stattdessen auf Richtlinien zur nachhaltigen Beschaffung und zur Vielfalt der Lieferanten, anstatt auf Details.
Erklärungen zu Ethik und Antikorruption führen manchmal zu umfassenderen Richtlinien, wie z. B. Erklärungen zu Nachhaltigkeit und Diversität. Es erinnert uns jedoch an die besten Verfahren für den Einkauf und die Vertragsgestaltung. Dieser Bereich ist in großen, regulierten oder gemeinnützigen Organisationen, die große Einkäufe tätigen, weit verbreitet.
Sie können je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen auch die folgenden Teile der Beschaffungsrichtlinie hinzufügen:
Bevor Sie Ihre Beschaffungsrichtlinie erstellen, sollten Sie deren Ziele berücksichtigen.
Skalierende Unternehmen benötigen eine Einkaufsrichtlinie, die es ihnen ermöglicht, mitzuhalten und gleichzeitig das Unternehmen zu schützen. Unkontrollierte Ausgaben können jedoch etablierte Unternehmen herausfordern. Ihre Beschaffungsrichtlinie muss klar und einfach sein, um die Einhaltung zu fördern.
Ihre Ziele und Bedürfnisse?
Denken Sie daran, während Sie die Richtlinie schreiben. Welches Ziel ist am wichtigsten? Hilft jede Beschaffungsphase Ihnen, diese Ziele zu erreichen?
Die erste Seite einer Beschaffungsrichtlinie sollte nicht leer sein, obwohl es hilft. Machen Sie einige Studien, überprüfen Sie einige Beispiele und sehen Sie sich eine Vorlage an (siehe unten).
Schreiben Sie dann Abschnitt für Abschnitt. Denken Sie daran, prägnant und unkompliziert zu sein. Verwenden Sie Abschnittsüberschriften, Aufzählungspunkte, kurze Wörter und wenig Fachjargon.
Überlegungen zum Verfassen einer Beschaffungsrichtlinie
Bitten Sie wichtige Stakeholder nach Ihrem ersten Entwurf um Kommentare. Beziehen Sie die Parteien einzeln ein. Beginnen Sie in der Regel mit Ihrem Chef oder unmittelbaren Vorgesetzten. Fahren Sie mit den Abteilungen Betrieb, Recht, Finanzen, IT oder anderen einkaufsbezogenen Abteilungen fort, die nützliche Informationen liefern können.
Das Schreiben und Bearbeiten durch ein Komitee ist riskant, daher informieren und beteiligen Sie die Stakeholder. Änderungen sollten sorgfältig geprüft werden, aber Vorschläge werden begrüßt. Denken Sie vor allem an Ihre Ziele. Hat die Idee Zeit, aber wenig Wert hinzugefügt? Berücksichtigen Sie immer die Auswirkungen auf den Endbenutzer im Verhältnis zum Nutzen.
Wenn Sie fertig sind, reichen Sie Ihr endgültiges Dokument zur Genehmigung durch die Geschäftsleitung ein. Am Ende erhalten Sie möglicherweise eine Beschaffungsstrategie, die die Benutzer stärkt und Ihr Unternehmen schützt.
Das Verfassen eines Beschaffungsverfahrens und einer Beschaffungsrichtlinie ist zeitaufwendig. Schreiben Sie sie also so, dass sie Bestand hat. Wie würde sich die Richtlinie bewähren, wenn Ihr Unternehmen im nächsten Jahr wächst? Können Sie mit der aktuellen Richtlinie doppelt so viele Anfragen bearbeiten? Beschaffungsbestimmungen erfordern Einheitlichkeit und Einhaltung.
Erlauben Sie nicht, dass andere Unternehmen Sie einschränken. Ändern Sie einen niedrigen Ausgabenschwellenwert, bevor Sie eine RFP verlangen, wenn dies die Beschaffung belastet und keine Einsparungen bringt. Schmerzhafte Beschaffungsschwierigkeiten resultieren aus mehreren weit verbreiteten Aktivitäten. Langfristig ist es schlecht, eine Richtlinie zu erstellen, ohne darüber nachzudenken, wie sie in Ihrem Unternehmen funktionieren wird. Nutzen Sie diese Chance, um anders zu denken.
Beschaffungsinitiativen variieren, daher sollte Ihre Richtlinie dies widerspiegeln. Die Modularisierung Ihres Ansatzes beinhaltet die Verwendung der richtigen Elemente für die richtigen Projekte. Flexibilität steigert die Effizienz.
Interne Genehmigungen, Bedarfsermittlung, eine RFI, Anbieterauswahl, eine vollständige RFP, eine Anbieterrisikobewertung, eine Bewertung, Verhandlungen und endgültige Verträge sind für einige Projekte erforderlich. Eine 10-Fragen-RFP-Lite und eine Risikobewertung können für ein anderes Geschäft mit geringem Wert ausreichen. Der Kaufprozess sollte nicht durch Ihre Richtlinien verkompliziert werden.
Die Erstellung eines unkomplizierten Eingangsformulars vereinfacht die Beschaffung für die Stakeholder. Es vereinfacht auch die Bestimmung der Beschaffungsbeteiligung. Einige grundlegende Felder:
Vermeiden Sie es, Richtlinien und Szenarien für jedes mögliche Ereignis zu entwerfen. Dies führt zu 25 Seiten unleserlicher, verwirrender Bürokratie. Meiner Erfahrung nach wird Ihnen Ihr Team immer einen wilden Curveball zuwerfen. Erklären Sie stattdessen die Ziele und Absichten der Richtlinie. So wissen die Stakeholder, wann eine Beschaffungskoordination erforderlich ist.
Compliance erfordert Konsistenz, aber halten Sie nicht an einem schlechten Verfahren fest, nur weil Sie es schon immer so gemacht haben. Bitten Sie die Stakeholder nach Abschluss von Anfragen und Initiativen um ehrliches Feedback. Überprüfen Sie die Kommentare einmal im Jahr, um festzustellen, was funktioniert und was nicht. Überlegen Sie, ob neue Beschaffungstrends Ihrem Unternehmen zugute kommen würden. Verbesserung ist immer möglich.
Die Erstellung einer umfassenden Beschaffungsrichtlinie hilft Ihrem Unternehmen, seine Kaufverfahren zu rationalisieren und zu schützen. Das Festlegen klarer Ziele, die Durchführung umfassender Recherchen und die Einbeziehung wichtiger Stakeholder helfen Ihnen, eine Richtlinie zu entwerfen, die Ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt und für die Expansion skalierbar ist. Eine starke Beschaffungsrichtlinie stärkt die Benutzer, fördert die Konsistenz und schützt die Organisation vor Gefahren. Die Regeln und Ideen in diesem Blog helfen Ihnen, eine Beschaffungsrichtlinie zu erstellen, die die Einkäufe Ihres Unternehmens unterstützt.
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