Neuverhandlung: Der strategische Hebel, den wir oft übersehen

Einleitung:

Die Neuverhandlung von Verträgen senkt die Beschaffungskosten und spart eine Menge Geld. Eine gut geplante Neuverhandlung, die oft als “Quick Win” bezeichnet wird, kann erhebliche Vorteile bringen. Unternehmen können ihre Verhandlungsergebnisse verbessern, indem sie Daten nutzen und analysieren. In diesem Papier werden sechs wichtige Techniken und Überlegungen für Neuverhandlungen vorgestellt, mit denen Sie Ihre Erfolgsaussichten maximieren können.

Sie können Ihre Einkaufspreise auf verschiedene Weise senken. Ein Geschäftsinstrument, das manchmal als “Quick Win” bezeichnet wird, ist die Neuverhandlung Ihrer laufenden Verträge.

Bessere Vertragsbedingungen können bei einer Überprüfung zu großen Einsparungen führen. Wenn Sie Ihre Erfolgschancen verbessern wollen, müssen Sie jedoch einen organisierten Plan verfolgen. Lesen Sie unsere sechs Tipps für einen guten Neuverhandlungsprozess, um mehr zu erfahren.

Wenn Sie Verhandlungen als strategisches Instrument einsetzen, sollten Sie auch über die folgenden Fragen nachdenken:

• Welche Unternehmen haben Verträge, die neu ausgehandelt werden müssen?
• Welche Informationen sollten Sie in einer Sitzung verwenden, um neu zu verhandeln?
• Was wird Ihrer Meinung nach geschehen?

Neuverhandlungen auf der Grundlage von Fakten erzielen die besten Ergebnisse.

For one of our clients, we were going to put in place a full programme to improve speed and effectiveness. Procurement was going to be a big part of this programme.

Mit welchen Lieferanten sollten Sie neu verhandeln?

Die Neuverhandlung war eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Kostensenkung und zur Einsparung von Geld in der ersten Phase des Kaufprojekts.

Unser Ausgabenkontrollsystem wurde eingesetzt, um einen vollständigen Überblick über die Verwendung der Gelder zu erhalten. Das Unternehmen arbeitete im letzten Jahr mit fast 2.000 Anbietern zusammen. Obwohl die Gelder auf mehrere Gruppen und Anbieter verteilt waren, fanden wir mithilfe einer integrierten, automatischen Potenzialanalyse schnell eine Reihe möglicher Neuverhandlungsoptionen.

Sie benötigen nützliche Informationen, z. B. wie viel Sie ausgeben, um zu wachsen, wie wichtig Sie als Kunde sind oder wann Ihre Verträge auslaufen, um herauszufinden, welche Verkäufer oder Verträge Sie neu aushandeln sollten. Sie sollten sich auch ansehen, wie viel Geld in verschiedenen Abteilungen, Geschäftsbereichen oder Gruppen ausgegeben wird, um zu sehen, ob es Möglichkeiten zur Kostenbündelung gibt.

Wir haben in diesem Projekt schließlich 20 oder mehr Anbieter (oder Verträge) für einen Verhandlungsprozess ausgewählt, nachdem wir die Analysen um qualitative Daten ergänzt hatten.

Welche Informationen sollten Sie zu einer Neuverhandlungssitzung mitbringen?

Damit eine Verhandlungssitzung gut verläuft, müssen alle Beteiligten gut vorbereitet sein. Vor einer Sitzung sollten Sie immer eine umfassende Analyse der aktuellen Situation durchführen, um sie besser zu verstehen. Wir schlagen vor, dass Sie dabei eine Mischung aus internen und externen Analysen verwenden.

Wir stellten eine Reihe nützlicher Analysen für den betreffenden Kunden zusammen, einschließlich Ausgabenwachstum und Finanzdaten. Alle diese Einblicke wurden sofort vom Ausgabenmanagementsystem erstellt und dann vor der Sitzung direkt an Powerpoint gesendet.

Bei einem Verhandlungsgespräch sollten Sie die wichtigsten Informationen herausstellen, sowohl aus geschäftlicher als auch aus militärischer Sicht. Wenn Sie z. B. in den letzten Jahren viel mehr gekauft und viel mehr ausgegeben haben, würden Sie erwarten, dass dies durch bessere Konditionen oder Stückpreise zum Ausdruck kommt. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie dem Anbieter mitteilen, was Sie herausgefunden haben, und ihn bitten, Ihnen weitere Informationen oder Antworten zu geben. Wenn der Anbieter nicht alle Ihre Fragen während des Gesprächs beantworten kann, sollten Sie ihm nach dem Gespräch “Hausaufgaben” oder Folgeaufgaben mit auf den Weg geben.

Was wird Ihrer Meinung nach geschehen?

Durch bessere Preiskonditionen konnten bei diesem Projekt die Beschaffungskosten pro Verkäufer (d. h. die adressierten Ausgaben) um durchschnittlich 6 % gesenkt werden, was Einsparungen in Millionenhöhe bedeutete. Dabei ist zu beachten, dass die Höhe der eingesparten Gelder und der gesenkten Kosten je nach Geschäft, Anbieter und Art der Ausgaben unterschiedlich war. So senkte beispielsweise ein Anbieter nach Abschluss der Neuverhandlung seine Preise um durchschnittlich 20 %.

Diese Ergebnisse zeigen, dass Neuverhandlungen Ihrem Unternehmen helfen können, beim Kauf von Waren viel Geld zu sparen. Außerdem dauert der Prozess nicht lange, solange Sie die richtigen Informationen haben und sicherstellen, dass Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen.

Schlussfolgerung:

Neuverhandlungen sind eine wichtige Methode des Beschaffungskostenmanagements, mit der sich leicht Geld sparen lässt. Durch die Auswahl der besten Lieferanten, die Durchführung gründlicher Bewertungen und die Festlegung klarer Erwartungen können Unternehmen ihre Beschaffungskosten senken. Solche erfolgreichen Projekte zeigen, wie wichtig ein gut organisierter Neuverhandlungsansatz ist, der es Unternehmen ermöglicht, günstige Konditionen zu erzielen und durch strategische Beschaffung einen langfristigen Wert zu schaffen.