Optimierung des Tail Spend Management

Tail Spend sind alle unkontrollierten Transaktionen mit hohem Volumen und geringem Wert in einem Unternehmen. Tail Cost Management verwaltet unkontrollierte Ausgaben, indem es 80 % der Lieferanten, die für 20 % der Beschaffungskosten verantwortlich sind, zusammenfasst und so die operative Marge und die finanzielle Leistung verbessert.

Bei schwankenden Rohstoffpreisen und erheblichen Risiken auf den Beschaffungsmärkten müssen die Beschaffungsteams verantwortungsbewusst einkaufen. Ausgaben im Nachhinein sind üblich, werden aber selten optimiert.

Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, hat Probleme mit den hinteren Ausgaben. Die hinteren Ausgaben mögen in bescheidenen Beträgen harmlos sein, aber ihr Management kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wenn es der Wirtschaft schlecht geht und Kostensenkungen angestrebt werden, bieten indirekte Ausgabenbereiche wie die Schwanzausgaben die größten Einsparmöglichkeiten. Ineffiziente Ressourcennutzung und geringwertige Ausgaben müssen von den Beschaffungsabteilungen erkannt werden.

Was ist falsch an den hinteren Ausgaben? Warum müssen Organisationen wissen, wie viel Geld im Spiel ist? Ganz einfach: Die Kontrolle der hinteren Ausgaben ist für das Kostenmanagement und für Einsparungen von entscheidender Bedeutung. Niemand kann kontrollieren, was er nicht sehen kann.

Erläutern wir die Ausgaben für die Beschattung und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip von Vilfredo Pareto aus dem 19. Jahrhundert ist heute die goldene Regel der Beschaffung.

Bevor wir uns mit den nachlaufenden Ausgaben befassen, erklären wir zunächst das Pareto-Prinzip. Die hinteren Ausgaben folgen der Pareto-Kurve oder der 80/20-Regel. Die Beschaffungsrichtlinie besagt, dass 20 % der Lieferanten 80 % der Gesamtausgaben ausmachen.

Die verbleibenden 20 % (Transaktionen mit hohem Volumen und geringem Wert) nutzen 80 % der Lieferanten. Diese 80 % spiegeln viele Transaktionen von vielen Lieferanten wider und erzeugen einen unüberschaubaren Schwanz, der immer größer wird.

Die Regel unterstützt die Ausgabensegmentierung und hilft den Beschaffungsexperten, Prioritäten zu setzen.

Was ist Tail Spend?

Die Definition hat sich im Laufe der Zeit geändert. Heutzutage sind “Tail Spend” Ad-hoc-Ausgaben und nicht kategorisierte Lieferantenkäufe mit geringem Volumen, Regelmäßigkeit oder Wert. Die meisten Unternehmen räumen dem Management von “Tail Spend” deshalb keine Priorität ein.

Tail Spend wird manchmal auch als “Rogue Spend” oder “Maverick Spend” bezeichnet. Bei diesen Ausgaben handelt es sich in der Regel um winzige, unbemerkte Käufe, die außerhalb der Verträge mit den wichtigsten Lieferanten und oft ohne Wissen des Beschaffungsteams getätigt werden.

Millionenbeträge können auf Hunderte oder Tausende von Anbietern verteilt sein. Bei der Erörterung von Kosteneinsparungen im Beschaffungswesen wird dies oft als wichtige Quelle vernachlässigt.

Hintere Ausgaben gehen über Transaktionen mit geringem Wert hinaus. In manchen Unternehmen tätigt eine Abteilung große, teure Anschaffungen, um einen Geschäftsbedarf zu decken.

Dies belastet die Beschaffungs-, Finanz- und Lagerhaltungsteams mit dem Abgleich der Dokumentation, dem Lagerort und der Identifizierung von Transaktionen. Ein schlechtes Management der nachlaufenden Kosten setzt das Unternehmen der Nichteinhaltung von Vorschriften und dem Betrug durch unkontrollierte Transaktionen aus.

Dies ist zwar die grundlegende Sichtweise der nachlaufenden Kosten, aber jedes Unternehmen definiert sie anders. Die nachlaufenden Kosten sind vielleicht nicht das Problem, aber die Tatsache, dass sie größtenteils unsichtbar und unkontrolliert sind, bedeutet, dass das Unternehmen Einsparpotenziale verpasst.

Arten von Beschaffungsausgaben

Um die Ausgaben für die Beschaffung zu kontrollieren, müssen Sie zunächst die Ausgabenkategorien ermitteln. Dies erfordert Kenntnisse über die Arten der Beschaffungsausgaben. Die hinteren Ausgaben können in verschiedene Kategorien unterteilt werden:

• Marketing-Dienstleistungen
• Bedruckt und verpackt
• Dienstleistungen für Unternehmen
• Beschilderung und Anzeige
• Profi-Dienste
• Einrichtungen
• Kleidung und Uniformen
• Büromaterial
• Prämien und Geschenke
• Befristete Arbeit
• Zu den Arten von Beschaffungsausgaben gehören:

1. Direkte Ausgaben

Die direkten Ausgaben, oft auch als direkte Beschaffung bezeichnet, umfassen die produktionsbezogenen Ausgaben für Rohstoffe und Produkte. In den meisten Unternehmen machen die direkten Ausgaben den größten Teil der jährlichen Kosten aus.

Zu den direkten Ausgaben gehören das Risikomanagement von Lieferanten, das Management von Lieferantenbeziehungen, die Logistik, die Bestandsverwaltung und die Logistik. Wie lässt sich die Verwaltung der direkten Ausgaben verbessern?

Die Prüfung der engen Verbindungen des direkten Beschaffungsteams zur Lieferbasis ist der beste Ansatz dafür. Dieses Innovationsfeld der Lieferkette ist vielversprechend. Die Analyse von Statistiken über die Ausgaben für Bestellungen wird Muster und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, um die Kaufkraft zu erhöhen.

2. Indirekte Ausgaben

Betriebs- und Verwaltungskosten, die sich nicht direkt in den Endproduktkosten niederschlagen, werden als indirekte Ausgaben oder Beschaffung bezeichnet. Wir können die indirekten Ausgaben weiter kategorisieren. Die folgenden Kategorien sind indirekte Ausgaben:

1. Betrieb: Büromaterial, Transport, Essen und Trinken.
2. Professionelle Dienstleistungen, Instandhaltung von Einrichtungen, Marketing, Reisen, Unterhaltung und Personalwesen.
3. Technologie: Software, Telekommunikation, Hardware, Speicherung.

Wie können Unternehmen die Verwaltung ihrer indirekten Ausgaben verbessern?

Viele Beschaffungsabteilungen haben keinen Überblick über die indirekten Ausgaben. Wenn jede Abteilung Verträge außerhalb der Aufsicht der Beschaffungsabteilung aushandelt, kann es zu unkontrollierten und unkontrollierten Ausgaben kommen.

Auch hier kann die Untersuchung der Maverick- und Tail-Ausgaben in Ihrem Unternehmen Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen. Diese Untersuchung wird auch Redundanzen bei der Beschaffung, Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften und Neuverhandlungen mit Anbietern und Lieferanten aufdecken.

Ein weiterer zusätzlicher Vorschlag ist, jeden Kauf als direkt oder indirekt zu klassifizieren. Dies zeigt Ihnen, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt.

3. Riskante Ausgaben

Unüberlegte Ausgaben entstehen, wenn Käufe gegen die Beschaffungspolitik des Unternehmens verstoßen. Durch unvernünftige Ausgaben werden dem Unternehmen auch Preisvorteile, Qualitätsstandards, Mengenrabatte und Glaubwürdigkeit vorenthalten. Unerlaubte Ausgaben verringern die Möglichkeiten und erhöhen das Risiko der Einhaltung von Vorschriften.

Unvorhergesehene Kosten werden durch andere Abteilungen verursacht, die sich nicht an ein Verfahren halten, und nicht durch den Artikel oder den Anbieter.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Maverick-Ausgaben entstehen, wenn:

• Dezentralisierte Beschaffung.
• Langwierige Beschaffungssysteme oder Unvertrautheit innerhalb der Organisation.
• Die Einkaufskontrollen sind unzureichend.
• Keine Produktstandardisierung.
• Kauf außerhalb des bevorzugten Weges oder Anbieters.
• Der Einkauf hält sich nicht an Beschaffungsverträge oder ausgehandelte Preise.
• Kleine Anschaffungen sind unwichtig.
• Wie kann man mit unkonventionellen Ausgaben besser umgehen? Bestimmte Abteilungen können Beschaffungsbeschränkungen umgehen, wenn diese ein Hindernis für ein Produkt oder eine Dienstleistung darstellen, die ihnen wichtig sind.

Partnerschaften und die Aufklärung von Interessengruppen in den Abteilungen können die meisten unangemessenen Ausgaben abfangen. Die Beschaffungsteams können durch die Interaktion mit den Interessengruppen unkonventionelle Ausgaben minimieren und Geld für andere Ressourcen einsparen.

4. Spot-Buying

Bei der Beschaffung an Ort und Stelle handelt es sich um Notausgaben, wenn eine Abteilung oder ein Unternehmen schnell etwas benötigt. Fast 40 % der indirekten Ausgaben sind Spontankäufe. Organisationen müssen über ungeplante Käufe Rechenschaft ablegen.

Spontankäufe lassen sich nur schwer ausschließen, da andere Abteilungen in einem Unternehmen, die ein Produkt verwenden (z. B. einen Hefter ersetzen), häufig unbeabsichtigte Käufe tätigen. Eine organisierte Beschaffungsabteilung tätigt nur selten Spontankäufe.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Spontankauf stattfindet, wenn:

• Ein Notfall
• Kleine, billige Sache
• Ein unvorhergesehener Kauf
• Wird in kleineren Mengen gekauft, da der Artikel nur selten verwendet wird.
• Ein ungewöhnlicher Kauf

Wie kann man Spotkäufe verbessern? Am besten ist es, Spot-Buying in Echtzeit zu erfassen. Alle Beschaffungsprotokolle des Unternehmens werden befolgt.

5. Ausgaben für das Heck

Die Ausgaben am Ende der Wertschöpfungskette, die auch als Ausgaben am Ende der Wertschöpfungskette oder Long-Tail-Ausgaben bezeichnet werden, sind die nicht erfassten Ausgaben einer Organisation. Häufig werden auch unkonventionelle Ausgaben als “tail spend” bezeichnet.

Hintere Ausgaben sind der Betrag, den ein Unternehmen für Einkäufe ausgibt, die 80 % der Transaktionen, aber nur 20 % des Ausgabenvolumens ausmachen. Wie gesagt, variieren die hinteren Ausgaben je nach Kategorie und Organisation.

Industriebetriebe können ihre Ausgaben für Maschinenteile, Chemieunternehmen für Spezialchemikalien und Banken für Büromaterial tätigen. Die Menge der “tail spend”-Ausgaben wird variieren.

Der Schwanz wird ausgegeben:

• Kaufen Sie in kleinen Mengen.
• Seltene Käufe.
• Käufe mit geringem Wert.
• Denken Sie daran, dass die “tail spend” von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Ermitteln Sie daher die “tail spend” Ihres Unternehmens, damit die Beschaffung diese optimieren kann.

Die meisten Unternehmen sollten Spontankäufe, unkonventionelle Ausgaben und Ausgaben am Ende der Kette reduzieren. Jede Art der Ausgabenbeschaffung kann optimiert werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie wissen, was die jeweiligen Ursachen sind, können Sie die indirekten Ausgaben besser kontrollieren.

Unterschied zwischen Maverick, Rogue, Tail Spend

Gibt es einen Unterschied zwischen Maverick, Rogue und Tail Spend?

Procurement typically uses Maverick Spend, Rogue Spending, and Tail Spend interchangeably. However, definitions varied somewhat. Rogue expenditure is unpredictable, whereas Maverick spend is unorthodox or autonomous.

Alle drei Begriffe beziehen sich auf Ausgaben außerhalb der von der Beschaffung überwachten Strukturen und Normen. Alle drei Ausgabenkategorien umfassen also eine Vielzahl von unkontrollierten Interaktionen und Käufen.

Beispiele für Tail Spend

Welche Dinge, Käufe und Transaktionen fallen also unter all diese Ausgabenarten? Hier sind einige Beispiele für Ausgaben, die unter die Kategorie “Schwanz” fallen.

Beispiele für Tail Spend:

1. Portokasse/Ausgaben

Die organisatorischen Betriebskosten stehen am Ende der Ausgabenkette. Außerbetriebliche Käufe und Transaktionen waren üblich. Dazu können gehören:

• Mittagessen
• Taxis
• Kraftstoff

Reisen und berufsbedingte Ausgaben wie ein Stromkabel, das ein Mitarbeiter im Flugzeug vergessen hat.

2. Online-Markt-Ausgaben

Dann folgen die marktbezogenen Ausgaben. Zu dieser Kategorie gehören die häufigsten und wiederkehrenden Einkäufe aller Unternehmen. Die Unternehmen erwerben diese Dinge oft ohne Preisverhandlungen oder Kostensenkungsvereinbarungen, da sie nicht wertvoll sind.

Die Ausgaben auf dem Marktplatz machen 5-10 % der Ausgaben eines Unternehmens für Dritte aus. Auf diese Einkäufe entfallen 90 % der Transaktionen eines Unternehmens. Daher sind Schnelligkeit und Effizienz der Transaktionen besonders wichtig. Einige Beispiele für Marktplatzausgaben:

• Büropapier und Stifte
• Batterien
• Elektrowerkzeuge
• Pappbecher
• Laptops
• Tischventilatoren, Schreibtische und Sitzmöbel für das Büro

3. Benutzerdefinierte Kataloge

Hier wird es knifflig. Fertigungsunternehmen kaufen oft viele Elektrowerkzeuge. In dieser Situation macht sich die Betriebsabteilung Gedanken über die Verfügbarkeit von Elektrowerkzeugen und die Preisgestaltung. Die Elektrowerkzeuge sind ein kommerzieller Bedarf. Nicht alle Unternehmen haben Ausgaben für maßgeschneiderte Kataloge, aber einige schon, die bis zu 15 % betragen können.

4. Taktische Käufe

Ähnlich wie bei den Spotkäufen folgen die taktischen Käufe der Kette. Definieren Sie taktische Käufe und vergleichen Sie dann Spotkäufe, um den Unterschied zu verdeutlichen.

Nur der Benutzer weiß von taktischen Käufen. Einfach gesagt, der Lieferant oder die Lieferantenbasis ist identifiziert und die Dinge wurden gekauft. Sie unterscheiden sich von den maßgeschneiderten Katalogausgaben, da ihre Kaufhäufigkeit geringer ist und sie keine Beschaffungsstruktur oder -vereinbarung erfordern.

Gabelstaplerbatterien sind ein taktischer Kauf. Die Komponenten sind exakt und werden regelmäßig aktualisiert. Bei Spotkäufen handelt es sich jedoch hauptsächlich um einmalige Transaktionen. Unternehmen geben 15-25 % für den taktischen Einkauf aus.

Verwaltung der Endvergütungen

Tail Spend Management kontrolliert und bildet nicht-strategische Lieferantenkäufe ab. Das Tail Spend Management verbessert die Effizienz der Lieferanten und die Transparenz der Ausgaben und Einsparungen.

In einer idealen Welt könnten Unternehmen alle Transaktionen und Einkäufe unabhängig von ihrer Größe verwalten. Trotz der zunehmenden Popularität der Verwaltung von Ausgaben nach dem Schwanzprinzip wissen die meisten Unternehmen nicht, wie oder warum sie diese kontrollieren sollen. Dafür gibt es verschiedene Gründe.

Herausforderungen für das Tail Spend Management

Die Verwaltung der nachlaufenden Kosten ist aufgrund der Vielzahl von Anbietern schwierig. Ein effektiver Ansatz zur Verwaltung der nachlaufenden Kosten ist ebenfalls unrentabel.

Darüber hinaus umfassen die Ausgaben für die Beschattung auch Waren von geringem Wert. Sie werden häufig per Telefon, E-Mail, App oder über Websites von Drittanbietern bestellt und sind somit unsichtbar und liegen außerhalb des Beschaffungsrahmens.

Bei den Ausgaben für die Beschattung handelt es sich also um einmalige Käufe oder Transaktionen, die zu selten sind, um katalogisiert zu werden. Ohne eine technische Lösung ist die Kategorisierung dieser Ausgaben kompliziert. Mitarbeiter und Ressourcen sind mit der Nachverfolgung von “tail expenditure” in Excel-Tabellen belastet.

Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, dass die meisten Beschaffungsexperten dafür ausgebildet sind, hochkarätige Beschaffungen, strategische Projekte und großvolumige Käufe zu verwalten, die die Strategie und das Wachstum des Unternehmens unterstützen. Bei diesen Einkäufen handelt es sich in der Regel um große Kernverträge mit speziellen Bedingungen, die die Kaufkraft des Unternehmens ausnutzen und den Einsatz festlegen.

Kleinere Anschaffungen sind weniger eingeschränkt und variieren je nach Abteilung. Einige Beschaffungsabteilungen erlauben den Abteilungen, Einkäufe von geringem Wert zu tätigen. Andere Abteilungen, die nicht im Beschaffungswesen tätig sind, können ihr eigenes System und ihr eigenes Urteilsvermögen nutzen.

Theoretisch könnte dies der Verwaltung dabei helfen, eine Vereinbarung über Schreibwaren auszuhandeln, die dem Unternehmen Geld spart. Bevor aufgedeckt wurde, dass sich der Erwerb und der Vertrag mit einer Geschäftsvereinbarung überschnitten. Das Unternehmen wird eine größere Mengenrabattschwelle verpassen und ein größeres Risiko für die Einhaltung der Vorschriften eingehen.

Nicht funktionierende oder komplexe Beschaffungsprozesse erschweren die Verwaltung der Ausgaben für die Beschaffung. Die Mitarbeiter werden innovativ vorgehen, um die Aufgabe zu erfüllen, insbesondere wenn der Einkauf nicht ihre Hauptaufgabe ist. Da diese Mitarbeiter nicht über das Wissen und die Erfahrung von Beschaffungsspezialisten verfügen, die bewährte Verfahren anwenden, sind die Einhaltung der Vorschriften und Kosteneinsparungen gefährdet.

Zu erklären, warum einige Ausgaben nicht verwaltet werden. Einige Beispiele zeigen, wie sich das Problem mit der Zeit verschlimmern kann:

• Die Beschäftigten sind der Meinung, dass ihre Einkäufe zu gering sind, um sich auf ihren Gewinn auszuwirken.
• Das offizielle Vergabeverfahren für kleinere Aufträge ist entweder gar nicht vorhanden oder zu komplex.
• Das Management konzentriert sich zu sehr auf große Anschaffungen.
• Das Management geht von einem statischen Prozentsatz der Ausgaben aus, ohne zu wissen, dass er sich ändert.
• Eine ineffiziente Vertragsverwaltung führt zu Überschneidungen oder Doppelarbeit bei vergleichbaren Verträgen, was dem Beschaffungssystem schadet.
• Zu viele Zulieferer erschweren die Pflege der Beziehungen, und die Unternehmensleitung nimmt keine wesentlichen Initiativen an, da diese mehr Personal und Ressourcen erfordern könnten, so dass sich der Kreislauf fortsetzt.
• Was kann die Beschaffung dem Unternehmen bieten, um den Einkaufsprozess zu beschleunigen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Artikel von geringem Wert zu kaufen?

Warum ist Tail Spend Management wichtig?

Die heutige Wirtschaft erfordert ein Beschaffungs- und Ausgabenmanagement, um wettbewerbsfähig zu sein. Planung und Prognosen sind komplex, fehlerhaft und unvollständig, wenn die Ausgaben nicht verwaltet werden.

Kostenkontrolle und Lieferantenbeziehungen steigern die Erträge. Eine vollständige Kontrolle der indirekten Ausgaben ermöglicht es einem Unternehmen, kostensparende Methoden anzuwenden und die Betriebskosten zu senken.

Unternehmen, die ihre Ausgaben nicht im Griff haben, stehen vor mehreren Herausforderungen. Zu den kritischen Aspekten von Missmanagement gehören:

Verlorene Einsparungen durch nicht verhandelte Preise

Die Beschaffungsabteilung handelt niedrigere Kosten für geringfügige Posten aus, die Unternehmen zahlen jedoch mehr dafür. Ein Unternehmen kann 20-30 % der indirekten Kosten einsparen, wenn es im Voraus ausgehandelte Kosten verwendet.

Mangelnde Kontrolle der Produktqualität

Eine unzureichende Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben kann zu höheren Preisen und Problemen mit der Produktqualität führen. Minderwertige Produkte nehmen zu und können dem Image des Unternehmens schaden.

Potenzielle Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften, insbesondere in regulierten Branchen

Risiken für die Einhaltung der Vorschriften ergeben sich aus der unkontrollierten Anzahl und Qualität der Lieferanten. Konflikte zwischen Verträgen und Zahlungsvereinbarungen sind keine Seltenheit.

Produktivitätsverlust

Transaktionskäufe, die keinen Mehrwert bringen, sind Zeitverschwendung. Untersuchungen zufolge kann die Verfolgung solcher Transaktionen die Produktivität von Einkäufern und Anforderern um 40 % senken.

Tail Spend Management Vorteile

1. Kann die Ersparnisse erhöhen

Durch die Verwaltung der Ausgaben für das Schlusslicht können Unternehmen einmalig 10-20 % einsparen. Die jährlichen Einsparungen sollten um 2-5 % steigen. Idealerweise sollten 86 % des Budgets strategisch kontrolliert werden.

2. Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Die Verwaltung der Ausgaben für die Beschaffung konsolidiert die Lieferanten und verbessert die Effizienz. Die Beschaffung hat mit weniger Lieferanten zu tun und spart Geld. Die konsolidierte Verwaltung verschafft der Beschaffung mehr Zeit für die Bearbeitung von Aufträgen mit höherem Wert.

Durch eine bessere Katalogabdeckung und die Selbstbedienung bei der Beschaffung können sich die Beschaffungsmitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Die Beschaffung kann ihre Effizienz um 20 % steigern, indem sie Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung erkennt.

3. Verbesserte Compliance und Risikominderung

Die Kontrolle der Ausgaben verbessert die Einhaltung von Richtlinien und Verträgen durch Geschäftsanwender und Lieferanten. Die Eliminierung unzuverlässiger Basislieferanten verringert das Risiko. Eine transparente Beschaffung erleichtert die Prävention und Aufdeckung von Betrug.

Die Systeme zur Verwaltung der Ausgaben des digitalen Schwanzes sollten Transaktionen regeln, überwachen und verfolgen. So können Ausnahmen erkannt und behoben werden, bevor sie an den Anbieter übermittelt werden.

Diese Software verhindert unseriöse Ausgaben und liefert dem Unternehmen im Gegensatz zu alten Techniken umfassende Informationen über die Ausgaben. Auf diese Weise können Sie bestätigen, dass bis zu 95 % der Unternehmenseinkäufe mit den Vorschriften und Verträgen übereinstimmen.

4. Mehr Vergnügen für alle

Da die Systeme einfach zu bedienen sind, sind die Beteiligten intern und extern zufriedener. Die Verwaltung der Ausgaben legt fest, wer sich um was kümmert und wer bei Schwierigkeiten zu kontaktieren ist. Die Durchlaufzeiten werden verkürzt und die Beschaffungsressourcen werden geschult.

Zusammenfassung: Aus diesen Gründen sind Ausgabenanalyse und -verfolgung von entscheidender Bedeutung:

• Verwaltung und Verbesserung der Ausgabendeckung.
• Geringwertige Ausgaben erscheinen.
• Unvorhergesehene Ausgaben und Transaktionskosten werden minimiert oder eliminiert.
• Die Verwaltung verbessert die Datenqualität und die Beschaffung.
• Die Ausweitung der Vertragsabdeckung verringert das Geschäfts-, Compliance- und Betrugsrisiko.
• Eliminieren Sie unbedeutende Lieferanten, die Kosten verursachen.
• Beschaffungsvorgänge, die Ausgaben verursachen, können reduziert werden.
• Eine ordnungsgemäße Kontrolle der nachlaufenden Ausgaben hat unmittelbare Vorteile, aber die Entdeckung, Umsetzung und Analyse erfordert Zeit.

Beschreiben Sie die Tail Spend Analysis.

Proaktive Unternehmen können ihre Kosten senken und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dies kann durch den Einsatz von Technologie erreicht werden. Nach Angaben der Boston Consulting Group können durch technologiegesteuerte Schwanzausgaben jährliche Kosteneinsparungen von 10 % erzielt werden.

Die Leistungskennzahlen werden automatisch vom Programm festgelegt. Es ist nach Unternehmensgröße, Art und Branche anpassbar. Optimale Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihre Ausgaben für die Unternehmensverfolgung anhand von Daten aus einem Jahr analysieren.

Die Bedeutung von Ausgabenverfolgung und -analyse

Eine wirksame Ausgabenverfolgung und -analyse ist für die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben von entscheidender Bedeutung. Um von der Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben zu profitieren, benötigt Ihr Unternehmen ein Tool zur Ausgabenverfolgung und -analyse.

Die heutige schnelle Integration von Technologie und KI in die Ausgabenüberwachung ermöglicht es immer mehr Unternehmen, Daten über die Ausgaben von Unternehmen in Echtzeit zu erfassen und zu visualisieren. Auf diese Weise kann das Unternehmen seine Ausgaben effizient anpassen und planen und so Geld sparen.

Ausgabenanalyse mit Tail Spend Management Framework

1. Identifizieren

Tail Spend ist ein weites Feld. Die Analyse der “Tail Spend”-Ausgaben umfasst auch falsch klassifizierte Käufe und “Maverick Spend”, daher ist es wichtig, diese Ausgaben zu definieren und zu wissen, wohin sie in Ihrem Unternehmen fließen. Die Definition variiert leicht von Unternehmen zu Unternehmen.

• Sammeln und analysieren Sie zunächst Ausgabendaten aus allen Quellen, um die hinteren Ausgaben zu ermitteln.
• Sobald dies geschehen ist, legen Sie die Ausgaben für die Organisation fest.
• Anhand dieser Definition können Sie schließlich die Ausgaben für die nachgelagerten Bereiche berechnen. Berechnen Sie das Verhältnis zwischen Ausgaben und Lieferanten. Bei dieser Berechnung umfassen die nachlaufenden Ausgaben alle einkaufenden Lieferanten mit Ausnahme der oberen 20 %.

Nach den ersten drei Schritten segmentieren Sie die hinteren Ausgaben und suchen nach Möglichkeiten zur Kostensenkung und -vermeidung auf Transaktions- und Ausgabenebene.

Es folgen die Segmente:

• Hidden Tail: Hier befinden sich die größten Lieferanten. Zu den strategisch verwalteten Ausgaben gehören ausgehandelte und überwachte Verträge für diese Lieferanten. Ein Teil der Ausgaben ist versteckt, weil die Verträge nicht immer die gekauften Materialien oder Dienstleistungen abdecken oder weil die Ausgaben nicht den Vorschriften entsprechen.
• Kopf des Schwanzes: Die nicht verwalteten Ausgaben reichen von 50.000 bis 1 Million Dollar pro Jahr.
• Middle of the Tail: Einkäufe mit mehreren Lieferanten zwischen 2.000 und 200.000 US-Dollar. Da die Ausgaben für Lieferanten zu gering sind, wird dieses Segment selten strategisch verwaltet.
• Schwanz des Schwanzes: Lieferanten, die weniger als 2.000 $ ausgeben. Die Ausgaben sind fragmentiert und transaktionsbezogen, da viele einmalige Käufe von vielen Lieferanten getätigt werden.

2. Vereinfachung der internen Verfahren

Um das Ausgabenmanagement zu verbessern, sollten Sie interne Prozesse optimieren, um Daten besser sichtbar zu machen, Lieferanten zu reduzieren und Ausgaben zu überwachen.

Ihr E-Procurement-System sollte verlangen, dass die Mitarbeiter formelle Bestellanforderungen zur Genehmigung vorlegen, bevor sie diese in Bestellungen umwandeln. Das System sollte auch zugelassene Lieferanten und Produkte anbieten. Die Ausgaben außerhalb von strategisch verwalteten Verträgen werden sinken.

Diese Analyse umfasst ein drei- bis sechsmonatiges Programm zur Reduzierung von Spotkäufen in allen Endverbrauchersegmenten. Die Ausgaben in den hinteren Segmenten sollten strategisch verwaltet und in Kataloge oder automatisierte Einkaufskanäle gelenkt werden.

Alle gestrafften internen Prozesse sollen dem Unternehmen helfen, Geld zu sparen.

3. Daten verwerten

Nach der Rationalisierung interner Prozesse durch Identifizierung, Klassifizierung und Analyse von Ausgabendaten sollten Sie sich auf die Beschaffung und Auftragsvergabe konzentrieren, um die meisten Einkäufe und Transaktionen strategisch zu verwalten.

Nachdem Sie auf diese Weise mit der Beschaffung begonnen haben, müssen Sie die Leistungsverbesserung bei den Beschaffungsausgaben anhand von KPIs messen:

• Kosten reduzieren und vermeiden.
• Transaktionskosten.
• Bessere Transparenz der Ausgaben.

Strategien für ein maßgeschneidertes Ausgabenmanagement sollten Big Data und Analytik, KI, Automatisierung und digitale Plattformen umfassen, um die Datennutzung zu maximieren. Technologie kann Massenausschreibungen und andere Beschaffungsprozesse rationalisieren.

Verbesserungen der Tail Spend Analytics.

Damit der oben beschriebene Rahmen für die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben erfolgreich ist, müssen weitere Schritte zur Analyse der nachlaufenden Ausgaben hinzugefügt werden. Der Rahmen sollte Folgendes umfassen:

1. Detaillierte Ausgabenanalyse

Der Rahmen sollte detaillierte Schritte zur Ausgabenanalyse umfassen, um alle Arten von Ausgaben zu ermitteln. Diese nicht konformen Transaktionen sollten mit anderen Ausgaben und Absprachen koordiniert werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu ermöglichen.

2. Suche nach Helpdesk

Ein ausgelagerter Vollzeit-Beschaffungs-Helpdesk bearbeitet alle Beschaffungs- und Akquisitionsanfragen. Jede Beschaffungsanfrage sollte mit der internen Beschaffungsabteilung des Kunden oder bestehenden Lieferantenvereinbarungen auf der Grundlage von Ausgabenparametern koordiniert werden.

3. Konsolidierung der Endausgaben

Die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben umfasst auch die Konsolidierung der Anbieter. Der Rahmen muss sich auf einige wenige Anbieter konzentrieren, anstatt die Ausgaben auf eine große Gruppe zu verteilen. Dies hat die folgenden Hauptvorteile:

• Geringere Komplexität: Weniger Lieferanten bedeuten weniger Lieferantenverbindungen. Supply-Chain-Manager können dann die Interaktionen mit den Lieferanten automatisieren, wodurch sie mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und strategisches Lieferantenmanagement haben.
• Effektives Kostenmanagement: Durch die Konsolidierung von Lieferanten werden die Frachtkosten für Lieferanten gesenkt. Auch die internen Prozesskosten, die mit der Abwicklung großer Lieferantentransaktionen verbunden sind, können minimiert werden.
• Kontinuität der Versorgung: Weniger Lieferanten, insbesondere für Waren mit geringem Wert oder geringem Volumen, verringern Bestellverzögerungen und Lieferausfälle. Eine einheitliche und vertrauenswürdige Lieferantenbasis hilft den Anbietern, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und deren Besonderheiten zu verstehen. Außerdem werden Probleme mit der Qualität und den Vorlaufzeiten mit Sicherheit abnehmen.

4. Online-Marktplatz-Anbieter

Die Architektur sollte gegebenenfalls die Beschaffung über Online-Anbieter-Marktplätze ermöglichen.

Strategisch einkaufen

Schnelles Benchmarking, Angebote und Transaktionsvorteile stellen sicher, dass die Beschaffungsanalyse alle rechtmäßigen Einkäufe erfasst.

Einschließlich Daten über den lokalen Versorgungsmarkt

Die Einbeziehung von Informationen über den lokalen Lieferantenmarkt ist entscheidend für das Verständnis und die Kompetenz sowie für die Kosteneinsparungen des Unternehmens.

Outsourcing Tail Spend Management Vorteile

Da die Kunden immer anspruchsvoller werden, hat die Auslagerung der Verwaltung der Schwanzausgaben mehrere Vorteile. Externe Kunden und interne Stakeholder wollen eine schnellere Lieferkette, mehr Produktoptionen, Einblicke in die Abläufe, maßgeschneiderte Bestellungen und Omnichannel-Flexibilität.

Outsourcing eignet sich hervorragend für die Verwaltung aller nicht zum Kerngeschäft gehörenden Lieferanten, um die Kosten, die Komplexität und das Kapital der Lieferkette zu optimieren.

Die Auslagerung der Ausgaben für die Überwachung hilft den Unternehmen bei der Verwaltung:

• Passende Preise
• Verteiler Bypass
• Verkäufer Konsolidierung
• Aufrechterhaltung der Vorlaufzeit
• Effizientes Kategorienmanagement
• Tail Spend Management Software

Wir haben erörtert, wie Software für die Verwaltung von Beschaffungskosten die Analyse, die Verfolgung und die Software vereinfacht. Viele Unternehmen haben die Kontrolle der Beschaffungskosten traditionell ihren Mitarbeitern im Einkauf überlassen.

Es werden zwar strengere und umfassendere Einkaufskontrollen durchgeführt, aber eine zusätzliche Belastung der Einkaufsabteilung, die ohnehin schon eingeschränkt ist, ist nicht immer die ideale Wahl.

Die Sichtbarkeit und die Verwaltung der Ausgaben wird mit der Entwicklung der Unternehmen immer schwieriger. Ausgabenmanagement-Tools automatisieren die Unternehmensausgaben. Die Automatisierung der Buchführung mit Ausgabensoftware spart Zeit und Geld.

Die Ausgaben werden durch eine Software zur Ausgabenverwaltung reduziert:

1. Transparenz der Gesamtausgaben:

Ausgabenmanagement-Plattformen zentralisieren Rechnungen und Ausgaben, um Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihr Budget zu verschaffen. Einige wichtige Aspekte sind:

• Verfolgung der Ausgaben.
• Automatisierte Identifizierung von Lieferanten und Echtzeit-Ausgaben der Mitarbeiter.
• Nutzung dieser Daten zur Abstimmung der Ausgaben mit den Haushaltszielen des Unternehmens.
• Organisieren von Daten in Kategorien von Ausgaben, um zu erfahren, wohin das Geld fließt.
• Automatische Erkennung aktiver Abonnements und Vorwegnahme von Zahlungen.
• Sie können Ihr Budget leicht anpassen, wenn Sie den Überblick behalten.

2. Kürzung verschwenderischer Ausgaben

Bestellungen, Tabellenkalkulationen, zerknitterte Quittungen und fehlende E-Mails dokumentieren die Ausgaben von Unternehmen. Eine korrekte Ausgabenanalyse ist eine Herausforderung. Tools für das Ausgabenmanagement zentralisieren Ausgabendaten und unterstützen Buchhaltungsteams dabei, fehlerhafte Ausgaben aufzudecken, unkontrollierte Verschwendung zu reduzieren und Einsparungen zu finden. Plattformen erreichen dies durch:

• Unnötige Ausgaben automatisch erkennen.
• Durchsuchen Sie Ihre Ausgaben nach doppelten und nicht mehr benötigten Artikeln, um Geld zu sparen.
• Die Verwendung von Karten mit Ihrer Ausgabenplattform kontrolliert die Ausgaben. Dazu gehört auch, dass Karten mit vorab genehmigten Ausgabenbeschränkungen versehen werden, um die Durchsetzung der Beschaffungsrichtlinien zu vereinfachen.

3. Stoppen Sie unzulässige Ausgaben von Lieferanten

Das herkömmliche Lieferantenmanagement ist mühsam. Manuelle Genehmigungen sind über mehrere Kanäle hinweg erforderlich. Plattformen für das Ausgabenmanagement organisieren die Lieferantendaten.

Sie dürfen:

• Bestätigen Sie Ausgabenanfragen in Sekundenschnelle.
• Ermitteln Sie Überschneidungen bei Dienstleistungen und Anbietern.
• Bestimmen Sie die zulässigen Kosten und zeigen Sie das Budget, die Ausgaben und die Lieferanten auf.
• Vorhersage und Verwaltung der Ausgaben für Lieferanten.
• Sofortige Aufzeichnung von Transaktionen, wodurch periodische Auszüge entfallen.
• Zugriff auf alle Daten, um mit neuen und alten Anbietern zu verhandeln.

4. Automatisieren Sie die Durchsetzung von Richtlinien

Mit einer Ausgabenmanagement-Plattform können Sie Genehmigungen automatisieren und Ausgabenvorschriften durchsetzen. So sparen Sie Ausgaben, indem Sie den Prozess straffen und das Rätselraten verringern.

5. Rationalisierung der Kosteneinreichung und -erstattung

Das Ausgabenmanagement-Tool beseitigt die Belegverfolgung und die Ausgabenberichterstattung. Die Plattformen bieten:

• Automatisierter Belegabgleich
• Sofortige Benachrichtigung der Karteninhaber per SMS oder E-Mail, wenn sie die Karte durchziehen.
• Automatische Mahnungen, Inkasso und passende Quittungen für jede Transaktion.
• Die Genehmigung und Einzahlung per Mausklick und die automatische Überprüfung von 90 % der Ausgabenberichte vereinfachen die Erstattungsregeln.

Verwalten Sie Ihre Ausgaben mit Automatisierung

Optimieren Sie Ihr Beschaffungswesen mit der einfachsten Ausgabenmanagement-Software der Welt. Vereinfachen Sie die Material- und Lieferbeschaffung Ihres Unternehmens von der Beschaffung bis zu den Gesamtkosten.

Wir kombinieren Spitzentechnologie, Inhalte und Wissen, um Einsparungen und Nachhaltigkeit zu fördern. Reibungslose und schnelle Verfahren minimieren manuelle Aufgaben und vereinfachen die Beschaffung.

Erstklassige Beschaffungstechnologie, schnelle Einrichtung, minimale Vorlaufkosten und ein einzigartiger Pay-As-You-Save-Preisplan sorgen dafür, dass Sie innerhalb weniger Tage einsatzbereit sind.

Erweitern oder schrumpfen Sie und verknüpfen Sie Systeme nach Bedarf. Ein einfaches, flexibles, zukunftssicheres Ausgabenmanagement-Tool für Kern- und Nicht-Kernkosten. Autonomer Einkauf, Interaktion mit Lieferanten, Automatisierung der Rechnungsstellung und ausgefeilte Analysen ermöglichen Ihnen die Erstellung Ihrer idealen Lösung.

Allgemeine Fragen

Was sind die hinteren Beschaffungsausgaben?

Die Ausgaben am Ende der Beschaffungskurve beziehen sich auf Einkäufe mit geringem Volumen und mehreren Lieferanten, die nur einen winzigen Bruchteil der Gesamtkosten eines Unternehmens ausmachen. Im “langen Schwanz” der Ausgabenverteilungskurve summieren sich viele bescheidene Einkäufe.

Ein Beispiel für Schwanzausgaben?

Kleine, gelegentliche Ausgaben wie Büromaterialien, Sicherheitsausrüstungen oder Hausmeisterdienste werden nach hinten verschoben. Diese Anschaffungen sind für den täglichen Betrieb notwendig, tragen aber nur wenig zum Beschaffungsbudget bei.

Wie wird die Analyse der Schwanzausgaben durchgeführt?

Analyse der hinteren Ausgaben:

• Sammlung vollständiger Daten über alle Beschaffungsvorgänge, ob groß oder klein.
• Identifizierung von Ausgabengruppen durch Kategorisierung von Ausgabenposten.
• Bewertung der Lieferantenbasis, um viele Lieferanten mit geringem Wert zu finden.
• Bewertung der Gesamtausgaben für die Kategorien der Schwanzausgaben.
• Festlegung von Prioritäten für die hinteren Ausgabenbereiche nach strategischer Priorität und Kosteneinsparungen.

Was ist die Strategie für die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben?

Tail Spend Management umfasst die Organisation und Optimierung der Beschaffung von Tail Spend. Es reduziert Risiken, Kosten und Ineffizienz durch Lieferantenkonsolidierung, Automatisierung und strategische Beschaffung.

Warum ist die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben so wichtig?

Die Verwaltung der hinteren Ausgaben ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Kosteneinsparungen: Die hinteren Ausgabenposten sind gering, machen aber einen großen Teil des Beschaffungsbudgets aus. Eine gute Verwaltung dieser Posten kann Geld sparen.
• Durch die Rationalisierung der Ausgaben werden die Verwaltungskosten gesenkt und die Effizienz der Beschaffung erhöht.
• Risikominimierung: Die Verwaltung der Ausgaben nach Maß verringert die Risiken, die sich aus einer Vielzahl von Lieferanten und unkontrollierten Ausgaben ergeben.
• Daten: Die Analyse der Ausgaben im Nachhinein kann die Beschaffungsstrategie verbessern und Ausgabentrends aufzeigen.

Was ist die Bedeutung von Long-Tail-Ausgaben?

Die Ausgaben am Ende der Kette werden manchmal auch als Ausgaben am Ende der Kette bezeichnet. Das “Pareto-Prinzip” leitet sich von der Verteilungskurve der Ausgaben ab. Diese Kurve weist am “Kopf” einige wenige Käufe von hohem Wert und einen langen Schwanz von Transaktionen von geringem Wert auf.

Erläutern Sie die Long-Tail-Ausgaben.

Long-Tail-Ausgaben, auch bekannt als Tail Spend, sind der kumulierte Wert vieler kleiner und seltener Beschaffungsvorgänge, die einen großen Teil der Beschaffungskosten eines Unternehmens ausmachen. Diese Transaktionen sind über mehrere Lieferanten und Kategorien verteilt.

Lassen sich die Ausgaben für die Beschattung mithilfe von Automatisierung und Technologie effizient verwalten?

Die Automatisierung der Beschaffung von Artikeln mit geringem Wert, die Zulassung von Online-Katalogen und der Einsatz von Ausgabenanalyse-Tools zur Ermittlung von Ausgaben-Kategorien, die nicht mehr benötigt werden, können Unternehmen dabei helfen, die Verwaltung ihrer Ausgaben zu optimieren.

Gibt es bestimmte Branchen oder Sektoren, die mehr Geld ausgeben?

Nachlaufende Ausgaben treten branchenübergreifend auf. Branchen mit unterschiedlichen Beschaffungsanforderungen haben mehr davon. Beispiel: Gesundheitswesen, Bildungswesen, Einzelhandel. Um den Betrieb zu unterstützen, werden verschiedene Artikel und Dienstleistungen benötigt.

Wie können Unternehmen Anbieter zusammenlegen und die Ausgaben für Anbieter reduzieren?

Taktiken zur Lieferantenkonsolidierung, wie z. B. sich überschneidende Kategorien, Rahmenverträge und Programme für bevorzugte Lieferanten, helfen dabei, Anbieter mit hohen Ausgaben auszuschalten und die Beschaffung zu verbessern.

Wie kann die Datenanalytik die Ausgabenmuster der Beschatter aufdecken?

Die Datenanalyse kann Trends bei den Endverbraucherausgaben, die Leistung der Lieferanten und kostensparende Lösungen aufzeigen. Diese datengesteuerte Methode hilft Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben.

Wie wirkt sich die strategische Beschaffung auf die Beschaffungsausgaben aus?

Bei der strategischen Beschaffung werden Lieferanten auf der Grundlage von Kosten, Qualität und Leistung bewertet und ausgewählt. Unternehmen können ihre Lieferantenbeziehungen optimieren und Geld sparen, indem sie die strategische Beschaffung auf bestimmte Ausgabenbereiche anwenden.