Das Management der Geschäftsausgaben kann schwierig sein, aber nicht immer. Moderne Organisationen nutzen eine bewährte Technik, um Produkte und Dienstleistungen transparent und messbar zu betrachten, zu beschaffen, zu erwerben und zu bezahlen. Der Beschaffungszyklus ist ein entscheidender Bestandteil des systematischen Ansatzes eines Unternehmens beim Kauf von Produkten und Dienstleistungen.
Dieses Tutorial zeigt, wie Standardisierung den Beschaffungsprozess vereinfachen und weniger einschüchternd gestalten kann.
Am Ende werden Sie den Beschaffungszyklus verstehen, zwischen verschiedenen Formen der Beschaffung unterscheiden können und erkennen, warum er für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, entscheidend ist.
Los geht’s!
Was ist der Beschaffungszyklus?
Der Beschaffungszyklus – auch bekannt als „Beschaffungsprozess“ – umfasst alle Schritte beim Kauf von Produkten und Dienstleistungen, von der Erkennung des Bedarfs bis zur Bezahlung und Aufbewahrung von Unterlagen.
Dieser Zyklus, der auf die Ziele und betrieblichen Anforderungen einer Organisation zugeschnitten ist, ermöglicht eine rechtzeitige, kosteneffiziente und regelkonforme Ressourcenbeschaffung und legt den Grundstein für betriebliche Effizienz und finanzielle Gesundheit.
Anleitung für den siebenstufigen Beschaffungszyklus
Der Beschaffungsprozess kann je nach Organisation variieren, aber es gibt ähnliche Prozesse, die eine effiziente und erfolgreiche Beschaffung sicherstellen.
Lassen Sie uns diese Phasen und ihre Bedeutung im Beschaffungszyklus besprechen.
Schritt 1. Bedarfsermittlung
Hier beginnt der Beschaffungszyklus.
Definieren Sie klar die Waren oder Dienstleistungen, die Ihre Organisation benötigt, um voranzukommen. Vor der Bestellung sollten Sie Preis, Qualität, Menge und Rhythmus berücksichtigen.
Dies wird alle folgenden Phasen des Zyklus beeinflussen, daher könnten Sie ohne eine klare Liste der Abteilungsbedarfe feststecken.
Wissen Sie, was Sie brauchen und warum. Das ist das Wesentliche.
Schritt 2. Bestellanforderung
Nachdem Sie den Bedarf definiert haben, klicken Sie auf „Bestellanforderung erstellen“. Diese offizielle Anfrage für Produkte oder Dienstleistungen enthält Spezifikationen, Menge und Budget.
Bestellanforderungen organisieren und regulieren die Beschaffung und stellen sicher, dass Käufe vorab genehmigt und mit den Bedürfnissen und Vorschriften der Organisation verknüpft sind.
Schritt 3. Genehmigung der Bestellanforderung
Der letzte Schritt ist die Überprüfung und Genehmigung dieser Bestellanfrage. Dies überprüft die Budgeteinhaltung und den Bedarf, um verschwenderische Ausgaben zu verhindern.
Genehmigende Personen werden die Anfrage auf Bedarf, Kosteneffizienz und Organisationsziele hin evaluieren und so Aufsicht hinzufügen.
Schritt 4. Auswahl der Lieferanten
Der Schritt der Lieferantenauswahl ist entscheidend für die Beschaffung. Mit wem werden Sie zusammenarbeiten?
Dieser Prozess umfasst die Analyse und Auswahl von Lieferanten basierend auf Kriterien, die Sie vermutlich während der Bedarfsermittlung festgelegt haben, wie Preis, Qualität, Zuverlässigkeit und Servicemetriken.
Schritt 5. Erstellung und Genehmigung der Bestellung
Nach der Lieferantenauswahl müssen Bestellungen erstellt und genehmigt werden. Die Bestellung (PO) spezifiziert Mengen, Beschreibungen, Preise und Vertragsbedingungen.
Denken Sie daran, dass die Bestellung ein rechtsverbindliches Abkommen zwischen Käufer und Lieferant ist und ihre Genehmigung notwendig ist, um den Beschaffungszyklus fortzusetzen.
Diese vollständige Einführung in Verfahren und Automatisierungen der Kreditorenbuchhaltung kann Engpässe verringern und Ihrem Finanzteam Zeit sparen.
Schritt 6. Auftragsverwaltung
Die Auftragsverwaltung umfasst die Verfolgung von Lieferungen und die Sicherstellung der Vertragseinhaltung.
Der Beschaffungszyklus erfordert Zeitpläne, Qualitätskontrolle und Vertragseinhaltung. Gute Auftragsverwaltung hilft, Inkonsistenzen frühzeitig zu erkennen und zu beheben, um einen reibungslosen Betrieb und Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Schritt 7. Rechnungen prüfen und bezahlen
Nach der Erbringung der Dienstleistung endet der Beschaffungszyklus mit der Rechnungsprüfung und -zahlung.
Das Beschaffungsverfahren gewährleistet, dass Produkte und Dienstleistungen der Bestellung entsprechen und die Zahlungsbedingungen erfüllt sind. Pünktliche und korrekte Zahlungen bauen starke Beziehungen zu Lieferanten auf und können sich auszahlen, wenn Sie erneut zusammenarbeiten!
Aufzeichnungen aufbewahren und aktualisieren.
Schließlich erfordert die Transparenz und Verantwortlichkeit der Beschaffung die Aufbewahrung und Aktualisierung von Aufzeichnungen. Es erfordert präzise Aufzeichnungen über Transaktionen, Verträge, Quittungen und Korrespondenz. Diese Praxis hilft bei künftigen Audits und Compliance-Prüfungen und liefert Daten für die Analyse und Verbesserung des Beschaffungsprozesses.
Was unterscheidet direkte, indirekte und Dienstleistungsbeschaffung?
Unternehmen müssen direkte, indirekte und Dienstleistungsbeschaffung verstehen, um ihren Einkaufsansatz zu optimieren. Jede beeinflusst das Kostenmanagement und die Lieferantenbeziehungen unterschiedlich in der strategischen Beschaffung.
Direkter Einkauf
Dies beinhaltet den Kauf von Artikeln und Ressourcen, die direkt in der Produktproduktion verwendet werden. Ein Smartphone-Hersteller, der Mikrochips kauft, oder ein Fahrzeughersteller, der Stahl kauft.
Die direkte Beschaffung beeinflusst die Herstellung und Produktqualität und ist eng mit dem Hauptbetrieb des Unternehmens verbunden. Aufgrund ihrer Größe und strategischen Bedeutung werden diese Einkäufe sorgfältig geplant und mit langfristigen Lieferanten antizipiert.
Indirekter Einkauf
Indirekte Beschaffung umfasst den Kauf von Artikeln und Dienstleistungen, die den Betrieb eines Unternehmens unterstützen, jedoch nicht Teil des Endprodukts sind. Beispiele sind Softwarelizenzen, Büromaterial und Reinigungsdienste.
Obwohl diese Einkäufe unbedeutend erscheinen mögen, sind sie entscheidend für den täglichen Geschäftsbetrieb. Mehrere Anbieter und Ausgabenkategorien machen die indirekte Beschaffung unvorhersehbarer und erfordern eine flexiblere Strategie.
Dienstleistungsbeschaffung
Aufgrund ihrer wachsenden Bedeutung verdient diese Unterkategorie der indirekten Beschaffung besondere Aufmerksamkeit. Der Kauf von Beratungs-, Rechts- oder Marketingdienstleistungen anstelle von Waren.
Die Beurteilung der Servicequalität, die Kontrolle der Lieferung und die Sicherstellung des Wertes für das Geld sind die spezifischen Herausforderungen der Dienstleistungsbeschaffung. Es erfordert eine sorgfältige Betrachtung der Lieferantenfähigkeiten, SLAs und des Beziehungsmanagements.
CPOs und Beschaffungsteams müssen diese Unterschiede verstehen. Es hilft, Taktiken auszurichten, Kosten zu kontrollieren und organisatorische Ziele zu erreichen.
Warum ist der Beschaffungszyklus wichtig?
Die operative und finanzielle Stabilität jedes Unternehmens hängt vom Beschaffungszyklus ab, insbesondere wenn Marktentwicklungen anhalten.
Laut der Hackett Group stiegen die weltweiten Beschaffungsanforderungen im Jahr 2023 um 10,6 %, was die Notwendigkeit eines gut ausgebildeten Personals zur Verwaltung der Beschaffungsverfahren für den Betrieb verdeutlicht.
Der Beschaffungszyklus kann mehr als nur helfen, dass Unternehmen die besten Produkte und Dienstleistungen zu den besten Preisen erhalten.
Er kann Lieferantenbeziehungen stärken, was den langfristigen Erfolg und Einsparungen in der Lieferkette fördern kann. Durch die Optimierung von Verfahren können Mitarbeiter weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich mehr auf strategische Aktivitäten konzentrieren, die der Organisation nachweisbaren Wert hinzufügen und die Produktivität steigern.
In einer zunehmend wettbewerbsintensiven und komplexen Geschäftswelt können Unternehmen erfolgreich sein, indem sie den Beschaffungszyklus verstehen und optimieren.
Können Sie Ihren Beschaffungszyklus optimieren? Beste Praktiken und Strategien
Die Verbesserung Ihres Beschaffungszyklus beinhaltet die Nutzung von Daten und Technologie, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die Zeit und Geld sparen. Branchenstatistiken und -einblicke können Ihnen helfen, das Beschaffungsmanagement zu verbessern:
1. Digitalisierung manueller Aufgaben im Beschaffungszyklus
Wenn Sie es noch nicht getan haben, digitalisieren Sie.
Forschung der Hackett Group zeigt, dass digitale Transformation die Beschaffungskosten um 45 % senken und die Effizienz um 30-50 % steigern kann.
Die Optimierung elektronischer Bestellungen und Rechnungen beschleunigt Genehmigungen und Zahlungen und verbessert die Beschaffung für alle Beteiligten.
2. Automatisieren
Automatisierung ist der Schlüssel zur Verbesserung der Beschaffung. McKinsey sagt, dass die Automatisierung der Beschaffung jährlich 3 % der Gesamtkosten einsparen kann.
3. Standardisierung der Beschaffungszyklus-Anleitung
Standardisierte Beschaffung bietet Effizienz und Einheitlichkeit. Eine klare Route von der Beschaffung zur Zahlung schafft Erwartungen und reduziert Missverständnisse.
4. Verbesserung der Sichtbarkeit von Beschaffungsdaten
Intelligentere Entscheidungen zu treffen und Stakeholder über den Bestellstatus und Maßnahmen zu informieren, wird durch die Sichtbarkeit von Beschaffungsdaten erleichtert.
Eine zentralisierte, KI-gestützte Beschaffungsplattform wie Zip kann mit Echtzeitanalysen und Benachrichtigungen Ausgabentrends, Lieferantenleistungen und Kosteneinsparungsmöglichkeiten aufdecken.
5. Nachverfolgung umsetzbarer Kennzahlen und Erkenntnisse.
Die Identifizierung und Bewertung von Leistungskennzahlen kann die Effizienz und Effektivität des Beschaffungsprozesses anzeigen.
Kosteneinsparungen, Ausgabenmanagement und Lieferantenleistung können alle helfen, den Beschaffungszyklus zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Überprüfen Sie diese KPIs regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihr Beschaffungsplan auf dem richtigen Weg ist, um die Unternehmensziele zu erreichen.
6. Zentralisierung von Einkaufsdaten und -dokumenten
Ihre Verträge, Bestellungen, Lieferanteninformationen und Leistungskennzahlen sind alle an einem Ort, was den Zugriff und die Verwaltung erleichtert.
Die größten Herausforderungen im Beschaffungszyklus?
Obwohl der Beschaffungszyklus darauf abzielt, die betriebliche Effizienz zu maximieren, hat er seine Herausforderungen. Organisationen, die die Beschaffung vereinfachen und die Effizienz verbessern möchten, müssen die Schmerzpunkte verstehen.
Lassen Sie uns die häufigsten Beschaffungsprobleme untersuchen.
Veraltete oder manuelle Methoden im Beschaffungszyklus
Manuelle oder veraltete Beschaffungspraktiken sind ein großes Problem. Sie erhöhen Fehler, verlangsamen Beschaffungsfristen, senken die Produktivität und verwirren den Prozess.
Menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe können zu ungenauen Bestellungen oder finanziellen Diskrepanzen führen. Veraltete Systeme, die mit agilen Beschaffungsbedürfnissen nicht Schritt halten können, verschärfen diese Ineffizienz. Digitalisieren Sie, wie empfohlen.
Schlechte Beschaffungstransparenz
Ein weiteres Problem ist der Mangel an Transparenz in der Beschaffung. Dies kann Einsparungsmöglichkeiten übersehen und die Beschaffungsstrategie schädigen.
Ohne ein vollständiges Bild des Beschaffungsprozesses ist es schwierig, Überzahlungen zu erkennen, bessere Lieferantenbedingungen auszuhandeln oder Lagerbestände zu optimieren. Wichtige Stakeholder könnten nicht benachrichtigt werden, dass sie Käufe genehmigen oder unterzeichnen müssen, was zu Verzögerungen führen könnte.
Schlechtes Lieferantenmanagement
Das Lieferantenmanagement ist entscheidend für die Beschaffung. Ohne zentralisiertes und standardisiertes System ist es schwierig, mit vielen Anbietern über Kategorien hinweg zu interagieren.
Diese Unstimmigkeit kann die Kommunikation, Servicelevels und die Leistung der Lieferanten beeinträchtigen.
Starke Lieferantenbeziehungen und die rechtzeitige Lieferung von Waren und Dienstleistungen erfordern ein effektives Lieferantenmanagement.
Übermäßige Ausgaben
Maverick-Ausgaben sind nicht genehmigte oder schlecht verwaltete Einkäufe außerhalb der Beschaffungsvorschriften.
Diese Art von Ausgaben kann Protokolle brechen, was zu höheren Kosten, unkontrollierten Ausgaben und minderwertigen Waren führt. Maverick-Ausgaben stören standardisierte Beschaffungspraktiken und können das Budget und die Beschaffungsstrategie eines Unternehmens beeinträchtigen.
Minimierung von Risiken im Beschaffungszyklus
Die Risikominimierung, die die Beschaffung mit den organisatorischen Regeln und regulatorischen Anforderungen in Einklang bringt, ist kompliziert.
Ein nicht optimierter Beschaffungszyklus kann es dem Beschaffungsteam erschweren, die Einhaltung zu überwachen und Unterbrechungen in der Lieferkette, regulatorische Nichteinhaltungen und vertragliche Konflikte zu minimieren. Ein nahtloser und konformer Beschaffungsprozess erfordert eine starke Risikominderung.
