Offene Bestellungen: Ein umfassender Leitfaden

Bei so vielen Einkäufen ist jede Möglichkeit, die moderne Einkaufsabteilung zu vereinfachen, willkommen. Die üblichen offenen Bestellungen benötigen Stunden, um sie zu beschaffen, auszuhandeln, einzureichen und auszuführen. Reduzieren Sie das Bestellvolumen, um Ihrer Buchhaltung Zeit, Geld und Fehler zu ersparen.

Die einmalige Erstellung einer Bestellung und ihre schrittweise Erfüllung ist effizienter für wiederkehrende Bestellungen, wie z.B. die Auffüllung von Vorräten. Dieser PO ist “offen” oder “stehend”.

Der Papierkram für wiederkehrende Einkäufe wird oft durch offene Bestellungen reduziert. Sie können nützlich sein, aber sie erfordern besondere Aufmerksamkeit. Offene Bestellungen können ein Ärgernis für die Buchhaltung sein, wenn sie nicht nachverfolgt werden.

Zahlreiche offene PO-Fragen werden in diesem Artikel beantwortet:

• Eine offene Bestellung?
• Warum führen Unternehmen offene Bestellungen ein?
• Schritte zur Verwendung einer offenen Bestellung?
• Gibt es Risiken bei der Verwendung einer offenen Bestellung?
• Wie kann Technologie den Einkauf verbessern?

Offene PO definieren

Offene Bestellungen (Daueraufträge) sind Verträge über den Kauf bestimmter Dinge von einem Lieferanten für einen bestimmten Zeitraum (normalerweise ein Quartal oder ein Jahr).

Offene Bestellungen helfen, Kopierpapier und Druckerzubehör zu ersetzen. Diese Artikel werden oft bestellt, sind aber nicht für den automatischen Versand geeignet.

Warum verwenden Unternehmen offene Bestellungen?

Offene Bestellungen reduzieren die manuelle Arbeit im Einkauf. Angenommen, Sie bestellen regelmäßig Büropapier. Obwohl die Nutzung schwankt, können Sie den Papierverbrauch des Büros über ein Geschäftsjahr hinweg schätzen.

Mit einer offenen Bestellung teilen Sie Ihrem Lieferanten Ihre Kaufabsicht mit und richten das Geschäft in beiden Systemen ein.

Sie haben den Servicevertrag und die Bestellung für die Nachbestellung. Dies vereinfacht die Bestellung und Erfüllung. Die Lieferanten können den Bestand planen und die Einnahmen für Ihr Konto vorhersagen.

Beispiel einer offenen Bestellung

Schreiben Sie eine offene Bestellung wie andere Bestellungen. Die Bestellmethode ähnelt einer einmaligen Bestellung. Gültige Bestellungen erfordern wesentliche Informationen:

Kopfzeile: Enthält den Namen des Unternehmens, die Adresse, den eingetragenen Käufer und Kontaktinformationen.

Informationen zum Verkäufer: Name, Adresse, Vertriebsmitarbeiter und Kontaktinformationen des Verkäufers sollten aufgezeichnet werden.

PO-Details: Geben Sie die Bestellnummer an (für offene Bestellungen verwenden Sie eine Hauptbestellnummer mit einer eindeutigen Nummer für jede Rate oder jeden Kauf). Geben Sie eine Lieferanten-ID an, wenn Ihr Unternehmen eine solche vergibt. Diese Daten sind wichtig für die Kreditorenbuchhaltung.

Informationen zur Bestellung: Artikel und bestellte Menge. Diese erste Bestellung wird verwendet, um mehrere weitere zu erstellen. Machen Sie also genaue Angaben zu Preis, SKU oder Artikelnummer, Farbe, Qualität und Preis (mit Nachlässen). Liefertermine werden nicht angegeben, da es während des Kaufzeitraums verschiedene Tage geben wird.

Einzelheiten zur Zahlung: Die Nummern von Kredit- oder Kundenkarten, ACH, Überweisungen und andere Bankdaten werden im Voraus vereinbart.

Schreiben einer offenen Bestellung

Schritte zum Schreiben einer offenen Bestellung mit diesen Informationen:

• Schreiben Sie eine Bestellanforderung für Ihren erwarteten Bestand. Verwenden Sie den Verbrauch des letzten Jahres und ändern Sie ihn, um angemessene Schätzungen zu erhalten.
• Beantragen Sie die Genehmigung der Abteilung. Ihre Bestellung kann größer sein als andere im System, je nach Preis des Artikels oder der Artikel. Dies erfordert die Freigabe durch die Rechtsabteilung oder das Finanzteam, um das Geschäft abzuschließen.
• Senden Sie die Bestellung mit allen rechtlichen oder Lieferinformationen.
• Prüfen Sie die Genehmigung des Verkäufers. Ihr Verkäufer bespricht mit Ihnen die Anforderungen an das Geschäft, fehlende Bestände und Anomalien in der Bestellung. Nehmen Sie alle Bestellanforderungen in die Bedingungen auf.
• Füllen Sie die erste Bestellung aus. Füllen Sie die Bestellung aus und erwarten Sie die erste Lieferung. Stimmen Sie nach Erhalt der Lieferung die Qualitäts- und Mengendifferenzen ab.
• Melden Sie offene Bestellungen. Die Buchhaltung muss die in Bearbeitung befindlichen Teilbestellungen verfolgen. Geben Sie den Status der laufenden Teilbestellungen, den voraussichtlichen Kaufbetrag und die Anzahl der Verträge an. Behalten Sie den Überblick über abgeschlossene Bestellungen, Änderungsaufträge und Liefer- oder Warenausnahmen unter der primären Bestellnummer.

Was sind Risiken bei offenen Bestellungen?

Verwalten Sie offene Kaufaufträge effektiv, um Ihren Einkaufsprozess zu rationalisieren. Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung haben Probleme mit der Berichterstattung über offene Bestellungen. Außerdem müssen sie die Vertragsbedingungen überprüfen, wenn die Bestellung versandt und akzeptiert wird.

Versäumte Berichterstattung

Einzelne Bestellungen haben einen dokumentierten Prozess und Endpunkt. Dies vereinfacht die Nachverfolgung und Berichterstattung. Um Einkäufe mit offenen Bestellungen effektiv zu erfassen, muss die Buchhaltung härter arbeiten.

Um Artikel, Termine, Ausgaben und zukünftige Einkäufe zu verwalten, ist ein System zur Verfolgung offener Bestellungen unerlässlich. So können Finanzberichte, Planung und Budgetierung offene Bestellungen angemessen berücksichtigen. Außerdem können Sie damit die Zahlungen für die Erfüllung von Bestellungen verfolgen.

Änderungen in der Reihenfolge

Im Geschäftsleben ändert sich der Bedarf über Nacht. Offene Bestellungen sind Vereinbarungen über den Kauf bestimmter Dinge in geschätzten oder bestimmten Beträgen im Laufe des Geschäftsjahres, so dass Sie möglicherweise nicht in der Lage sind, Änderungen vorzunehmen, wenn sich Ihr Geschäftsbedarf ändert.

Schätzen Sie bei der Vorbereitung einer offenen Bestellung den Bedarf sorgfältig ab. Fügen Sie Stornierungsbeschränkungen für zukünftige Bestellungen hinzu. Erläutern Sie Stornierungs- und Änderungsgebühren. Legen Sie Erwartungen und Anforderungen im Voraus fest, damit beide Parteien von der offenen Bestellung profitieren.

Verlorener Preiswettbewerb

Offene Bestellungen sind rechtliche Vereinbarungen über den Kauf von Artikeln vom Lieferanten, daher können ihre Preise verbindlich sein.

Sofern die Bestellbedingungen keine Preisanpassung oder -änderung zulassen, verpflichten Sie sich zur Zahlung des angegebenen Betrags. Selbst wenn die Preise fallen, ist Ihr ausgehandelter Preis festgeschrieben.

In einer offenen PO-Verhandlung sollten Sie die Rechte und Erwartungen jeder Partei in Bezug auf Preisänderungen darlegen.

Unzureichende Vorräte

Nutzen Sie eine offene Bestellung, um die Produkte zu bekommen, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen.

Engpässe in der Lieferkette und Beschaffungsschwierigkeiten bestehen trotz der Schätzung der Bestände fort. Da Ihre Bestellungen nicht geplant oder automatisch sind, hat der Lieferant möglicherweise Probleme, das Volumen einzuhalten. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mehr bestellen.

Sprechen Sie bei der Eröffnung einer Bestellung mit Ihrem Lieferanten über Lieferrückstände. Machen Sie sich mit den Einschränkungen bei Lieferrückständen vertraut und fragen Sie den Lieferanten, was er tun wird, wenn die Produkte nicht verfügbar sind.

Schlussfolgerungen zu offenen PO-Fragen

Offene Bestellungen lassen sich in der Regel durch exzellente Verhandlungsführung und Aufzeichnungen lösen. Die genaue Erfassung von teilweise ausgefüllten Bestellungen reduziert Buchhaltungsfehler, sorgt für Transparenz, faire Bedingungen und maximiert den Wert, ohne dass die Bargeld-Effizienz verloren geht.