Einleitung:
In procurement, supplier evaluation and assessment assist organisations verify prospective suppliers and review current partnerships. Competitiveness depends on these judgements in fast-paced sectors. A low-risk, high-quality supplier portfolio helps firms optimise resource utilisation, improve procurement, and form long-term, mutually beneficial partnerships. This article discusses supplier evaluation and assessment’s relevance, advantages, and best practices.
Was ist eine Lieferantenbewertung?
Bei der Lieferantenbewertung im Beschaffungswesen werden die Leistungen der Lieferanten anhand verschiedener Kriterien formal bewertet, um festzustellen, ob sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Ziel ist es, ein risikoarmes, erstklassiges Lieferantenportfolio aufzubauen.
Die Abteilungen bewerten kontinuierlich die Lieferanten als Präqualifikationsphase im Einkauf.
Hald und Ellegaard (2011) definieren Lieferantenbewertung als “den Prozess der Quantifizierung der Effizienz und Effektivität von Lieferantenmaßnahmen”.
Mit einfachen Worten: Bei der Lieferantenbewertung wird festgestellt, ob ein Anbieter zu Ihrem Unternehmen passt. Dabei wird auch Ihre derzeitige Lieferantenbasis berücksichtigt, um die Leistung zu bewerten und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, Risikominderung und kontinuierlichen Verbesserung zu finden. Daher ist eine offene und gleichberechtigte Abstimmung von Zielen, Daten und Analysen mit den Lieferanten der erste Schritt zu einer effektiven Lieferantenbeurteilung.
Die Bedeutung der Lieferantenbewertung
Jede Beschaffungsorganisation ist bestrebt, die Ressourcen optimal zu nutzen. Um die besten Verträge in Bezug auf Qualität, Erschwinglichkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit zu erhalten, müssen die Lieferanten bewertet werden.
Der Prozess der Lieferantenbewertung ist schwierig, aber die Suche nach risikoarmen, qualitativ hochwertigen Lieferanten und langfristigen Geschäftsbeziehungen ist es wert.
Weitere Vorteile der Lieferantenbewertung sind:
- Risikominimierung: Eine sorgfältige Überprüfung der Lieferanten verringert die mit dem Umgang mit externen Systemen verbundenen rechtlichen, vertraglichen und sicherheitstechnischen Risiken.
- Verbesserungen der Lieferantenleistung wirken sich unmittelbar auf die Leistung des Beschaffungsprozesses aus. Die Faktoren der Lieferantenbewertung und -beurteilung bestimmen 57,1 % der Beschaffungsleistung (Murigi 2014). Da die Lieferantenbewertung Effizienz und Innovation fördert, verbessern die Lieferanten ihre Tätigkeit. Wenn Unternehmen ihre Entscheidungen von den Leistungszielen der Lieferanten abhängig machen, sind die Ergebnisse verblüffend.
- Kostenreduzierung: Die Lieferantenbewertung wirkt sich auf die Produktqualität und die Kosten aus und ist daher für jedes Unternehmen wichtig. Organisationen profitieren von einer kleinen Kosten- und Qualitätssteigerung durch die Lieferantenauswahl.
- Gebündelte Lieferantenbasis: Durch die Bewertung der Leistung von Lieferanten wird ein Benchmark gesetzt, der die Ergebnisse verbessert. Außerdem können die Unternehmen so Ziele und Maßnahmen auf der Grundlage der Fähigkeiten und Leistungen der Lieferanten festlegen.
- Ein Qualitätskriterium hilft bei der Bewertung von Lieferanten, indem es sie zu mehr Effizienz und Innovation anregt. Die Leistung der Lieferanten ist entscheidend für den Erfolg einer Einkaufsorganisation. Außerdem müssen sich Verkäufer und Kunde über ihre Qualität einig sein.
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Ein effektives Lieferantenmanagement fördert die Kommunikation, Zusammenarbeit und Loyalität, was zu langfristigen, für beide Seiten vorteilhaften Partnerschaften führt.
- Verbesserte Geschäftsergebnisse: Top-Lieferanten ermöglichen es Ihnen, qualitativ hochwertigere und günstigere Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Sie können die Verbraucher besser bedienen und den Umsatz und die Loyalität steigern.
Bewertung der Lieferanten
Der Prozess der Lieferantenbewertung beginnt mit der Bewertung der Bedürfnisse Ihres Unternehmens und der Erstellung einer Liste von Anforderungen, die mit den Anbietern besprochen werden. Danach wird ein Auswahlkriterium zur Bewertung der Anbieter erstellt, einschließlich einer Bewertungsmethode.
Eine Marktstudie bestimmt die Anzahl der Anbieter, die sich an der Ausschreibung beteiligen werden. Eine kleine Gruppe von Anbietern und eine erste Bieterliste ist eine Version der zweiten Phase. Die folgenden Anbieter erfüllen die Standards. Dann erhalten die Anbieter auf der Liste eine RFI mit der Bitte um weitere Informationen. In der RFI wird gefragt, ob das Unternehmen interessiert ist, und es werden genügend Informationen gesammelt, um eine allgemeine Bewertung vornehmen zu können.
Nach dem Erhalt von Angeboten oder RFIs bewerten alle Unternehmensbeteiligten die Anbieter. Die Ergebnisse und Diskussionen bestimmen die Auswahl der Anbieter.
Die meisten Beschaffungsexperten sind sich einig, dass es keine optimale Methode zur Lieferantenbewertung gibt. Die Unternehmen probieren daher verschiedene Methoden aus, um herauszufinden, was funktioniert. Der Bewertungsprozess reduziert Risiken und maximiert den Wert für die Beschaffungsorganisation, unabhängig von der Strategie.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Bewertung der Lieferanten auch nach der Auswahl weitergeht. Sobald eine Verbindung hergestellt ist, muss die Leistung des Lieferanten überwacht werden. Eine Rangfolge der Lieferanten nach Kriterien hilft den Unternehmen, die besten und die ausbaufähigen Lieferanten zu ermitteln.
Kriterien für die Lieferantenbewertung
Die Bewertung von Lieferanten umfasst qualitative und quantitative Kriterien. Es reicht nicht aus, einheitliche Auswahlkriterien zu schaffen und sie auf alle Fälle anzuwenden.
Die Mission, die Vision und die Geschäftsziele Ihres Unternehmens sollten die Bewertung der Lieferanten leiten. Wir sollten auch Qualität, Preisgestaltung, finanzielle Integrität, soziale Verantwortung des Unternehmens, Kommunikation und kulturelle Überzeugungen berücksichtigen.
Die Prioritäten Ihrer Organisation müssen bei der Bewertung von Auftragnehmern und Anbietern berücksichtigt werden. So muss eine Organisation des Gesundheitswesens beispielsweise der Datensicherheit und den gesetzlichen Vorschriften Vorrang vor anderen Fragen einräumen.
Unternehmen sehen sich jedoch oft mit gegensätzlichen konkreten und immateriellen Elementen konfrontiert, die Entscheidungen erschweren.
In den Prozess der Lieferantenauswahl müssen alle wichtigen Interessengruppen des Unternehmens einbezogen werden, z. B. Beschaffung, Technik, Logistik, Fertigung usw. Die Beteiligten müssen sich auf die Auswahlkriterien einigen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jedes Kriterium entsprechend seiner Bedeutung, den Unternehmensprioritäten und der Strategie gewichtet wird.
12 Kriterien für die Lieferantenbewertung
Wirksame Kriterien für die Lieferantenbewertung wirken sich auf die Einkaufsleistung eines Unternehmens aus.
Laut Murigi (2014) bestimmen die Kriterien für die Lieferantenbewertung und -beurteilung 57,1 % der Leistung des Beschaffungsprozesses.
Die typischsten Faktoren sind Materialversorgung, Qualität, Preisgestaltung, Finanzlage, Kommunikation und Technologie. Viele andere Merkmale können je nach Methode von größerer Bedeutung sein. Daher ist es schwierig, eine exklusive Liste zu erstellen.
Nachstehend sind einige Faktoren aufgeführt, die eine Organisation zur Bewertung von Lieferanten heranziehen kann:
- Qualität ist ein schwer zu beschreibender Begriff. IBM hat Qualität für die Lieferantenbewertung am besten definiert: “Qualität bedeutet die Erfüllung der Kundenbedürfnisse.
Qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen entstehen, wenn Lieferant und Kunde sich über die Bedürfnisse einig sind und diese erfüllen. Das Qualitätsmanagement umfasst die Interaktion zwischen Abteilung, Lieferant und Kunde. Nach der Festlegung von Qualitätsstandards muss der Herstellungsprozess so organisiert werden, dass diese erreicht und aufrechterhalten werden.
Um dies zu erreichen, hat das Qualitätsmanagement vier voneinander abhängige Funktionen: Festlegung von Standards, Bewertung, Kontrolle und Sicherung. Durch eine externe Bewertung wird festgestellt, wie gut die Verfahren den nationalen und internationalen Normen entsprechen. ISO-9000/9001 ist ein Beispiel dafür. - Preis/Kosten: Zu den Erwartungen gehören der gegenwärtige und künftige Kostenbedarf, Kostenreduzierung, kontinuierliche Verbesserung und Gesamtkosten (einschließlich Anschaffungs-, Bestands- und Entsorgungskosten).
- Leistung Lieferung: Garantierte Produktlieferung zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Menge. Dazu gehören die Überprüfung von Kundenbestellungen, die Planung der Produktion und die Bestimmung der Zeit, die benötigt wird, um die Kundenerwartungen zu erfüllen.
Zum Service gehören das Befolgen von Anweisungen, der Umgang mit Beschwerden, die Bequemlichkeit des Geschäfts und eine schnelle Reaktion. All diese Variablen machen die Definition von Servicekriterien schwierig.
Subjektive Beurteilungen werden verwendet, um die Dienstleistungen der Anbieter zu bewerten. Dies erfordert Überlegungen zur Qualität der Unterstützung, zur Einstellung des Anbieters, zur Reaktionsgeschwindigkeit, zur Qualifikation des Supportpersonals usw.
Die meisten Unternehmen verwenden für den Lieferantenservice ein grundlegendes Bewertungssystem mit den Kategorien ausgezeichnet, zufriedenstellend und schlecht, das auch begründet wird.
- Finanzielle Stärke: Bewertung der Finanzen eines Anbieters. Es geht darum, festzustellen, ob ein Anbieter in Ressourcen investieren, Lieferanten und Arbeitnehmer bezahlen und Schulden und finanzielle Verpflichtungen erfüllen kann. Diese Elemente sind entscheidend für die Unterbrechung der Versorgung.
- Vorlaufzeit: Die Zeit zwischen Bestellung und Lieferung ist ein wichtiger Faktor für die Zuverlässigkeit.
- Technische Eignung: Dieser Faktor bewertet die technische Eignung eines Anbieters und seine Fähigkeit, dem Fortschritt zu folgen.
- Flexibilität: Die Fähigkeit eines Lieferanten, Stückzahlen und Lieferfristen zu ändern, um den Kundenwünschen gerecht zu werden.
- Entwicklung bedeutet Innovation und Verbesserung, um Waren zu verbessern und Preise zu sparen.
- Der Managementansatz ist entscheidend für ein Unternehmen, das langfristige Lieferantenpartnerschaften anstrebt. Die Lieferanten des entscheidenden Quadranten, die lebenswichtige Güter in großen Mengen anbieten, schließen in der Regel solche Vereinbarungen ab. Um eine Partnerschaft einzugehen, müssen sich die Parteien auf Ziele und Maßnahmen einigen. Wenn solche Partnerschaften richtig aufgebaut sind, können sie zu Kosteneinsparungen und zur Zusammenarbeit bei der Produktentwicklung führen.
- Geografischer Standort: Die geografische Nähe ist von Bedeutung, da mit zunehmender Entfernung Transport-, Logistik- und Währungsschwankungen auftreten können, die die Flexibilität verringern.
- Einhaltung von Umweltvorschriften: Partnerschaften in der Lieferkette verlangen von den Lieferanten zunehmend die Einhaltung von Nachhaltigkeitsstandards.
Die wichtigsten Bewertungskriterien für Lieferanten finden
Sie riet den Unternehmen, die Kriterien für die Lieferantenauswahl wie folgt zu kategorisieren:
Obligatorisch – Umauf der Gebotsliste zu stehen, müssen die Anbieter diese Anforderungen erfüllen.
Diese werden bevorzugt, obwohl ein Anbieter auch ein Angebot abgeben kann. Dennoch werden diese Faktoren die Auswahl des Anbieters bestimmen.
FührendeBedenken auf einige wenige beschränken. Diese Schwierigkeiten werden die besten Anbieter von den anderen unterscheiden. Bei der Lieferantenauswahl sollten diese Probleme im Vordergrund stehen.
5 Tipps für eine erfolgreiche Lieferantenbewertung
- Beschaffungsmanager müssen Bewertungskriterien entwickeln, um Lieferanten zu bewerten und auszuwählen und sie auf der Liste der zugelassenen Lieferanten zu halten.
Die Kriterien für die Lieferantenauswahl sind unterschiedlich. Diese Anforderungen können jedoch miteinander in Konflikt geraten. So können beispielsweise Kosten und Qualität im Widerspruch zueinander stehen. Daher müssen die Faktoren gewichtet werden, um festzustellen, welcher Anbieter den besten Kompromiss aus allen Kriterien bietet. Verwenden Sie weniger kritische Kriterien als eine umfangreiche Liste, da jedes einzelne Kriterium bei der endgültigen Bewertung kaum ins Gewicht fällt.
- Da bestimmte Kriterien qualitativ sind, ist ihre Bewertung schwierig. Eher subjektive und personenabhängige Faktoren. Die Kosten sind quantifizierbar, während die Produkt- oder Dienstleistungsqualität qualitativ ist. Nicht unmittelbar messbar. Berücksichtigen Sie in diesem Fall die Kosten für die Rücknahme von Produkten, die Kosten für Dienstleistungen nach dem Verkauf usw.
- Unternehmen haben Schwierigkeiten, Hunderttausende von Lieferanten funktionsübergreifend zu verwalten. Das Problem kann durch den Aufbau und die Verwaltung einer zentralen Lieferantendatenbank gelöst werden. Ignite Procurement automatisiert und zentralisiert Lieferantendaten und Analysen.
- Bestimmen Sie den Bewerter. In der Regel übernehmen Mitarbeiter des Beschaffungswesens diese Aufgabe, doch für kostenintensive oder schwierige Fälle eignen sich Analysten am besten. Ein Berater kann bei zeitaufwändigen Aufgaben wie der Recherche, der Vorbereitung der Ausschreibung und der Finanzanalyse helfen, über die die Organisation möglicherweise nicht verfügt.
- Ohne Frist ist der endgültige Auswahl- und Rekrutierungsprozess schwierig.
Checkliste zur schnellen Lieferantenbewertung
Die Überprüfung der Lieferanten erfolgt fortlaufend und hat die Verbraucher und Ziele im Blick. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Lieferanten nach bewährten Verfahren bewerten, sollten Sie folgende Schritte beachten:
- Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihres Lieferanten.
- Festlegung von Kriterien, Standards, Methoden und Verfahren zur Lieferantenbewertung.
- Standardisieren Sie Ihre Lieferantenbewertung mithilfe eines Formulars, um bessere, schnellere und strategischere Entscheidungen zu treffen.
- Auswahl und Klassifizierung von Lieferanten je nach den Zielen der Lieferantenbewertung.
- Nutzen Sie Statistiken und Fakten im Umgang mit Lieferanten. Kommunizieren Sie immer, insbesondere mit kritischen Lieferanten.
- Die Technologie optimiert die Nutzung von Informationen.
- Sprechen Sie häufig mit Ihren Anbietern, um suboptimale Bereiche zu verbessern.
- Neubewertung der Lieferantenleistung anhand Ihrer Kriterien.
- Wiederholen Sie es.
Schlussfolgerung:
Die kontinuierliche Erstellung von Kriterien, die Analyse der Leistung und die Kommunikation mit den Lieferanten ist der Schlüssel zur Lieferantenbewertung. Bewährte Verfahren und digitale Technologien helfen Unternehmen, Risiken und Kosten zu senken, die Leistung der Lieferanten zu verbessern und strategische Allianzen zu entwickeln. Eine umfassende Lieferantenbewertung verbessert die Effizienz der Beschaffung sowie den Erfolg und die Nachhaltigkeit des Unternehmens. Die Bewertungsmethode wird überprüft und aktualisiert, um die Lieferantenbasis mit den Unternehmenszielen und Markterwartungen auf dem neuesten Stand zu halten.
