Aggregateplanung: tipps und strategien
Einleitung: Strategische Produktionsplanung ist entscheidend für Unternehmen, die darauf abzielen, die Nachfrage effizient zu decken und gleichzeitig den Gewinn zu...
Tail Spend sind alle unkontrollierten Transaktionen mit hohem Volumen und geringem Wert in einem Unternehmen. Tail Cost Management verwaltet unkontrollierte Ausgaben, indem es 80 % der Lieferanten, die für 20 % der Beschaffungskosten verantwortlich sind, zusammenfasst und so die operative Marge und die finanzielle Leistung verbessert.
Bei schwankenden Rohstoffpreisen und erheblichen Risiken auf den Beschaffungsmärkten müssen die Beschaffungsteams verantwortungsbewusst einkaufen. Ausgaben im Nachhinein sind üblich, werden aber selten optimiert.
Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, hat Probleme mit den hinteren Ausgaben. Die hinteren Ausgaben mögen in bescheidenen Beträgen harmlos sein, aber ihr Management kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Wenn es der Wirtschaft schlecht geht und Kostensenkungen angestrebt werden, bieten indirekte Ausgabenbereiche wie die Schwanzausgaben die größten Einsparmöglichkeiten. Ineffiziente Ressourcennutzung und geringwertige Ausgaben müssen von den Beschaffungsabteilungen erkannt werden.
Was ist falsch an den hinteren Ausgaben? Warum müssen Organisationen wissen, wie viel Geld im Spiel ist? Ganz einfach: Die Kontrolle der hinteren Ausgaben ist für das Kostenmanagement und für Einsparungen von entscheidender Bedeutung. Niemand kann kontrollieren, was er nicht sehen kann.
Erläutern wir die Ausgaben für die Beschattung und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Das Pareto-Prinzip von Vilfredo Pareto aus dem 19. Jahrhundert ist heute die goldene Regel der Beschaffung.
Bevor wir uns mit den nachlaufenden Ausgaben befassen, erklären wir zunächst das Pareto-Prinzip. Die hinteren Ausgaben folgen der Pareto-Kurve oder der 80/20-Regel. Die Beschaffungsrichtlinie besagt, dass 20 % der Lieferanten 80 % der Gesamtausgaben ausmachen.
Die verbleibenden 20 % (Transaktionen mit hohem Volumen und geringem Wert) nutzen 80 % der Lieferanten. Diese 80 % spiegeln viele Transaktionen von vielen Lieferanten wider und erzeugen einen unüberschaubaren Schwanz, der immer größer wird.
Die Regel unterstützt die Ausgabensegmentierung und hilft den Beschaffungsexperten, Prioritäten zu setzen.
Die Definition hat sich im Laufe der Zeit geändert. Heutzutage sind “Tail Spend” Ad-hoc-Ausgaben und nicht kategorisierte Lieferantenkäufe mit geringem Volumen, Regelmäßigkeit oder Wert. Die meisten Unternehmen räumen dem Management von “Tail Spend” deshalb keine Priorität ein.
Tail Spend wird manchmal auch als “Rogue Spend” oder “Maverick Spend” bezeichnet. Bei diesen Ausgaben handelt es sich in der Regel um winzige, unbemerkte Käufe, die außerhalb der Verträge mit den wichtigsten Lieferanten und oft ohne Wissen des Beschaffungsteams getätigt werden.
Millionenbeträge können auf Hunderte oder Tausende von Anbietern verteilt sein. Bei der Erörterung von Kosteneinsparungen im Beschaffungswesen wird dies oft als wichtige Quelle vernachlässigt.
Hintere Ausgaben gehen über Transaktionen mit geringem Wert hinaus. In manchen Unternehmen tätigt eine Abteilung große, teure Anschaffungen, um einen Geschäftsbedarf zu decken.
Dies belastet die Beschaffungs-, Finanz- und Lagerhaltungsteams mit dem Abgleich der Dokumentation, dem Lagerort und der Identifizierung von Transaktionen. Ein schlechtes Management der nachlaufenden Kosten setzt das Unternehmen der Nichteinhaltung von Vorschriften und dem Betrug durch unkontrollierte Transaktionen aus.
Dies ist zwar die grundlegende Sichtweise der nachlaufenden Kosten, aber jedes Unternehmen definiert sie anders. Die nachlaufenden Kosten sind vielleicht nicht das Problem, aber die Tatsache, dass sie größtenteils unsichtbar und unkontrolliert sind, bedeutet, dass das Unternehmen Einsparpotenziale verpasst.
Um die Ausgaben für die Beschaffung zu kontrollieren, müssen Sie zunächst die Ausgabenkategorien ermitteln. Dies erfordert Kenntnisse über die Arten der Beschaffungsausgaben. Die hinteren Ausgaben können in verschiedene Kategorien unterteilt werden:
Die direkten Ausgaben, oft auch als direkte Beschaffung bezeichnet, umfassen die produktionsbezogenen Ausgaben für Rohstoffe und Produkte. In den meisten Unternehmen machen die direkten Ausgaben den größten Teil der jährlichen Kosten aus.
Zu den direkten Ausgaben gehören das Risikomanagement von Lieferanten, das Management von Lieferantenbeziehungen, die Logistik, die Bestandsverwaltung und die Logistik. Wie lässt sich die Verwaltung der direkten Ausgaben verbessern?
Die Prüfung der engen Verbindungen des direkten Beschaffungsteams zur Lieferbasis ist der beste Ansatz dafür. Dieses Innovationsfeld der Lieferkette ist vielversprechend. Die Analyse von Statistiken über die Ausgaben für Bestellungen wird Muster und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, um die Kaufkraft zu erhöhen.
Betriebs- und Verwaltungskosten, die sich nicht direkt in den Endproduktkosten niederschlagen, werden als indirekte Ausgaben oder Beschaffung bezeichnet. Wir können die indirekten Ausgaben weiter kategorisieren. Die folgenden Kategorien sind indirekte Ausgaben:
Viele Beschaffungsabteilungen haben keinen Überblick über die indirekten Ausgaben. Wenn jede Abteilung Verträge außerhalb der Aufsicht der Beschaffungsabteilung aushandelt, kann es zu unkontrollierten und unkontrollierten Ausgaben kommen.
Auch hier kann die Untersuchung der Maverick- und Tail-Ausgaben in Ihrem Unternehmen Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen. Diese Untersuchung wird auch Redundanzen bei der Beschaffung, Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften und Neuverhandlungen mit Anbietern und Lieferanten aufdecken.
Ein weiterer zusätzlicher Vorschlag ist, jeden Kauf als direkt oder indirekt zu klassifizieren. Dies zeigt Ihnen, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt.
Unüberlegte Ausgaben entstehen, wenn Käufe gegen die Beschaffungspolitik des Unternehmens verstoßen. Durch unvernünftige Ausgaben werden dem Unternehmen auch Preisvorteile, Qualitätsstandards, Mengenrabatte und Glaubwürdigkeit vorenthalten. Unerlaubte Ausgaben verringern die Möglichkeiten und erhöhen das Risiko der Einhaltung von Vorschriften.
Unvorhergesehene Kosten werden durch andere Abteilungen verursacht, die sich nicht an ein Verfahren halten, und nicht durch den Artikel oder den Anbieter.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Maverick-Ausgaben entstehen, wenn:
Partnerschaften und die Aufklärung von Interessengruppen in den Abteilungen können die meisten unangemessenen Ausgaben abfangen. Die Beschaffungsteams können durch die Interaktion mit den Interessengruppen unkonventionelle Ausgaben minimieren und Geld für andere Ressourcen einsparen.
Bei der Beschaffung an Ort und Stelle handelt es sich um Notausgaben, wenn eine Abteilung oder ein Unternehmen schnell etwas benötigt. Fast 40 % der indirekten Ausgaben sind Spontankäufe. Organisationen müssen über ungeplante Käufe Rechenschaft ablegen.
Spontankäufe lassen sich nur schwer ausschließen, da andere Abteilungen in einem Unternehmen, die ein Produkt verwenden (z. B. einen Hefter ersetzen), häufig unbeabsichtigte Käufe tätigen. Eine organisierte Beschaffungsabteilung tätigt nur selten Spontankäufe.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Spontankauf stattfindet, wenn:
Wie kann man Spotkäufe verbessern? Am besten ist es, Spot-Buying in Echtzeit zu erfassen. Alle Beschaffungsprotokolle des Unternehmens werden befolgt.
Die Ausgaben am Ende der Wertschöpfungskette, die auch als Ausgaben am Ende der Wertschöpfungskette oder Long-Tail-Ausgaben bezeichnet werden, sind die nicht erfassten Ausgaben einer Organisation. Häufig werden auch unkonventionelle Ausgaben als “tail spend” bezeichnet.
Hintere Ausgaben sind der Betrag, den ein Unternehmen für Einkäufe ausgibt, die 80 % der Transaktionen, aber nur 20 % des Ausgabenvolumens ausmachen. Wie gesagt, variieren die hinteren Ausgaben je nach Kategorie und Organisation.
Industriebetriebe können ihre Ausgaben für Maschinenteile, Chemieunternehmen für Spezialchemikalien und Banken für Büromaterial tätigen. Die Menge der “tail spend”-Ausgaben wird variieren.
Der Schwanz wird ausgegeben:
Die meisten Unternehmen sollten Spontankäufe, unkonventionelle Ausgaben und Ausgaben am Ende der Kette reduzieren. Jede Art der Ausgabenbeschaffung kann optimiert werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie wissen, was die jeweiligen Ursachen sind, können Sie die indirekten Ausgaben besser kontrollieren.
Gibt es einen Unterschied zwischen Maverick, Rogue und Tail Spend?
Procurement typically uses Maverick Spend, Rogue Spending, and Tail Spend interchangeably. However, definitions varied somewhat. Rogue expenditure is unpredictable, whereas Maverick spend is unorthodox or autonomous.
Alle drei Begriffe beziehen sich auf Ausgaben außerhalb der von der Beschaffung überwachten Strukturen und Normen. Alle drei Ausgabenkategorien umfassen also eine Vielzahl von unkontrollierten Interaktionen und Käufen.
Welche Dinge, Käufe und Transaktionen fallen also unter all diese Ausgabenarten? Hier sind einige Beispiele für Ausgaben, die unter die Kategorie “Schwanz” fallen.
Beispiele für Tail Spend:
Die organisatorischen Betriebskosten stehen am Ende der Ausgabenkette. Außerbetriebliche Käufe und Transaktionen waren üblich. Dazu können gehören:
Reisen und berufsbedingte Ausgaben wie ein Stromkabel, das ein Mitarbeiter im Flugzeug vergessen hat.
Dann folgen die marktbezogenen Ausgaben. Zu dieser Kategorie gehören die häufigsten und wiederkehrenden Einkäufe aller Unternehmen. Die Unternehmen erwerben diese Dinge oft ohne Preisverhandlungen oder Kostensenkungsvereinbarungen, da sie nicht wertvoll sind.
Die Ausgaben auf dem Marktplatz machen 5-10 % der Ausgaben eines Unternehmens für Dritte aus. Auf diese Einkäufe entfallen 90 % der Transaktionen eines Unternehmens. Daher sind Schnelligkeit und Effizienz der Transaktionen besonders wichtig. Einige Beispiele für Marktplatzausgaben:
Hier wird es knifflig. Fertigungsunternehmen kaufen oft viele Elektrowerkzeuge. In dieser Situation macht sich die Betriebsabteilung Gedanken über die Verfügbarkeit von Elektrowerkzeugen und die Preisgestaltung. Die Elektrowerkzeuge sind ein kommerzieller Bedarf. Nicht alle Unternehmen haben Ausgaben für maßgeschneiderte Kataloge, aber einige schon, die bis zu 15 % betragen können.
Ähnlich wie bei den Spotkäufen folgen die taktischen Käufe der Kette. Definieren Sie taktische Käufe und vergleichen Sie dann Spotkäufe, um den Unterschied zu verdeutlichen.
Nur der Benutzer weiß von taktischen Käufen. Einfach gesagt, der Lieferant oder die Lieferantenbasis ist identifiziert und die Dinge wurden gekauft. Sie unterscheiden sich von den maßgeschneiderten Katalogausgaben, da ihre Kaufhäufigkeit geringer ist und sie keine Beschaffungsstruktur oder -vereinbarung erfordern.
Gabelstaplerbatterien sind ein taktischer Kauf. Die Komponenten sind exakt und werden regelmäßig aktualisiert. Bei Spotkäufen handelt es sich jedoch hauptsächlich um einmalige Transaktionen. Unternehmen geben 15-25 % für den taktischen Einkauf aus.
Tail Spend Management kontrolliert und bildet nicht-strategische Lieferantenkäufe ab. Das Tail Spend Management verbessert die Effizienz der Lieferanten und die Transparenz der Ausgaben und Einsparungen.
In einer idealen Welt könnten Unternehmen alle Transaktionen und Einkäufe unabhängig von ihrer Größe verwalten. Trotz der zunehmenden Popularität der Verwaltung von Ausgaben nach dem Schwanzprinzip wissen die meisten Unternehmen nicht, wie oder warum sie diese kontrollieren sollen. Dafür gibt es verschiedene Gründe.
Die Verwaltung der nachlaufenden Kosten ist aufgrund der Vielzahl von Anbietern schwierig. Ein effektiver Ansatz zur Verwaltung der nachlaufenden Kosten ist ebenfalls unrentabel.
Darüber hinaus umfassen die Ausgaben für die Beschattung auch Waren von geringem Wert. Sie werden häufig per Telefon, E-Mail, App oder über Websites von Drittanbietern bestellt und sind somit unsichtbar und liegen außerhalb des Beschaffungsrahmens.
Bei den Ausgaben für die Beschattung handelt es sich also um einmalige Käufe oder Transaktionen, die zu selten sind, um katalogisiert zu werden. Ohne eine technische Lösung ist die Kategorisierung dieser Ausgaben kompliziert. Mitarbeiter und Ressourcen sind mit der Nachverfolgung von “tail expenditure” in Excel-Tabellen belastet.
Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, dass die meisten Beschaffungsexperten dafür ausgebildet sind, hochkarätige Beschaffungen, strategische Projekte und großvolumige Käufe zu verwalten, die die Strategie und das Wachstum des Unternehmens unterstützen. Bei diesen Einkäufen handelt es sich in der Regel um große Kernverträge mit speziellen Bedingungen, die die Kaufkraft des Unternehmens ausnutzen und den Einsatz festlegen.
Kleinere Anschaffungen sind weniger eingeschränkt und variieren je nach Abteilung. Einige Beschaffungsabteilungen erlauben den Abteilungen, Einkäufe von geringem Wert zu tätigen. Andere Abteilungen, die nicht im Beschaffungswesen tätig sind, können ihr eigenes System und ihr eigenes Urteilsvermögen nutzen.
Theoretisch könnte dies der Verwaltung dabei helfen, eine Vereinbarung über Schreibwaren auszuhandeln, die dem Unternehmen Geld spart. Bevor aufgedeckt wurde, dass sich der Erwerb und der Vertrag mit einer Geschäftsvereinbarung überschnitten. Das Unternehmen wird eine größere Mengenrabattschwelle verpassen und ein größeres Risiko für die Einhaltung der Vorschriften eingehen.
Nicht funktionierende oder komplexe Beschaffungsprozesse erschweren die Verwaltung der Ausgaben für die Beschaffung. Die Mitarbeiter werden innovativ vorgehen, um die Aufgabe zu erfüllen, insbesondere wenn der Einkauf nicht ihre Hauptaufgabe ist. Da diese Mitarbeiter nicht über das Wissen und die Erfahrung von Beschaffungsspezialisten verfügen, die bewährte Verfahren anwenden, sind die Einhaltung der Vorschriften und Kosteneinsparungen gefährdet.
Zu erklären, warum einige Ausgaben nicht verwaltet werden. Einige Beispiele zeigen, wie sich das Problem mit der Zeit verschlimmern kann:
Die heutige Wirtschaft erfordert ein Beschaffungs- und Ausgabenmanagement, um wettbewerbsfähig zu sein. Planung und Prognosen sind komplex, fehlerhaft und unvollständig, wenn die Ausgaben nicht verwaltet werden.
Kostenkontrolle und Lieferantenbeziehungen steigern die Erträge. Eine vollständige Kontrolle der indirekten Ausgaben ermöglicht es einem Unternehmen, kostensparende Methoden anzuwenden und die Betriebskosten zu senken.
Unternehmen, die ihre Ausgaben nicht im Griff haben, stehen vor mehreren Herausforderungen. Zu den kritischen Aspekten von Missmanagement gehören:
Die Beschaffungsabteilung handelt niedrigere Kosten für geringfügige Posten aus, die Unternehmen zahlen jedoch mehr dafür. Ein Unternehmen kann 20-30 % der indirekten Kosten einsparen, wenn es im Voraus ausgehandelte Kosten verwendet.
Eine unzureichende Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben kann zu höheren Preisen und Problemen mit der Produktqualität führen. Minderwertige Produkte nehmen zu und können dem Image des Unternehmens schaden.
Risiken für die Einhaltung der Vorschriften ergeben sich aus der unkontrollierten Anzahl und Qualität der Lieferanten. Konflikte zwischen Verträgen und Zahlungsvereinbarungen sind keine Seltenheit.
Transaktionskäufe, die keinen Mehrwert bringen, sind Zeitverschwendung. Untersuchungen zufolge kann die Verfolgung solcher Transaktionen die Produktivität von Einkäufern und Anforderern um 40 % senken.
Durch die Verwaltung der Ausgaben für das Schlusslicht können Unternehmen einmalig 10-20 % einsparen. Die jährlichen Einsparungen sollten um 2-5 % steigen. Idealerweise sollten 86 % des Budgets strategisch kontrolliert werden.
Die Verwaltung der Ausgaben für die Beschaffung konsolidiert die Lieferanten und verbessert die Effizienz. Die Beschaffung hat mit weniger Lieferanten zu tun und spart Geld. Die konsolidierte Verwaltung verschafft der Beschaffung mehr Zeit für die Bearbeitung von Aufträgen mit höherem Wert.
Durch eine bessere Katalogabdeckung und die Selbstbedienung bei der Beschaffung können sich die Beschaffungsmitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Die Beschaffung kann ihre Effizienz um 20 % steigern, indem sie Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung erkennt.
Die Kontrolle der Ausgaben verbessert die Einhaltung von Richtlinien und Verträgen durch Geschäftsanwender und Lieferanten. Die Eliminierung unzuverlässiger Basislieferanten verringert das Risiko. Eine transparente Beschaffung erleichtert die Prävention und Aufdeckung von Betrug.
Die Systeme zur Verwaltung der Ausgaben des digitalen Schwanzes sollten Transaktionen regeln, überwachen und verfolgen. So können Ausnahmen erkannt und behoben werden, bevor sie an den Anbieter übermittelt werden.
Diese Software verhindert unseriöse Ausgaben und liefert dem Unternehmen im Gegensatz zu alten Techniken umfassende Informationen über die Ausgaben. Auf diese Weise können Sie bestätigen, dass bis zu 95 % der Unternehmenseinkäufe mit den Vorschriften und Verträgen übereinstimmen.
Da die Systeme einfach zu bedienen sind, sind die Beteiligten intern und extern zufriedener. Die Verwaltung der Ausgaben legt fest, wer sich um was kümmert und wer bei Schwierigkeiten zu kontaktieren ist. Die Durchlaufzeiten werden verkürzt und die Beschaffungsressourcen werden geschult.
Zusammenfassung: Aus diesen Gründen sind Ausgabenanalyse und -verfolgung von entscheidender Bedeutung:
Proaktive Unternehmen können ihre Kosten senken und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dies kann durch den Einsatz von Technologie erreicht werden. Nach Angaben der Boston Consulting Group können durch technologiegesteuerte Schwanzausgaben jährliche Kosteneinsparungen von 10 % erzielt werden.
Die Leistungskennzahlen werden automatisch vom Programm festgelegt. Es ist nach Unternehmensgröße, Art und Branche anpassbar. Optimale Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihre Ausgaben für die Unternehmensverfolgung anhand von Daten aus einem Jahr analysieren.
Eine wirksame Ausgabenverfolgung und -analyse ist für die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben von entscheidender Bedeutung. Um von der Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben zu profitieren, benötigt Ihr Unternehmen ein Tool zur Ausgabenverfolgung und -analyse.
Die heutige schnelle Integration von Technologie und KI in die Ausgabenüberwachung ermöglicht es immer mehr Unternehmen, Daten über die Ausgaben von Unternehmen in Echtzeit zu erfassen und zu visualisieren. Auf diese Weise kann das Unternehmen seine Ausgaben effizient anpassen und planen und so Geld sparen.
Tail Spend ist ein weites Feld. Die Analyse der “Tail Spend”-Ausgaben umfasst auch falsch klassifizierte Käufe und “Maverick Spend”, daher ist es wichtig, diese Ausgaben zu definieren und zu wissen, wohin sie in Ihrem Unternehmen fließen. Die Definition variiert leicht von Unternehmen zu Unternehmen.
Nach den ersten drei Schritten segmentieren Sie die hinteren Ausgaben und suchen nach Möglichkeiten zur Kostensenkung und -vermeidung auf Transaktions- und Ausgabenebene.
Es folgen die Segmente:
Um das Ausgabenmanagement zu verbessern, sollten Sie interne Prozesse optimieren, um Daten besser sichtbar zu machen, Lieferanten zu reduzieren und Ausgaben zu überwachen.
Ihr E-Procurement-System sollte verlangen, dass die Mitarbeiter formelle Bestellanforderungen zur Genehmigung vorlegen, bevor sie diese in Bestellungen umwandeln. Das System sollte auch zugelassene Lieferanten und Produkte anbieten. Die Ausgaben außerhalb von strategisch verwalteten Verträgen werden sinken.
Diese Analyse umfasst ein drei- bis sechsmonatiges Programm zur Reduzierung von Spotkäufen in allen Endverbrauchersegmenten. Die Ausgaben in den hinteren Segmenten sollten strategisch verwaltet und in Kataloge oder automatisierte Einkaufskanäle gelenkt werden.
Alle gestrafften internen Prozesse sollen dem Unternehmen helfen, Geld zu sparen.
Nach der Rationalisierung interner Prozesse durch Identifizierung, Klassifizierung und Analyse von Ausgabendaten sollten Sie sich auf die Beschaffung und Auftragsvergabe konzentrieren, um die meisten Einkäufe und Transaktionen strategisch zu verwalten.
Nachdem Sie auf diese Weise mit der Beschaffung begonnen haben, müssen Sie die Leistungsverbesserung bei den Beschaffungsausgaben anhand von KPIs messen:
Strategien für ein maßgeschneidertes Ausgabenmanagement sollten Big Data und Analytik, KI, Automatisierung und digitale Plattformen umfassen, um die Datennutzung zu maximieren. Technologie kann Massenausschreibungen und andere Beschaffungsprozesse rationalisieren.
Damit der oben beschriebene Rahmen für die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben erfolgreich ist, müssen weitere Schritte zur Analyse der nachlaufenden Ausgaben hinzugefügt werden. Der Rahmen sollte Folgendes umfassen:
Der Rahmen sollte detaillierte Schritte zur Ausgabenanalyse umfassen, um alle Arten von Ausgaben zu ermitteln. Diese nicht konformen Transaktionen sollten mit anderen Ausgaben und Absprachen koordiniert werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu ermöglichen.
Ein ausgelagerter Vollzeit-Beschaffungs-Helpdesk bearbeitet alle Beschaffungs- und Akquisitionsanfragen. Jede Beschaffungsanfrage sollte mit der internen Beschaffungsabteilung des Kunden oder bestehenden Lieferantenvereinbarungen auf der Grundlage von Ausgabenparametern koordiniert werden.
Die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben umfasst auch die Konsolidierung der Anbieter. Der Rahmen muss sich auf einige wenige Anbieter konzentrieren, anstatt die Ausgaben auf eine große Gruppe zu verteilen. Dies hat die folgenden Hauptvorteile:
Die Architektur sollte gegebenenfalls die Beschaffung über Online-Anbieter-Marktplätze ermöglichen.
Schnelles Benchmarking, Angebote und Transaktionsvorteile stellen sicher, dass die Beschaffungsanalyse alle rechtmäßigen Einkäufe erfasst.
Die Einbeziehung von Informationen über den lokalen Lieferantenmarkt ist entscheidend für das Verständnis und die Kompetenz sowie für die Kosteneinsparungen des Unternehmens.
Da die Kunden immer anspruchsvoller werden, hat die Auslagerung der Verwaltung der Schwanzausgaben mehrere Vorteile. Externe Kunden und interne Stakeholder wollen eine schnellere Lieferkette, mehr Produktoptionen, Einblicke in die Abläufe, maßgeschneiderte Bestellungen und Omnichannel-Flexibilität.
Outsourcing eignet sich hervorragend für die Verwaltung aller nicht zum Kerngeschäft gehörenden Lieferanten, um die Kosten, die Komplexität und das Kapital der Lieferkette zu optimieren.
Die Auslagerung der Ausgaben für die Überwachung hilft den Unternehmen bei der Verwaltung:
Wir haben erörtert, wie Software für die Verwaltung von Beschaffungskosten die Analyse, die Verfolgung und die Software vereinfacht. Viele Unternehmen haben die Kontrolle der Beschaffungskosten traditionell ihren Mitarbeitern im Einkauf überlassen.
Es werden zwar strengere und umfassendere Einkaufskontrollen durchgeführt, aber eine zusätzliche Belastung der Einkaufsabteilung, die ohnehin schon eingeschränkt ist, ist nicht immer die ideale Wahl.
Die Sichtbarkeit und die Verwaltung der Ausgaben wird mit der Entwicklung der Unternehmen immer schwieriger. Ausgabenmanagement-Tools automatisieren die Unternehmensausgaben. Die Automatisierung der Buchführung mit Ausgabensoftware spart Zeit und Geld.
Ausgabenmanagement-Plattformen zentralisieren Rechnungen und Ausgaben, um Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihr Budget zu verschaffen. Einige wichtige Aspekte sind:
Bestellungen, Tabellenkalkulationen, zerknitterte Quittungen und fehlende E-Mails dokumentieren die Ausgaben von Unternehmen. Eine korrekte Ausgabenanalyse ist eine Herausforderung. Tools für das Ausgabenmanagement zentralisieren Ausgabendaten und unterstützen Buchhaltungsteams dabei, fehlerhafte Ausgaben aufzudecken, unkontrollierte Verschwendung zu reduzieren und Einsparungen zu finden. Plattformen erreichen dies durch:
Das herkömmliche Lieferantenmanagement ist mühsam. Manuelle Genehmigungen sind über mehrere Kanäle hinweg erforderlich. Plattformen für das Ausgabenmanagement organisieren die Lieferantendaten.
Sie dürfen:
Mit einer Ausgabenmanagement-Plattform können Sie Genehmigungen automatisieren und Ausgabenvorschriften durchsetzen. So sparen Sie Ausgaben, indem Sie den Prozess straffen und das Rätselraten verringern.
Das Ausgabenmanagement-Tool beseitigt die Belegverfolgung und die Ausgabenberichterstattung. Die Plattformen bieten:
Optimieren Sie Ihr Beschaffungswesen mit der einfachsten Ausgabenmanagement-Software der Welt. Vereinfachen Sie die Material- und Lieferbeschaffung Ihres Unternehmens von der Beschaffung bis zu den Gesamtkosten.
Wir kombinieren Spitzentechnologie, Inhalte und Wissen, um Einsparungen und Nachhaltigkeit zu fördern. Reibungslose und schnelle Verfahren minimieren manuelle Aufgaben und vereinfachen die Beschaffung.
Erstklassige Beschaffungstechnologie, schnelle Einrichtung, minimale Vorlaufkosten und ein einzigartiger Pay-As-You-Save-Preisplan sorgen dafür, dass Sie innerhalb weniger Tage einsatzbereit sind.
Erweitern oder schrumpfen Sie und verknüpfen Sie Systeme nach Bedarf. Ein einfaches, flexibles, zukunftssicheres Ausgabenmanagement-Tool für Kern- und Nicht-Kernkosten. Autonomer Einkauf, Interaktion mit Lieferanten, Automatisierung der Rechnungsstellung und ausgefeilte Analysen ermöglichen Ihnen die Erstellung Ihrer idealen Lösung.
Die Ausgaben am Ende der Beschaffungskurve beziehen sich auf Einkäufe mit geringem Volumen und mehreren Lieferanten, die nur einen winzigen Bruchteil der Gesamtkosten eines Unternehmens ausmachen. Im “langen Schwanz” der Ausgabenverteilungskurve summieren sich viele bescheidene Einkäufe.
Kleine, gelegentliche Ausgaben wie Büromaterialien, Sicherheitsausrüstungen oder Hausmeisterdienste werden nach hinten verschoben. Diese Anschaffungen sind für den täglichen Betrieb notwendig, tragen aber nur wenig zum Beschaffungsbudget bei.
Analyse der hinteren Ausgaben:
Tail Spend Management umfasst die Organisation und Optimierung der Beschaffung von Tail Spend. Es reduziert Risiken, Kosten und Ineffizienz durch Lieferantenkonsolidierung, Automatisierung und strategische Beschaffung.
Warum ist die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben so wichtig?
Die Verwaltung der hinteren Ausgaben ist aus mehreren Gründen wichtig:
Die Ausgaben am Ende der Kette werden manchmal auch als Ausgaben am Ende der Kette bezeichnet. Das “Pareto-Prinzip” leitet sich von der Verteilungskurve der Ausgaben ab. Diese Kurve weist am “Kopf” einige wenige Käufe von hohem Wert und einen langen Schwanz von Transaktionen von geringem Wert auf.
Long-Tail-Ausgaben, auch bekannt als Tail Spend, sind der kumulierte Wert vieler kleiner und seltener Beschaffungsvorgänge, die einen großen Teil der Beschaffungskosten eines Unternehmens ausmachen. Diese Transaktionen sind über mehrere Lieferanten und Kategorien verteilt.
Die Automatisierung der Beschaffung von Artikeln mit geringem Wert, die Zulassung von Online-Katalogen und der Einsatz von Ausgabenanalyse-Tools zur Ermittlung von Ausgaben-Kategorien, die nicht mehr benötigt werden, können Unternehmen dabei helfen, die Verwaltung ihrer Ausgaben zu optimieren.
Nachlaufende Ausgaben treten branchenübergreifend auf. Branchen mit unterschiedlichen Beschaffungsanforderungen haben mehr davon. Beispiel: Gesundheitswesen, Bildungswesen, Einzelhandel. Um den Betrieb zu unterstützen, werden verschiedene Artikel und Dienstleistungen benötigt.
Wie können Unternehmen Anbieter zusammenlegen und die Ausgaben für Anbieter reduzieren?
Taktiken zur Lieferantenkonsolidierung, wie z. B. sich überschneidende Kategorien, Rahmenverträge und Programme für bevorzugte Lieferanten, helfen dabei, Anbieter mit hohen Ausgaben auszuschalten und die Beschaffung zu verbessern.
Die Datenanalyse kann Trends bei den Endverbraucherausgaben, die Leistung der Lieferanten und kostensparende Lösungen aufzeigen. Diese datengesteuerte Methode hilft Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben.
Bei der strategischen Beschaffung werden Lieferanten auf der Grundlage von Kosten, Qualität und Leistung bewertet und ausgewählt. Unternehmen können ihre Lieferantenbeziehungen optimieren und Geld sparen, indem sie die strategische Beschaffung auf bestimmte Ausgabenbereiche anwenden.
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