Einführung
In den komplizierten globalen Lieferketten von heute sind die Unternehmen darauf angewiesen, dass die Lieferanten die Standards absolut einhalten. Supplier Compliance (SC) ist die Garantie, dass die Lieferanten die betrieblichen, ethischen und rechtlichen Normen einhalten. Dies ist absolut notwendig, um Gefahren zu vermeiden und eine einwandfreie Lieferkette aufrechtzuerhalten. Wird sie ignoriert, kann dies zu Störungen, rechtlichen Problemen, Rufschädigung und zusätzlichen Kosten führen. In diesem Leitfaden wird definiert, warum SC wichtig ist, welche Gefahren die Nichteinhaltung von Vorschriften birgt und wie man ein effektives Programm aufbaut.
Beschreiben Sie die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten.
Die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten bedeutet, dass die Lieferanten die gesetzlichen und verbraucherrelevanten Kriterien erfüllen. Die Prüfung und Analyse von Lieferanten trägt dazu bei, dass sie sich an Vereinbarungen mit Verbrauchern, Vorschriften, Richtlinien und Industriestandards halten. Die Einhaltung von Vorschriften verbessert die Leistung und Qualität der Lieferkette und trägt zur Verringerung von Risiken bei. Dabei werden Themen wie Arbeitsnormen, Umweltkriterien, Produktsicherheit, Datenschutz und andere Anforderungen behandelt. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Lieferanten die Richtlinien für Lieferung, Qualität, Kosten und moralisches Verhalten des Unternehmens einhalten. Ein erfolgreiches SC-Programm besteht aus klaren Richtlinien, Verfahren, Audits, Bewertungen und Leistungsmessungen.
Vorteile für die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten
Die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten in einer Lieferkette hat viele Vorteile:
Geringeres Risiko: SC reduziert Unterbrechungen der Lieferkette, Geldstrafen, rechtliche Schritte und Rufschädigung. Einkäufer können Probleme erkennen und lösen, bevor sie eskalieren, indem sie die Einhaltung von Vorschriften überwachen und durchsetzen.
Qualität und Leistung: SC-Programme stellen sicher, dass die Lieferanten Qualitäts-, Liefer- und Preiskriterien erfüllen, und verbessern so die Qualität und Leistung der Lieferkette. Dies steigert die Effizienz, die Produktion und die Zufriedenheit der Kunden.
Compliance-Programme für Lieferanten können die Transparenz der Lieferkette fördern, indem sie die Praktiken und Leistungen der Lieferanten sowie die Einhaltung von Vorschriften und Normen offenlegen. Dies schafft Vertrauen und verbessert die Beziehungen zu Kunden, Investoren und Stakeholdern.
Faire Arbeitsbedingungen, ökologische Nachhaltigkeit und ethische Geschäftspraktiken können durch die Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten gefördert werden. Dadurch kann die Lieferkette mit den Werten und Erwartungen der Kunden und Interessengruppen in Einklang gebracht werden.
Programme zur Einhaltung von Lieferantenvorschriften können Kosten sparen, indem sie Ineffizienzen und Probleme bei der Nichteinhaltung von Vorschriften aufdecken, die zu Abfall, Nacharbeit und Verzögerungen führen. SC können die Gewinne steigern und die Kosten senken, indem sie die Effizienz verbessern und den Abfall reduzieren.
Supplier compliance may improve supply chain resilience, efficiency, and sustainability, reduce risk, and boost buyer and stakeholder reputation.
Klare Erwartungen, strenge Überwachung und Durchsetzung sowie ständige Verbesserungen sind erforderlich, um die SC zu gewährleisten.
Was ist Supplier Compliance und wie funktioniert sie?
Es gibt eine Reihe von Verfahren, Vorschriften und Überwachungssystemen, um Verstöße bei Lieferanten zu erkennen und zu behandeln. Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, finden Sie hier einige Taktiken:
Legen Sie die Anforderungen an die Lieferanten fest Einkäufer müssen genaue Angaben zu den Leistungs-, Preis-, Liefer- und rechtlichen Kriterien machen, die sie an ihre Lieferanten stellen. Dazu gehören ethische Standards, Umweltverträglichkeitsprüfungen, Arbeitsbedingungen und andere damit zusammenhängende Fragen.
Führen Sie ein umfassendes Screening durch Um sicherzugehen, dass ihre Lieferanten den Anforderungen entsprechen, sollten Einkäufer gründliche Hintergrundprüfungen durchführen. Dazu gehört auch die Überprüfung der Glaubwürdigkeit, der finanziellen Stabilität und der bisherigen Leistungen.
Behalten Sie die Leistung des Lieferanten im Auge Mit Hilfe von Audits, Bewertungen und Leistungsmessungen können Sie die Entwicklung Ihrer Lieferanten überwachen und Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften aufdecken. Achten Sie darauf, ob sich die Lieferanten an die vom Unternehmen festgelegten Bedingungen und Normen halten.
Bieten Sie Unterstützung bei der Schulung an. Es liegt in der Verantwortung der Einkäufer, dafür zu sorgen, dass die Lieferanten die nötige Ausbildung erhalten, um alle Regeln und Maßstäbe auf dem Markt einzuhalten. Umweltschutz, ethische Unternehmenspraktiken und sichere Arbeitspraktiken sind alles mögliche Themen für solche Schulungen.
Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften Vertragskündigung, Geldstrafen oder rechtliche Schritte sind angemessene Maßnahmen, die Einkäufer bei Nichteinhaltung der Vorschriften ergreifen sollten. Mit diesen Sicherheitsvorkehrungen ist es wahrscheinlicher, dass die Lieferanten die Vorschriften einhalten und Geldstrafen für Verstöße vermeiden.
Engagieren Sie sich für kontinuierliche Verbesserungen Es liegt in der Verantwortung der Einkäufer, die Lieferanten zu ermutigen, die Einhaltung der Vorschriften schrittweise zu verbessern. In diesem Zusammenhang können Sie mit ihnen an Projekten in den Bereichen Nachhaltigkeit, Qualität und Effizienz arbeiten und sie bei der Erstellung von Plänen zur Verbesserung ihrer Leistung unterstützen.
Die Folgen der Nichteinhaltung der Vorschriften
Die Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten kann Kunden und Interessengruppen schaden:
Nicht konforme Lieferanten können die Lieferkette durch verspätete Lieferung, schlechte Qualität oder Nichteinhaltung von Vorschriften stören.
Bußgelder und rechtliche Schritte: Lieferanten und Abnehmer können bei Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften ihren guten Ruf verlieren.
Schädigung des Ansehens: Wenn die Verbraucher oder die Medien feststellen, dass der Lieferant die Vorschriften nicht einhält, kann der Ruf des Käufers leiden. Mangelndes Vertrauen kann zu Umsatzeinbußen führen.
Kosten: Bußgelder und die Reparatur von nicht konformen Gegenständen oder Verfahren können die Kosten erhöhen.
Qualität und Leistung: Nicht konforme Anbieter können minderwertige Waren und Dienstleistungen liefern, die den Anforderungen nicht genügen, was die Qualität und die Kundenzufriedenheit senkt.
Ethische Fragen: Verstöße gegen ethische Standards wie faire Arbeitsbedingungen oder Umweltgesetze können dem Ansehen des Käufers und der Stakeholder schaden.
Die Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten kann den Ruf des Käufers, seine Finanzen und die Beziehungen zu seinen Interessengruppen schädigen. Um die Nichteinhaltung von Vorschriften zu verhindern und Bedenken schnell auszuräumen, müssen die Programme zur Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten stark sein.
Bewährte Praktiken für die Einhaltung der Vorschriften durch Lieferanten
Unternehmen können diese SC-Best-Practices anwenden, um zu gewährleisten, dass die Zulieferer rechtliche, ethische und betriebliche Standards einhalten:
1. Erwartungen klären
Legen Sie klare rechtliche, ethische und betriebliche Standards für Anbieter fest. In Richtlinien, Verfahren und Verträgen können Compliance-Anforderungen und Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften festgelegt werden.
2. Gründlich sein
Überprüfen Sie künftige und aktuelle Lieferanten auf Einhaltung der Vorschriften. Dazu gehört die Überprüfung von Zertifikaten, Lizenzen, der Einhaltung von Vorschriften, der finanziellen Solidität und des Rufs.
3. Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch den Lieferanten
Überprüfen Sie die SC routinemäßig, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Die Einhaltung rechtlicher, ethischer und betrieblicher Vorschriften kann durch Audits, Inspektionen und Leistungsüberprüfungen bewertet werden.
4. Schulung zur Einhaltung der Vorschriften
Die Lieferanten sollten eine Schulung zur Einhaltung der Vorschriften erhalten, damit sie die Erwartungen und Verpflichtungen verstehen. Dies kann rechtliche, ethische und betriebliche Schulungen umfassen.
5. Ermutigung zum offenen Dialog
Ermutigen Sie die Lieferanten, Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften durch eine offene Kommunikation offenzulegen. Dies hilft, Compliance-Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie eskalieren.
6. Einrichtung eines soliden Datenverwaltungssystems.
Verwenden Sie ein leistungsfähiges System zur Verwaltung von Stammdaten, damit die Lieferantendaten korrekt, aktuell und zugänglich sind. Dies kann die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften und die Berichterstattung optimieren und den Beteiligten die Daten an die Hand geben, die sie zur Bewertung der Einhaltung der Vorschriften benötigen.
7. Weiter verbessern
Bewertung und Verbesserung des Compliance-Programms für Lieferanten, um es effektiv und relevant zu halten. Feedback von Interessengruppen, Bewertung des Compliance-Programms und Korrekturmaßnahmen können erforderlich sein.
Diese bewährten Praktiken können Unternehmen dabei helfen, zu gewährleisten, dass ihre Zulieferer rechtliche, ethische und betriebliche Standards einhalten, und so das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und deren Folgen verringern.
Hilft das Stammdatenmanagement bei der Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten?
Die Verwaltung von Stammdaten kann dazu beitragen, die SC zu gewährleisten, indem sie zentralisierte, genaue und aktuelle Lieferantendaten bereitstellt. Das Stammdatenmanagement kann die Einheitlichkeit und Zuverlässigkeit von Lieferantendaten gewährleisten, was für die Überwachung und Durchsetzung von Vorschriften unerlässlich ist. Das Stammdatenmanagement unterstützt die SC auf diese Weise:
Standardisierung von Lieferantendaten: Die Stammdatenverwaltung stellt sicher, dass alle Lieferantendatensätze die gleichen Namenskonventionen, Datenstrukturen und Formate verwenden. Dadurch werden Ungenauigkeiten und Inkonsistenzen in den Lieferantendaten reduziert und die Genauigkeit der Compliance-Überwachung verbessert.
Das Stammdatenmanagement kann Lieferantendaten aus ERP-Systemen, Lieferantenportalen und anderen Datenbanken konsolidieren. So wird sichergestellt, dass alle wichtigen Lieferantendaten an einem Ort sind, was die Effizienz und Effektivität der Compliance-Überwachung verbessert.
Anreicherung der Lieferantendaten: Die Verwaltung von Stammdaten kann den Verlauf der Einhaltung von Vorschriften, Zertifizierungen und Bewertungen liefern. Dies kann dazu beitragen, Compliance-Probleme aufzudecken und die Compliance-Überwachung zu priorisieren, indem ein vollständigerer Überblick über die Leistung der SC gegeben wird.
Das Stammdatenmanagement kann Echtzeit-Lieferantendaten liefern, z. B. Aktualisierungen der Konformitätszertifikate und Änderungen der Eigentumsverhältnisse bei den Lieferanten. So kann sichergestellt werden, dass bei der Überwachung der Einhaltung der Vorschriften die aktuellsten und genauesten Daten verwendet werden, was die Wirksamkeit verbessert.
Die Stammdatenverwaltung zentralisiert genaue und zuverlässige Lieferantendaten und vereinfacht die Compliance-Berichterstattung. Dies erleichtert die Erstellung von Compliance-Berichten und liefert den Beteiligten die Daten, die sie zur Bewertung der Compliance benötigen.
Die Verwaltung von Stammdaten kann dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten zu gewährleisten, indem genaue und aktuelle Lieferantendaten zentralisiert werden. Dies kann die Effizienz der Compliance-Überwachung erhöhen, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften verringern und den Ruf und die Leistung der Lieferkette verbessern.
Schlussfolgerung:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SC nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern eine strategische Notwendigkeit für das Management einer robusten und widerstandsfähigen Lieferkette ist. Durch die Festlegung klarer Erwartungen, die Durchführung einer gründlichen Due-Diligence-Prüfung und die Implementierung konsequenter Überwachungs- und Verbesserungsprozesse können Unternehmen die Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten erheblich verringern. Darüber hinaus kann der Einsatz von Instrumenten wie dem Stammdatenmanagement die Genauigkeit und Effizienz der Compliance-Bemühungen verbessern und letztlich den Ruf des Unternehmens schützen und den langfristigen Erfolg auf dem globalen Markt sicherstellen.
