Einführung
Jedes Unternehmen braucht Ressourcen, Lieferanten und Arbeitskräfte, um erfolgreich zu sein, daher ist der Beschaffungszyklus von entscheidender Bedeutung. Es ist eines der kompliziertesten Verfahren, von der Bedarfsermittlung bis zur Pflege der Lieferantenbeziehungen. Ein effektives Beschaffungswesen sichert die Verfügbarkeit von Ressourcen, verwaltet die Beziehungen zu den Lieferanten, senkt die Preise und bearbeitet effektiv viele Kaufanfragen. In diesem ausführlichen Tutorial wird der Beschaffungszyklus erläutert und erklärt, wie man die Effizienz verbessern kann.
Beginnen Sie mit einem Überblick.
Definition des Beschaffungszyklus
Ein Unternehmen nutzt den Beschaffungszyklus (oder Lebenszyklus), um die Waren, Software, Arbeitskräfte und Dienstleistungen zu erhalten, die es für seinen Erfolg benötigt. Der Bedarf ist der Beginn des Beschaffungszyklus. Wenn der Bedarf gedeckt ist, die Zahlung erfolgt und die Qualität bestätigt ist, ist der Beschaffungszyklus abgeschlossen.
Verwenden alle Organisationen denselben Beschaffungszyklus?
Die Beschaffungszyklen von Unternehmen sind unterschiedlich. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Strukturen, Abläufe und Regeln, die sich auf den Beschaffungszyklus auswirken. Trotz dieser Unterschiede folgen die meisten Beschaffungszyklen einem Muster.
5 Hauptbeschaffungsphasen
Im Folgenden werden wir die einzelnen Punkte des Beschaffungslebenszyklus untersuchen. Betrachten wir zunächst die fünf wichtigsten Beschaffungsschritte. Jeder Schritt gehört zu einer grundlegenden Phase.
- Erstens: Bedürfnisse definieren
- Phase 2: Auswahl des Lieferanten
- Auftragsverwaltung, Phase 3
- Phase 4: Bewertung des Kaufs
- Lieferantenmanagement, Phase 5
Erstens: Bedürfnisse definieren
In dieser ersten Phase des Beschaffungszyklus wird festgelegt, was wann benötigt wird. Für die meisten Beschaffungsteams beginnt dieser Prozess mit einer Kaufanforderung. Erkunden Sie Bestellanforderungen.
Phase 2: Auswahl des Lieferanten
In einem zweiten Schritt muss das Beschaffungsteam einen Lieferanten auswählen. Die Beschaffungsteams fordern in der Regel Anbieter, die die Anforderungen des Unternehmens an Lieferanten erfüllen, auf, ein Angebot für die Beschaffung abzugeben. Nachdem eine Übereinstimmung gefunden wurde, gibt die Beschaffung eine Bestellung auf.
Auftragsverwaltung, Phase 3
After a purchase order, order management begins. Initial steps include tracking order status to guarantee timely delivery. Three-way matching will verify that the products or services received match the order. This helps accounts payable make timely, accurate payments.
Phase 4: Bewertung des Kaufs
Anschließend beurteilen Sie, ob die Waren oder Dienstleistungen des Lieferanten den Erwartungen entsprechen. Unsere Produkte und Dienstleistungen werden auf Qualität, Lieferung und wirtschaftlichen Erfolg geprüft. Diese Erkenntnisse über den Beschaffungslebenszyklus werden die künftigen Beschaffungsstrategien bestimmen.
Lieferantenmanagement, Phase 5
Schließlich entscheidet das Beschaffungsteam, ob es den Lieferanten erneut in Anspruch nehmen oder Alternativen finden will. Die Beziehungen zu den Lieferanten wirken sich auf die Kosten und die Qualität der Dienstleistungen aus, daher ist ihre Aufrechterhaltung für den Beschaffungszyklus von entscheidender Bedeutung.
14 Schritte zur Beschaffung
Nachdem wir den Lebenszyklus des Beschaffungswesens in groben Zügen skizziert haben, wollen wir nun die einzelnen Phasen näher beleuchten.
- Bedarf definieren
- Märkte analysieren
- Spezifizierungen definieren
- Wahl des Lieferanten
- Entwicklung einer Lieferantenstrategie
- RFI
- RFQ
- Zielanbieter auswählen
- Anbieter auswählen
- Aufträge verwalten
- PO-Ausgabe
- Produkte oder Dienstleistungen erhalten
- Dreifacher Abgleich
- Zahlung
- Verwaltung von Anbietern
- Bewertung der Lieferantenleistung
- Bei den Anbietern bleiben
1. Bedarf definieren
Der Beschaffungszyklus beginnt damit, dass Sie den Bedarf Ihres Unternehmens und den Zeitpunkt, zu dem es ihn benötigt, kennen. Die meisten Beschaffungsteams nutzen Kaufanfragen aus dem gesamten Unternehmen, um diesen Bedarf zu ermitteln. Solche Anfragen werden als Bestellanforderungen bezeichnet.
Alle Beschaffungsanfragen sollten die gleichen Informationen enthalten und in einer einzigen Quelle zusammengefasst werden, insbesondere wenn sie über offizielle und informelle Kanäle eingereicht werden können. Zum Beispiel, wenn das Beschaffungspersonal Anfragen per standardisiertem Formular oder per E-Mail erhält.
Kaufanträge müssen in der Regel vom Einkaufsleiter oder Abteilungsleiter genehmigt werden. Entdecken Sie die Genehmigungen für Bestellanforderungen.
Eingehende Kaufanträge sollten detailliert sein. Dies vereinfacht die nächsten Prozesse und stellt sicher, dass die Beschaffung findet, was benötigt wird.
2. Märkte analysieren
Sie müssen eine Marktforschung durchführen, um eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen. Bei dieser Untersuchung werden der anerkannte Bedarf, die verfügbaren Optionen und die zu erwartenden Kosten untersucht.
3. Spezifizierungen definieren
Nach der Ermittlung des Bedarfs und der Marktforschung ist es an der Zeit, die Auswahl der zu kaufenden Produkte einzugrenzen. Bei Materialien sind Zusammensetzung, Größe und Menge wichtig. Wenn Sie Arbeitskräfte benötigen, müssen Sie die Qualifikation, die Arbeitszeit und die Art der Tätigkeit festlegen.
In den Software-Spezifikationen müssen Fähigkeiten, Funktionen und Integrationen beschrieben werden. Dienste haben unterschiedliche Anforderungen.
4. Entwicklung einer Lieferantenstrategie
Beschaffungsteams haben oft viele Lieferantenalternativen. Die Lieferantenstrategie hilft, die folgenden Phasen des Beschaffungszyklus zu bewältigen.
Hier sind einige Fragen, die die Lieferantenstrategie aufgreifen wird:
- Wie viele Anbieter werden Sie in Betracht ziehen?
- Wie sieht der Zeitplan für die Vertragsverhandlung und -vergabe aus?
- Welche Anbieter entsprechen am ehesten den Anforderungen des Unternehmens?
- Mit welchen Lieferanten haben Sie Beziehungen?
- Neue Lieferanten: Wie steht es um ihren Ruf?
5. RFI anfordern
Die Lieferantenauswahl beginnt mit einer RFI. In diesem Schritt bittet das Beschaffungsteam potenzielle Lieferanten um wichtige Informationen, um ihre Eignung zu ermitteln.
6. Anbieter auswählen
Das Beschaffungsteam wird seine Lieferantenauswahl auf der Grundlage der RFI-Antworten und anderer Faktoren einschränken, um die beste Übereinstimmung zu finden. Lieferzeiten, Kapazitäten und die Übereinstimmung mit Geschäftsregeln, Werten und Compliance-Anforderungen können Kriterien sein.
7. RFQ
Lieferanten, die die anfänglichen Anforderungen erfüllen, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. In diesem Ausschreibungsverfahren kann das Beschaffungsteam beurteilen, ob der Lieferant die Qualitäts- und Quantitätsanforderungen erfüllt und die Produkte oder Dienstleistungen innerhalb des Budgets liefern kann.
8. Verkäufer auswählen
Nach Prüfung aller Angebote wird das Beschaffungsteam einen Auftragnehmer auswählen.
9. PO-Ausgabe
Nach der Auswahl eines Lieferanten gibt das Beschaffungsteam eine Bestellung für Artikel, Dienstleistungen oder Arbeitskräfte auf. In einer förmlichen Bestellung werden alle Einzelheiten des Einkaufs festgelegt.
10. Produkte oder Dienstleistungen erhalten
Der Käufer erhält die Produkte oder Dienstleistungen. Der Packzettel oder andere Papiere sollten mit der Lieferung abgeglichen werden. Dies ist eine wichtige Phase im Lebenszyklus der Beschaffung und Teil des dreifachen Abgleichs.
11. Drei Möglichkeiten zusammenzubringen
Der Käufer erhält nach der Lieferung eine Rechnung vom Anbieter. Diese Rechnung wird mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen, um Überzahlungen zu vermeiden.
12. Bezahlen
Wenn der dreifache Abgleich funktioniert und die Rechnung akzeptiert wird, zahlt der Käufer. Im Rahmen von Einkaufsvereinbarungen werden häufig Nachlässe für frühzeitige Zahlungen angeboten. Verspätete Zahlungen können Geldstrafen oder andere Konsequenzen nach sich ziehen.
13. Bewertung der Lieferantenleistung
Nach dem Kauf analysiert das Beschaffungsteam den Kauf und die Erfahrungen des Verkäufers. In dieser Phase des Beschaffungszyklus liegt der Schwerpunkt darauf, ob der Verkäufer die Spezifikationen erfüllt hat und ob die Artikel oder Materialien den Erwartungen entsprachen.
14. Bleiben Sie bei den Verkäufern
Das Beschaffungsteam wird feststellen, dass der Lieferant ein bevorzugter Partner ist, und bei künftigen Einkäufen mit ihm in Kontakt bleiben. Wenn das Beschaffungsteam mit der Leistung oder der Qualität des Lieferanten unzufrieden ist, wird es möglicherweise in Zukunft den Lieferanten wechseln.
Fazit
Unternehmen, die ihre Einkaufs- und Lieferantenbeziehungen verbessern wollen, müssen den Lebenszyklus der Beschaffung verstehen. Unternehmen können ihre operativen Ziele erreichen, qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen erwerben und Geld sparen, wenn sie jeden Schritt sorgfältig verfolgen – von der Bedarfsermittlung über die Auswahl der Lieferanten bis hin zur Verwaltung der Bestellungen und der Überprüfung der Leistung. Eine strukturierte Beschaffung kann die Effizienz, die Beziehungen zu den Lieferanten und die Unternehmensleistung steigern. Wenn Unternehmen den Beschaffungsprozess beherrschen, können sie die Komplexität der Beschaffung sicher bewältigen und ihre strategischen Ziele erreichen.
